Идеи

16 лучших сервисов для тайм-менеджмента и оптимизации работы

Планируем задачи, грамотно распределяем рабочий график, управляем проектами и не только
сервисы тайм-менеджмента

В этой статье вы найдёте 16 сервисов для тайм-менеджмента, которые помогут вам в эффективном управлении временем.

Все сервисы я распределила по категориям с учётом их назначения. Кроме приложений для работы над задачами вы найдёте еще несколько полезных сервисов для эффективного использования времени.

Сервисы для планирования задач

Когда в работе одновременно находится 10–20 и более задач, сложно что-то не забыть. А цветные стикеры на стене или записи в ежедневнике подойдут не всем. Спланировать задачи можно в следующих сервисах.

Google Календарь

Ссылка на презентацию сервиса

Стоимость: бесплатно.

Google Календарь
Создание задачи в Google Календаре

Простой и доступный сервис от Google, который удобен для долгосрочного планирования. Вы можете расписать задачи на месяцы вперёд и для каждой установить напоминания. В назначенное вами время сервис пришлёт сообщение с названием задачи и уточнением сроков.

Google Календарь доступен и на мобильных устройствах, и в десктопной версии. Весомый плюс — синхронизация с любыми продуктами Google. Кроме того, здесь можно создавать совместные календари, что удобно при командной работе.

Singularity

Сайт

Стоимость: бесплатно в базовой версии, от 199 руб. в месяц за PRO-версию.

Планировщик Сингулярити
Так выглядит календарь в российском планировщике Singularity

В Singularity есть все, что нужно для целеполагания и планирования. Можно строить сложную иерархию из проектов, подпроектов и задач; есть чек-листы, теги и цветовые метки; можно расставлять приоритеты и дедлайны, закреплять важные таски наверху. 

Работает синхронизация с Google Calendar, импорт из Excel и других популярных планировщиков, а новые таски (на платном тарифе) добавляются по email, через Telegram-бота и даже голосом в мобильной версии.

Чтобы не отвлекаться, включайте режим фокуса, а чтобы сохранять максимальную продуктивность — таймер Помодоро.

Также есть функция проверки — можно отфильтровать все проекты и задачи по очереди, чтобы актуализировать их статусы и увидеть прогрессы.

Google Задачи

Сайт

Стоимость: бесплатно.

Google Задачи
Клик по иконке «Задачи» в Gmail вызовет соответствующий сервис

Простой сервис от Google для личного использования. Здесь можно назначать задачи, указывать сроки, добавлять подзадачи, создавать списки. Минус — отсутствие интеграции со сторонними сервисами. Кроме того, к задаче нельзя добавить детальное описание, ссылки и вложения. Но если вам нужен инструмент лишь для учёта задач, данный сервис отлично с этим справится.

Доступ к веб-версии «Google Задач» возможен через Google Документы либо из почты Gmail. Для мобильных устройств предусмотрено отдельное приложение.

Todoist

Сайт

Стоимость: бесплатно в базовой версии и до $5 за пользователя по бизнес-тарифу.

Todoist
Пример шаблона Todoist

В Todoist легко указывать задачи и сортировать их с учётом приоритета, разбивать задачи на несколько подзадач. Сервис работает по принципу Kanban.

Можно настраивать напоминания и делегировать задачи другим пользователям, синхронизировать с календарем, добавлять файлы. Есть возможность добавления меток, чтобы выделить обособленные проекты. Присутствует интеграция с Gmail и другими сервисами. Можно создать собственную интеграцию по API.

Из интересных фишек —  визуализация продуктивности, которая отображает на графике ваш прогресс в выполнении задач. Также можно посмотреть историю активности разных пользователей на одной доске.

TickTick

Сайт

Стоимость: $3 в месяц, имеется бесплатная версия.

TickTick
Интерфейс веб-версии TickTick

В TickTick можно добавлять задачи голосом и превращать электронные письма в задачи. Сервис поддерживает Siri и Quick Ball. Также в задачи можно превращать электронные письма. Если указать информацию о сроках выполнения, TickTick напомнит вам о дедлайне. Можно сортировать задачи по папкам и проектам, выставлять приоритет, указывать теги для облегчения поиска.

В приложении присутствует таймер для работы по методу Помодоро и функция «Белый шум в фоновом режиме». Можно вести командный список задач, делиться списками с иными участниками, назначать исполнителей.

Приложение можно использовать на разных платформах: Windows, Android, iPhone и iPad, Apple Watch, Mac. Есть веб-версия и расширения для браузеров, дополнения к Outlook и Gmail.

Чтобы сохранять максимальную продуктивность, можно использовать технику Помодоро.

Сервисы для планирования времени

Спланировать задачи — только часть тайм-менеджмента. Не менее важно уложиться в сроки выполнения. А для этого нужно понимать, сколько времени уходит на решение той или иной задачи. Здесь помогут сервисы-трекеры.

