Что такое корпоративная почта | Unisender

Корпоративная почта

Мария Смирнова-Матрос

Мария Смирнова-Матрос

24 октября, 2018

Корпоративная почта — это электронная почта, которую вы используете внутри компании. Как правило, для корпоративной электронной почты используются адреса формата: yourname@companyname.com.

Кроме того, что почта вашей компании — это удобный инструмент коммуникации между сотрудниками и клиентами, это еще и мощный инструмент для рекламы вашего бизнеса. Каждый раз отправляя письмо вашим клиентам, вы будете напоминать о том, какую именно компанию представляете. Это удобно и в том случае, когда вы отправляете первое письмо потенциальному клиенту, ведь получатель видит, от какой именно организации пришло известие, сразу в почтовом ящике.

Корпоративная почта для доменного имени компании значительно упрощает работу с электронной перепиской.

Преимущества корпоративной почты для компании

Корпоративная почта — это один из основных каналов коммуникации сотрудников как между собой, так и с клиентами и партнерами. Ваши письма, адрес с которого они приходят — это лицо компании, визитная карта, с которой знакомится получатель. Поэтому перед тем, как вы решите сэкономить на организации корпоративной почты для домена, лучше всего взвесить, насколько от этого пострадает имидж вашего бизнеса.

Почта для компании с собственным доменом дает бизнесу следующие преимущества:

  • запоминающиеся адреса;
  • инструмент коммуникации между сотрудниками и руководителями подразделений и всей компании;
  • положительное влияние на имидж компании;
  • неограниченное количество адресов с именем компании;
  • авторитет и доверие у клиентов;
  • автоответчик (например, письмо с подтверждением регистрации на сайте или подписки на новости компании, полученное с корпоративного адреса);
  • контроль информационных потоков компании;
  • разделение личного и рабочего потока информации.

Корпоративная почта — это еще один способ положительно повлиять на имидж компании и лояльность ваших клиентов и партнеров.

Способы организации корпоративной почты

Существует несколько основных способов, как организовать корпоративную почту для своего предприятия. Выбор того или иного способа зависит как от размеров вашего бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков вашей компании, а также выделяете ли вы под это бюджет.

Первый способ, с которым зачастую знакомятся владельцы бизнеса, — это бесплатный email на базе почтовых сервисов. Говоря проще, это то, чем мы привыкли пользоваться в личных целях — почтовый ящик для каждого сотрудника, зарегистрированный на бесплатных ресурсах — gmail.com, ukr.net, i.ua, yandex.ru и других. Главным и единственным плюсом такого способа организации является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах целой компании, то недостатков оказывается довольно много:

  • ограниченный объем почтового сервиса — отсутствует возможность персональной настройки функций почтового сервиса под потребности компании;
  • ограниченное количество почтовых имен — наличие огромного количества уже существующих почтовых ящиков делает невозможным создание email с красивыми именами;
  • негативное влияние на имидж бизнеса — использование бесплатных возможностей подразумевает наличие доменных имен почтовых сервисов в адресе вашей компании, что, в свою очередь, может вызвать сомнение в надежности и серьезности вашего бизнеса.

Второй способ, который используют большинство компаний, — это использование платных возможностей почтовых сервисов. Он заключается в том, что для организации корпоративной почты вы используете те же почтовые сервисы, что и в бесплатном варианте. Но в случае платного пакета услуг вы получаете корпоративную почту для вашего домена на специальных условиях. Сегодня платные возможности организации корпоративной почты предоставляют практически все популярные почтовые сервисы.

Третий вариант создания бизнес-email — это его организация на базе хостинг-провайдера. Такой вариант популярен для компаний, у которых есть свой сайт, домен которого размещен на сервере определенного хостера. В этом случае у вас есть возможность разместить на сервере почтовые ящики компании с любыми именами и указанием вашего корпоративного адреса в email-имени.

Такой способ организации открывает гораздо больше возможностей для бизнеса:

  • работа с письмами как через web-интерфейс, так и с помощью почтовых клиентов: MailBird, The Bat и т.д.;
  • настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
  • персональное управление и настройка основных фильтров;
  • управление объемами почтовых ящиков.

Недостатки этого способа касаются, прежде всего, технической части, а на работу корпоративной почты не влияют. У компании-клиента нет возможности выполнить узкие настройки сервера под себя, а также отсутствует физический доступ к его оборудованию. Но при выборе хорошего хостера все работает слаженно и исправно.

Четвертый способ — самый независимый из всех, но при этом самый трудозатратный. Это расположение корпоративной почты на собственном почтовом сервере. Сложность способа заключается в том, что для его реализации требуются определенные технические возможности и оборудование:

  • интернет-канал с высокой скоростью;
  • физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
  • специальное ПО для функционирования сервера;
  • действующее доменное имя.

Обеспечение всем необходимым для размещения корпоративных ящиков на собственном сервере — это затратное мероприятие еще и по средствам. Но преимущества и возможности, которые вы получаете в этом случае, оправдывают вложения:

  • гибкое дисковое пространство;
  • возможность создать неограниченное количество почтовых аккаунтов с любыми именами и указанием имени компании;
  • персональная настройка фильтров и переадресации писем;
  • простое резервное копирование;
  • постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. При этом ваша почта становится полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, который предполагается на реализацию проекта. После этого можно выбрать наиболее оптимальное решение.

Как создать корпоративную почту на Gmail

Один из вариантов организации корпоративной почты — использовать платное предложение от почтового сервиса Gmail для бизнеса. Для этого необходимо зарегистрировать аккаунт в GSuite. При организации корпоративных ящиков для сотрудников ежемесячная плата за каждого человека составляет 5 долларов.

Преимущества корпоративной программы Gmail:

  • наличие бизнес-адреса;
  • домен для создания персональных почтовых ящиков;
  • 30 Гб на Google-диске;
  • безопасность и совместимость с GSuite;
  • безотказная работа;
  • техническая поддержка 24/7.

Чтобы создать корпоративные адреса почтовых ящиков для работников компании, выполните несколько шагов:

  1. В аккаунте Gmail в настройках выберите функцию управления доменом.
  2. В разделе создания адресов для работников ознакомьтесь с подробной информацией и согласитесь с прочитанным. Далее вы сможете включить дополнительные возможности в бизнес-аккаунте.
  3. В панели, которая откроется, вы сможете ознакомиться со всеми функциями, которые вам предлагает Gmail. В данном случае вас интересует создание нового аккаунта для сотрудника.
  4. В панели админа нажмите на кнопку создания нового пользователя
  5. Далее заполните все запрашиваемые данные и создайте аккаунт. Можно создать пароль, а можно позволить системе сгенерировать пароль, который потом можно будет изменить.
  6. Чтобы ваш сотрудник был проинформирован о создании аккаунта в корпоративной среде Gmail, необходимо отправить инструкции на его основной ящик или распечатать их.

Подробнее об управлении пользовательскими учетными записями сотрудников, а также об изменении данных вы можете прочесть в специальном разделе справки Google.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Она дает возможность наладить общение внутри компании, выполнять необходимые рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.

Вы нашли ответ?

13
23