И как преодолеть его последствия, чтобы повысить производительность (свою и команды)
Вы когда-нибудь замечали, что задача, которая могла быть выполнена за несколько часов, занимает у вас целый день или даже больше? Так происходит не потому, что вы ленивы или постоянно отвлекаетесь. Это проявление закона Паркинсона. Он выражается в том, что человек выполняет задачу медленнее, если знает о наличии достаточного времени. В статье разберу, как закон Паркинсона «ворует» наше время, и что делать, чтобы перехитрить его.
Закон Паркинсона — это принцип, который гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведённое для ее завершения». Для digital-специалистов это означает, что задачи и проекты могут занять больше времени, чем необходимо, если им дать избыточное время. В результате это приведёт к неэффективности и снижению производительности.
Впервые о принципе упомянул Сирил Норткот Паркинсон, британский военно-морской историк. В 1955 году он написал сатирическое эссе для The Economist. В его основе — история про женщину, которая тратит весь день на отправку открытки. Идеи Паркинсона основаны на наблюдениях за британской бюрократией — число сотрудников колониальных офисов росло, а задачи усложнялись для оправдания их присутствия. Позже он развил эту идею в книге Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress (саммари на английском языке).
Но закон Паркинсона касается не только бюрократии. Он может проявляться и в повседневной работе.
Закон Паркинсона не является научным принципом. Это просто наблюдение явления, которое испытали многие люди. Как впервые описал Паркинсон, этот закон может объяснить расширение организаций или бюрократии. Но он также может подтолкнуть к размышлениям о личной производительности.
Закон Паркинсона — следствие нескольких психологических и организационных механизмов. Вот почему мы бессознательно растягиваем задачи:
Отсутствие чётких границ. Когда сроки слишком свободные, мозг воспринимает задачу как несрочную и переключается на более актуальные дела. Без жёстких рамок мотивация снижается, а работа замедляется.
Иллюзия сложности. Чем больше времени выделено, тем значительнее кажется задача. Простое дело превращается в «масштабный проект». Кажется, что раз времени много, то надо сделать всё «идеально».
Эффект студента перед сессией. Люди склонны откладывать дела до момента, когда дедлайн становится ощутимым. Если на задачу отведено две недели, то зачастую активная работа начнётся только на тринадцатый день.
Бюрократическая инерция (даже в личных задачах). Если есть лишнее время, то появляются «промежуточные действия». К примеру, дополнительные проверки, ненужные усложнения, обсуждения без цели.
Страх перед «пустым» временем. Многие боятся завершить дело раньше срока. Вдруг руководитель решит, что работа слишком лёгкая или придётся брать новую задачу? Проще растянуть процесс.
Из перечисленных причин можно сделать вывод, что закон Паркинсона — вовсе не приговор. Это сигнал к тому, что время нужно контролировать искусственно.
Чтобы преодолеть закон Паркинсона, надо относиться к нему как к привычному паттерну работы. А любой паттерн можно перестроить. Ключевой стратегией становится сознательное управление временными рамками. При этом подход будет немного разным для личной эффективности и командных процессов.
Тому, кто работает в одиночку, важно создать систему, которая не даст задачам бесконечно растягиваться. Вот рекомендации, которые помогут оставаться в рамках запланированного времени.
При назначении дедлайна целесообразно учитывать возможные форс-мажоры и брать время «с запасом». Это правильно, но именно это и расслабляет. Чтобы не попасть в «ловушку», устанавливайте для себя более сжатые сроки. Например, вы договорились с клиентом о том, что выполните работу за неделю. Для себя определите срок выполнения как 4-5 дней.
Наличие жёсткого дедлайна настраивает мозг на работу. На подсознательном уровне мы не даём себе расслабиться или переключиться на другие дела.
Разбивайте задачу на этапы и для каждого из них назначайте жёсткий срок. Например, «выполнить анализ данных за 3 часа», «написать черновик за 1 час». Такой подход уменьшает страх того, что вы не успеете сделать всё вовремя.
Когда задача делится на мелкие этапы с чёткими сроками, мозг перестаёт воспринимать её как огромную и пугающую. Вместо абстрактного «нужно сделать проект» вы видите конкретные шаги.
При выполнении задачи старайтесь сначала сделать минимально рабочий вариант. А потом занимайтесь его улучшением, если время позволяет. Например, выпускающий редактор первым делом расставляет по плану приоритетные статьи — «актуалки» к инфоповодам, папртёнрские размещения, а затем заполняет оставшуюся сетку несрочными материалами.
Суть этого правила в том, что за минимальный срок уже готов результат, который можно запустить в работу или показать клиенту при необходимости. Если времени остаётся достаточно, то можно продолжить «шлифовку» работы до идеала.
