Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Информационное письмо: что это, для чего применяют, образец заполнения

Натали Азаренко

Обновлено: 14 Август, 2020 | 8 мин

Вы здесь:

Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

Какие задачи решает информационное письмо
Разновидности информационных писем
Как написать информационное письмо
Как правильно отправить информационное письмо
Информационные письма в email-маркетинге

Какие задачи решает информационное письмо 

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например: 

  • оповестить партнёров об изменениях внутри компании; 
  • напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору; 
  • рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента. 

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию. 

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно. 

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы. 

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов. 

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары. 

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.

Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email xxxxxx@gmail.com.

С уважением, …

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время. 

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,

Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».

Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.

С уважением, …

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: «товар получили», «оплату провели», «ваше предложение утвердили». 

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,

Получили ваше коммерческое предложение.

О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.

С уважением, …

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: «мы решили пересмотреть условия сотрудничества», «по данному вопросу я считаю…», «сообщаю, что намерен предпринять следующие действия…». 

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,

Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…

С уважением, …

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали. 

Образец:

Уважаемый Имя Отчество,

Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить… Подробнее читайте в приложении.

Приложение: «Каталог товаров»

С уважением, …

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки. 

Например, для информационных писем часто используют такую структуру: 

  1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа. 
  2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании. 
  3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая … (имя-отчество)». 
  4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас…», «Наша компания предлагает…»
  5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата. 
  6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
  7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату. 
  8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.

Образец информационного письма:

Образец информационного письма

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4. 

Образец формы письма-напоминания

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа:

  • Предусмотрите наличие полей. 10 мм —  по правому краю. 20 мм —  по левому краю. сверху и снизу. 
  • Выровняйте содержание письма по ширине страницы. 
  • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
  • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине. 
  • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом. 
  • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа. 
  • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13. 
  • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10. 

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений. 

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо. 

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо: 

  • Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату —  от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание. 
  • Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию. 
  • При отправке ответа цитируйте исходное письмо. 
  • Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса. 
  • Не забывайте про подпись. 

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы. 

Информационные письма в email-маркетинге

Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

Контентные письма в email-маркетинге помогают: 

  • удерживать внимание подписчиков; 
  • поддерживать регулярный контакт; 
  • подтверждать статус эксперта; 
  • периодически напоминать о продукте или компании; 
  • привлекать трафик на сайт. 

Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании. 

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Пример информационного письма в email

Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

О чём писать в инфо-письмах

Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов. 

Инфо-письма могут содержать: 

  • истории о вашем бизнесе; 
  • истории и отзывы клиентов; 
  • «закулисье» деятельности; 
  • полезные для клиентов статьи; 
  • ссылки на интересные материалы; 
  • новости вашего бизнеса; 
  • анонсы новых товаров и услуг; 
  • напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Шаблоны UniSender

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Шаблон UniSender

Редактирование информационного письма в UniSender

Как создать письмо в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Оцените, на сколько вам показалась полезной статья «Информационное письмо: что это, для чего применяют, образец заполнения»
(1)