Как завести корпоративную почту на своём домене

Что такое корпоративная электронная почта

Это почта на домене вашей компании. Например, у нас в UniSender есть email pr@unisender.com, это и есть корпоративная почта. Ящик на корпоративном домене можно выдать любому сотруднику компании.

Почему вести рассылки лучше с корпоративной почты

Если вы отправляете email-рассылки, в качестве адреса отправителя вам нужен адрес на домене. Не рекомендуем использовать ящики на бесплатных почтовых доменах вроде @gmail.com или @yandex.ru.

В UniSender с такого адреса можно отправить на список до 50 адресов. Высока вероятность попадания в спам. Некоторые почтовые сервисы запрещают отправку писем с публичных доменов.

Решение — создать корпоративную почту. Её преимущества:

• Почта на собственном домене — вам доступны красивые корпоративные адреса.
• Легко управлять ящиками внутри домена.
• Выше вероятность попадания рассылок во «Входящие» (а не в спам).

Сколько стоит корпоративная почта

Некоторые хостинги предоставляют бесплатную почту после покупки домена. Яндекс и Mail.ru также предоставляют корпоративную почту бесплатно, достаточно просто подключить домен. Почта Gmail платная – от $5,40 за пользователя в месяц.

Какой почтовый сервис выбрать

Расскажем о трёх самых популярных.

Mail.ru. Входит в состав платформы Mail.ru для бизнеса. Сервис бесплатный. Можно создать до 5000 почтовых ящиков с неограниченным размером и защитой от вирусов и спама.

Вам доступны:

• календарь;
• инструменты для редактирования документов;
• мессенджер;
• интеграция с облачными хранилищами;
• мобильные приложения для iOS и Android.

Яндекс. Используем сервис Яндекс.Коннект. Можно зарегистрировать до 1000 ящиков с неограниченным объёмом бесплатно.

Вам доступны:

• защита от спама и вирусов;
• 10 ГБ дискового пространства для каждого пользователя;
• мессенджер с веб-версией и приложениями для Windows, Mac, Android и iOS;
• календарь;
• сервис для управления задачами и проектами организации;
• сервис для создания собственной базы знаний.

Gmail. Часть пакета инструментов G Suite. Сервис платный, оплачивается каждый добавленный пользователь. Первые 14 дней бесплатно.

Вам доступны:

• голосовой и видеочаты;
• календарь;
• сервисы для совместной работы с документами;
• облачное хранилище;
• приложения для iOS и Android.

Выбрали сервис — идём дальше.

5 шагов к созданию корпоративной почты

Почту надо не только завести, но и настроить. Чтобы без проблем отправлять и получать письма, не попадать в спам и иметь высокий рейтинг отправителя.

Шаг 1. Подтверждение домена

Сначала подтвердим, что домен принадлежит вам. О способах расскажем ниже.

Шаг 2. Добавление MX-записи

MX-записи указывают на серверы, обрабатывающие почту. На всякий убедитесь, что нет MX-записей, созданных раньше. Они будут конфликтовать.

Шаг 3. Добавление SPF-записи

SPF определяет список серверов, которые могут отправлять почту от имени домена. И снижает вероятность попасть в спам.

Шаг 4. Добавление DKIM-подписи

С помощью DKIM серверы-получатели проверяют, что письмо пришло от реального отправителя. DKIM повышает вероятность попадания писем во входящие.

Шаг 5. Добавление пользователей

Добавив все записи, можно создавать почтовые ящики, прописывать логины и пароли.

Что понадобится

Нам понадобится домен, который мы будем подключать к почте.

Регистрируем домен на сайте reg.ru.

Теперь нам нужен доступ к DNS-панели домена. Заходим в панель управления хостингом. В нашем случае записи делегированы на хостинг reg.ru с панелью управления ISPManager 5 (это один из вариантов панели управления на хостинге, можно выбрать любую другую).

