Как завести корпоративную почту на своём домене

Корпоративная почта ассоциируется с деятельностью крупных компаний. Её часто воспринимают как некий элемент бренда. Однако у такого email немало преимуществ и для небольшого бизнеса. Читайте, кому, и для каких целей может понадобиться корпоративная почта, как её создать и какие выполнить настройки. 

Кому и зачем необходима корпоративная почта

Где создать корпоративную почту
— Корпоративная почта в Яндекс 360
— VK WorkMail

Как создать корпоративную почту
— Как подтвердить право на домен
— Как настроить MX-запись
— Как настроить SPF-запись
— Как настроить DKIM-подпись

Как настроить корпоративную почту
— Как добавить новых пользователей
— Как добавить администраторов
— Как добавить отделы

Создание корпоративной почты: главное

Кому и зачем необходима корпоративная почта

Корпоративная почта — это адрес email, прикреплённый к домену компании. После имени ящика и значка @ следует адрес сайта компании. Выглядит это как yourname@companyname.com. 

К числу основных задач, решаемых за счёт корпоративной почты, можно отнести следующие: 

Обеспечение доверия к бренду. Письмо с корпоративного адреса вызывает больше доверия к отправителю. Получатель видит, что ему пишут представители бренда. С личной почты может написать кто угодно, в том числе и мошенники. 

Отправка массовых рассылок. Если отправлять массовые рассылки с личного адреса, то письма могут попасть в спам или вообще не дойти до адресата. Использование корпоративного адреса для рассылок улучшает доставляемость и уменьшают вероятность блокировки со стороны почтовых сервисов.

Удобное распределение почты. При использовании корпоративной почты можно создать отдельный адрес для каждого ответственного сотрудника или отдела. Например, support@companyname.com, salesdepartment@companyname.com. Вместо того чтобы попадать в один общий ящик, письма сразу будут отправляться по назначению. 

Организация внутренних коммуникаций. При использовании мессенджеров или личных email-адресов часть важной рабочей переписки может затеряться среди прочих сообщений. В корпоративную почту приходят только письма, касающиеся работы. Кроме того, сервисы корпоративной почты нередко предлагают дополнительные преимущества: отправка больших файлов, настройки обработки писем, сохранение архива сообщений. 

Ещё один важный момент касается режима работы и отдыха. Сотрудники используют корпоративную почту на рабочем месте. Соответственно после завершения трудового дня люди полноценно отдыхают. Рабочие вопросы в личной переписке их беспокоить не будут. Чем лучше сотрудник отдохнёт, тем более продуктивным он будет в работе. 

Из перечисленных задач следует, что корпоративная почта полезна тем, кто: 

• общается с людьми от лица бренда; 
• отправляет массовые рассылки; 
• желает навести порядок в рабочих переписках; 
• хочет оптимизировать внутренние коммуникации.

Где создать корпоративную почту

Создать корпоративную почту можно на своём сервере или в специальном сервисе. При использовании собственного сервера потребуется привлечение специалистов для настройки и последующей поддержки корректной работы. Такой вариант обойдётся дороже и займёт больше времени. 

Намного легче сделать корпоративную почту в сервисе. Среди отечественных решений можно использовать Mail.ru либо Яндекс. Сравните функционал, тарифы и условия, чтобы найти наиболее оптимальное решение.

Корпоративная почта в Яндекс 360

Корпоративная почта является элементом бизнес-платформы Яндекс360. Интерфейс почти не отличается от типового почтового ящика, поэтому обучать сотрудников дополнительно не потребуется. С переходом с иной платформы проблем не возникнет: можно легко перенести данные из Google Workspace, Microsoft 365 и других сервисов.

При использовании корпоративной почты Яндекса можно создавать неограниченное количество адресов для сотрудников на своём домене. 

 Функционал почты включает: 

• управление доступами сотрудников; 
• сохранение архивов переписки; 
• наличие веб-версии и мобильного приложения; 
• возможность персонализации в оформлении; 
• наличие адресной книги и списка рассылок; 
• неограниченные вложения; 
• облачное хранилище для каждого пользователя;
• встроенный переводчик и подсказчик; 
• поддержка 24/7 и персональный менеджер. 

Дополнительно нужно отметить повышенную безопасность. Все письма хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и ежедневно автоматически создаются копии. Вход в сервис защищает Яндекс ID, а система фильтров проверяет все входящие на вирусы и спам. 

Стоимость корпоративной почты Яндекс 360 зависит от выбранного тарифа и количества пользователей. На базовом тарифе оплата за одного пользователя составит 249 рублей в месяц.

VK WorkMail

Корпоративная почта от Mail.ru входит в состав продуктов VK WorkSpace. Здесь пользователя ждёт обычный интерфейс, как в почтовом ящике mail.ru. Можно запустить почту с нуля или перенести данные с иной платформы. 

Максимальное количество создаваемых адресов на одном домене — 5 000. Но лимит можно расширить. 

