Зачем нужны сопроводительные письма и как их правильно составлять

Согласно старому исследованию HeadHunter (новых пока не проводили), 17% работодателей не рассматривают резюме на позиции топ-менеджеров, если нет сопроводительного письма, а 36% отбраковывают резюме, если письмо составлено неправильно.

А в статье на hh.ru HR-менеджеры поделились, что сопроводительное письмо помогало кандидату получить желаемую должность. 

В статье на конкретных примерах покажу, как сделать оформление сопроводительного письма, чтобы получить приглашение на собеседование.

Зачем нужны сопроводительные письма

Сопроводительное письмо — это сообщение, которое можно прикрепить к резюме, чтобы подробнее рассказать о себе и объяснить свою пользу для компании. Это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают, но хорошее сопроводительное письмо поможет вам обратить на себя внимание работодателя.

Сопроводительное письмо также пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию или возвращаетесь к работе после долгого перерыва. Тогда в письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены или с чем связан долгосрочный отпуск.

Как составить сопроводительное письмо: пример

Сопроводительное письмо состоит из семи частей, и для начала лучше следовать этому шаблону.

Приветствие. Как и в обычном письме, в сопроводительном нужно поприветствовать собеседника. Простого «Здравствуйте» будет достаточно.

На какую должность откликаетесь. Затем представьтесь и напишите, на какую вакансию откликаетесь. Укажите название компании и должность так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, а не массово рассылаете письма всем подряд.

Мотивация. Расскажите, почему вы хотите работать в компании и на этой должности. Например, у вас есть экспертиза или интерес к теме. Если вас что-то связывает с компанией, например, вы сами ее клиент или читали книгу основателя, это можно упомянуть. 

Краткий рассказ о себе. Здесь не нужно описывать свою полную биографию и свои достижения. Достаточно рассказать о том, о чем работодатель напрямую спрашивает в вакансии. Например, уточнить образование или место жительства.

Чем вы полезны компании. Этот рассказ также строим исходя из того, что ищет работодатель. Здесь нужно уточнить, что вы умеете, какие задачи раньше решали, что возьмете на себя в проекте. Писать нужно конкретно, без абстракций, чтобы работодатель сразу понял, какую пользу получит от сотрудничества с вами.

Примеры, поясняющие опыт. Здесь нужно грамотно подобрать пару конкретных кейсов, релевантных для вакансии. Например, для потенциального работодателя важно, чтобы соискатель умел запускать email-рассылки. В сопроводительном письме нужно рассказать, какие именно рассылки вы запускали, что конкретно делали, каких результатов добивались, какие проблемы вам приходилось решать.

В идеале нужно приложить ссылки на работы, которые иллюстрируют ваш опыт. Но нужно не просто скинуть сто разных ссылок, а выбрать 2–3 максимально релевантных и каждую кратко пояснить — куда там смотреть.

Контакты и призыв к действию или вопросы. В конце письма нужно выразить конкретное желание — что именно вы ждете от работодателя? Как продолжить с вами общение? Такое заключение особенно актуально, если вы откликаетесь на вакансию не на агрегаторах вроде hh.ru, а в соцсетях или мессенджерах.

Также можно задать уточняющие вопросы потенциальному работодателю. Так вы покажете заинтересованность, что вам не всё равно, где вы хотите работать. Плюс есть шанс продолжить диалог.

Ниже показываю, как можно откликнуться на вакансию, и аргументированно показать, что я ― отличный кандидат на эту должность в этой компании.

Что писать, если нет опыта

Правду. Если соискатель не соответствует требованиям работодателя, об этом нужно честно сказать — обман в любом случае вскроется. А с точки зрения работодателя такой обман будет еще хуже, чем если бы кандидат честно сказал об отсутствии опыта.

Почему так: допустим, кандидат сильно приукрасил действительность, сказал, что руководил проектом, хотя на самом деле просто помогал с парой задач. Тем не менее, кандидата взяли и дали пул задач как руководителю проекта. А он посыпался на первых реальных задачах.

Представьте, какой осадок останется у работодателя от соискателя, потому что эта ложь доставит ему и другим членам команды сколько проблем: они потратили время и деньги на размещение вакансии или работу HR → потратили время на отбор кандидатов → согласовали кандидатуру → провели онбординг, дали все доступы → и все для того, чтобы начать заново. 

