Гайды

Как завести корпоративную почту на своём домене

Настраиваем ящик в Яндекс.Почте и Mail.ru (VK)
Как завести корпоративную почту для бизнеса

Кому и зачем необходима корпоративная почта

Корпоративная почта — это адрес email, прикреплённый к домену компании. После имени ящика и значка @ следует адрес сайта компании. Выглядит это как yourname@companyname.com. 

К числу основных задач, решаемых за счёт корпоративной почты, можно отнести следующие: 

Обеспечение доверия к бренду. Письмо с корпоративного адреса вызывает больше доверия к отправителю. Получатель видит, что ему пишут представители бренда. С личной почты может написать кто угодно, в том числе и мошенники. 

Отправка массовых рассылок. Если отправлять массовые рассылки с личного адреса, то письма могут попасть в спам или вообще не дойти до адресата. Использование корпоративного адреса для рассылок улучшает доставляемость и уменьшают вероятность блокировки со стороны почтовых сервисов.

Удобное распределение почты. При использовании корпоративной почты можно создать отдельный адрес для каждого ответственного сотрудника или отдела. Например, support@companyname.com, salesdepartment@companyname.com. Вместо того чтобы попадать в один общий ящик, письма сразу будут отправляться по назначению. 

Организация внутренних коммуникаций. При использовании мессенджеров или личных email-адресов часть важной рабочей переписки может затеряться среди прочих сообщений. В корпоративную почту приходят только письма, касающиеся работы. Кроме того, сервисы корпоративной почты нередко предлагают дополнительные преимущества: отправка больших файлов, настройки обработки писем, сохранение архива сообщений. 

Ещё один важный момент касается режима работы и отдыха. Сотрудники используют корпоративную почту на рабочем месте. Соответственно после завершения трудового дня люди полноценно отдыхают. Рабочие вопросы в личной переписке их беспокоить не будут. Чем лучше сотрудник отдохнёт, тем более продуктивным он будет в работе. 

Из перечисленных задач следует, что корпоративная почта полезна тем, кто: 

  • общается с людьми от лица бренда; 
  • отправляет массовые рассылки; 
  • желает навести порядок в рабочих переписках; 
  • хочет оптимизировать внутренние коммуникации.

Где создать корпоративную почту

Создать корпоративную почту можно на своём сервере или в специальном сервисе. При использовании собственного сервера потребуется привлечение специалистов для настройки и последующей поддержки корректной работы. Такой вариант обойдётся дороже и займёт больше времени. 

Намного легче сделать корпоративную почту в сервисе. Среди отечественных решений можно использовать Mail.ru либо Яндекс. Сравните функционал, тарифы и условия, чтобы найти наиболее оптимальное решение.

Корпоративная почта в Яндекс 360

Корпоративная почта является элементом бизнес-платформы Яндекс360. Интерфейс почти не отличается от типового почтового ящика, поэтому обучать сотрудников дополнительно не потребуется. С переходом с иной платформы проблем не возникнет: можно легко перенести данные из Google Workspace, Microsoft 365 и других сервисов.

Интерфейс почты Яндекс360

При использовании корпоративной почты Яндекса можно создавать неограниченное количество адресов для сотрудников на своём домене. 

 Функционал почты включает: 

  • управление доступами сотрудников; 
  • сохранение архивов переписки; 
  • наличие веб-версии и мобильного приложения; 
  • возможность персонализации в оформлении; 
  • наличие адресной книги и списка рассылок; 
  • неограниченные вложения; 
  • облачное хранилище для каждого пользователя;
  • встроенный переводчик и подсказчик; 
  • поддержка 24/7 и персональный менеджер. 

Дополнительно нужно отметить повышенную безопасность. Все письма хранятся в нескольких копиях в разных дата-центрах на территории России и ежедневно автоматически создаются копии. Вход в сервис защищает Яндекс ID, а система фильтров проверяет все входящие на вирусы и спам. 

Стоимость корпоративной почты Яндекс 360 зависит от выбранного тарифа и количества пользователей. На базовом тарифе оплата за одного пользователя составит 249 рублей в месяц.

