меню
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Что такое корпоративная почта?

Вы здесь:

Корпоративная почта — это электронная почта, которую вы используете специально для вашей компании. Ее основное отличие от личной почты — это непосредственно адрес. Как правило, для корпоративной электронной почты используются адреса формата: yourname@companyname.com.

Кроме того, что почта вашей компании — это удобный инструмент коммуникации между сотрудниками и клиентами, это еще и мощный инструмент для развития и рекламы вашего бизнеса. Каждый раз, отправляя письмо вашим клиентам, вы будете напоминать о том, какую именно компанию вы представляете. Это удобно и в том случае, когда вы отправляете первое письмо потенциальному клиенту, ведь получатель видит, от какой именно организации пришло известие, сразу в почтовом ящике.


С технической точки зрения корпоративная почта для доменного имени компании значительно упрощает работу с электронной перепиской. Основные преимущества единой корпоративной почты для бизнеса:

  • лицо компании;
  • инструмент деловой коммуникации между сотрудниками и руководителями подразделений и всей компании;
  • файлообменник;
  • автоответчик (например, письмо с подтверждением регистрации на сайте или подписки на новости компании, полученное с корпоративного адреса);
  • разделение потоков писем — у каждого сотрудника есть возможность отделить деловую переписку от персональной;
  • контроль информационных потоков компании.

Как правило, большинство компаний для настройки корпоративной почты используют специальные платные возможности популярных email-сервисов. Другим решением организации почтовых ящиков для бизнеса является наличие персонального почтового сервера. Это значительно усложняет процесс и требует штатного специалиста и дополнительных возможностей программного обеспечения, но в то же время делает корпоративную почту независимой от внешних факторов.

Способы организации корпоративной почты

Существует несколько основных способов, как организовать корпоративную почту для своего предприятия. Выбор того или иного способа зависит как от размеров вашего бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков вашей компании, а также выделяете ли вы под это бюджет.

Первый способ, с которым зачастую знакомятся владельцы бизнеса, — это бесплатный email на базе почтовых сервисов. Говоря проще, это то, чем мы привыкли пользоваться в личных целях — почтовый ящик для каждого сотрудника, зарегистрированный на бесплатных ресурсах — gmail.com, ukr.net, i.ua, yandex.ru и других. Главным и единственным плюсом такого способа организации является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах целой компании, то недостатков оказывается довольно много:

ограниченный объем почтового сервиса — отсутствует возможность персональной настройки функций почтового сервиса под потребности компании;
ограниченное количество почтовых имен — наличие огромного количества уже существующих почтовых ящиков делает невозможным создание email-ов с красивыми именами;
негативное влияние на имидж бизнеса — использование бесплатных возможностей подразумевает наличие доменных имен почтовых сервисов в адресе вашей компании, что, в свою очередь, может вызвать сомнение в надежности и серьезности вашего бизнеса.
Несмотря на значительные минусы, такой способ очень простой и быстрый в организации. Поэтому если он устраивает вас и ваш бизнес, вы можете смело его использовать.

Второй способ — это использование платных возможностей почтовых сервисов. Он заключается в том, что для самой организации корпоративной почты вы используете те же почтовые сервисы, что и в бесплатном варианте. Но в случае платного пакета услуг вы получаете корпоративную почту для вашего домена на специальных условиях.

Как правило, такая организация основывается на условиях абонентской платы за какой-то конкретный период пользования: месяц, полгода, год. Сегодня платные возможности организации корпоративной почты предоставляют практически все популярные почтовые сервисы.

Третий вариант создания бизнес-email — это его организация на базе хостинг-провайдера. Такой вариант популярен для компаний, у которых есть свой сайт, домен которого размещен на сервере определенного хостера. В этом случае у вас есть возможность разместить на сервере почтовые ящики компании с любыми именами и указанием вашего корпоративного адреса в email-имени.

Такой способ организации открывает гораздо больше возможностей для бизнеса:

  • работа с письмами как через web-интерфейс, так и с помощью почтовых клиентов: MailBird, The Bat и т.д.;
  • настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
  • персональное управление и настройка основных фильтров;
  • управление объемами почтовых ящиков.