Toggl

Сайт

Стоимость: от $10 за пользователя в месяц, есть 30 дней бесплатной версии.

Toggl
Раздел таймера в Toggl

Инструмент отслеживает время, которое в тратите на задачи и работу с различными приложениями. Можно настроить приложение для команды и следить за продуктивностью участников. Есть возможность формирования и автоматической отправки отчётов, что особенно ценно при повременной оплате. С помощью Toggl можно выявить неэффективный расход времени, чтобы исправить ситуацию.

Toggl позволяет запускать таймер в популярных онлайн-инструментах: Asana, Todoist, Trello. Есть расширение для Chrome и Firefox. Присутствует интеграция со 100+ сервисами и приложениями.

Timeneye

Сайт

Стоимость: от $6 за пользователя в месяц, есть бесплатная 30-дневная версия.

Timeneye
Панель данных в Timeneye

Timeneye позволяет отслеживать время с помощью автоматического таймера или ручного ввода. Можно считать, сколько времени уходит на выполнение определённой задачи или проекта. Инструмент доступен для применения в команде. Можно наблюдать прогресс проектов и создавать экспортируемые отчёты.

Приложение интегрируется с почтой, таск-менеджерами, Google Документами и Таблицами. Можно создавать собственные интеграции с более чем 2000 приложениями. Есть браузерные расширения.

Focus Booster

Сайт

Стоимость: $4,99 в месяц, есть ограниченная бесплатная версия.

Focus Booster
Отчёт Focus Booster показывает время, потраченное на каждого отдельного клиента

Приложение помогает организовать работу по методу Помодоро, когда задачи выполняют строго по времени с короткими «переменками» по 5-10 минут. Всплывающие уведомления или звуковые сообщения напомнят об окончании периода отдыха или работы. При этом Focus Booster формирует подробные отчёты и можно на графике проследить расход времени.

Приложение доступно в веб-версии, на мобильных и десктопных устройствах. Отслеживать сеансы можно даже в офлайн-режиме.

Сервисы для управления проектами

Приложения-планировщики удобно использовать для простых задач. Если же процесс предполагает несколько подзадач, поэтапное выполнение и неоднократную смену исполнителей, целесообразнее использовать сервисы, помогающие управлять проектами. Такие решения особенно удобны при работе в команде, поскольку любой участник может отследить текущий статус задачи.

Asana

Сайт

Стоимость: Бесплатно для личного использования и небольших команд до 10 человек. Платная подписка стоит от $10,99 за каждого пользователя в год плюс $13,49 в месяц. Есть 30 дней бесплатного периода.

Заполнение плана проекта в Asana
Заполнение плана проекта в Asana

Сервис удобен как для личного применения, так и для организации командной работы. Внутри одной платформы объединены множество инструментов: канбан-доски, личные календари и календари проектов, списки задач, диаграммы. Участники проекта могут обмениваться файлами, передавать задачи друг другу, добавлять комментарии к задачам. В сервисе есть интеграция со многими популярными инструментами. При отсутствии нужного решения можно использовать API для создания собственной интеграции.

Использовать Asana можно в десктопной версии и на мобильных устройствах в виде приложений. Для более быстрого освоения сервиса можно применять готовые шаблоны для планирования проектов.

Также в сервис встроен ИИ-помощник, с которым можно общаться. просить его планировать задачи и т. д.

Яндекс.Трекер

Сайт

Стоимость: Бесплатно для индивидуального использования и маленьких команд до 5 пользователей. За команду на 100 пользователей — 440 руб/мес. за каждого человека.

Доска Yandex.Tracker
Доска Yandex.Tracker

Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Фишка Yandex.Tracker — вся информация хранится на территории России. А сам сервис спроектирован для работы с большими объемами информации, чтобы даже команды вроде Яндекса могли в нем работать.

В Tracker под каждую задачу отводится отдельная страница, которая содержит описание, чек-листы, ответственных, сроки выполнения, ссылки на связанные задачи и другую важную информацию. 

В карточках можно общаться с исполнителями и согласовывать результаты. Все, кто подключен к карточке, будут автоматически получать уведомления о новых комментариях.

Управление проектами работает по принципу Agile, также можно строить диаграммы Ганта и планировать этапы работы. Затем ключевую информацию можно визуализировать в графики, тепловые карты, диаграммы и т. д.

Яндекс.Трекер интегрируется с Yandex.Wiki и Yandex.Forms. Также у трекера есть API, с помощью которого его можно интегрировать с другими системами.

Трекер работает только в браузере.

Сервисы для заметок

В процессе работы может накапливаться информация, которая не актуальна на текущий момент, но может понадобиться в будущем. Данные сохраняют на компьютере, в облаке, на флешке и даже на обычном бумажном листочке. А вот когда возникает потребность в сохранённой информации, начинаются её поиски: где записано, как помечено. Это отнимает уйму времени. Хорошо, что есть сервисы для сохранения и структуризации заметок.

