Исправить ошибки и не только. Лучшие сервисы для работы с текстами писем

Для примера возьму одну из рассылок, которую писала для бизнес-школы. Отредактированное письмо я проверяю в нескольких онлайн-сервисах, чтобы:

• Найти ошибки, в том числе совершённые по невнимательности.
• Сделать текст лаконичным и легким для восприятия.
• Повысить свою грамотность. Чем чаще вникаешь в правила и исправляешь ошибки, тем меньше делаешь их в дальнейшем.

Весь процесс состоит из 4 шагов. Опишу подробно алгоритм, а в конце покажу результат до и после. Если вас интересует какой-то конкретный этап проверки текста, переходите к нему:

1. Чистим от словесного мусора.
2. Повышаем читабельность.
3. Правим типографику.
4. Ищем ошибки в орфографии и пунктуации.

Шаг 1. Чистим от словесного мусора

Для начала уберем из текста лишние слова, которые не содержат полезной информации, а только отвлекают читателя от сути сообщения. Лучший помощник для такого дела — сервис «Главред».

«Главред» подчёркивает отдельные слова и фразы, которые засоряют письмо. В зависимости от количества стоп-слов текст получает оценку от 0 до 10 баллов. Но баллы не главное. Важно, что при клике на выделенный кусочек тебе объясняют, почему его стоит исправить и предлагают варианты замены. Для желающих лучше разобраться в той или иной теме даны ссылки на посты Максима Ильяхова, создателя сервиса.

С помощью подсказок сервиса я почистила текст, убрав из письма:

• Фразы с модальными глаголами («можно взять», «можете прописать»).
• Лишние личные местоимения.
• Некоторые неопределённости и обобщения («несколько», «любое», «всегда», «всех»).
• Слабые глаголы («есть», «были»).
• Усилитель («максимально»).

Нет смысла стараться исправить все ошибки, которые выделяет «Главред». Это лишь алгоритм, который показывает возможные слабые места в тексте, однако только автор способен принять решение: что исправить, а какие слова и фразы сохранить.

Шаг 2. Повышаем читаемость

В «Главреде» есть еще одна полезная вкладка — «Читаемость», которая помогает выявить неуклюжие фразы и предложения, и тем самым сделать текст более понятным.

Просмотрев замечания, я не нашла для себя ничего существенного и решила оставить как есть.

Еще один интересный сервис, который помогает определить удобство чтения текста — Readability.

Сервис рассчитывает 5 индексов читабельности по формулам, адаптированным для русского языка. Индексы учитывают длину предложений и слов, количество сложных слов в тексте (больше 4-х слогов) и другие параметры. Не будем сильно углубляться в математику, важно, что Readability неплохо справляется с поставленной задачей.

Вот итоговые индексы некоторых проверенных текстов (чем ниже индекс, тем выше читабельность):

• Сказка «Маша и медведь» – 3,1 (6-8 лет)
• Отрывок из романа «Братья Карамазовы» Ф. Достоевского – 8,9 (12-14 лет)
• Отрывок из романа Д. Донцовой – 5,4 (9-11 лет)
• Отрывок из романа «Азазель» Б. Акунина – 8,4 (12-14 лет).

Всё это — художественные произведения, которые читают ради удовольствия, а не для получения информации. Чтобы понять, на какой индекс стоит ориентироваться при редактировании писем, я также загрузила на Readability несколько любимых рассылок.

Средний индекс читабельности проверенных писем:

• Новости Tinkoff.ru – 5 (9-11 лет).
• Издательство МИФ – 6 (9-11 лет).
• Lingualeo – 5 (9-11 лет).

Опираясь на результаты, буду считать нормой уровень читабельности 5-6. Проверяю письмо.

Если индекс получился высоким (больше 7) попробуйте разбить длинные предложения на несколько коротких. Обратите внимание на показатель  «Среднее количество слов на предложение». Его значение не должно превышать 15, а лучше укладываться в 10. У МИФа в среднем 8-9 слов в предложении, а у банка «Тинькофф» — 7. Для сравнения, у Достоевского, которого непросто читать даже взрослому, — 18 слов в предложении.

Шаг 3. Правим типографику

Прежде чем сосредоточиться на орфографии и пунктуации, исправим ошибки в типографике. Это правила набора и вёрстки текста, которые облегчают его восприятие. Скопируем текст в сервис «Типограф» от Артемия Лебедева.

