Советы

Что умеют планировщики задач и какой стоит выбрать

Рассказываем, как эффективно планировать личное время и организовать работу команды. Даем список сервисов, которые в этом помогут
Планировщики задач: что умеют и как выбрать

В 2022 году из России ушли многие известные компании. Atlassian — разработчик Jira и Trello — стал отключать аккаунты пользователям из России и Беларуси. А Todoist и Asana теперь просто нельзя оплатить с счетов этих стран.

Мы подготовили обзор одних из лучших планировщиков на российском рынке — они подойдут для бизнеса и личного использования.

Зачем нужны планировщики

Планировщик задач — это программа, в которой можно контролировать выполнение личных и рабочих дел. Зачем она нужна?

Ученая Глория Марк узнала, что за 20 лет наша концентрация сократилась в 3 раза. Теперь людям тяжело фокусироваться на задаче более 10 минут. Отвлекают коллеги и уведомления в соцсетях → требуется еще 25 минут, чтобы просто вернуться к работе.

Эти данные критичны для бизнеса, ведь компании теряют деньги, и неприятны для личной эффективности — мы не можем сосредоточиться на книжке или вовремя убраться, чтобы, наконец, пойти гулять.

Приложения для задач позволяют это исправить. Они фиксируют список дел, помогают расставить приоритеты и записывают время, которое мы тратим на выполнение каждой задачи. Дальше разберемся, какой планировщик дел лучше скачать / использовать в онлайне, и сколько он стоит.

ЛидерТаск

Программа для планирования дел и управления проектами. Подойдет как для личного использования, так и для совместной работы. Есть мобильное приложение, десктопная и веб-версия. На всех платформах есть панель ежедневника и встроенный календарь. В ежедневнике можно составить расписание на день, а календарь позволяет просмотреть список дел на любую дату.

Для работы в команде есть канбан-доски и проекты. Доски можно импортировать из Trello и Notion. Проекты в ЛидерТаске — папки с задачами. Проекты и задачи можно дробить на подпроекты и подзадачи, уровень вложенности не ограничен. К задачам можно добавить описание, чек-лист, напоминание и метки. В каждой задаче есть чат, чтобы обмениваться файлами и сообщениями.

Лидертаск
Интерфейс в сервисе Лидертаск

Особенности сервиса. Постановка задач через Telegram-бота, email и голосом с помощью Siri. Повторяющиеся задачи для автоматизации рутины. Синхронизация на всех устройствах и возможность работать без интернета. Персональные поручения, которые будут видны только создателю и исполнителю. Наличие канбан-досок в мобильной версии. Расширение ЛидерТаск для браузеров Mozilla, Chrome, Yandex. Синхронизация с Google Calendar в веб-версии.

Стоимость платного тарифа — 241 рубль в месяц для личного использования. Тариф для команд обойдется в 375 рублей в месяц за одного пользователя. Есть дополнительные плагины, которые приобретаются разово и остаются навсегда. Например, за 4999 рублей можно подключить регламенты, чтобы создавать инструкции с тестами и хранить их в единой платформе.

Есть приложение — для iOS, Android (для скачивания нужен VPN).

Kaiten

Платформа, на которой удобно работать фрилансерам и командам. Есть мобильное приложение и десктоп-версия. В основе сервиса канбан-доски с задачами, в которых можно отслеживать их статус. Функционал широкий даже в бесплатной версии. Например, можно настроить уведомления в Slack и Telegram, завести несколько досок в одном рабочем пространстве и создавать регулярные задачи по расписанию.

Еще есть чек-листы в карточках, облачное хранилище для документов и текстовый редактор — аналог Confluence. Многих из этих функций в Trello нет совсем, либо они доступны только платном тарифе — который сейчас нельзя оформить с помощью российской карты.

Доска задач в Kaiten
Доска задач в Kaiten

Особенности сервиса. Количество участников на бесплатном тарифе не ограничено. Платные функции группируются в модули: «Канбан», «Скрам» и, например, «Учет времени» — он позволяет фиксировать время, затраченное на выполнение каждой задачи.

Стоимость платного тарифа — от 420 рублей за пользователя. В базовый тариф входит два любых модуля на выбор. Тариф Pro за 560 рублей позволяет выбрать 6 модулей. Среди интересных — инструмент для детального планирования проектов и ресурсов «Диаграмма Ганта» и, например, «Служба поддержки» — модуль приема заявок от клиентов.

