20 лайфхаков по работе с Google Таблицами для начинающих

Google Sheets — бесплатный табличный онлайн-редактор. Сервис удобен тем, что работать над таблицами можно совместно с другими пользователями. Но здесь есть и много других возможностей, о которых новички зачастую и не догадываются. Расскажу о фишках Google Таблиц, которые могут быть полезны.

Использовать темы Google Sheets
Добавлять границы к ячейкам
Повернуть текст в таблице
Изменить вид и размер шрифта
Добавлять столбцы, строки или ячейки между существующими данными
Перенести текст в определенных ячейках
Закрепить строку с заголовками (шапку)
Проверять корректность написания слов
Использовать горячие клавиши
Использовать надстройки Google Sheets
Настроить интеграцию с Google Analytics
Копировать лист в новую таблицу
Вернуться к предыдущей версии
Просматривать историю изменений ячеек
Добавить комментарии
Делиться таблицей с другими
Делать ссылку для автоматического копирования таблицы
Запретить редактирование определённых данных
Работать с разных аккаунтов
Использовать макросы
Активно работать с функциями Google Sheets

Использовать темы Google Sheets

В Google Таблицах имеется набор тем, которые позволят сделать внешний вид таблицы более привлекательным. Для выбора темы: 

1. Кликните на раздел «Формат» в главном меню. 
2. В раскрывшемся списке выберите параметр «Темы».
3. На открывшейся боковой панели справа укажите подходящий вариант оформления. 

Если перейти в настройку тем, то можно указать желаемые параметры и создать индивидуальное оформление.

Добавлять границы к ячейкам

Для любых ячеек можно добавить границы, изменить их цвет и стиль. Для этого: 

1. Выделите диапазон ячеек. 
2. Выберите стороны, на которые нужно добавить границы. 
3. По желанию измените цвет и стиль. 

На одном листе можно совмещать несколько разных вариантов выделения границ.

Повернуть текст в таблице

Текст в электронной таблице можно повернуть. Это может пригодиться для визуального разграничения, выделения отдельных частей таблицы. Чтобы использовать инструмент: 

1. Кликните на ячейку с текстом, который нужно повернуть. 
2. В главном меню найдите значок поворота (буква А со стрелкой).
3. Выберите подходящее представление.

Можно использовать не только предустановленные вариации. Текст можно повернуть под любым углом, если указать градусы.

Изменить вид и размер шрифта

В Google Таблицах можно использовать любой предустановленный шрифт, увеличивая или уменьшая его по необходимости. Для этого: 

1. Нажмите на ячейку с изменяемым текстом. 
2. Кликните на раздел с названием шрифта в главном меню и выберите нужный вариант. 
3. Для изменения размера в поле возле шрифта укажите числовое значение или используйте знаки плюс и минус.

Ограничений по количеству используемых шрифтов в Google Sheets не предусмотрено. Но с точки зрения дизайна в рамках одной таблицы лучше использовать 1-2 шрифта.

Добавлять столбцы, строки или ячейки между существующими данными

В таблице Google можно вставлять дополнительные строки или столбцы между существующими ячейками. Чтобы это сделать: 

1. Кликните на ячейку, возле которой нужно добавить дополнительное пространство. 
2. Левой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. 
3. Выберите нужный параметр — «Вставить строку выше», «Вставить столбец слева» или «Вставить ячейки».

Аналогичным образом можно удалять лишние строки, столбцы или ячейки.

Перенести текст в определенных ячейках

Иногда текст не помещается в ячейку и перекрывает соседние строки. Чтобы ограничить текст одной ячейкой, можно сделать перенос. Для этого: 

1. Выделить столбец, строку или отдельную ячейку, где нужно перенести текст. 
2. Кликнуть в главном меню на раздел «Формат». 
3. Выбрать в раскрывшемся списке параметр «Перенос текста» и «Переносить по словам».

При вводе длинного текста ячейка увеличится и данные не перекроют соседние ячейки. 

Закрепить строку с заголовками (шапку)

При работе с очень длинными таблицами можно легко забыть названия отдельных столбцов. Решение — закрепить верхнюю строку с заголовками. Сделать это можно так: 

1. Наведите курсор на серую линию в верхнем левом углу таблицы. 
2. Зажмите кнопку мыши и перетащите линию на нижнюю границу первой строки.

Перетаскивая серую линию, можно закрепить любое количество строк сверху.

Другой способ: выделить нужную строку (или несколько) и выбрать в верхнем меню «Вид» — «Закрепить».