Сервис поможет:

• Убрать двойные пробелы.
• Заменить кавычки на правильные («ёлочки» и „лапки“).
• Поменять, где надо, дефисы на тире.
• Привязать короткие союзы и предлоги к следующим словам неразрывными пробелами.

Моя проблема — тире и дефисы. Я ленюсь использовать специальные сочетания клавиш для написания тире, да и не всегда помню, где какой знак надо ставить. Поэтому мне проще прогнать текст через «Типограф», чтобы сразу исправить ошибки.

Текст до проверки и итоговый результат. Заметила, что дефис во втором пункте сервис заменил на тире. Если вдруг в текст закрались лишние пробелы, их тоже теперь нет

«Типограф Лебедева» — удобная штука, но есть минус: сервис исправляет не все ошибки в типографике. Подробности в следующем шаге.

А напоследок ещё два инструмента, которые помогут навести порядок в типографике:

• Typograf.ru — простой интерфейс, находит ошибки, которые пропускает «Типограф Лебедева».
• Скрипт, чтобы оттипографить любой текст — помогает навести порядок в типографике с помощью горячих клавиш. Открывать какой-то сервис не нужно.

Шаг 4. Ищем ошибки в орфографии и пунктуации

На завершающем этапе работы с письмом проверим правильность написания слов и знаков препинания. Кое-какие ошибки удается исправить ещё на уровне текстового редактора, того же любимого всеми MS Word. Однако многое остается вне поля зрения этой программы и других сервисов.

MS Word, Text.ru и Орфо не помогут правильно:

• написать НЕ с различными частями речи;
• расставить тире и двоеточия;
• написать слова с приставкой пол- и полу-;
• не запутаться с -ться и –тся.

Лучше всего с этими и другими проблемами справится грамотный корректор. На втором месте – сервис «Орфограммка», который замечает большинство ошибок, а также объясняет, где, что и почему стоит исправлять.

Сразу отмечу, что сервис платный. Проверка моего письма обошлась в 0,2 копейки (100 руб. за 100 тыс. знаков). Первые 6000 знаков после регистрации можно проверить бесплатно.

Помимо пунктуации и орфографии сервис находит ошибки в стилистике, грамматике, семантике и даже типографике, а также заменяет «е» на «ё». Ошибки подсвечиваются разными цветами. В правом окне можно отметить, какие из них показывать в тексте.

С помощью «Орфограммки» я исправила в тексте несколько ошибок:

• «справится» заменила на «справиться»;
• убрала фразы, которые уже превратились в штампы: с полной отдачей; отложить на потом;
• заменила «реальную цель» на «реалистичную цель» (ошибка в употреблении паронимов);
• заменила дефисы на короткие тире при указании интервалов значений (2–3 и 3–4).­­­

Последний пункт — это как раз и есть те ошибки в типографике, которые не исправил «Типограф». Для обозначения интервалов в цифровой форме нужно ставить короткое тире, которое не отбивается пробелами, о чем и рассказала нам «Орфограммка»:

И тут мы подошли к самому интересному выводу, который я сделала, работая с онлайн-сервисами: не стоит полагаться на какой-то один сервис, лучше перепроверить ещё раз.

Чтобы убедиться в правильности советов «Орфограммки», я использую сервис «Грамота.ру». Здесь можно узнать, как пишется то или иное слово и почему. Кроме того, на Грамоте.ру  работает поиск по вопросам, которые задают на сайте экспертам. Среди ответов почти всегда можно найти похожий случай.

Вот, что я нашла по поводу написания дефисов и тире между цифрами.

В письме после проверки осталось ещё одно слово, в котором я сомневаюсь. Я часто путаюсь в написании НЕ с наречиями. Слово «нестрашно» «Орфограммка» предложила написать раздельно, но не объяснила почему. Поищем ответ на «Грамоте.ру».

Получается, слушать «Орфограммку» в этот раз не стоит.

Итоговый текст письма после всех проверок в сравнении с первоначальным:

Письмо ДО (слева) и ПОСЛЕ (справа). Помимо всего прочего, удалось снизить количество знаков с 1564 до 1397 без потери смысла

Простые правила работы с сервисами

Онлайн-сервисы помогут email-маркетологу подготовить грамотную рассылку и сделать текст понятным для читателей. Если пользоваться ими с умом, необязательно обращаться к корректору.