Команда 24/7: как работать эффективно с коллегами из разных часовых поясов

Возможность нанимать лучших специалистов по всему миру — одно из главных преимуществ работы в удалённом формате. Но когда речь заходит о взаимодействии сотрудников, начинаются сложности из-за разницы во времени. Собрала несколько рекомендаций, которые помогут организовать эффективную работу удалённой команды.

Определите точное рабочее время сотрудников с учётом часовых поясов

При работе команды в разных часовых поясах важно отрегулировать рабочее время для каждого сотрудника. Если этого не сделать, то люди будут работать по ненормированному графику. Это плохо отразится на результатах деятельности, а также продуктивности сотрудников, а со временем может привести к профессиональному выгоранию работников..

Прежде всего, позвольте членам команды самим настроить удобный график. Попросите каждого сотрудника указать свой часовой пояс и предпочтительные рабочие часы. Это важно, чтобы человека не беспокоили в период отдыха. Данные о рабочем графике всех сотрудников желательно разместить в общем пространстве — в CRM, таск-менеджере, в Google Таблице.

Создайте общий Google Календарь «Рабочее время», в котором каждый сотрудник может указать часы своей доступности. Также можно попросить коллег создать личные календари-расписания с открытым доступом: это позволит в любой момент просмотреть, когда удобнее связаться с человеком.

При использовании корпоративных мессенджеров попросите сотрудников указывать в статусе часовой пояс и часы работы.

Для отслеживания текущего времени в разных часовых поясах удобно использовать специальные онлайн-сервисы. Например, конвертер часовых поясов Time.is позволяет быстро рассчитать разницу во времени.

Рабочие часы всех сотрудников лучше указывать с привязкой к единому часовому поясу. Например, не «с 9.00 до 18.00 по МСК +3», а «с 6.00 до 15.00 по МСК». Чтобы лучше ориентироваться во времени, члены команды могут установить на свои телефоны или ПК дополнительные часы для часового пояса, выбранного единым.

Настройка графика работы поможет избежать ситуаций, когда сотрудник получает срочное сообщение посреди ночи или от него требуют немедленного ответа ранним утром. Кроме того, сопоставив графики всех сотрудников, можно найти приемлемое для всех время для общих собраний.

Создайте подробный сценарий для совместной работы и общения

Чтобы процесс взаимодействия был более организованным и общедоступным, определите перечень используемых инструментов и требования к сотрудникам. Создайте единое руководство и пропишите в нём:

Какие каналы связи допустимо использовать. Например, email, Discord, Telegram, Asana, Zoom.

Для каких целей предназначен каждый канал. К примеру, в Zoom проводим общие встречи, по email пересылаем важные документы, Telegram используем для быстрого обмена сообщениями, все рабочие моменты отмечаем в Asana.

Как выглядит алгоритм взаимодействия. К кому и по каким вопросам можно обратиться, как составить обращение, в какой срок ожидать ответа.

Каковы ожидания от команды. Допустим, все ли сотрудники обязаны присутствовать на собраниях, должен ли конкретный специалист участвовать в общем обсуждении или может ограничиться выполнением поставленных задач.

Подробное руководство поможет людям понять, какие инструменты они могут использовать и для каких целей. Также сотрудники будут знать, чего от них ожидают в плане взаимодействия с командой.

Используйте инструменты для управления проектами

Работа удалённой команды будет более эффективной, если каждый сотрудник сможет приступить к своим задачам согласно своему графику и независимо от того, какое сейчас время. Организовать такой процесс помогут инструменты управления проектами. Например, Trello, Jira, Asana, Bitrix, Slack. Такие сервисы помогают отслеживать совместные задачи по мере их продвижения по конвейеру.

Можно в любое время ставить задачи и назначать исполнителей, определять сроки и добавлять дополнительные материалы. Ответственные сотрудники могут выполнять задачи в своё время и передавать их коллегам. Можно оставлять комментарии и дополнения для других членов команды, чтобы они могли ознакомиться с ними в свою смену.