Есть приложение — для iOS, Android (для скачивания нужен VPN).

Yandex Tracker

Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Позволяет объединить работу разных команд в общем пространстве. Tracker подходит как для управления процессами, так и проектами. В проектном управлении поддерживается классический Waterfall-подход и гибкие Agile-методологии — Scrum и Kanban.

Можно создать и автоматизировать процесс с нуля либо использовать один из готовых шаблонов, например, для маркетинга, дизайна и согласования договоров. Также использовать API для обмена информацией между Tracker и сторонними системами.

Управление проектами в Yandex Tracker
Управление проектами в Yandex Tracker

Особенность сервиса. Tracker подходит для организации работы команд разработки и ее взаимодействия с бизнес-подразделениями. Вы можете создать «Проект» (набор задач, которые направлены на достижение общего результата), анализировать работу команды с помощью дашбордов, использовать диаграмму Ганта для структурирования задач. Доски помогут отследить статус задач и загрузку исполнителей, приоритизировать задачи в бэклоге и планировать их выполнение с помощью спринтов. А также оценить сложность задачи с помощью покера планирования.

Стоимость платного тарифа — 258 рублей в месяц за пользователя для команды до 100 человек. С 30 июня для новых клиентов цены повысятся до 440 рублей за пользователя. Если пользователей больше 100, цена за каждого последующего снижается. Сервис бесплатный при подключении до 5 аккаунтов — без ограничения функционала.

Есть приложение — для iOS, Android (для скачивания нужен VPN).

EASY

Продукт от российской IT-компании МЦР. В основе сервиса три модуля: задач, бизнес-процессов и модуль совещаний. Есть мобильное приложение. В EASY можно создавать многоуровневые задачи, делегировать их коллегам или выполнять самостоятельно. На экране отображается их статус, дедлайн, трудоемкость и приоритет.

В модуле бизнес-процессов задачи имеют связанность и выполняются в определенном порядке. Некоторые из них нельзя начать пока не выполнены предыдущие. Это отличает его от модуля задач — в котором нет последовательности и автоматизации. В модуле совещаний можно планировать и согласовывать встречи, формировать повестку, вести их протокол и выдавать поручения, которые появляются в виде задач у исполнителей.

Меню работы с задачами в EASY
Меню работы с задачами в EASY

Особенность сервиса — простой и удобный планировщик, его функционал не перегружен. На платформе отсутствуют настройки: создать проект и поставить задачи можно за несколько кликов. Удобно настроить повторяющиеся задачи, чтобы не заводить их в систему заново. Можно не подключать все модули и выбрать нужные. Например, только основной — для работы с задачами и проектами.

Стоимость платного тарифа — 99 рублей в месяц за пользователя для базового модуля задач. Дополнительно можно подключить модуль бизнес-процессов или совещаний. А при необходимости приобрести коробочную версию, которая будет работать на сервере. Планировщик бессрочно бесплатный для команд до 5 человек — без ограничений функционала. Для более крупных компаний есть бесплатный пробный период на две недели.

Аспро.Agile 

Сервис для командной работы над проектами. Внутри доска с задачами, полноценный мессенджер для общения, таск-трекер и база знаний — в нее можно загружать статьи и документы, которые нужны сотрудникам для работы.

Доска задач в Аспро Agile
Доска задач в Аспро Agile

Особенность сервиса — в нем удобно работать, следуя Agile-манифесту. Можно создавать интеллект-карты, чтобы фиксировать и обрабатывать идеи. Еще есть конструктор ретроспектив — командных встреч, на которых оценивают рабочий процесс, ищут причины и способы решения проблем.

Стоимость платного тарифа — от 1 520 рублей в месяц при оплате на год. Сервис бесплатный для команды до трех человек. Плата не за подключение каждого отдельного пользователя, а фиксированная — для команд до 10, 30 и более 50 участников.

COMPOT

Мобильное приложение для работы в команде. В нем есть таск-менеджер, планировщик дел, календарь и чат. Можно проводить видеоконференции и обмениваться файлами в облачном хранилище.

Меню поручений в приложении COMPOT
Меню поручений в приложении COMPOT

Особенность сервиса — единственная платформа подборки, которая сделана исключительно для мобильных устройств. Можно добавить в приложении логотип компании и разработать собственный интерфейс в ее корпоративном стиле. Знание кода для этого не потребуется.