Тарифы корпоративной почты Яндекса

VK WorkMail

Корпоративная почта от Mail.ru входит в состав продуктов VK WorkSpace. Здесь пользователя ждёт обычный интерфейс, как в почтовом ящике mail.ru. Можно запустить почту с нуля или перенести данные с иной платформы. 

Интерфейс почты VK WorkMail

Максимальное количество создаваемых адресов на одном домене — 5 000. Но лимит можно расширить. 

Функционал корпоративной почты VK WorkMail включает: 

  • настройки работы с письмами — группировка, создание фильтров, совместная работа; 
  • календарь с настройкой уведомлений о важных событиях; 
  • адресная книга с настройкой списка контактов; 
  • аудио- и видеозвонки в почте или через календарь; 
  • индивидуальное оформление; 
  • настройка прав доступа и условий использования; 
  • файловое хранилище до 100 Гб.

Все письма и вложения хранятся на двух разных серверах — оригиналы и копии. Почта доступна с любого устройства. 

Относительно стоимости у почты от Mail.ru есть значимое преимущество в виде бесплатного тарифа. Можно потестировать базовую версию, чтобы принять решение. Платные решения обеспечивают доступ ко всем продуктам платформы и даёт большую гибкость в управлении. Стоимость зависит от количества пользователей и составляет от 3 190 рублей в месяц. 

Тарифы почты VK WorkMail

Как создать корпоративную почту

Рассмотрим, как создать корпоративную почту VK WorkMail. При выборе одного сервиса общий алгоритм будет похожим. Как правило, сначала нужно подтвердить права на домен, а затем выполнить ряд технических настроек. 

Итак, чтобы создать корпоративную почту в VK WorkMail, перейдите на платформу и зарегистрируйтесь. При регистрации вам будет предложено создать личный почтовый ящик, который понадобится для подтверждения. При наличии аккаунта Mail.ru войдите в него и откройте страницу VK WorkMail. Также можно авторизоваться на платформе через аккаунт «ВКонтакте». 

Подключение email от VK WorkMail

После авторизации кликните на кнопку «Подключить» на первом экране или возле выбранного тарифа. В открывшемся окошке нужно указать доменное имя, согласиться с условиями и кликнуть «Создать проект». 

Создание аккаунта VK WorkMail

Важно! Вам необязательно иметь свой сайт, чтобы сделать корпоративную почту. Нужно просто зарегистрировать домен и использовать его без сайта. 

Для создания корпоративной почты необходимо подтвердить права на использование домена и выполнить техническую настройку.

Как подтвердить право на домен

В VK WorkMail подтвердить права на домен можно несколькими способами. 

Способ первый — проверка DNS-записи: для тех, у кого имеется домен без сайта.

У разных хостингов процесс может несколько отличаться. Подробные инструкции можно поискать в справке либо уточнить у техподдержки. Рассмотрим, как добавить DNS-запись через хостинг Beget: 

  1. Скопируйте код, предложенный Mail.ru. 
Код от Mail.ru
  1. В кабинете Beget войдите в раздел управления DNS. 
DNS
  1. Возле домена кликните на изображение карандаша, чтобы начать редактирование. 
Начало редактирования DNS-записи
  1. Кликните на «Добавить запись».
Добавление записи DNS
  1. Выберите пункт «TXT».
Формат DNS-записи
  1. Вставьте и сохраните код. 
Вставка кода DNS-записи

Спустя 15-30 минут обновятся DNS-записи и вам останется только кликнуть на кнопку «Подтвердить».

Способ второй — перенос DNS-записей: для тех, у кого есть домен без сайта.

Рассмотрим процесс для хостинга REG.RU. Вот что нужно сделать: 

  1. Откройте раздел «Домены», выберите домен и кликните на троеточие. 
Выбор домена

Выбрав «DNS-серверы», кликайте на «Изменить». 

Переход к изменению DNS-серверов
  1. Откройте «Свой список DNS-серверов».
Перечень DNS-серверов
  1. Скопируйте из Mail.ru первичный DNS-сервер. 
DNS-сервера от Mail.ru
  1. Добавьте скопированный код в первую строку. 
  2. Скопируйте в Mail.ru вторичный DNS-сервер и добавьте его во вторую строку. Кликните на «Продолжить». 
  3. Согласитесь с запросом на изменение DNS.
Изменение DNS-серверов

Дождитесь, пока записи обновятся и подтвердите.  

