Вопрос-ответ

Как создать мероприятие в Google Calendar?

С приглашением по ссылке
Как создать мероприятие в Гугл календаре и поделиться ссылкой

Одна из самых сложных задач при организации разных мероприятий — это собрать всех участников в нужное время в нужном месте. Именно поэтому организаторы неоднократно напоминают о событии, запускают серии писем, пишут в мессенджеры. И всё равно кто-то забудет о дате и времени, кто-то пропустит встречу из-за других планов. Вероятность посещения увеличится, если участник добавит событие в личное расписание. Рассказываю, как создать ссылку на мероприятие в Google Calendar и как ей поделиться.

Зачем нужны ссылки на мероприятия в Google Calendar

Использование ссылок на мероприятия в Google Календаре поможет увеличить посещаемость мероприятий. Когда потенциальный участник получает письмо со ссылкой, то он может открыть его в браузере и просмотреть планируемое событие. Здесь же пользователь может нажать кнопку «Присоединиться» и подтвердить своё участие. 

Также приглашённый человек может кликнуть на «Сохранить», чтобы добавить событие в свой личный календарь. Это позволит ему вовремя получить напоминание. Кроме того, при составлении своего расписания пользователь видит, что на определённую дату и время у него уже есть планы. 

Ещё применение ссылок в Google Calendar помогает делиться дополнительной информацией о событии. Можно рассказать подробнее о теме и месте встрече, количестве участников, иных важных деталях. Это сделает приглашение более профессиональным и участники получат достаточно информации, чтобы принять решение о посещении. 

Чтобы получить линк для рассылки участникам, нужно сначала создать карточку в Google Calendar.

Как создать мероприятие в Google Calendar

Прежде всего, войдите в свой аккаунт Google на устройстве. Затем:

Шаг 1. Откройте Google Calendar. Сделать это можно по прямой ссылке либо через интерфейс Gmail, выбрав иконку календаря на панели справа.

Переход в Google Calendar
Перейти в Google Calendar можно из большинства сервисов Google

Шаг 2. Кликните на кнопку «Создать» в левой части и выберите «Мероприятие». Также можно нажать на ячейку с соответствующей датой. 

Создание карточки в Google Calendar
Если вместо «Мероприятия» создать «Задачу», то пригласить кого-либо не получится

Шаг 3. В появившемся окошке укажите все необходимые данные: название, время, местоположение, описание, время уведомления о начале. Можно прикрепить различные типы файлов. Здесь же можно добавить гостей, чтобы пригласить их автоматически. Для этого нужно через запятую указать email-адреса участников. 

Сведения о мероприятии
В карточке можно указать максимально подробную информацию о событии

Шаг 4. Нажмите на «Другие параметры». Здесь вы можете выбрать способ приглашения — почтой или уведомлением. Также организатор вправе настроить уровень доступа для гостей — изменять мероприятие, приглашать других, видеть список приглашённых. Не забудьте в настройках доступа выбрать статус «Общедоступное», если хотите чтобы любой пользователь мог просмотреть подробные сведения. 

Настройки мероприятия
В настройках карточки можно разрешить или запретить приглашать других гостей

Шаг 5. Теперь кликайте на «Сохранить», чтобы добавить событие в свой календарь.

События в Google Calendar
При открытии Google Calendar отобразятся все добавленные мероприятия

Всё. Мероприятие создано и отображается в ячейке календаря с соответствующей датой. 

Как поделиться ссылкой с другими участниками

Все пользователи, чьи адреса были указаны в карточке мероприятия, получат приглашения. Но также можно приглашать и других участников. Для этого есть несколько вариантов. 

Разошлите email-приглашения из карточки события

Откройте карточку мероприятия, просто кликнув по ней. Среди иконок в верхней части нажмите на изображение письма.

Отправка сообщений из карточки мероприятия
Клик на иконку письма откроет окошко для создания сообщений

В верхнем поле окошка укажите адреса электронной почты, а в нижнем — напишите сообщение для приглашаемых людей. Сведения из карточки будут добавлены в письмо автоматически. Нажмите «Отправить» после добавления всех нужных данных. 

Уведомление для участников события
В сообщении можно рассказать о дополнительных подробностях

Поделитесь ссылкой-приглашением

После открытия карточки мероприятия нажмите на троеточие для раскрытия меню и выберите «Опубликовать мероприятие». 

Публикация события
В готовой карточке можно скопировать ссылку

Откроется окно, в котором можно скопировать ссылку для участников. Здесь же можно получить HTML-код для размещения приглашения на своём сайте. 