Для доступа к записям заходим в раздел «Доменные имена» и нажимаем на кнопку «Записи» для выбранного домена.

Тут можно создать, изменять и удалять записи с помощью кнопок.

С теорией все. Перейдем к практике.

Создание корпоративной почты на Mail.ru

Для регистрации корпоративной почты нам понадобится обычный почтовый ящик на Mail.ru. Мы создали отдельный и авторизовались в нём. Подключаем домен на бесплатной платформе Mail.ru для бизнеса. Вводим наш домен в поле и нажимаем кнопку «Подключить».

Дальше проходим все пять шагов:

1. Подтверждение домена
2. Настройка MX-записи
3. Добавление SPF-записи
4. Добавление DKIM-подписи
5. Добавление нового пользователя

Подтверждаем домен на Mail.ru

После того, как вы ввели свой домен в поле и нажали кнопку, появляется страница подтверждения домена. На ней вам надо подтвердить, что это и правда ваш домен и вы можете с него вести рассылки. Страница выглядит так.

Вы видите, что есть 4 способа подтверждения.

• Способ 1. DNS-проверка;
• Способ 2. HTML-файл;
• Способ 3. Мета-тег;
• Способ 4. Перенос DNS.

Сейчас расскажем о каждом из них по порядку.

Способ 1 подходит, даже если у вас нет сайта или доступа к его редактированию, но понадобится доступ к редактированию записей DNS. Это простой вариант, достаточно будет добавить одну запись и дождаться обновления.

Способами 2 или 3 можно воспользоваться в случае, если сайт у вас есть и вы можете создавать и изменять файлы в нём.

Для способа 4 наличие сайта не обязательно, нужен доступ к DNS-зонам домена. После переноса DNS-записей на сервера Mail.ru, можно будет сразу же добавить записи MX, SPF, DKIM для почты Mail.ru в один клик и переходить к добавлению пользователей. Несмотря на простоту этого способа, выбирайте его только в том случае, если точно уверены, что готовы перенести DNS с вашего предыдущего хостинга и сможете внести изменения в DNS-записи в случае возникновения проблем.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Способ 1. DNS-проверка

При выборе этого пункта Mail.ru выдаёт на текущей странице запись, которую нужно добавить на панели управления DNS.

Переходим в панель управления DNS, которая в нашем примере находится на хостинге reg.ru, создаём запись. Заполняем данные: имя – @, тип – TXT, значение копируем и вставляем из Mail.ru, нажимаем OK.

Возвращаемся на Mail.ru и кликаем на «Подтвердить». Иногда требуется от нескольких минут до нескольких часов для обновления DNS, поэтому, если подтверждение не проходит сразу, повторите проверку через некоторое время. Если записи в порядке, получим такое уведомление.

Переходим к этапу настройки MX.

Способ 2. HTML-файл

Файл содержит код подтверждения, благодаря которому Mail.ru сможет убедиться, что сайт действительно принадлежит вам. Скачиваем сгенерированный файл по ссылке.

Переходим на панели управления хостинга в «Менеджер файлов», заходим внутрь папки «www/lionnet.org». Здесь нажимаем на кнопку «Закачать», выбираем файл, который мы уже скачали с Mail.ru.

Для проверки, что файл в нужном месте, переходим по ссылке, которую выдал Mail.ru.

Идём по ссылке. Файл на месте.

Возвращаемся на Mail.ru, жмём «Подтвердить».

Переходим к этапу настройки MX.

Способ 3. Мета-тег

Наличие этого тега внутри главной страницы сайта подтвердит, что сайт принадлежит вам. Копируем из Mail.ru тег.

Переходим в панель управления хостинга. Находим файл index.html и редактируем его.

Находим в коде закрывающий тег </head>, перед ним вставляем скопированный ранее мета-тег.

Возвращаемся на Mail.ru, нажимаем «Подтвердить».

Переходим к этапу настройки MX.