Организуйте качественную асинхронную связь

Асинхронная связь предполагает обмен сообщениями без ожидания немедленного ответа. Сотрудники удалённых команд должны понимать, что коллега может не иметь возможности ответить немедленно. Например, у кого-то день в разгаре, а у кого-то глубокая ночь.

Но без правильной организации асинхронная связь может сильно замедлить процессы. К примеру, отправитель отослал важное сообщение, но не указал в нём значимые детали. Получатель прочтёт послание только через несколько часов. В ответном сообщении он запросит недостающую информацию и… получит её только через несколько часов. То есть обычная рабочая переписка может занять до нескольких дней.

Чтобы асинхронная связь не замедлила рабочие процессы, установите правила такой переписки:

Планируйте сообщения заранее. Связываясь с коллегой, проверьте его рабочие часы и посчитайте, через какое время вы получите ответ. Возможно, какие-то сообщения нужно отправить заранее, чтобы получить ответ вовремя.

Уточняйте чёткие сроки. Чтобы избежать недопонимания, указывайте крайний срок ответа/выполнения в своём часовом поясе и поясе коллеги.

Проверяйте содержание сообщения до отправки. Убедитесь, что вы понятно объяснили суть обращения и чётко сформулировали задачу. Проверьте, что приложили всю необходимую информацию и что у получателя есть доступ ко всем предоставленным материалам.

Важный момент для организации качественной асинхронной связи в том, чтобы сами участники команды поддерживали процесс. Приучите сотрудников к тому, что самым первым делом при начале рабочего дня должна стать проверка входящих сообщений от коллег. Если таковые есть, нужно отправить ответ в указанный срок.

Обеспечьте периодическую синхронизированную связь

Для развития и сплочения команды не обойтись без синхронной связи. Команда должна иногда встречаться в режиме реального времени, обсуждать важные вопросы, проводить мозговой штурм.

При работе в разных часовых поясах трудно организовать общий видеозвонок без того, чтобы это не стало неудобством для кого-то из сотрудников. Кому-то придётся вставать слишком рано, а кому-то остаться онлайн подольше. Потому расписание встреч желательно регулярно менять, чтобы не заставлять одних и тех же людей постоянно жертвовать своим временем.

Что касается конкретного времени встреч, то в первую очередь проверьте пересечения часовых поясов сотрудников. Возможно, есть какие-то часы, когда у всех членов команды рабочий день. Можно делать это вручную, но удобнее с помощью специальных сервисов. К примеру, в Time and Date есть инструмент «Планировщик встреч» — для поиска лучшего времени в разных часовых поясах. Нужно указать все местоположения, и программа рассчитает график совпадений.

Похожим образом работает программа World Time Buddy. Здесь можно сравнить часовые пояса коллег, выбрать подходящее время, создать страницу события и публично ею поделиться. Созданное событие каждый участник мероприятия сможет сразу добавить в свой Google Календарь.

При проведении встречи команды в режиме реального времени заранее подготовьте повестку дня собрания и распространите её среди всех членов команды. Это позволит провести встречу в нужном русле и рассмотреть все важные вопросы. К тому же так участники смогут подготовить необходимые материалы.

Даже если удалось найти подходящее время для всех участников встречи, желательно вести запись собрания. Всегда есть вероятность, что кто-то из сотрудников не сможет посетить собрание — в этом случае можно прислать ему запись.

Избегайте микроменеджмента на удалёнке

Микроменеджмент подразумевает постоянный контроль руководителем всех действий. При этом не допускается никакая самостоятельность сотрудников в принятии решении. Такой подход сильно замедляет рабочие процессы, лишает людей уверенности в своих силах и превращает работу в рутину.

В условиях удалённой работы микроменеджмент — одно из худших зол. Представьте, что сотрудникам в разных часовых поясах нужно подтверждать каждое своё действие у руководителя. На обсуждение и утверждение уходит уйма времени, которое можно было бы использовать с большей пользой.

Оптимальный вариант для удалённой команды — ориентироваться на результат. Не нужно контролировать всё и вся. Каждый сотрудник получает свою задачу с указанием точного срока выполнения. Если у исполнителя возникают проблемы, он не успевает или ему нужна дополнительная помощь — он сообщает о ситуации или обращается к тому, кто может ему помочь.