При планировании рабочего дня выделяйте конкретные временные интервалы для задач и строго придерживайтесь их. Например, с 9:00 до 10:30 — работа только над созданием контента, без отвлечений на почту или соцсети. Это помогает ограничить время на задачу и заставляет работать быстрее. Для digital-специалистов, таких как контент-менеджеры или дизайнеры, тайм-блокинг снижает риск «зависания» на одной задаче.
Ограничение времени создаёт ощущение срочности, что противодействует растяжению работы. Если не уложились в срок, перенесите задачу в следующий тайм-блок, но не растягивайте текущий.
Во время работы занимайтесь только запланированными задачами. Отключите уведомления, закройте лишние вкладки в браузере, используйте приложения для блокировки соцсетей. Устранение отвлекающих факторов сокращает время, которое тратится впустую. В итоге это помогает уложиться в установленные сроки.
Важно. При искусственном сокращении времени старайтесь сохранять качество. Если после жёсткого дедлайна остались недочёты, то выделите отдельный блок на доработки. Но ни в коем случае не растягивайте основную работу.
В командной работе закон Паркинсона проявляется тем, что задачи разрастаются из-за лишних обсуждений, переделок или нечётких сроков. Чтобы проекты не занимали всё отведённое время, нужна система, которая держит команду в фокусе. Вот советы, которые помогут повысить эффективность и уложиться в дедлайны.
Перед стартом проекта прописывайте, что можно считать завершённой задачей. Например, для разработчиков это может быть «ошибка исправлена и протестирована». Также обязательно определяйте, какие улучшения не входят в конкретный этап. К примеру, доработка дизайна относится совсем к другой задаче, если команда работает над устранением бага.
Понятный план действий помогает команде не тратить время на ненужные доработки. Кроме того, наличие чётких критериев избавляет от ненужных споров относительно результата.
Используйте принципы Agile. Разбивайте проект на короткие итерации (спринты) с чёткими целями. При этом должен действовать строгий запрет на расширение задач. Главное правило может звучать так: если не успели — выносим в следующий спринт, а не продлеваем текущий. Например, отдел маркетинга планирует контент-кампанию спринтами по 1-2 недели, где каждый спринт включает создание постов и запуск рекламы с конкретными метриками.
Agile-подход ограничивает сроки каждого шага и заставляет быстрее достигать результатов. Такой подход помогает команде сосредоточиться на приоритетах и не тратить время на лишние доработки.
Если каждый специалист в команде знает свои обязанности и полномочия, то работа движется быстрее. По каждому направлению назначьте одного человека, который будет принимать финальное решение. Например, при командной работе над созданием сайта отдельные специалисты отвечают за дизайн, текст и техническую реализацию. Сотрудничество при этом идёт в рабочем порядке, но последнее слово остаётся за уполномоченным лицом — тем, кто лидирует конкретное направление или проект.
Разделение ответственности снижает уровень стресса в команде, поскольку каждый знает, кто за что отвечает. Кроме того, этот подход помогает сфокусироваться на результате, а не на бесконечных согласованиях.
Каждый день собирайте команду на короткие встречи, где каждый отвечает на три вопроса: «Что сделал вчера?», «Что сделаю сегодня?», «Что мешает?». Например, в отделе продаж менеджер может сказать: «Вчера обработал 20 лидов, сегодня подготовлю скрипт для звонков, мешает отсутствие данных из CRM».
Этот способ помогает команде держать фокус на ключевых задачах, быстро решать проблемы и не давать проектам растягиваться из-за лишних обсуждений. Планёрки предотвращают раздувание задач, поскольку позволяют быстро выявить проблемы и найти решение.
Старайтесь избегать долгих дискуссий. Вместо этого придерживайтесь стратегии «Решаем за 15 минут → Пробуем → Анализируем результат». К примеру, SMM-команда обсуждает новый пост для соцсетей. Вместо споров о формулировках и визуалах, они быстро принимают базовые решения и создают черновой вариант. Если результат соответствует целям и стандартам — его финализируют, если нет — вносят корректировки.
Такой подход экономит время на обсуждениях и помогает быстрее достичь реального прогресса. Кроме того, он избавляет от излишнего перфекционизма, когда любое решение кажется не совсем идеальным. При возникновении споров проводят голосование или решение принимает ответственный специалист.
Самое главное в борьбе с законом Паркинсона — научиться контролировать своё время и правильно его распределять. Это не требует кардинальных изменений, а лишь осознанного подхода к планированию задач. Внедрение перечисленных или похожих стратегий поможет избежать ненужного растягивания процессов. Результатом станет не только более эффективная работа, но и больше свободного времени для других дел.
Читайте только в Конверте
Unisender — платформа автоматизации маркетинга. Удобные конструкторы, 100+ шаблонов и интеграций, гибкие тарифы. До 1500 писем бесплатно.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
