Как построить удалённую работу с фрилансерами и самозанятыми, чтобы получать нужные результаты

Часто фрилансеры пользуются дурной славой: срывают сроки, не отвечают на сообщения, не предупреждают о проблемах. Но так ведут себя не все, хотя некоторые особенности работы с этими исполнителями правда есть. В статье разберём 5 шагов, которые помогут выстроить с ними взаимодействие. Разобрались в вопросе с коллегами из «Моей удалёнки» (сайт, Telegram).

Важно. Далее мы будем говорить «фрилансеры», «самозанятые», «внештатники» и просто «исполнители». Но подразумевать будем одних и тех же людей: внештатных сотрудников, которые работают по договору ГПХ, подряда или оказания услуг.

Шаг 1. Наладить прозрачность в процессах и статусах

Для слаженной работы важно, чтобы сотрудники, в том числе внештатные, понимали, за что они отвечают. Помогают в этом платформы для управления проектами, мессенджеры, общие таблицы и другие сервисы. Рассмотрим основные.

Канбан-доски и таск-трекеры. Наиболее популярные: «Яндекс Трекер», Bitrix24, Kaiten. В них можно создавать задачи и подзадачи, добавлять исполнителей, наблюдателей, отмечать в комментариях нужных людей, отслеживать прогресс команды. В них работа становится прозрачнее и для сотрудников, и для руководителей.

Многие такие сервисы основаны на системе канбан — когда этапы работы представлены на виртуальной доске с колонками. Самые базовые колонки: «Очередь», «В работе» и «Сделано». Но их можно подстраивать под специфику проекта. Например, разработчикам удобно добавлять на доску бэклог — список задач, которые расположены по приоритетности.

Общие таблицы. Их можно использовать для таких задач:

• Собирать ежемесячные или квартальные отчёты — какую работу сделал внештатник, в каком объёме, сколько денег ему нужно заплатить.
• Создавать отчёты по KPI — фиксировать количество завершённых задач по каждому сотруднику, измерять скорость выполнения, нарушения сроков и т.д.
• Создать хранилище данных по проектам — полезные контакты, ссылки на важные документы, информацию о клиентах — чтобы всё было в одном месте и не нужно было тратить время на поиски по карточкам.
• Вести базу ресурсов — информацию о том, кто из сотрудников что делает, какими навыками владеет, какой у кого опыт. Так можно будет быстрее найти нужного специалиста под конкретную задачу.
• Создать форму для отчётов о прогрессе, если внештатные сотрудники регулярно отчитываются о проделанной работе.
• Собирать обратную связь — оценивать загрузку, удовлетворённость от работы.

Мессенджеры. Это основной способ общения на удалёнке. Если бизнес небольшой, можно выстроить коммуникацию в Telegram. Если же бизнес крупный — есть смысл перейти в корпоративный мессенджер, например, в «Пачку» или Compass. Собрали в таблицу их самые полезные функции при работе с внештатниками.

Шаг 2. Организовать базу знаний

В офисе всю нужную информацию можно узнать у кого-то из коллег. На удалёнке это сделать сложнее — писать в общий чат не всегда удобно, кому написать в личные сообщения, тоже не всегда понятно. Поэтому следует позаботиться, чтобы все необходимые документы были у сотрудника в доступе.

Вот что должно быть в базе знаний:

• Подробные инструкции по выполнению основных задач, стандарты качества, примеры оформления документов. Сюда также могут входить инструкции по работе с таск-менеджером, Google Таблицами и другими сервисами.
• Чётко описанные процессы, включая сроки, критерии оценки, схемы принятия решений и этапы выполнения задач.
• Список часто задаваемых вопросов и ответы к ним. Он сэкономит время, так как не нужно будет отвечать на одни и те же вопросы по несколько раз.
• Контактные данные и информация, к кому обращаться по конкретным вопросам. Здесь может быть список специалистов по разным направлениям или ответственное лицо по конкретному проекту.
• Политики и правила компании в отношении работы с внештатными сотрудниками, включая правила по дедлайнам, качеству, оплате и коммуникациям.
• Ссылки на полезные материалы — документы, шаблоны, вебинары и видеоуроки, которые могут помочь сотрудникам освоить новые навыки.
• Кейсы успешно завершённых проектов — они помогают внештатникам подбирать подходящие решения.

