Гид по импорту в Google Таблицах: интерфейс, IMPORTRANGE, плагины

Перенести данные в Google Таблицы можно обычным копированием. Но не всегда Ctrl+С и Ctrl+V недостаточно. Например, иногда в таблице всегда должны быть актуальные цифры, автоматически или в один клик загружаемые из определенного источника.

Разбираемся, какими способами можно импортировать данные в Google SpreadSheets.

Импорт данных из файла

Чаще всего данные из различных сервисов выгружаются в форматах CSV или Excel. Чтобы импортировать такие файлы в Google Таблицы, нужно открыть главное меню, затем «Файл» — «Импортировать». В появившемся окне выбрать вкладку «Добавить» и найти нужный файл через «Обзор».

В окошке «Импорт файла» будет вкладка «Выбрать цель для импорта» — там варианты, куда и как именно вставить данные. Можно создать новую таблицу или выбрать «Добавить на текущий лист».

Импорт из другой Google Таблицы

Для переноса данных из одной Google Таблицы в другую есть замечательная функция IMPORTRANGE. Она не просто разово загружает информацию, но и связывает одну таблицу с другой: если исходные данные меняются, то автоматически обновляются и в связанной таблице.

Чтобы импортировать данные из одной Google Таблицы в другую, понадобится доступ в исходной таблице. Для этого в правом верхнем углу нажмите кнопку «Настройки доступа». Откроется окно с разделом «Общий доступ», затем выберите «Все, у кого есть ссылка» с любым уровнем доступа.

Переходим в новую таблицу и выделяем ячейку, которая станет началом нашей таблицы. Прописываем в ней формулу IMPORTRANGE. Синтаксис:

В скобках необходимо указать код из URL импортируемой таблицы. Это длинный набор символов между двумя слэшами в адресной строке. Для этого нужно вернуться в исходную таблицу и скопировать код.

В новой таблице в функции IMPORTRANGE внутри скобок вставляем скопированный ключ в двойных кавычках. Затем через точку с запятой пишем название листа, символ «!» и адреса ячеек, откуда копируем данные — например, «Лист1!A1:B10».

Затем нужно дождаться загрузки данных. Если таблица большая, может потребоваться немного времени. 

Пока открыт документ, функция IMPORTRANGE будет проверять наличие обновлений каждый час — независимо от того, вносились изменения в исходную таблицу или нет.

Работа с данными при импорте

Импортируя данные в таблицу, мы можем одновременно и обрабатывать их. Функция IMPORTRANGE сочетается со многими функциями Google Таблиц. Рассмотрим несколько примеров.

IMPORTRANGE совместно с QUERY

Функцию IMPORTRANGE можно сочетать с QUERY, чтобы импортировать не весь диапазон, а только определенные строки. Например, с помощью этой связки можно импортировать строки лишь с нужными данными — это увеличит скорость работы функции IMPORTRANGE.

Вспомним синтаксис функции IMPORTRANGE:

И разберём правила написания функции QUERY:

• данные — диапазон ячеек, который содержит нужную информацию;
• запрос — строка с запросом, который нужно выполнить с данными. Для составления запросов используют значения «SELECT *» или «SELECT A WHERE C>0»;
• заголовки — необязательный аргумент, в котором можно указать количество строк заголовков.

В нашей исходной таблице есть данные о стоимости продуктов, нам нужно импортировать только те, чья цена не больше определенного значения. Для этого нам потребуется выполнить три действия:

1. Написать функцию IMPORTRANGE:
   =IMPORTRANGE(«1OReeAtwl4PyWoa4B98Dpzg1VMCDGhWR8bM35_0Bz5TM»; «Список покупок!A1:C11»).
2. Решить, какие именно данные нам понадобятся и выбрать нужные с помощью запроса:
   SELECT Col1, Col2 WHERE Col2 > 100 — выбираем столбец один и два, а затем устанавливаем, что значение в столбце Col2 больше 100. 
3. «Обернуть» функцию IMPORTRANGE функцией QUERY и добавляем запрос с SELECT в аргументы функции:
   =QUERY(IMPORTRANGE(«1OReeAtwl4PyWoa4B98Dpzg1VMCDGhWR8bM35_0Bz5TM»; «Список покупок!A1:C11»); «SELECT Col1, Col2 WHERE Col2 < 100»).

Так мы создали формулу, которая импортирует данные из ячеек А1 по С11, а затем выбирает только те строки, где значение второго столбца меньше 100.

IMPORTRANGE совместно с ВПР (VLOOKUP)

Сочетание двух функций IMPORTRANGE и ВПР поможет объединить данные из разных таблиц и даже листов. Это удобно, если учет ведется в одной таблице, но часть данных находится на других листах.

Для начала разберём синтаксис функции ВПР:

• запрос — значение, по которому выполняется поиск;
• диапазон — диапазон, в котором происходит поиск;
• индекс — номер столбца, в котором подбирается результат;
• сортировка — необязательный параметр (0 — для поиска точного соответствия или 1 — для поиска приблизительного соответствия. Обычно используется 0.)

А также вспомним синтаксис IMPORTRANGE:

Чтобы совместить две функции и объединить данные из разных таблиц, необходимо IMPORTRANGE поставить на место «диапазона» в функции ВПР. Вот что у нас получится:

Импорт данных из Google Analytics

Если вы занимаетесь аналитикой в Google Таблицах и нужно загрузить данные из Google Analytics, можно легко и просто импортировать их. Рассказываем, как это сделать.

Зайдите в Google Analytics, сформируйте отчет и в правой части экрана нажмите кнопку «Отправка отчета». 

В правой части экрана выберите ссылку «Скачать файл», а затем — «Экспортировать в Google таблицы». Откроется окно импорта. В нем нужно нажать кнопку «Import the data».

Импорт данных из Google Analytics с помощью дополнения Google Таблиц

Импортировать данные из Google Analytics можно и через специальное дополнение.

Сначала его нужно установить. Для этого заходим в Google Таблицы,  главном меню выбираем: «Расширения» — «Дополнения» — «Установить дополнения».

Откроется окошко Google Workspace Marketplace с дополнениями для таблиц. В поисковой строке пишем Google Analytics и в результатах поиска выбираем «GA4 Reports Builder for Google Analytics».

Нажимаем кнопку «Установить». В процессе установки даем разрешение на доступ тому аккаунту, который привязан к Google Analytics. 

После установки заходим в главное меню в раздел «Дополнения» и выбираем «GA4 Reports Builder for Google Analytics» — «Create report».

Справа в таблицах появится панель, где можно выбрать параметры для создания отчета: аккаунт, временной период, параметры и метрики. Пролистываем в самый низ и нажимаем кнопку «Create report».

В нашей Google Таблице появится новый лист: «Report Configuration». Но это ещё не сам отчет, а только таблица с параметрами для отчета. В будущем, если вы захотите что-либо изменить в отчете, вы можете сделать это здесь. 

Чтобы получить сам отчет из Google Analytics, нужно в главном меню выбрать: «Дополнения» — «GA4 Reports Builder for Google Analytics» — «Run reports». Появится небольшое окошко с уведомлением об успешно выполненном запросе. Нажимаете «ОК», и в Google Таблице появится ещё один лист — уже с отчетом.

Если вы хотите получать такие отчеты регулярно, найдите в главном меню раздел: «Дополнения» — «GA4 Reports Builder for Google Analytics» — «Schedule reports». И выберите, как часто вы хотите получать новый отчёт.

Когда и какой импорт лучше использовать

Создали шпаргалку для тех, кому нужно быстро импортировать данные без лишних инструкций.