Способ 4. Перенос DNS

Для этого варианта необходимо будет указать DNS-серверы. Mail.ru выдаёт две записи, которые нужно будет перенести.

На reg.ru доступ к этим записям можно получить, кликнув на логин в правом верхнем углу и на кнопку «Мои домены». Выделяем сервер, нажимаем на «Изменить DNS».

Копируем и вставляем NS-записи из Mail.ru, нажимаем на кнопку «Изменить».

Возвращаемся на Mail.ru, кликаем на кнопку «Подтвердить». Если данные уже обновились, попадаем на панель управления (требуется время, пока DNS-записи обновятся). Если будут найдены ошибки в DNS, Mail.ru покажет уведомление на красном фоне. Жмём на «Исправить записи».

После исправления увидим такие статусы.

DNS-записи для Mail.ru добавлены автоматически. Мы планируем отправлять рассылки не только через Mail.ru, но и через UniSender, поэтому нужно внести изменения в запись spf1. Для этого на панели слева переходим в раздел «DNS-хостинг».

Находим запись, которая начинается с v=spf1, кликаем на «изменить»

Добавляем сервер UniSender, в итоге запись выглядит так.

v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.unisender.com ~all

Остальные записи Юнисендера получаем в личном кабинете UniSender и добавляем согласно инструкции.

Так как записи MX, SPF, DKIM уже добавлены автоматически, пропускаем следующие шаги по их настройке и переходим к добавлению пользователей.

MX-запись на Mail.ru

Создаём на DNS-панели новую запись. Вводим параметры: имя – @, тип – MX, домен – emx.mail.ru. (с точкой в конце), приоритет – 10. Сохраняем.

Идём на Mail.ru в раздел «Почта» – «Состояние сервера» и жмём на кнопку «Проверить сейчас».

В случае успешной проверки отобразится такой текст.

Для обновления записей нужно некоторое время, иногда несколько часов. Поэтому, если проверка не сразу показывает успех просто подождите некоторое время и повторите позже.

SPF-запись Mail.ru

Возвращаемся к DNS-панели и смотрим, есть ли TXT-запись, которая начинается с v=spf1. Если есть, нужно отредактировать её, добавив в конце перед ~all (возможно -all или похожей) запись include:_spf.mail.ru.

Если записи нет – создайте новую с параметрами: имя – @, тип – TXT, значение – v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all. Так как мы планируем использовать для рассылок не только Mail.ru, но и UniSender, добавим ещё запись include:spf.unisender.com, после чего полная запись будет выглядеть как

v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.unisender.com ~all

DKIM-подпись Mail.ru

Копируем ключ DKIM из поля «Данные» на Mail.ru.

Далее создаём новую запись в DNS-панели. Имя – mailru._domainkey, тип записи – TXT, а в поле «Значение» вставляем скопированный ключ.

Снова возвращаемся на Mail.ru, жмём «Проверить все записи».

Если записи внесены верно и обновились, отобразятся статусы, подтверждающие, что записи корректны.

Добавление пользователей на Mail.ru

Теперь мы можем добавить пользователей в нашу почту. Для этого на панели слева переходим к разделу «Пользователи» и кликаем «Добавить».

Заполняем данные. Пароль можно сгенерировать или вписать свой, нажимаем «Создать».

Новый пользователь создан. Войти в почту можно, используя обычную авторизацию Mail.ru (нужно указывать полный адрес pfedorov@lionnet.org) или по ссылке https://biz.mail.ru/login/lionnet.org. В этом случае достаточно указать логин.

Готово.

Создание корпоративной почты на Яндексе

Корпоративная почта Яндекса, так же как и Mail.Ru, бесплатна. Переходим на сервис Яндекс.Коннект, нажимаем «Попробовать».

Авторизуемся в почтовом ящике Яндекса (можно создать новый), вводим название организации и нажимаем на кнопку «Подключить».

После добавления Яндекс предлагает подписаться на их новости и пригласить в организацию сотрудников. Эти шаги можно пропустить. 

