Благодарственное письмо — это сообщение, в котором выражают признательность компании, коллективу или отдельному человеку за проделанную работу, успешное сотрудничество или помощь.
Такое письмо — не просто текстовый документ со словами благодарности, а элемент корпоративной культуры и инструмент маркетинга.
Благодарственные письма отправляют как в бумажном виде, так и в электронном по email.
Пример благодарственного письма партнерам за качественно проделанную работу
Зачем и кому пишут благодарственные письма
Цель письма с благодарностью — укрепить деловые отношения, расположить к себе сотрудников, партнеров и клиентов. Кроме того, с помощью такого сообщения компания может:
- напомнить о себе;
- выделиться на фоне конкурентов;
- порадовать получателя и тем самым повысить его лояльность;
- прорекламировать свои товары и услуги.
VK Combo благодарит пользователей за продление подписки и рассказывает, какие опции доступны подписчикам
Адресатами благодарственных писем могут быть:
- отдельные люди — сотрудники компании, клиенты, партнеры;
- отдел или команда проекта в организации;
- вся компания.
В примере компания благодарит за сотрудничество и качественную работу конкретного специалиста
Виды благодарственных писем
Благодарственные письма условно можно разделить на три вида:
- письма сотрудникам;
- клиентам;
- партнерам.
Благодарственные письма сотрудникам отправляют, чтобы подчеркнуть заслуги человека, его вклад в развитие бизнеса. Цель такого документа — дать сотруднику почувствовать свою значимость, удержать ценного специалиста в компании, мотивировать его на еще более продуктивную работу.
Компании, которые рассылают благодарственные письма клиентам, как правило, хотят выделиться среди конкурентов, повысить лояльность получателей и превратить их в постоянных заказчиков.
Поводы для благодарности могут быть самые разные:
- удачное закрытие сделки;
- совершение покупки;
- подписка на рассылку;
- хорошие результаты по проекту;
- регистрация на сайте и т.д.
Бренд SPLAT покупатели любят ещё и за письма от генерального директора, которые вкладываются в каждую упаковку с зубной пастой
«РЖД Бонус» при регистрации в программе присылает рассылку с балгодарностью и дарит пользователям 500 бонусных баллов
Главная цель благодарственных писем, которые отправляют партнерам, — укрепить отношения. Такие документы получатели могут использовать в качестве социального доказательства — размещать их на сайте, чтобы повышать доверие к бренду и привлекать новых клиентов.
IT-компания «СофтЭксперт» размещает благодарственные письма от своих партнеров на сайте в разделе отзывов, чтобы продемонстрировать экспертизу и опыт
Как написать благодарственное письмо
Хотя благодарственное письмо относят к деловым документам, строгих требований к оформлению, структуре и содержанию такого сообщения нет. Однако существуют определенные правила, которых принято придерживаться.
Правила оформления
Для благодарственных писем часто используют официальный бланк организации или готовый художественно оформленный шаблон. Такие бумажные бланки-шаблоны можно приобрести в магазине канцелярии.
Бумажное благодарственное письмо можно напечатать и на обычном листе формата А4, однако нужно учитывать, что адресат может захотеть продемонстрировать ваше сообщение другим — повесить в рамке на стену или сфотографировать и выложить на сайт. Благодарственное письмо на специальном бланке, напечатанное крупным шрифтом, будет лучше бросаться в глаза, а значит, и лучше справится с задачей презентации вашей компании.
Компания «РОСАНГАР» выкладывает благодарственные письма клиентов на сайт. Сообщение слева сразу бросается в глаза за счет фона и крупного шрифта. Подпись отправителя легко читается
Письма благодарности, которые отправляются клиентам по email, могут иметь практически любой дизайн. Здесь допустимы и декоративные шрифты, и яркий фон, и даже фото и видео.
Рассылка клиентам от «Сбера» с поздравлением и благодарностью — повод напомнить о себе и прорекламировать подписку «СберПрайм»
Структура
Обязательный элемент благодарственного письма — текст с выражением признательности. Помимо этого, благодарственное письмо может включать заголовок документа, название компании, обращение к адресату, подпись руководителя и печать компании-отправителя. Рассмотрим подробнее, что писать в каждом разделе.