Разместить базу знаний можно в мессенджере, в Google Документах, в специализированных сервисах или на корпоративном портале.

Зачем нужна база знаний и как её создать

Шаг 3. Поставить чёткое ТЗ

Конечный результат зависит не только от внештатника, но и от грамотного ТЗ. Оно помогает сэкономить время и ресурсы на выполнение задачи, сократить количество правок и получить нужный результат.

Разберём, что нужно учесть в ТЗ на примере разработки сайта на «Тильде».

Обозначьте дедлайн и суть задачи. Например: до 20 ноября создать лендинг на Tilda для продвижения нового продукта компании. Если проект должен быть готов через месяц, поставьте фрилансеру срок на неделю раньше. Так вы получите запас времени на доработки, если что-то пойдёт не так.

Объясните, какую проблему решаете. Например: мы запускаем новый продукт, но на текущем сайте нет раздела, который бы полноценно его представлял. Из-за этого потенциальные клиенты не понимают его преимущества, и мы теряем заявки. Нам нужен лендинг, который будет чётко доносить ценность продукта и мотивировать пользователей оставлять контакты для обратной связи.

Уточните технические детали. Например:

• Использовать шаблон Zero Block для максимальной гибкости дизайна.
• Цветовая гамма должна соответствовать брендбуку (синий и белый).
• Сайт должен быть адаптивным и загружаться не дольше трёх секунд.

Чем точнее описана задача, тем меньше шансов, что внештатник поймёт её по-своему и сделает нечто далёкое от ожиданий. А конкретные требования помогут установить критерии, по которым будет приниматься работа — за счёт этого будет проще её оценивать.

Используйте шаблон ТЗ от «Моей удалёнки» — его можно скачать и адаптировать под свои задачи.

Шаг 4. Отслеживать работу исполнителей

Работу внештатного исполнителя нужно контролировать, особенно если проект длительный или проходит в несколько этапов. Это позволит вовремя заметить проблемы. Однако степень контроля зависит от сложности задачи, объёма работы и надёжности исполнителя.

Когда отслеживание точно необходимо. Например, в таких ситуациях:

• Если проект проходит в несколько этапов — допустим, создаётся сайт с несколькими страницами, разными блоками и дизайнами.
• Проект с высокой ответственностью или строгими стандартами — например, разработка интерфейса, который должен точно соответствовать брендбуку.
• Если исполнитель новый или нет уверенности, что он надёжный.

Когда можно обойтись договорённостью о сроках. Если задача простая, а у исполнителя достаточно опыта. Например, если нужно создать одностраничный лендинг по чёткому шаблону. А также когда вы уверены, что внештатник — добросовестный профессионал.

Шаг 5. Общаться на отвлечённые темы

Общение на отвлечённые темы помогает построить долгосрочные отношения и создать располагающую рабочую атмосферу. Внештатные сотрудники, особенно те, которые работают на проекте длительное время, ценят, когда к ним относятся как к членам команды, а не просто исполнителям.

Разберём, в каких ситуациях это уместно и какие методы подойдут.

Неформальное общение. Лёгкое приветствие перед началом делового разговора или вопросы вроде «Как дела?» или «Как прошли выходные?» показывают внештатнику, что его личное время ценят и его уважают как личность.

Поздравления. На день рождения, праздник или после завершения важного проекта — такие знаки внимания делают общение тёплым и показывают, что компании небезразличны успехи даже тех сотрудников, которые не состоят в штате.

Околопрофессиональные беседы. Можно ненавязчиво обсудить темы, связанные с работой, или то, что может быть интересно исполнителю — новости индустрии, использование инструментов, интересные кейсы. Так получится больше узнать о человеке и выстроить диалог на доверительной основе. При этом важно не перегружать разговоры слишком личными или отвлечёнными темами, чтобы общение оставалось профессиональным.

Внештатный исполнитель чаще всего понимает, что если на встрече будут обсуждать дальнейшие проекты или более долгосрочное сотрудничество — у него есть в этом личная выгода. Кроме того, фрилансерам часто важно понимать, насколько их работа соответствует ожиданиям клиента. Обратная связь на таких встречах помогает понять стандарты компании, снизить количество правок и повысить шансы на повторные заказы.

Чек-лист: как построить работу с фрилансером