Открывается страница с сервисами Яндекс.Коннекта. Нам нужна «Админка», кликаем сюда.

В меню слева выбираем «Домены».

Нажимаем «Добавить домен».

Вводим домен и нажимаем «Добавить».

Дальше проходим все пять шагов:

• Подтверждение домена.
• Настройка MX-записи.
• Добавление SPF-записи.
• Добавление DKIM-подписи.
• Добавление нового пользователя.

Подтверждение домена на Яндексе

После добавление домена Яндекс предлагает подтвердить, что он принадлежит нам.

Подтвердить можно одним из четырёх способов.

• Способ 1. Добавление мета-тега на главную страницу сайта;
• Способ 2. Добавление HTML-файла;
• Способ 3. Настройка DNS-записи;
• Способ 4. Проверка через WHOIS – нужно подтвердить email, который указан как контактный для вашего домена. Этот способ не подходит для доменов в зоне .ru, .рф, так как регистраторы не раскрывают контактный адрес для таких доменов. Его мы не будем описывать.

Рассмотрим первые три варианта.

Теперь более подробно о каждом из способов.

Способ 1. Мета-тег.

Копируем мета-тег, который выдал нам Яндекс.

Идём на панель управления хостинга, в раздел «Главное» – «Менеджер файлов», заходим внутрь папки «www/lionnet.website». Выделяем файл index.html и нажимаем «Изменить».

 В разделе head вставляем скопированный мета-тег, сохраняем.

Возвращаемся на Яндекс, кликаем на кнопку «Проверить». Если всё ок, статус домена изменится.

Следующий шаг – настройка MX.

Способ 2. HTML-файл.

Яндекс предоставляет данные с именем файла и текстом для подтверждения, такой файл нужно добавить в корень вашего сайта.

Переходим на панель управления хостинга, раздел «Главное» – «Менеджер файлов», заходим внутрь папки «www/lionnet.website».

Здесь нажимаем кнопку «Создать» на панели инструментов, вводим имя файла с расширением .html.

Переходим к редактированию файла и вставляем текст из Яндекса, сохраняем.

Для проверки в адресной строке браузера вводим путь к файлу на сайте (после домена lionnet.website/ прописываем имя файла). Файл на месте.

Идём на Яндекс, кликаем на кнопку «Проверить». Если мы все сделали правильно, статус домена изменится.

Следующий шаг – настройка MX.

Способ 3. DNS-проверка.

Копируем запись, которую выдал нам Яндекс.

Переходим к панели управления DNS. Создаём запись, имя – @, тип – TXT, значение вставляем. Сохраняем.

Возвращаемся на Яндекс, нажимаем на «Проверить». Для обновления DNS требуется время (до 72-х часов), поэтому в случае неудачной проверки пробуем повторить позже. После подтверждения статус домена изменится.

Следующий шаг – настройка MX.

MX-запись Яндекса

Переходим к DNS-панели, смотрим записи. Если записи MX уже есть, удаляем их и создаём новую. Имя – @, тип – MX, домен – mx.yandex.net. (в конце записи точка), приоритет – 10. Сохраняем.

Возвращаемся к в раздел «Домены» Яндекс.Коннекта, смотрим на статус возле нашего домена. 

Если видим ошибку «Нет MX-записи», повторяем проверку через несколько часов, для обновления записей нужно время. Если всё в порядке, увидим статус «Подтверждён».

SPF-запись Яндекса

Возвращаемся к DNS-панели и смотрим, есть ли TXT-запись, которая начинается с v=spf1 Если есть, нужно отредактировать её, добавив в конце перед ~all (возможно -all или похожей) запись include:_spf.yandex.net. Если записи нет – создайте новую с параметрами: имя – @, тип – TXT, значение – v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all. Так как мы планируем использовать для рассылок не только Яндекс, но и UniSender, добавим ещё запись include:spf.unisender.com. В итоге полная запись будет выглядеть так:

v=spf1 include:_spf.yandex.net include:spf.unisender.com ~all

DKIM-подпись Яндекса

Чтобы получить DKIM, идём в настройки почты, на вкладку «DKIM-подписи». Копируем запись.