Функционал корпоративной почты VK WorkMail включает: 

• настройки работы с письмами — группировка, создание фильтров, совместная работа; 
• календарь с настройкой уведомлений о важных событиях; 
• адресная книга с настройкой списка контактов; 
• аудио- и видеозвонки в почте или через календарь; 
• индивидуальное оформление; 
• настройка прав доступа и условий использования; 
• файловое хранилище до 100 Гб.

Все письма и вложения хранятся на двух разных серверах — оригиналы и копии. Почта доступна с любого устройства. 

Относительно стоимости у почты от Mail.ru есть значимое преимущество в виде бесплатного тарифа. Можно потестировать базовую версию, чтобы принять решение. Платные решения обеспечивают доступ ко всем продуктам платформы и даёт большую гибкость в управлении. Стоимость зависит от количества пользователей и составляет от 3 190 рублей в месяц. 

Как создать корпоративную почту

Рассмотрим, как создать корпоративную почту VK WorkMail. При выборе одного сервиса общий алгоритм будет похожим. Как правило, сначала нужно подтвердить права на домен, а затем выполнить ряд технических настроек. 

Итак, чтобы создать корпоративную почту в VK WorkMail, перейдите на платформу и зарегистрируйтесь. При регистрации вам будет предложено создать личный почтовый ящик, который понадобится для подтверждения. При наличии аккаунта Mail.ru войдите в него и откройте страницу VK WorkMail. Также можно авторизоваться на платформе через аккаунт «ВКонтакте». 

После авторизации кликните на кнопку «Подключить» на первом экране или возле выбранного тарифа. В открывшемся окошке нужно указать доменное имя, согласиться с условиями и кликнуть «Создать проект». 

Важно! Вам необязательно иметь свой сайт, чтобы сделать корпоративную почту. Нужно просто зарегистрировать домен и использовать его без сайта. 

Для создания корпоративной почты необходимо подтвердить права на использование домена и выполнить техническую настройку.

Как подтвердить право на домен

В VK WorkMail подтвердить права на домен можно несколькими способами. 

У разных хостингов процесс может несколько отличаться. Подробные инструкции можно поискать в справке либо уточнить у техподдержки. Рассмотрим, как добавить DNS-запись через хостинг Beget: 

1. Скопируйте код, предложенный Mail.ru. 

2. В кабинете Beget войдите в раздел управления DNS. 

3. Возле домена кликните на изображение карандаша, чтобы начать редактирование. 

4. Кликните на «Добавить запись».

5. Выберите пункт «TXT».

6. Вставьте и сохраните код. 

Спустя 15-30 минут обновятся DNS-записи и вам останется только кликнуть на кнопку «Подтвердить».

Рассмотрим процесс для хостинга REG.RU. Вот что нужно сделать: 

1. Откройте раздел «Домены», выберите домен и кликните на троеточие. 

Выбрав «DNS-серверы», кликайте на «Изменить». 

2. Откройте «Свой список DNS-серверов».

3. Скопируйте из Mail.ru первичный DNS-сервер. 

4. Добавьте скопированный код в первую строку. 
5. Скопируйте в Mail.ru вторичный DNS-сервер и добавьте его во вторую строку. Кликните на «Продолжить». 
6. Согласитесь с запросом на изменение DNS.

Дождитесь, пока записи обновятся и подтвердите.  

Первым делом скопируйте код от Mail.ru. Далее этот код добавьте в код сайта перед закрывающим тегом </head>. Для сайта, созданного на CMS, тег можно найти в панели управления. У самописных сайтов тег обычно расположен в файле index.html. Рассмотрим процесс для CMS WordPress. 

1. Скопируйте код.

2. Выберите в меню «Внешний вид — Редактор тем». В разделе «Файлы темы» в правой части страницы выберите файл «Заголовок» или «header.php».

3. Найдите тег </head> и добавьте перед ним код.

4. Кликните на «Обновить файл». 

Далее вернитесь на платформу Mail.ru и кликните «Подтвердить». 

При выборе этого способа скачайте на компьютер файл, предложенный Mail.ru. Далее загрузите его в корневую папку сайта в личном кабинете хостинга через файловый менеджер. Вот как выглядит процесс у Beget: 

1. Скачайте HTML-файл. 

2. Через «Файловый менеджер» откройте папку с названием сайта и найдите папку «public_html». 

3. Вставьте в папку ранее загруженный файл через функцию загрузки.  

4. Кликните на «Загрузка». 

5. Перейдите по ссылке из инструкции Mail.ru и если увидите строчку текста, значит, что всё получилось. 

6. Перейдите на платформу Mail.ru и нажмите на «Подтвердить». 

После этого ваш домен будет подтверждён и можно переходить к другим настройкам. 

Как настроить MX-запись

После подтверждения домена платформа предложит настроить MX запись. Эта запись требуется для начала работы корпоративного почтового ящика, поскольку она указывает на сервер, обрабатывающий почту. 

Рассмотрим процесс настройки MX-записи на masterhost.ru согласно инструкции Mail.ru: 

1. Авторизуйтесь в «Личном кабинете» на сайте masterhost.ru. 

2. Перейдите к услугам в разделе «DNS-зоны».

3. Кликните на домен, для которого нужно добавить MX-запись. 

