14 лучших сервисов для тайм-менеджмента и оптимизации работы

В этой статье вы найдёте 14 сервисов для тайм-менеджмента, которые помогут вам в эффективном управлении временем.

Все сервисы я распределила по категориям с учётом их назначения. Кроме приложений для работы над задачами вы найдёте еще несколько полезных сервисов для эффективного использования времени.

Сервисы для планирования задач

Когда в работе одновременно находится 10–20 и более задач, сложно что-то не забыть. А цветные стикеры на стене или записи в ежедневнике подойдут не всем. Спланировать задачи можно в следующих сервисах.

Google Календарь

Сайт: https://workspace.google.com/intl/ru/products/calendar/

Стоимость: бесплатно.

Простой и доступный сервис от Google, который удобен для долгосрочного планирования. Вы можете расписать задачи на месяцы вперёд и для каждой установить напоминания. В назначенное вами время сервис пришлёт сообщение с названием задачи и уточнением сроков.

Google Календарь доступен и на мобильных устройствах, и в десктопной версии. Весомый плюс — синхронизация с любыми продуктами Google. Кроме того, здесь можно создавать совместные календари, что удобно при командной работе.

Singularity

Сайт: https://singularity-app.ru/

Стоимость: бесплатно в базовой версии, от 209 ₽ в месяц за PRO-версию и 250 ₽ в месяц за тариф Elite.

В Singularity есть все, что нужно для целеполагания и планирования. Можно строить сложную иерархию из проектов, подпроектов и задач; есть чек-листы, теги и цветовые метки; можно расставлять приоритеты и дедлайны, закреплять важные таски наверху. 

Работает синхронизация с Google Calendar, импорт из Excel и других популярных планировщиков, а новые таски (на платном тарифе) добавляются по email, через Telegram-бота и даже голосом в мобильной версии.

Чтобы не отвлекаться, включайте режим фокуса, а чтобы сохранять максимальную продуктивность — таймер Помодоро. Есть веб-версия, так и десктопное и мобильные приложения, которые на платном тарифе синхронизируются.

Также есть функция проверки — можно отфильтровать все проекты и задачи по очереди, чтобы актуализировать их статусы и увидеть прогрессы.

Google Задачи

Сайт: https://tasksboard.com/

Стоимость: бесплатно.

Простой сервис от Google для личного использования. Здесь можно назначать задачи, указывать сроки, добавлять подзадачи, создавать списки. Минус — отсутствие интеграции со сторонними сервисами. Кроме того, к задаче нельзя добавить детальное описание, ссылки и вложения. Но если вам нужен инструмент лишь для учёта задач, данный сервис отлично с этим справится.

Доступ к веб-версии «Google Задач» возможен через Google Документы либо из почты Gmail. Для мобильных устройств предусмотрено отдельное приложение.

Todoist

Сайт: https://www.todoist.com/ru

Стоимость: бесплатно в базовой версии от $7 в месяц за пользователя по бизнес-тарифу.

В Todoist легко указывать задачи и сортировать их с учётом приоритета, разбивать задачи на несколько подзадач. Сервис работает по принципу Kanban.

Можно настраивать напоминания и делегировать задачи другим пользователям, синхронизировать с календарем, добавлять файлы. Есть возможность добавления меток, чтобы выделить обособленные проекты. Присутствует интеграция с Gmail и другими сервисами. Можно создать собственную интеграцию по API.

Из интересных фишек — визуализация продуктивности, которая отображает на графике ваш прогресс в выполнении задач. Также можно посмотреть историю активности разных пользователей на одной доске.

TickTick

Сайт: https://ticktick.com/

Стоимость: $3,99 в месяц, есть бесплатная версия.

электронные письма в задачи. Сервис поддерживает Siri и Quick Ball. Также в задачи можно превращать электронные письма. Если указать информацию о сроках выполнения, TickTick напомнит вам о дедлайне. Можно сортировать задачи по папкам и проектам, выставлять приоритет, указывать теги для облегчения поиска.

В приложении присутствует таймер для работы по методу Помодоро и функция «Белый шум в фоновом режиме». Можно вести командный список задач, делиться списками с иными участниками, назначать исполнителей.

Приложение можно использовать на разных платформах: Windows, Android, iPhone и iPad, Apple Watch, Mac. Есть веб-версия и расширения для браузеров, дополнения к Outlook и Gmail.

Чтобы сохранять максимальную продуктивность, можно использовать технику Помодоро.