Идём к DNS-панели, создаём новую запись. Имя – mail._domainkey, тип – TXT, значение вставляем из буфера.

Запись добавлена. В течение 72-х часов она обновится, и ваши письма, отправленные через Яндекс, будут подписываться DKIM-ключом.

Добавление почтового ящика на Яндексе

Переходим в «Админку» Яндекс.Коннекта, выбираем в меню слева «Все сотрудники». Здесь ищем внизу кнопку «Добавить», кликаем на неё и выбираем «Добавить сотрудника».

Вводим данные пользователя и нажимаем «Добавить».

Сотрудник добавлен.

Он может войти с помощью обычной авторизации через почту Яндекса (тогда в поле для логина нужно указать почту с доменом вида mail@lionnet.website) или по ссылке с доменом http://mail.yandex.ru/for/lionnet.website. В этом случае достаточно ввести логин, без @ и домена.

Создание корпоративной почты на Gmail

Корпоративная почта Gmail входит в набор облачных сервисов для бизнеса G Suite. В отличие от Mail.Ru и Яндекса, сервис платный. Но первые 14 дней предоставляется бесплатно для ознакомления с возможностями.

Чтобы создать новый аккаунт нажимаем на кнопку «Начать здесь», затем кнопку «Далее». Указываем название организации, количество сотрудников, страну, email. G Suite предлагает выбрать существующий домен или купить новый. У нас он уже есть, поэтому выбираем первый вариант.

Вводим домен.

На следующей странице вводим имя, фамилию. Затем у нас запрашивают имя пользователя и пароль для входа. Заполняем, нажимаем «Далее».

Соглашаемся с правилами G Suite, нажимаем кнопку «Принять и продолжить», выбираем тариф (я выбрал первый вариант – «Гибкий план»). Последняя страница этого этапа – страница «Проверка и оплата», вводим  данные: название компании, имя, адрес указать контактное лицо и номер телефона, email, а также выбрать способ оплаты. Мы выбрали оплату картой и ввели её данные. Наконец видим сообщение, что аккаунт создан.

Переходим к настройкам.

• Добавление нового пользователя
• Подтверждение домена
• Добавление MX-записи
• Добавление SPF-записи
• Добавление DKIM-подписи

Добавление пользователя на Gmail

G Suite предлагает добавить нового пользователя.

Вводим имя, фамилию и логин, нажимаем «Добавить».

Таким же образом можно добавить других пользователей. После того, как все адреса добавлены, отмечаем галочку и нажимаем «Далее».

Подтверждение домена на Gmail

Для завершения создания аккаунта G Suite на этой странице нам остаётся подтвердить право собственности на домен и настроить MX-записи. Это можно сделать одним из четырёх способов:

• Способ 1. Добавление TXT-записи. Нужен доступ DNS.
• Способ 2. Добавление MX-записи. Нужен доступ к DNS.
• Способ 3. Добавление тега <meta>. Нужен доступ к редактированию главной страницы сайта.
• Способ 4. Загрузка HTML-файла. Нужен доступ к редактированию файлов сайта.

После выбора варианта подтверждения домена можно перейти к настройке MX. Теперь о каждом из способов подробнее.

Способ 1. Добавление TXT-записи

Выбираем способ.

Отмечаем галочками первые два пункта.

Копируем текст из поля «Значение/ответ/назначение».

Переходим на панель DNS, создаём запись. Имя – @, тип – TXT, значение вставляем из буфера обмена, сохраняем.

Переходим к добавлению записей MX.

Способ 2. Добавление тега <meta>

Выбираем этот вариант.