Способ третий — добавление метатега: для тех, у кого есть сайт и доступ к панели управления. 

Первым делом скопируйте код от Mail.ru. Далее этот код добавьте в код сайта перед закрывающим тегом </head>. Для сайта, созданного на CMS, тег можно найти в панели управления. У самописных сайтов тег обычно расположен в файле index.html. Рассмотрим процесс для CMS WordPress. 

  1. Скопируйте код.
Код от Mail.ru
  1. Выберите в меню «Внешний вид — Редактор тем». В разделе «Файлы темы» в правой части страницы выберите файл «Заголовок» или «header.php».
Выбор header.php
  1. Найдите тег </head> и добавьте перед ним код.
Тег
  1. Кликните на «Обновить файл». 

Далее вернитесь на платформу Mail.ru и кликните «Подтвердить». 

Способ четвёртый — загрузка HTML-файла: для тех, у кого есть сайт и доступ к хостингу. 

При выборе этого способа скачайте на компьютер файл, предложенный Mail.ru. Далее загрузите его в корневую папку сайта в личном кабинете хостинга через файловый менеджер. Вот как выглядит процесс у Beget: 

  1. Скачайте HTML-файл. 
Загрузка HTML-файла
  1. Через «Файловый менеджер» откройте папку с названием сайта и найдите папку «public_html». 
Переход к папке с кодом
  1. Вставьте в папку ранее загруженный файл через функцию загрузки.  
Добавление HTML-файла
  1. Кликните на «Загрузка». 
Загрузка HTML-файла в код
  1. Перейдите по ссылке из инструкции Mail.ru и если увидите строчку текста, значит, что всё получилось. 
Подтверждение загрузки
  1. Перейдите на платформу Mail.ru и нажмите на «Подтвердить». 
Подтверждение домена

После этого ваш домен будет подтверждён и можно переходить к другим настройкам. 

Как настроить MX-запись

После подтверждения домена платформа предложит настроить MX запись. Эта запись требуется для начала работы корпоративного почтового ящика, поскольку она указывает на сервер, обрабатывающий почту. 

Рассмотрим процесс настройки MX-записи на masterhost.ru согласно инструкции Mail.ru: 

  1. Авторизуйтесь в «Личном кабинете» на сайте masterhost.ru. 
Авторизация в хостинге
  1. Перейдите к услугам в разделе «DNS-зоны».
Переход к услугам раздела DNS
  1. Кликните на домен, для которого нужно добавить MX-запись. 
Выбор домена для MX-записи
  1. Удалите все прежние MX-записи и перейдите по ссылке «Добавить новую запись». 
Добавление новой записи
  1. Для настройки новой MX-записи укажите такие параметры: 
  • Имя: @
  • Тип: MX
  • MX preference: 10
  • Значение: emx.mail.ru.
Настройка MX-записи
  1. Сохраните настройки. 

Через несколько часов MX-запись обновится. Письмо об окончании проверки придёт на email, указанный при регистрации в хостинге. Также статус проверки обновится в кабинете VK WorkSpace. 

Как настроить SPF-запись

SPF-запись защищает от подделки домена. Без неё письма уйдут в спам, поскольку этот элемент указывает на используемые сервера и правила обработки писем. Вот как настроить SPF-запись на masterhost.ru: 

  1. Войдите в «Личный кабинет» на сайте masterhost.ru.
Вход в кабинет хостинга
  1. Откройте «Услуги» в разделе «DNS-зоны». 
  2. Кликните на название настраиваемого домена. 
  3. После открытия новой страницы перейдите к добавлению новой записи.  
  4. Укажите такие параметры: 
  • Поддомен: @
  • Тип: TXT
  • Значение: v=spf1 redirect=_spf.mail.ru
Настройка SPF-записи
  1. Сохраните настройки. 

После добавления SPF-записи переходите к следующему этапу. 