Сервисы для планирования времени

Спланировать задачи — только часть тайм-менеджмента. Не менее важно уложиться в сроки выполнения. А для этого нужно понимать, сколько времени уходит на решение той или иной задачи. Здесь помогут сервисы-трекеры.

Toggl

Сайт: https://toggl.com/

Стоимость: от $10 за пользователя в месяц, есть 30 дней бесплатной версии.

Инструмент отслеживает время, которое в тратите на задачи и работу с различными приложениями. Можно настроить приложение для команды и следить за продуктивностью участников. Есть возможность формирования и автоматической отправки отчётов, что особенно ценно при повременной оплате. С помощью Toggl можно выявить неэффективный расход времени, чтобы исправить ситуацию.

Toggl позволяет запускать таймер в популярных онлайн-инструментах: Asana, Todoist. Есть расширение для Chrome и Firefox. Присутствует интеграция со 100+ сервисами и приложениями.

Timeneye

Сайт: https://www.timeneye.com/

Стоимость: от $9 за пользователя в месяц, есть полностью бесплатная версия, но с урезанным функционалом.

Timeneye позволяет отслеживать время с помощью автоматического таймера или ручного ввода. Можно считать, сколько времени уходит на выполнение определённой задачи или проекта. Инструмент доступен для применения в команде. Можно наблюдать прогресс проектов и создавать экспортируемые отчёты.

Приложение интегрируется с почтой, таск-менеджерами, Google Документами и Таблицами. Можно создавать собственные интеграции с более чем 2000 приложениями. Есть браузерные расширения.

Сервисы для управления проектами

Приложения-планировщики удобно использовать для простых задач. Если же процесс предполагает несколько подзадач, поэтапное выполнение и неоднократную смену исполнителей, целесообразнее использовать сервисы, помогающие управлять проектами. Такие решения особенно удобны при работе в команде, поскольку любой участник может отследить текущий статус задачи.

Projecto

Cайт: https://projecto.pro/

Стоимость: от 288 ₽ в месяц в зависимости от количества пользователей и периода предоплаты. Есть бесплатная демо-версия и триал-период на 30 дней с бесшовным переходом к подписке.

У Projecto интуитивно понятный и простой интерфейс. Платформа позволяет наглядно организовывать проекты, цели, задачи и подзадачи, а система меток, тегов и приоритетов упрощает процесс управления. Для удобства работы предусмотрены различные варианты отображения: канбан-доска с настраиваемыми столбцами, диаграмма Ганта, календарный график и простой список.

Задачи могут быть как одноразовыми, так и повторяющимися; можно установить дедлайн, назначить ответственных, добавить описание и чек-лист. Задачи и расписания можно создавать прямо из календаря.

Сервис подходит и для корпоративного использования. Он позволяет выстраивать структуру компании, делегировать задачи, отслеживать их выполнение и запрашивать отчеты, публиковать объявления и получать уведомления в формате push или email.

Команда может совместно работать над заметками и задачами, обмениваться сообщениями и файлами в чатах, прикрепленных к каждой сущности. Настройки приватности позволяют гибко регулировать видимость контента для каждого сотрудника или отдела.

Сервис доступен как в веб-версии, так и в полнофункциональных мобильных приложениях для iOS, Android и macOS.

Asana

Сайт: https://asana.com/

Стоимость: бесплатно для личного использования и небольших команд до 10 человек. Платная подписка стоит от $13,49 за каждого пользователя в месяц. Есть 30 дней бесплатного периода.

Сервис удобен как для личного применения, так и для организации командной работы. Внутри одной платформы объединены множество инструментов: канбан-доски, личные календари и календари проектов, списки задач, диаграммы. Участники проекта могут обмениваться файлами, передавать задачи друг другу, добавлять комментарии к задачам.

В сервисе есть интеграция со многими популярными инструментами. При отсутствии нужного решения можно использовать API для создания собственной интеграции.

Использовать Asana можно в десктопной версии и на мобильных устройствах в виде приложений. Для более быстрого освоения сервиса можно применять готовые шаблоны для планирования проектов.

Также в сервис встроен ИИ-помощник, с которым можно общаться. просить его планировать задачи и т. д.

Яндекс Трекер

Сайт: https://360.yandex.ru/business/tracker/

Стоимость: за команду из 2–10 пользователей — 569 ₽ в месяц за каждого человека.

Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Фишка Яндекс Трекер — вся информация хранится на территории России. А сам сервис спроектирован для работы с большими объемами информации, чтобы даже команды вроде Яндекса могли в нем работать.