Копируем мета-тег полностью. Эту запись теперь нужно разместить в коде главной страницы нашего сайта для подтверждения, что он принадлежит нам.

Переходим к хостингу. На панели управления выбираем «Менеджер файлов», заходим внутрь папки «www/lionnet.org», переходим к редактированию index.html. Находим закрывающие тег </head> и перед ним вставляем скопированный ранее код. Получается так:

Переходим к добавлению записей MX.

Способ 3. Добавление HTML-файла

Выбираем этот способ.

Кликаем на кнопку для скачивания файла, который содержит строку подтверждения.

Теперь скачанный HTML-файл нужно добавить на сайт.

Заходим в панель управления хостингом, раздел «Менеджер файлов» папка «www/lionnet.org». Нажимаем на кнопку «Закачать» на панели инструментов, выбираем наш файл.

Делаем проверку, перейдя по адресу, где после домена указано название файла. Убеждаемся, что он на месте.

Переходим к добавлению записей MX.

Способ 4. Добавление MX-записи для подтверждения домена

Выбираем способ.

Отмечаем первые две галочки.

Из раздела «Запись MX для подтверждения права собственности на домен» копируем значение полностью (с точкой в конце).

Идём на панель DNS. Смотрим, есть ли уже созданные записи MX. Если есть, удаляем их и создаём новую запись в DNS-панели. Имя – @, тип – MX, домен – вставляем скопированное значение, приоритет – 15. Сохраняем.

Запись MX для подтверждения домена создана. Переходим к добавлению остальных записей MX.

MX-записи Gmail

Переходим к панели DNS, создаём запись. Имя – @, тип – MX, домен – ASPMX.L.GOOGLE.COM. (ставим точку в конце), сохраняем.

Таким же образом создаём ещё четыре записи с параметрами из таблицы. Они нужны на тот случай, если основной сервер будет недоступен. В такой ситуации почта уйдёт на сервер со следующим наивысшим приоритетом (наивысшим приоритетом является самое меньшее число).

После того как мы всё настроили, прокликиваем оставшиеся галочки и нажимаем кнопку для подтверждения.

Запускается процесс подтверждения домена и настройки почты. Для обновления записей DNS может потребоваться некоторое время (до 72-х часов), в случае неудачной попытки можно повторить действие позже.

Если записи обновились и всё настроено корректно, мы попадаем на следующую страницу, выбираем тариф. Далее, авторизуемся с созданным ранее логином и паролем.

После успешной авторизации попадаем в консоль управления G Suite. Для перехода к почте в правом верхнем углу страницы кликаем на пиктограмму «Приложения Google», выбираем «Почта».

SPF-запись Gmail

Возвращаемся к DNS-панели и смотрим, есть ли TXT-запись, которая начинается с v=spf1. Если есть, нужно отредактировать её, добавив в конце перед ~all (возможно -all или похожей) запись include:_spf.google.com. Если записи нет – создайте новую с параметрами: имя – @, тип – TXT, значение – v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Так как мы планируем использовать для рассылок не только Gmail, но и UniSender, добавим ещё запись include:spf.unisender.com, в итоге полная запись будет выглядеть так:

v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.unisender.com ~all

DKIM-подпись Gmail

Возвращаемся на консоль управления. Переходим по разделам Приложения -> G Suite -> Gmail -> Аутентификация электронной почты. Выбираем наш домен и кликаем на «Создание новой записи», открывается окно, длину ключа и префикс оставляем по умолчанию, нажимаем «Создать».

Google генерирует ключ, копируем его. Также нам понадобится название хоста.

В DNS-панели создаём запись. Имя – google._domainkey (будет создана запись для поддомена), тип – TXT, значение вставляем и сохраняем.

Возвращаемся на страницу настроек Gmail, кликаем на кнопку.

Записи проверяются (для обновления требуется до 48 часов). Если всё ок – здесь же увидим статус успешной проверки.

Настройка почты Gmail завершена.

Обновлено 31 марта 2020.