Характеристика на сотрудника с места работы: когда нужна и как составить

Когда специалист переходит на новую работу, получает повышение или награду, может потребоваться характеристика от руководителя. Вместе с наставником по трудоустройству Светланой Сонич разберемся, что такое характеристика с работы по месту требования, дадим образец документа и расскажем, как составить текст. В этой статье эксперт поделилась рекомендациями для руководителей и сотрудников.

Когда требуется характеристика на сотрудника

Характеристика с места работы ― официальный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности, а также личных и профессиональных качествах сотрудника.

Она может потребоваться:

• при переходе на другую должность или в другое подразделение в пределах компании;
• при награждении или повышении;
• при устройстве на новую работу;
• при выдаче кредита;
• при получении визы;
• по требованию военкомата или органов опеки.

Обычно характеристику на сотрудника составляет HR-специалист или руководитель. Но даже в первом случае её пишут на основе мнения работодателя, который, как правило, более тесно общается с членами команды.

Важно: у характеристики с места работы нет срока действия, но она должна быть актуальной. Например, если документ выдали пять лет назад, а человек на тот момент уже поменял должность и функционал, смысла в нем может не быть. За исключением случаев, когда специалист долго не работал в сфере и решил вернуться. Тогда старая характеристика может быть уместна, потому что выступит подтверждением знаний и навыков в нужной области.

Как составить характеристику: план и образец

Характеристику на сотрудника составляют в деловом стиле на официальном бланке компании.

Требования к форме и содержанию характеристики работодатель определяет самостоятельно, главное, чтобы она была достоверной. Вот примерный план, который поможет её составить.

Оформите шапку с реквизитами компании. Если есть, можно взять готовый бланк или просто прописать название компании, ИНН, юридический и фактический адреса, ФИО работодателя в правом верхнем углу листа.

Пропишите заголовок по центру. Укажите, на кого характеристика.

Опишите трудовую деятельность работника: дату приема на работу, конкретные обязанности, которые выполняет человек, и достижения, если есть. Ключевой акцент стоит сделать на пункты, соответствующие целям характеристики, ― для новой работы, награды и пр. Например, расскажите, во сколько раз решения специалиста помогли увеличить прибыль компании.

Укажите значимые личностные качества. При этом, опять же, отталкивайтесь от того, для чего нужна характеристика, и опишите именно эти моменты. Например, если специалист переходит в отдел коммуникаций с клиентами, расскажите, как навыки общения помогли ему добиться успехов на текущей должности.

Сделайте вывод в заключении, которое также должно соответствовать целям характеристики. Допустим, если документ нужен, чтобы сотруднику дали повышение, напишите, что рекомендуете его кандидатуру для новой должности.

Заверьте документ подписью руководителя, поставьте дату и печать.

Универсальная характеристика на сотрудника может выглядеть так:

Этот образец доступен по ссылке. Вы можете скопировать его и откорректировать в зависимости от цели.

Какие фразы можно использовать в тексте

В характеристике важно использовать конкретные формулировки ― объяснить, в чем именно хорош сотрудник. Но есть и набор универсальных фраз, которые можно адаптировать под ситуацию. Например:

• обладает отличными коммуникативными навыками, умеет выстраивать взаимоотношения в команде, быстро занимает лидирующую позицию;
• демонстрирует высокую степень активности или ответственности;
• помог компании добиться / уменьшил / увеличил (конкретный результат);
• работа с ним характеризуется профессионализмом и надежностью;
• быстро усваивает новую информацию и адаптируется к изменениям;
• проявляет инициативу и стремление к саморазвитию;
• творчески подходит к решению задач;
• отличается высоким уровнем организованности и внимательностью к деталям;
• умеет находить оптимальные решения проблем и справляться со сложными ситуациями;
• зарекомендовал себя как надежный и порядочный человек;
• его трудолюбие и преданность делу служат примером для команды.

Эти фразы можно использовать в тексте, если характеристика на сотрудника положительная. Но бывают случаи, когда руководитель не может дать такую характеристику, потому что сотрудник проявил себя с другой стороны.

В характеристиках под конкретный запрос тоже можно использовать шаблонные фразы. Для удобства собрали примеры в таблице.

Распространенные ошибки при составлении характеристики

При составлении характеристики на сотрудника руководитель или HR-специалист нередко может ошибаться. Светлана Сонич рассказала, какие ошибки чаще всего встречаются в текстах.

Неверные факты: даты работы, название должности. Причем шансы написать что-то неправильно выше, если в компании работают однофамильцы. Даже если сотрудников много, стоит тщательно проверить информацию, чтобы потом документ не пришлось переделывать.

Обтекаемые фразы. Несмотря на то, что при написании текста можно пользоваться универсальным формулировками, стоит адаптировать их под конкретные достижения, навыки сотрудника и ситуацию. Например, «хороший коллега» — фраза ни о чем, лучше развернуть: «умеет выстраивать отношения в коллективе и пользуется уважением коллег».

Неделовой формат. Творческое эссе, стихотворная форма (как и отсутствие реквизитов организации) в характеристике не к месту, так как это официальный документ.

Затянутость и отсутствие структуры. Лишние детали и спутанные мысли неуместны в документе. Важно составить текст по плану с указанием конкретных фактов, подходящих под запрос.

Что делать сотруднику, если потребовалась характеристика

Если вы ― сотрудник, которому потребовалась характеристика, обратитесь за ней к HR-специалисту или непосредственному руководителю. Назовите, для чего вам документ. Его должны предоставить в течение трех рабочих дней.

Чтобы сократить время на подготовку, можно предложить руководителю такой вариант: вы составите характеристику самостоятельно, а ему принесете на проверку и подпись. Скорее всего, в этом случае получится написать более конкретный текст, потому что деталей о себе вы знаете больше.

Также может случиться, что вы получите характеристику, которая вам не понравится. Тогда можно попросить изменить или убрать моменты, которые считаете недостоверными. Но будьте готовы, что работодатель не согласится вносить изменения.

Но как сами HR-специалисты и руководители подразделений относятся к рабочим характеристикам? Светлана опросила около 20 человек. По их мнению, этот документ ― формальность, на которую особо не обращают внимания при трудоустройстве. Возможно, отчасти это так, но всё же многое зависит от случая. Поэтому, если характеристика вам потребовалась ― лучше составить и подписать её.