Как настроить DKIM-подпись

Наличие DKIM-подписи необходимо, чтобы подтвердить реальность адреса отправителя. Также эта запись влияет на повышение доставляемости, поскольку сервер получателя автоматически её проверяет и принимает решение о приёме входящих. 

Рассмотрим, как установить собственную DKIM-подпись для писем с вашего домена. Потребуется настроить новую TXT-запись. Вот как сделать это на Beget: 

  1. В разделе «Данные» на Mail.ru скопируйте код. 
Код DKIM-подписи от Mail.ru
  1. Перейдите в панель настройки DNS вашего домена. В разделе «Быстрое добавление» укажите поддомен _domainkey. Выберите тип — TXT. Впишите данные — o=~. Кликните «Добавить».
Добавление DKIM-подписи
  1. Создайте ещё один поддомен — mailru._domainkey. Также укажите тип — TXT. В поле «data» укажите данные, которые скопировали ранее. Кликните «Добавить». 
Настройка DKIM-подписи

Учтите, что настроить DKIM-подпись можно только после того, как будут правильно настроены MX-записи. 

На этом техническая настройка корпоративной почты завершена. Можно переходить к подготовке ящика для работы.

Как настроить корпоративную почту

Чтобы корпоративная почта заработала в полную силу, нужно добавить пользователей. 

Как добавить новых пользователей

В меню с левой стороны найдите раздел «Пользователи» и кликните на «Создать». 

Добавление пользователей

Далее напишите имя и фамилию сотрудника. Добавьте адрес почты, который будет использовать этот сотрудник и придумайте пароль. 

Создание учётной записи сотрудника

Нажмите «Создать» и почтовый ящик готов. Теперь добавленный сотрудник сможет войти в свой ящик с указанным адресом и паролем. 

Как добавить администраторов

Откройте раздел «Администраторы» и кликните на «Добавить».

Добавление администраторов

Начните вводить email пользователя и выберите нужное из предложенного списка. Выберите тип доступа: 

  • Владелец. Доступен весь функционал, включая управление администраторами. 
  • Администратор. Доступны все функции, кроме редактирования состава администраторов. 
  • Администратор групп. Может управлять рассылками в доступных группах. 
Настройка прав доступа

Выбранному пользователю нужно сообщить о назначении его администратором. Нажмите на «Выслать приглашение», чтобы пользователь мог принять назначение. 

Как добавить отделы

Создать отделы можно в разделе «Структура компании». Можно выбрать название из предложенных вариантов или указать собственное. 

  1. Кликните на «Добавить отдел». 
Добавление отделов
  1. Напишите название отдела, укажите его расположение и адрес корпоративной почты. Нажмите на «Добавить». 
Создание нового отдела
  1. Для добавления в отдел конкретных сотрудников нажмите на значок пользователя и выберите нужных людей из списка. 
Выбор пользователей
  1. Выбрав пользователя, укажите его позицию — сотрудник или руководитель. Нажмите на «Добавить».
Указание позиции сотрудника
  1. Укажите дополнительные данные в профиле пользователя нажмите на «Сохранить». 
Заполнение профиля сотрудника

Всё. Ваша корпоративная почта готова к использованию. Для отправки массовых рассылок удобно корпоративную почту сразу подключить к сервису email-рассылок. Это позволит не только рассылать письма, но и обеспечить дополнительные возможности. Например, при подключении к Unisender можно создавать письма по шаблонам и с нуля, рассылать неограниченное число писем, запускать автоматические рассылки, собирать базу контактов, просматривать аналитику, создавать чат-ботов и лендинги.

Создание корпоративной почты: главное

  • Корпоративная почта полезна тем, кто делает массовые рассылки и хочет эффективно управлять рабочими коммуникациями. 
  • Быстрее и легче создавать почту на специальных платформах вроде Яндекс360 VK WorkSpace. При выборе стоит обратить внимание на функционал и стоимость. 
  • Алгоритм запуска почты на различных платформах схож: подтвердить права на домен, настроить MX- и SPF-записи, DKIM-подпись.
  • Для начала использования корпоративной почты добавьте пользователей и администраторов. Если нужно, то создайте отделы. 
  • Для запуска почтовых рассылок от лица компании можно подключить корпоративную почту к сервису email-рассылок.