меню
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Как работает почтовый автоответчик?

Вы здесь:

Почтовый автоответчик — это автоматическая генерация ответов на входящие email-сообщения почтовым сервером. Как правило, автоматический ответ используют в ситуациях, когда вы не можете быстро отреагировать на письмо человека. «В отпуске», «Отошел», «Не в офисе» и другие подобные фразы — классические примеры автоматических ответов.

Как настроить автоответчик в почте

Возможность добавить автоматический ответ на конкретные адреса из входящих писем представляют все современные почтовые сервисы. Три самые популярные варианта:

  • Gmail;
  • Яндекс.почта;
  • Mail.ru.

Процедура настройки автоматического ответа примерно одинакова.

Почтовый автоответчик | Unisender

Gmail. В разделе Настройки нужно найти пункт Общие — Автоответчик. Здесь же можно задать временной отрезок, когда будет работать автоматическая генерация ответов. После включения опции на заданные входящие письма будут приходить шаблонизированные ответы. Также можно задать автоответчик на конкретные адреса, а не на все письма, которые попадают в папку Входящие. Учитывайте, что подпись к шаблонному ответу будет добавлена только в случае, если она задана в настройках вашего ящика.

Яндекс.Почта. В разделе Настройки находим пункт Правила обработки писем — Создать правило. После этого в пункте Ответить задаем текст, который будут вдеть ваши коллеги или друзья в процессе электронной переписки. Учитывайте, что почта Яндекса не сохраняет автоматические ответы в Отправленных. Однако не стоит беспокоиться, они все равно будут отправлены.

Также Яндекс предоставляет возможность задать сложные правила для обработки почты. В таком случае в Настройках автоответчика нужно выбрать пункт Добавить условие. Также пользователь может добавить сразу несколько условий. Подпись к автоматическим ответам не добавляется. Возможность добавить несколько условий позволяет делать автоответчик комплексным: уведомить на другой email о получении письма, отправить ответ и переместить в папку прочитанное. Автоматические ответы на электронные рассылки отправляться не будут.

Mail.ru. В настройках почты выбираем пункт Автоответчик и задаем параметры, в соответствии с которыми почтовый сервис будет генерировать письма в ответ на входящие. Система позволяет задать временной отрезок, когда будет работать почтовый автоответчик, а также время в течение дня, когда автоответчик будет активизироваться. В папке Отправленные автоматические ответы искать не стоит, но система их действительно отправит. Система фильтрации позволяет задать разные правила для более удобной и корректной работы. Фильтрацию можно настроить в комплексном виде. Подпись к автоматическим ответам также добавляться не будет.

Какое сообщение добавить в письмо автоответчика?

Автоматические ответы очень полезны для людей, которые работают в сфере бизнеса, маркетинга, обслуживания, на управленческих должностях и постоянно должны быть в контакте со своими подчиненными, коллегами и клиентами.

Как правило, пользователи настраивают автоматические ответы в случаях, когда в течение какого-то времени они не могут быть на связи. Так, например, если человек уехал в отпуск или длительное время будет пребывать в дороге, целесообразно уведомить свои email-контакты о том, что вы не на связи и ответите чуть позже.

Шаблоны писем могут иметь разный вид и текстовое сопровождение. Зачастую в автоответчике ограничиться можно короткой фразой, что «письмо получено, но, к сожалению, я пока не на связи, и напишу ответ, как только вернусь». Если вы уехали в отпуск, стоит сообщить дату, с которой вы вновь будете на работе и сможете вести дела.

Пример простейшего универсального шаблона для автоответчика на рабочие письма: «Спасибо за сообщение. Я в отпуске до 25 июля. Если у вас есть срочные вопросы, свяжитесь со мной по телефону… Или же обратитесь к моему коллеге ФИО, который с удовольствием поможет решить ваш вопрос».

Клиентам важно дать понять, что как только вы выйдете на работу, первым делом разберете почту и ответите на все их послания: «Я вернусь из отпуска 13 августа и отвечу на ваше письмо в кратчайшие сроки. Спасибо за понимание».