Недостатки этого способа касаются, прежде всего, технической части, а на работу корпоративной почты не влияют. У компании-клиента нет возможности выполнить узкие настройки сервера под себя, а также отсутствует физический доступ к его оборудованию. Но при выборе хорошего хостера все работает слаженно и исправно.

Четвертый способ — самый независимый из всех, но при этом самый трудозатратный. Это расположение корпоративной почты на собственном почтовом сервере. Сложность способа заключается в том, что для его реализации требуются определенные технические возможности и оборудование:

  • интернет-канал с высокой скоростью;
  • физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
  • специальное ПО для функционирования сервера;
  • действующее доменное имя.

Обеспечение всем необходимым для размещения корпоративных ящиков на собственном сервере — это затратное мероприятие еще и по средствам. Но преимущества и возможности, которые вы получаете в этом случае, оправдывают вложения:

  • гибкое дисковое пространство;
  • возможность создать неограниченное количество почтовых аккаунтов с любыми именами и указанием имени компании;
  • персональная настройка фильтров и переадресации писем;
  • простое резервное копирование;
  • постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. При этом ваша почта становится полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, который предполагается на реализацию проекта. После этого можно выбрать наиболее оптимальное решение.

Преимущества реализации почты для компании

Корпоративная почта компании — это один из основных каналов коммуникации как сотрудников между собой, так и с клиентами и партнерами. Ваши письма, адрес с которого они приходят — это лицо компании, визитная карта, с которой знакомится получатель. Поэтому перед тем, как вы решите сэкономить на организации корпоративной почты для домена, лучше всего взвесить, насколько от этого пострадает имидж вашего бизнеса.

Почта для компании с собственным доменом принесет вашему бизнесу преимущества перед конкурентами, которые решили сэкономить на этом мероприятии:

  • запоминающиеся адреса;
  • положительное влияние на имидж компании;
  • неограниченное количество адресов с именем компании;
  • авторитет и доверие у клиентов;
  • разделение личного и рабочего потока информации;
  • контроль работы подразделений.

Корпоративная почта — это еще один способ положительно повлиять на имидж компании и лояльность ваших клиентов и партнеров.

Как создать корпоративную почту на Gmail?

Одним из вариантов организации корпоративной почты является способ использования платного предложения от почтового сервиса Gmail для бизнеса. Чтобы начать использовать дополнительные возможности, вам необходимо зарегистрировать аккаунт в GSuite. Главная особенность состоит также в том, что при организации корпоративных ящиков для сотрудников ежемесячная абонплата за каждого сотрудника составляет 5 долларов.

Если такие ежемесячные затраты оправдывают необходимость компании использовать корпоративную программу Gmail, то готовьтесь получить неоспоримые преимущества:

  • наличие бизнес-адреса;
  • домен для создания персональных почтовых ящиков;
  • 30 Гб на Google-диске;
  • безопасность и совместимость с GSuite;
  • безотказная работа;
  • техническая поддержка 24/7.

Такой способ является наиболее полным с точки зрения получаемых функций, но при этом не требует специальных навыков, знаний, оборудования и штатных специалистов.

Чтобы создать корпоративные адреса почтовых ящиков для работников компании, выполните несколько шагов:

  1. В аккаунте Gmail в настройках выберите функцию управления доменом.
  2. В разделе создания адресов для работников ознакомьтесь с подробной информацией и согласитесь со всем прочитанным. Далее вы сможете включить дополнительные возможности в бизнес-аккаунте.
  3. В панели, которая откроется, вы сможете ознакомиться со всеми функциями, которые вам предлагает Gmail. В данном случае вас интересует создание нового аккаунта для сотрудника.
  4. В панели админа нажмите на кнопку создания нового пользователя.
  5. Далее необходимо заполнить все запрашиваемые данные и создать аккаунт. Можно создать пароль, а можно позволить системе сгенерировать пароль, который потом можно будет изменить.
  6. Чтобы ваш сотрудник был проинформирован о создании аккаунта в корпоративной среде Gmail, необходимо отправить инструкции на его основной ящик или распечатать их.

Подробнее об управлении пользовательскими учетными записями сотрудников, а также об изменении данных вы можете прочесть в специальном разделе справки Google.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Он дает возможность наладить общение внутри компании, выполнять необходимые рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.