Проверять корректность написания слов

Встроенные инструменты Google Таблиц позволяют проверять правильность написания слов. Чтобы найти и исправить ошибки: 

1. Кликните на раздел «Инструменты» в главном меню.
2. В открывшемся списке выберите «Проверка правописания».

Можно создать пользовательский словарь и сохранить в нём слова, которые Google подчёркивает как неправильные.

Использовать горячие клавиши

В Google Таблицах можно использовать различные сочетания клавиш, чтобы упростить и ускорить работу. В зависимости от устройства и операционной системы список доступных сочетаний может отличаться. Например, вот некоторые быстрые клавиши для компьютера с Windows: 

• выделить столбец — Ctrl + Пробел; 
• выбрать строку — Shift + Пробел;
• выбрать всё — Ctrl + A или Ctrl + Shift + Пробел;
• отменить — Ctrl + Z;
• найти — Ctrl + F;
• найти и заменить — Ctrl + H;
• печать — Ctrl + P;
• копировать — Ctrl + C;
• вырезать — Ctrl + X;
• вставить — Ctrl + V;
• вставить только значения — Ctrl + Shift + V. 

В справке можно найти полный перечень горячих клавиш.

Дополнительно можно включить в таблице совместимые сочетания.

Использовать надстройки Google Sheets

Расширить функционал Google Таблиц можно с помощью дополнений. Для их добавления: 

1. Кликните на раздел «Расширения» в главном меню. 
2. Выберите «Дополнения» и «Установить дополнения». 
3. В открывшемся окне каталога Google Workspace Marketplace выберите нужные варианты.

Все установленные дополнения можно просмотреть в «Расширениях».

Настроить интеграцию с Google Analytics

Таблицы можно интегрировать с другими инструментами экосистемы Google. Например, можно подключить Google Analytics, выбрав соответствующее дополнение в «Расширениях». Для выгрузки данных из Google Analytics в Таблицы нужно: 

1. Кликнуть на «Расширения», выбрать «Google Analytics» и параметр «Create new report».
2. В окне редактора отчетов заполнить название отчета, аккаунт, ресурс и представление.
3. В пунктах «Метрики» и «Параметры» указать, какие метрики перенести в Таблицу. Будет создана таблица с названием «Report Configuration» и прописанными параметры отчета.
4. Для создания отчёта нужно выбрать путь меню «Расширения» — «Google Analytics» — «Run Reports». Программа выгрузит необходимые данные.

Использование интеграции упростит работу с аналитическими данными, поскольку не придётся выгружать данные в Таблицы вручную.

 Копировать лист в новую таблицу

Иногда требуется скопировать отдельный лист в новую электронную таблицу. Для этого: 

1. Кликните на нужный лист в нижней части.
2. В списке опций выберите «Копировать в …». 
3. Кликните на «Новая таблица». 

Если выбрать «Создать копию», то лист будет скопирован в текущую таблицу.

Вернуться к предыдущей версии

В Google Таблицах можно просматривать предыдущие версии и при необходимости возвращаться к нужному варианту. Чтобы это сделать: 

1. Кликните на раздел «Файл» в главном меню. 
2. Выберите пункт «История версий» и подпункт «Смотреть историю версий».
3. На открывшейся боковой панели выберите нужную версию из списка.

Если названия версий отличались, то можно искать нужный вариант через параметр «Указать название текущей версии».

Просматривать историю изменений ячеек

В Google Таблицах можно просматривать историю изменения отдельных ячеек. Сделать это можно так: 

1. Щёлкните на анализируемую ячейку и левой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. 
2. Выберите «Показать историю изменений». 
3. В окошке со слайдером, появившемся возле ячейки, можно пролистать историю правок.

Если нужно восстановить предыдущее изменение, это придётся делать вручную. Автоматического восстановления не предусмотрено.

Добавить комментарии

При просмотре таблицы можно оставлять комментарии к ячейкам, не изменяя их содержимое. Чтобы это сделать: 

1. Кликнуть на ячейку для комментирования и открыть контекстное меню. 
2. Выбрать параметр «Комментарий».
3. В открывшемся окошке написать комментарий и кликнуть по кнопке «Добавить». 

Вместо комментария можно оставить примечание. Оно будет отображаться при наведении на ячейку.

Делиться таблицей с другими

Google Таблицей можно делиться с другими пользователями, просто отправив им общую ссылку. При этом можно настроить права доступа — читатель, комментатор, редактор. Но также можно предоставить доступ строго определённым пользователям. Для этого: 

1. Нажмите на «Настройки доступа» в правом верхнем углу. 
2. В верхнем поле открывшегося окна введите email пользователя. 
3. Настройте права доступа к таблице. 
4. Укажите, нужно ли уведомлять пользователей. 
5. По желанию добавьте комментарий. 
6. Кликните на «Отправьте» и пользователь получит сообщение на email об открытии доступа. 
7. Дополнительно можно скопировать ссылку и отправить удобным способом.