В Трекер под каждую задачу отводится отдельная страница, которая содержит описание, чек-листы, ответственных, сроки выполнения, ссылки на связанные задачи и другую важную информацию. 

В карточках можно общаться с исполнителями и согласовывать результаты. Все, кто подключен к карточке, будут автоматически получать уведомления о новых комментариях.

Управление проектами работает по принципу Agile, также можно строить диаграммы Ганта и планировать этапы работы. Затем ключевую информацию можно визуализировать в графики, тепловые карты, диаграммы и т. д.

Сервис интегрируется с Яндекс Вики и Яндекс Формы и нейросетью Алисой PRO. Есть API, с помощью которого его можно интегрировать с другими системами. 

Выделяется 100 ГБ на Яндекс Диске для каждого сотрудника. Можно совершать видеозвонки без ограничений в Телемосте, а также пользоваться Яндекс Мессенджером для групповых чатов.

Сервисы для заметок

В процессе работы может накапливаться неактуальная информация, но которая может понадобиться в будущем. Данные сохраняют на компьютере, в облаке, на флешке и даже на обычном бумажном листочке. А вот когда возникает потребность в сохранённой информации, начинаются её поиски: где записано, как помечено. Это отнимает уйму времени. Хорошо, что есть сервисы для сохранения и структуризации заметок.

Evernote

Сайт: https://evernote.com/

Стоимость: от 0 ₽ для личного использования, от 690 ₽ за пользователя в месяц в командном тарифе.

Сервис для хранения заметок с использованием разных форматов: картинки, тексты, ссылки, PDF, веб-страницы, письма. Есть сканер визиток и рукописных заметок. Можно фиксировать задачи и сортировать их по приоритету. Есть возможность настройки уведомлений. Можно подключить аккаунт Google Календаря, добавить интеграцию с разными сервисами.

Есть приложения для iOS, Android, браузеров, Windows, Mac и Linux. Имеется синхронизация между устройствами. Поделиться заметками можно даже с теми, у кого нет аккаунта Evernote.

Встроенный ИИ-помощник поможет упорядочить заметки, дополнять их, находить похожие и даже расшифровывать встречи.

Google Keep

Сайт: https://keep.google.com/u/0/#home

Стоимость: бесплатно.

Очень простой и удобный сервис от Google. Здесь можно создавать заметки в виде цветных стикеров, настраивать напоминания, присваивать ярлыки. Заметки можно сортировать по степени важности и самые значимые закреплять в верхней части экрана.

Приложение доступно в веб-версии и на мобильных устройствах. А можно просто перейти в Google Keep из Gmail, где заметки встроены по умолчанию. Все версии синхронизируются между собой и поэтому не важно, на каком устройстве вы создадите заметку.

Сервисы для блокировки отдельных сайтов

С вами случалось такое, что решил сделать перерыв в работе, зашёл в соцсети на 5–10 минут и не заметил, как прошло пару часов? Такая ситуация — боль многих удалёнщиков и фрилансеров. Кажется, что времени валом и несколько минут на «отдых мозга» не повредит. Но в итоге теряются часы. Решение приносят сервисы-блокировщики. Они просто закрывают доступ к определённым сайтам в рабочее время.

Freedom

Сайт: https://freedom.to/

Стоимость: от $8,99 за пользователя ежемесячно, есть бесплатная пробная версия.

Сервис блокирует ресурсы, которые отвлекают вас от работы. Причём вы сами выбираете, что нужно заблокировать: соцсети, веб-сайты или приложения. При необходимости можно и вовсе перекрыть доступ в интернет. Пользователь может выбрать время блокировки или настроить автоматические сеансы по расписанию. Если боитесь «сорваться» и открыть доступ, просто включайте заблокированный режим на заданный период.

Freedom поддерживает устройства на Mac, Windows, Android, iOS и Chrome. При использовании браузерных расширений можно просматривать статистику длительности посещений определённых сайтов и настраивать лимиты на посещение.

Block site

Сайт: https://blocksite.co/

Стоимость: есть бесплатная версия с ограниченным функционалом. Платная подписка стартует от $14,99 в месяц.

BlockSite — сервис, который позволяет блокировать сайты и устанавливать расписание работы. Когда придет время — ненужные сайты начнут открываться.

Блокировать сайты можно по категориям, ключевым словам и синхронизировать настройки на нескольких устройствах. Саму программу можно защитить паролем — если захотите изменить настройки, придется ввести секретный код. 

Работает в браузерах Google Chrome, Micrisoft Edge, Mozilla Firefox, есть приложения на Android, iOS, Windows.

Есть синхронизация со смартфоном на Android.