4. Удалите все прежние MX-записи и перейдите по ссылке «Добавить новую запись». 

5. Для настройки новой MX-записи укажите такие параметры: 

• Имя: @
• Тип: MX
• MX preference: 10
• Значение: emx.mail.ru.

6. Сохраните настройки. 

Через несколько часов MX-запись обновится. Письмо об окончании проверки придёт на email, указанный при регистрации в хостинге. Также статус проверки обновится в кабинете VK WorkSpace. 

Как настроить SPF-запись

SPF-запись защищает от подделки домена. Без неё письма уйдут в спам, поскольку этот элемент указывает на используемые сервера и правила обработки писем. Вот как настроить SPF-запись на masterhost.ru: 

1. Войдите в «Личный кабинет» на сайте masterhost.ru.

2. Откройте «Услуги» в разделе «DNS-зоны». 
3. Кликните на название настраиваемого домена. 
4. После открытия новой страницы перейдите к добавлению новой записи.  
5. Укажите такие параметры: 

• Поддомен: @
• Тип: TXT
• Значение: v=spf1 redirect=_spf.mail.ru

6. Сохраните настройки. 

После добавления SPF-записи переходите к следующему этапу. 

Как настроить DKIM-подпись

Наличие DKIM-подписи необходимо, чтобы подтвердить реальность адреса отправителя. Также эта запись влияет на повышение доставляемости, поскольку сервер получателя автоматически её проверяет и принимает решение о приёме входящих. 

Рассмотрим, как установить собственную DKIM-подпись для писем с вашего домена. Потребуется настроить новую TXT-запись. Вот как сделать это на Beget: 

1. В разделе «Данные» на Mail.ru скопируйте код. 

2. Перейдите в панель настройки DNS вашего домена. В разделе «Быстрое добавление» укажите поддомен _domainkey. Выберите тип — TXT. Впишите данные — o=~. Кликните «Добавить».

3. Создайте ещё один поддомен — mailru._domainkey. Также укажите тип — TXT. В поле «data» укажите данные, которые скопировали ранее. Кликните «Добавить». 

Учтите, что настроить DKIM-подпись можно только после того, как будут правильно настроены MX-записи. 

На этом техническая настройка корпоративной почты завершена. Можно переходить к подготовке ящика для работы.

Как настроить корпоративную почту

Чтобы корпоративная почта заработала в полную силу, нужно добавить пользователей. 

Как добавить новых пользователей

В меню с левой стороны найдите раздел «Пользователи» и кликните на «Создать». 

Далее напишите имя и фамилию сотрудника. Добавьте адрес почты, который будет использовать этот сотрудник и придумайте пароль. 

Нажмите «Создать» и почтовый ящик готов. Теперь добавленный сотрудник сможет войти в свой ящик с указанным адресом и паролем. 

Как добавить администраторов

Откройте раздел «Администраторы» и кликните на «Добавить».

Начните вводить email пользователя и выберите нужное из предложенного списка. Выберите тип доступа: 

• Владелец. Доступен весь функционал, включая управление администраторами. 
• Администратор. Доступны все функции, кроме редактирования состава администраторов. 
• Администратор групп. Может управлять рассылками в доступных группах. 

Выбранному пользователю нужно сообщить о назначении его администратором. Нажмите на «Выслать приглашение», чтобы пользователь мог принять назначение. 

Как добавить отделы

Создать отделы можно в разделе «Структура компании». Можно выбрать название из предложенных вариантов или указать собственное. 

1. Кликните на «Добавить отдел». 

2. Напишите название отдела, укажите его расположение и адрес корпоративной почты. Нажмите на «Добавить». 

3. Для добавления в отдел конкретных сотрудников нажмите на значок пользователя и выберите нужных людей из списка. 

4. Выбрав пользователя, укажите его позицию — сотрудник или руководитель. Нажмите на «Добавить».

5. Укажите дополнительные данные в профиле пользователя нажмите на «Сохранить». 

Всё. Ваша корпоративная почта готова к использованию. Для отправки массовых рассылок удобно корпоративную почту сразу подключить к сервису email-рассылок. Это позволит не только рассылать письма, но и обеспечить дополнительные возможности. Например, при подключении к Unisender можно создавать письма по шаблонам и с нуля, рассылать неограниченное число писем, запускать автоматические рассылки, собирать базу контактов, просматривать аналитику, создавать чат-ботов и лендинги.

Создание корпоративной почты: главное

• Корпоративная почта полезна тем, кто делает массовые рассылки и хочет эффективно управлять рабочими коммуникациями. 
• Быстрее и легче создавать почту на специальных платформах вроде Яндекс360 VK WorkSpace. При выборе стоит обратить внимание на функционал и стоимость. 
• Алгоритм запуска почты на различных платформах схож: подтвердить права на домен, настроить MX- и SPF-записи, DKIM-подпись.
• Для начала использования корпоративной почты добавьте пользователей и администраторов. Если нужно, то создайте отделы. 
• Для запуска почтовых рассылок от лица компании можно подключить корпоративную почту к сервису email-рассылок.