Шапка
Это область письма, где обычно размещают информацию об отправителе. Она может содержать логотип компании, краткое и/или полное название организации, адрес, телефон, ссылки на соцсети.
Не все шаблоны благодарственных писем включают блок с шапкой. Как правило, шапки нет в бумажных художественно оформленных бланках, которые можно купить в магазине или скачать в интернете. Узнать, кто отправил такое сообщение, можно только из подписи.
Чаще всего шапка встречается в бумажных письмах, адресованных партнерам и клиентам. В шапке представлена подробная информация о компании-отправителе
В шапках писем благодарности, которые рассылают клиентам и партнерам по электронной почте, обычно размещают логотип компании. Также там могут быть ссылки на сайт и аккаунты в соцсетях
Заголовок документа
В бумажных письмах благодарности возможно два варианта заголовков: «Благодарственное письмо» или «Благодарность».
Чаще всего заголовки можно увидеть в бумажных письмах, которые пишутся на специальных бланках и шаблонах
В электронных вариантах писем благодарности заголовок часто опускают или выносят его в тему рассылки.
По данным исследования Remarkety,сообщения с темой «Спасибо» пользователи открывают и читают чаще других
Обращение
Иногда отправители опускают обращения, особенно если пишут письмо на специальном бланке и адресуют благодарность всей организации. Это допустимо, хотя и нежелательно, ведь обращение — не просто «глупая формальность», а проявление вежливости и уважения к адресату.
Если письмо адресовано конкретному человеку, то рекомендуется обращаться к нему по имени или имени-отчеству. Если имя неизвестно отправителю, по правилам делового этикета допускается обращение по должности («Уважаемый господин профессор», «Уважаемый господин генеральный директор»), хотя вариант имя+отчество является наиболее предпочтительным.
В письмах клиентам или сотрудникам можно использовать нейтральное «Уважаемый клиент/покупатель» или «Уважаемые коллеги», хотя и здесь следует стремиться к максимальной персонализации. Обращение «Уважаемые сотрудники компании “Лето”» является более предпочтительным, чем сухое и официальное обращение «Коллеги».
«ЛитРес» в рассылках использует нейтральное обращение «Уважаемый пользователь»
Основное содержание
Саму благодарность пишут в свободной форме. В основной части указывают конкретные действия, заслуги, достижения, за которые человек или компания выражают адресату признательность.
Помимо самой благодарности, в письме компания может выразить надежду на дальнейшее сотрудничество, пожелать успехов.
Универсам «Верный» заканчивает благодарность стандартной для таких писем фразой
Кроме того, в благодарственных письмах можно поздравлять клиентов с праздниками, размещать промокоды, дарить скидки, добавлять ссылки на товары, чтобы стимулировать клиентов на новые покупки.
Издательство CLEVER в благодарственном email поздравляет клиентов с наступающим Новым годом и дарит скидку на книги
Подпись
В конце письма указывают автора — конкретного человека, отдел компании или организацию. При желании можно добавить дату. В бумажном варианте также допускается подпись отправителя и печать.
Несколько советов по написанию электронных писем благодарности
Хотя электронные благодарственные письма схожи по содержанию и смыслу с бумажными, у них есть свои особенности, которые следует учитывать.
- Письма благодарности — важная часть email-маркетинга. Их отправляют автоматически в ответ на оплату заказа, подписку на рассылку, запись на вебинар, регистрацию, добавление отзыва. Для каждой такой ситуации заранее создают шаблоны в фирменном стиле, которые работают на запоминание бренда.
- Обязательно продумывайте тему писем с благодарностью. От нее зависит, откроет адресат рассылку или нет.
- Используйте имя в обращении. В сервисах рассылок есть специальный функционал для реализации этой возможности.
- В email-рассылках принят более неформальный стиль общения. Здесь не допустим канцеляризм, длинные водянистые абзацы. Зато можно использовать изображения, видео, эмоджи.
- Электронные письма благодарности — идеальный инструмент, чтобы ненавязчиво продать дополнительные товары или услуги. Размещенные в конце благодарности ссылка на каталог или промокод могут помочь компании увеличить продажи.
Интернет-магазин Shein в благодарность за подписку дарит купон на скидку и размещает ссылку на каталог товаров
Главные мысли