Копирование ссылки на мероприятие
Скопированный линк можно отправить любым удобным способом

Добавьте событие в общий календарь

Если мероприятие предназначено для группы людей, которые ведут совместный календарь — например, команда или сообщество — скопируйте карточку в общее расписание. Для этого кликните на троеточие в меню и выберите функцию «Копировать в …». 

Добавление мероприятия в общий календарь
Добавление события в общий календарь поможет автоматически уведомить группу людей

Как добавить ссылку на мероприятие в email-рассылку

О предстоящем событии можно рассказать в email-рассылке. Это позволит пригласить сразу всех подписчиков. Пользователи смогут подтвердить участие и сохранить мероприятие в своём расписании. Поделиться ссылкой можно двумя способами. 

Создайте гиперссылку

Гиперссылка — элемент контента, клик по которому перенаправит пользователя к другому контенту, на другой сайт или страницу. Например, можно оформить гиперссылку в виде надписи, изображения, анимации. То есть ссылка встроена в обычный текст или картинку, но по ней можно кликнуть. Такое оформление выглядит более профессионально. 

При отправке индивидуальных писем с приглашением непосредственно из почтового ящика можно использовать встроенную функцию форматирования. Для этого: 

  1. В письме выделите текст, который станет гиперссылкой. Например, «Добавить в Календарь» или «Сохранить в Google Calendar». 
  2. На панели функций нажмите на иконку добавления линка. 
  3. В открывшемся окошке в поле для URL вставьте ссылку, скопированную из карточки мероприятия в Google Calendar.
Создание гиперссылки в почтовом ящике
При создании гиперссылки в письме можно выбрать любой текст для отображения

Если вы отправляете массовую рассылку и создаёте письма в сервисе email-рассылок, то гиперссылкой можно сделать как обычный текст, так и кнопку. Для этого нужно на кнопку добавить подходящую надпись и в настройках свойств блока добавить URL  для перехода к карточке мероприятия в Google Calendar. 

Добавление на кнопку ссылки на мероприятие
В сервисе email-рассылок можно сделать кликабельную кнопку на Google Calendar

Используйте обычную ссылку

Если не хотите создавать гиперссылку, то можете оставить линк как есть. При этом желательно сопроводить её описанием, чтобы пользователь понимал, куда попадёт после клика. Например:

Чтобы добавить мероприятие в Google Календарь, перейдите по ссылке

https://calendar.google.com/calendar/event?action

Но в этом случае учитывайте особенности создания активных линков. Если просто скопировать ссылку и вставить её в текст письма, то она будет некликабельной. Пользователю придётся её самостоятельно скопировать в поисковую строку браузера. 

Чтобы ссылка была кликабельной добавляйте её через функцию вставки. При создании письма в почтовом ящике: 

  1. Кликните на ту часть письма, куда хотите добавить ссылку. 
  2. Нажмите на иконку ссылки на панели функций. 
  3. Вставьте в поле для URL нужный линк. 
  4. Ссылка автоматически добавится в поле для отображаемого текста. 
  5. Нажмите на «ОК». 
Создание активной ссылки
Кликабельность линка в письме зависит от способа вставки

Аналогично работает функция вставки кликабельных ссылок в сервисе email-рассылок: кликните по месту расположения в тексте, нажмите на добавление ссылки в панели функций и в открывшемся окошке укажите нужный линк в поле для URL. 

Создание кликабельной ссылки в сервисе email-рассылок Unisender
В сервисе email-рассылок активные ссылки создают через специальную функцию

Как ещё можно использовать ссылки на мероприятие в Google Calendar

Поделиться ссылкой на мероприятие в Google Calendar можно любым удобным способом. Например: 

  • Отправить SMS. 
  • Поделиться в мессенджере
  • Разместить на лендинге
  • Указать в статье блога. 
  • Добавить в пост в соцсетях. 

Можно предложить добавить событие в календарь на странице «Спасибо» после регистрации на мероприятие.

Добавление вебинара в календарь
Добавление события в календарь пользователя увеличит посещаемость

А можно превратить ссылку в QR-код с помощью специальных сервисов. Готовое изображение легко скачать и распечатать. В этом случае можно приглашать людей на мероприятие в офлайне: QR-код удобно размещать на плакатах, баннерах, листовках. 

QR-код из ссылки на мероприятие
Можно создать из ссылки на мероприятия QR-код подходящего стиля

Использование ссылок на Google Calendar — один из наиболее простых и удобных способов для уведомления о предстоящем мероприятии. Создать и поделиться событием можно всего за несколько минут. Если приглашённый человек добавит мероприятие в личное расписание, то вероятность его посещения сильно увеличится.