×

Получите 5 готовых email-стратегий для любого бизнеса БЕСПЛАТНО!

После регистрации

меню
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Как работает почтовый автоответчик?

Вы здесь:

Почтовый автоответчик — это автоматическая генерация ответов на входящие email-сообщения почтовым сервером. Как правило, автоматический ответ используют в ситуациях, когда вы не можете быстро отреагировать на письмо человека. «В отпуске», «Отошел», «Не в офисе» и другие подобные фразы — классические примеры автоматических ответов.

Как настроить автоответчик в почте

Возможность добавить автоматический ответ на конкретные адреса из входящих писем представляют все современные почтовые сервисы. Три самые популярные варианта:

  • Gmail;
  • Яндекс.почта;
  • Mail.ru.

Процедура настройки автоматического ответа примерно одинакова.

Почтовый автоответчик | Unisender

Gmail. В разделе Настройки нужно найти пункт Общие — Автоответчик. Здесь же можно задать временной отрезок, когда будет работать автоматическая генерация ответов. После включения опции на заданные входящие письма будут приходить шаблонизированные ответы. Также можно задать автоответчик на конкретные адреса, а не на все письма, которые попадают в папку Входящие. Учитывайте, что подпись к шаблонному ответу будет добавлена только в случае, если она задана в настройках вашего ящика.

Яндекс.Почта. В разделе Настройки находим пункт Правила обработки писем — Создать правило. После этого в пункте Ответить задаем текст, который будут вдеть ваши коллеги или друзья в процессе электронной переписки. Учитывайте, что почта Яндекса не сохраняет автоматические ответы в Отправленных. Однако не стоит беспокоиться, они все равно будут отправлены.

Также Яндекс предоставляет возможность задать сложные правила для обработки почты. В таком случае в Настройках автоответчика нужно выбрать пункт Добавить условие. Также пользователь может добавить сразу несколько условий. Подпись к автоматическим ответам не добавляется. Возможность добавить несколько условий позволяет делать автоответчик комплексным: уведомить на другой email о получении письма, отправить ответ и переместить в папку прочитанное. Автоматические ответы на электронные рассылки отправляться не будут.

Mail.ru. В настройках почты выбираем пункт Автоответчик и задаем параметры, в соответствии с которыми почтовый сервис будет генерировать письма в ответ на входящие. Система позволяет задать временной отрезок, когда будет работать почтовый автоответчик, а также время в течение дня, когда автоответчик будет активизироваться. В папке Отправленные автоматические ответы искать не стоит, но система их действительно отправит. Система фильтрации позволяет задать разные правила для более удобной и корректной работы. Фильтрацию можно настроить в комплексном виде. Подпись к автоматическим ответам также добавляться не будет.

Какое сообщение добавить в письмо автоответчика?

Автоматические ответы очень полезны для людей, которые работают в сфере бизнеса, маркетинга, обслуживания, на управленческих должностях и постоянно должны быть в контакте со своими подчиненными, коллегами и клиентами.

Как правило, пользователи настраивают автоматические ответы в случаях, когда в течение какого-то времени они не могут быть на связи. Так, например, если человек уехал в отпуск или длительное время будет пребывать в дороге, целесообразно уведомить свои email-контакты о том, что вы не на связи и ответите чуть позже.

Шаблоны писем могут иметь разный вид и текстовое сопровождение. Зачастую в автоответчике ограничиться можно короткой фразой, что «письмо получено, но, к сожалению, я пока не на связи, и напишу ответ, как только вернусь». Если вы уехали в отпуск, стоит сообщить дату, с которой вы вновь будете на работе и сможете вести дела.

Пример простейшего универсального шаблона для автоответчика на рабочие письма: «Спасибо за сообщение. Я в отпуске до 25 июля. Если у вас есть срочные вопросы, свяжитесь со мной по телефону… Или же обратитесь к моему коллеге ФИО, который с удовольствием поможет решить ваш вопрос».

Клиентам важно дать понять, что как только вы выйдете на работу, первым делом разберете почту и ответите на все их послания: «Я вернусь из отпуска 13 августа и отвечу на ваше письмо в кратчайшие сроки. Спасибо за понимание».