Notion

Сайт

Стоимость: от $10 для профессионального использования и бесплатно для личного применения

Notion
Шаблон страницы для заметок в Notion

Notion — это сервис, в котором можно хранить буквально любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды, таблицы. Можно создавать и сохранять заметки. При этом данные можно структурировать. Работать с текстами возможно прямо в сервисе. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей. Кстати, Notion может заменить Trello благодаря канбан-шаблону. А таблицы удобно использовать как аналог Excel и Google Sheets.

А еще в Notion встроен ИИ-помощник: с ним можно писать тексты, планировать задачи и многое другое. На бесплатном плане дают 40 бесплатных запросов к нейросети.

Сервис доступен в веб-версии, в виде настольного или мобильного приложения для различных устройств.

Evernote

Сайт

Стоимость: от $0+ для личного использования до $14,99 за пользователя в месяц в командном тарифе

Evernote
Настольное приложение Evernote

Сервис для хранения заметок с использованием разных форматов: картинки, тексты, ссылки, PDF, веб-страницы, письма. Есть сканер визиток и рукописных заметок. Можно фиксировать задачи и сортировать их по приоритету. Есть возможность настройки уведомлений. Можно подключить аккаунт Google Календаря, добавить интеграцию с разными сервисами.

Есть приложения для iOS, Android, браузеров, Windows, Mac и Linux. Имеется синхронизация между устройствами. Поделиться заметками можно даже с теми, у кого нет аккаунта Evernote.

Google Keep

Сайт

Стоимость: бесплатно

Google Keep
Закреплённые цветные заметки в Google Keep

Очень простой и удобный сервис от Google. Здесь можно создавать заметки в виде цветных стикеров, настраивать напоминания, присваивать ярлыки. Заметки можно сортировать по степени важности и самые значимые закреплять в верхней части экрана.

Приложение доступно в веб-версии и на мобильных устройствах. А можно просто перейти в Google Keep из Gmail, где заметки встроены по умолчанию. Все версии синхронизируются между собой и поэтому не важно, на каком устройстве вы создадите заметку.

Skitch

Сайт

Стоимость: от $0+ для личного использования до $14,99 за пользователя в месяц в командном тарифе

Skitch
Снимки экрана при работе со Skitch

Сервис от команды Evernote предназначен для создания снимков, на которых можно писать или рисовать. Вы можете сохранять свои идеи в виде набросков, подписей к изображениям, рисунков. К сожалению, пока приложение существует только для Mac, iPad и iPhone.

Сервисы для блокировки отдельных сайтов

С вами случалось такое, что решил сделать перерыв в работе, зашёл в соцсети на 5-10 минут и не заметил, как прошло пару часов? Такая ситуация — боль многих удалёнщиков и фрилансеров. Кажется, что времени валом и несколько минут на «отдых мозга» не повредит. Но в итоге теряются часы. Решение приносят сервисы-блокировщики. Они просто закрывают доступ к определённым сайтам в рабочее время.

Freedom

Сайт

Стоимость: от $8,99 за пользователя ежемесячно, есть бесплатная пробная версия

Freedom
Пример блоклиста во Freedom

Сервис блокирует ресурсы, которые отвлекают вас от работы. Причём вы сами выбираете, что нужно заблокировать: соцсети, веб-сайты или приложения. При необходимости можно и вовсе перекрыть доступ в интернет. Пользователь может выбрать время блокировки или настроить автоматические сеансы по расписанию. Если боитесь «сорваться» и открыть доступ, просто включайте заблокированный режим на заданный период.

Freedom поддерживает устройства на Mac, Windows, Android, iOS и Chrome. При использовании браузерных расширений можно просматривать статистику длительности посещений определённых сайтов и настраивать лимиты на посещение.

Block site

Сайт

Стоимость: Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом. Платная подписка стартует от $10,99 в месяц. Есть демо-версия на 3 дня.

BlockSite
Такое окно вы увидите, если заблокируете сайт через BlockSite

BlockSite — сервис, который позволяет блокировать сайты и устанавливать расписание работы. Когда придет время — ненужные сайты начнут открываться.

Блокировать сайты можно по категориям, ключевым словам и синхронизировать настройки на нескольких устройствах. Саму программу можно защитить паролем — если захотите изменить настройки, придется ввести секретный код. 

Работает в браузерах Google Chrome, Micrisoft Edge, Mozilla Firefox, есть приложения на Android, iOS, Windows.

Есть синхронизация со смартфоном на Android.

Надеемся, что среди перечисленных сервисов и приложений вы найдёте инструмент, который поможет вам в управлении собственным временем. Вместо того чтобы пытаться запомнить все задачи и планировать оптимальный график, вы можете делегировать эти процессы программным решениям и погрузиться в работу непосредственно над задачами.