Пользователь, которому открыли доступ, сможет открыть документ только после входа в свой Google-аккаунт.

Делать ссылку для автоматического копирования таблицы

Открывая таблицу для всех пользователей, желательно настраивать доступ только для чтения. Это предотвратит случайное изменение данных. Но можно настроит ссылку так, чтобы открытая таблица копировалась на диск пользователя. Сделать это можно так: 

1. Создать ссылку на таблицу с доступом для редактирования. Например, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hQNJNlxTRQKmnFxoEAI4rJy-KvU6KBcxi………./edit?usp=sharing
2. В ссылке заменить edit на copy. Получится ссылка на копирование таблицы — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hQNJNlxTRQKmnFxoEAI4rJy-KvU6KBcxi………./copy?usp=sharing 
3. Когда пользователь кликнет по ссылке, то он увидит окно с предложением сделать копию. 

Скопированную таблицу пользователь сможет редактировать по своему усмотрению.

Запретить редактирование определённых данных

Стандартный способ для сохранения неизменности таблицы — запрет редактирования. Но иногда нужно ограничить доступ только к части данных. Для этого нужно: 

1. Выделить диапазон ячеек, строку или столбец, для которых нужно настроить запрет редактирования. 
2. Вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать параметр «Показать другие действия со столбцом». 
3. Кликнуть на «Защитить диапазон». 

При запрете на редактирование отдельных областей доступ будет ограничен даже для пользователей с уровнем доступа «Редактор».

Работать с разных аккаунтов

При наличии нескольких аккаунтов Google можно работать с таблицами через каждый из них по отдельности. Для этого нужно добавить аккаунты в профиль и по мере необходимости переключаться между ними. Вот как это сделать: 

1. Кликните на фото профиля в правом верхнем углу. 
2. Выберите «Добавить аккаунт». 
3. После открытия страницы для входа в Google-аккаунт введите логин и пароль. 
4. Кликайте на фото профиля и выбирайте нужный аккаунт для работы.

Редактируемая таблица будет сохранена в том аккаунте, с которого осуществлялась работа.

Использовать макросы

Макросы — это алгоритмы действий, записанные пользователем. Они позволяют автоматизировать выполнение повторяющихся задач. Макросы активно используют в Microsoft Excel, но их можно применять и в Google Таблицах. Для этого необходимо: 

1. Открыть «Расширения», здесь выбрать «Макросы» и «Записать макрос». 
2. Выбрать тип ссылки — абсолютная или относительная. 
3. Выполнить операцию, которую нужно автоматизировать.
4. Нажать «Сохранить», дать название макросу и задать комбинацию клавиш. 
5. Для использования макроса нужно выбрать его название в разделе «Расширения» → «Макросы».

Для более эффективной работы макросов желательно минимизировать количество действий в них. Удобно использовать макросы через горячие клавиши. В Таблицах можно создать до десяти сочетаний.

Активно работать с функциями Google Sheets

В Google Таблицах есть встроенные функции, которые можно использовать для автоматизации расчетов, фильтрации данных и других операций. Например: 

• SUM — вычисляет сумму чисел в диапазоне ячеек.
• AVERAGE — вычисляет среднее значение чисел в диапазоне ячеек.
• COUNT — подсчитывает количество значений в диапазоне ячеек.
• CONCATENATE — объединяет две или более строковые ячейки в одну.
• LEFT и RIGHT — возвращают левые или правые символы из заданной строки.
• MID — возвращает средние символы из заданной строки.
• SORT — сортирует значения в диапазоне ячеек по возрастанию или убыванию.
• FILTER — фильтрует значения в диапазоне ячеек на основе заданных условий.

Порядок использования может несколько отличаться в зависимости от выбранной функции и обрабатываемых данных. Общий порядок действий выглядит так: 

1. Выберите ячейку, в которую нужно добавить функцию. 
2. Введите знак «равно» (=) в эту ячейку и следом название функции, которую хотите использовать. Например, «=SUM(A1:A5)» для суммирования значений в диапазоне ячеек от A1 до A5.
3. Введите аргументы функции в скобки, если это необходимо. К примеру, в функции «SUM» аргументы — это диапазон ячеек, которые нужно сложить.
4. Нажмите клавишу «Enter» на клавиатуре, чтобы применить функцию к ячейке.
5. Результат функции будет отображаться в выбранной ячейке.

В справке Google Spreadsheets можно найти весь список функций.