Что же делать, чтобы рассказать об отсутствии опыта, но сохранить шанс на ответ? Можно указать, что вы планируете делать с несоответствием в вакансии― это покажет рекрутеру ваше ответственное отношение и серьезный настрой.

Даже если это первая работа по специальности, какой-то опыт у человека наверняка есть. Можно подчеркнуть, что в университете он издавал газету о жизни факультета — это можно упомянуть при отклике на вакансии журналиста, копирайтера, редактора. Или девушка вяжет шарфы и продает их через соцсети — это покажет навыки в рекламе, SMM, онлайн-продажах.

Каких ошибок стоит избегать

Не отправлять одно письмо в ответ на все вакансии. Если вы откликаетесь сразу на несколько вакансий, отклики нужно подстраивать под каждую из них. Представьте, что три компании ищут маркетолога. При этом требования у каждой компании могут быть разными. Одним нужен человек, который настроит контекстную рекламу для онлайн-магазина. Другим — тот, кто составит стратегию продвижения юридической компании и будет следить, как она реализуется. Третьи ищут человека, который будет развивать блог и через него приводить клиентов.

Каждая вакансия — это свои обязанности и свои навыки. Если отправить общее письмо трем работодателям, никто не поймет, как конкретно вы решите их задачу.

Не делать письмо слишком длинным. Каждое письмо — это время рекрутера. Представьте, что вы ищете сотрудника и вам прислали отклики 500 человек. Сколько времени вы сможете уделить каждому? Вряд ли больше минуты. Как правило, работодатели сканируют сопроводительные письма, выхватывая из текста ключевые слова. А если их взгляд за что-то цепляется, они могут прочитать письмо целиком.

Чтобы облегчить задачу рекрутера, пишите самое главное и хорошо структурируйте текст. Например, можете сделать заголовки в подбор и выделить их жирным начертанием.

В отклике лучше избегать длинных предложений и абзацев. Старайтесь в один абзац умещать одну мысль. Так рекрутёру будет проще быстро просмотреть глазами отклик и выделить релевантный опыт. А значит будет выше вероятность, что вас пригласят на собеседование (а там, возможно, и до оффера недалеко).

Не повторять резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме — оно должно его дополнять. Подумайте, какие вопросы могут возникнуть у рекрутера, и в письме отвечайте на них.

Если в резюме вы пишете, что пять лет работали менеджером в отделе продаж, в письме нужно рассказать подробности. Например, что вы дважды становились лучшим сотрудником и перевыполняли план на 150%. Или что вы помогли разработать скрипты, с помощью которых остальные продавцы тоже улучшили свои показатели. А если в резюме указано, что за последний год вы трижды меняли работу, стоит пояснить, почему.

Не рассказывать о личной жизни и нерелевантном опыте. Работодателю необязательно знать, сколько у вас детей, какую музыку вы любите и как вы провели прошлые выходные. Информация о детях может быть полезна только в том случае, если вы откликаетесь на вакансию нянечки. А информация про музыку — если вы планируете стать диджеем или автором музыкального блога.

Также не нужно писать вообще про весь опыт, который у вас есть. Если вы десять лет назад работали официантом, а теперь устраиваетесь на позицию разработчика, о работе в ресторане стоит промолчать.

Ничего не доказывать. Часто соискатели в сопроводительных письмах пытаются себя «продать». И начинается:

• Работал со Сбером / Яндексом/ Илоном Маском / Папой Римским.
• Вы просто обязаны меня взять, лучшего сотрудника вам не найти.
• У меня опыт 20 лет — в пять раз больше, чем существует ваша компания.

Не забывайте, что рекрутер — это человек с конкретной проблемой. Ему все равно, как вы настраивали рекламу для других. Ему важно, как вы ему все настроите. Чтобы получить приглашение на собеседование, достаточно просто быть адекватным: показать, какие задачи компании вы решите и как именно это сделаете.

Избегать речевых штампов и полотна текста. Штампы = заезженные фразы, которые мало чем полезны, поэтому от них надо избавляться. Например, «Заранее благодарен за уделённое время»: кажется, что это вежливо, но на самом деле это просто надоевшая всем отписка.

Дальше показываю и разбираю пример плохого примера отклика на вакансию.