Стоимость платного тарифа — от 75 рублей в месяц при оплате на год. Самый выгодный сервис нашей подборки — за эти деньги доступ получают до 25 участников. Еще есть тарифы для команд до 100 человек и больше. Доступна бесплатная пробная версия.

Есть приложение — для iOS, Android (для скачивания нужен VPN).

Moo.Team

Сервис, в котором особенно удобно работать с клиентскими проектами. К проектам можно привязать конкретные услуги компании, есть счетчик затраченного на задачи времени. Можно автоматически рассчитывать зарплату сотрудников и определять стоимость услуг для клиентов.

Меню работы с проектами в Moo.Team
Меню работы с проектами в Moo.Team

Особенность сервиса. Moo.Team — не просто планировщик с календарем и доской задач. Это полноценная система управления командой, проектами и задачами. В ней можно вести график отпусков и учет денежных трат. Удобно приглашать клиентов на платформу и вести с ними переписку внутри проекта. Интересен раздел «Доступы». Это хранилище паролей — их не придется хранить в открытом виде или использовать сторонний платный сервис. Также доступы можно привязывать к конкретным проектам.

Стоимость платного тарифа — от 990 рублей в месяц для команды из 10 человек. Цена влияет только на количество подключенных пользователей, проектов и объем облачного хранилища. Команды до 5 человек получают бесплатный доступ к сервису навсегда — без ограничения функционала. Более крупному бизнесу дают бесплатный тестовый период на месяц.

SingularityApp

Программа подходит и для планирования личного времени, и для работы в команде. Внутри календарь, списки дел, задачи и чек-листы. В Сингулярити можно добавлять задачи, отправив email или сообщение Telegram-боту — это удобно, если не хочется создавать карточки вручную. В приложении это можно сделать еще и голосом.

Меню списка дел в SingularityApp
Меню списка дел в SingularityApp

Особенность сервиса — в нем нет канбан-досок. Разработчики компенсируют это множеством дополнительных инструментов для планирования. И некоторые действительно не имеют аналогов. Например, «планирование на бумаге». Если сел телефон, дела можно записать в блокноте, а после — отсканировать листок, и они появятся на смартфоне. Приложение добавит задачи, которые записаны на листке, и даже считает крестики и галочки рядом с ними, чтобы отметить, какие уже выполнены, а какие — просрочены.

Стоимость платного тарифа — 199 рублей за пользователя в месяц или 1 999 рублей за год одним платежом. Есть бесплатная версия: в ней можно вести до 10 проектов, правда, без синхронизации между устройствами и совместного доступа к проектам. Еще одна фича — можно заплатить 5 999 рублей единоразово и пользоваться платным тарифом бессрочно.

Есть приложение — для iOS, Android.

Как правильно использовать приложение для задач

Советы для личного использования:

1. Приучите себя отмечать статус задач. Когда начнете ставить галочки в списке дел или передвигать карточки к заветному «выполнено» — увидите, что мозгу это нравится и ощутите выброс эндорфинов. Это поможет сформировать привычку работать в планировщике.

2. Проставляйте дедлайны. Если у задачи нет лимита по времени, ее можно делать бесконечно. К тому же дедлайны помогут распределить рабочую нагрузку и спланировать личное время. Рекомендуем настроить уведомления, которые напомнят о сроках задач.

3. Используйте функцию повторяющихся дел. Отправляете письмо партнерам каждый вторник или пьете лекарство по часам? Можно автоматизировать рутину и не создавать новые карточки каждый раз. Укажите, что задача должна регулярно появляться в плане. Это поможет быстрее привыкнуть к приложению, ведь вы сразу заметите его удобство.

4. Пользуйтесь чек-листами. Если задачу можно разбить на несколько мелких, создайте чек-лист внутри ее карточки. Отмечайте галочки шаг за шагом, и скоро заметите, как большая страшная задача будет готова уже наполовину.

Чек-листы в сервисе Kaiten
Так выглядят чек-листы в сервисе Kaiten

5. Устанавливайте приоритет для задач. Так вы почувствуете, что важные дела начинают делаться быстрее, и у вас остается больше времени на себя.

6. Если вы опаздываете и ничего не успеваете — запишите дела в календарь и установите временные слоты для каждой задачи. Спойлер: возможно, сначала вы будете переоценивать свои возможности и не успеете все реализовать. Но навык придет — вскоре вы научитесь грамотно определять, сколько примерно времени нужно для той или иной задачи.

Как внедрить планировщик дел в компании

Это не всегда легко. Сотрудники могут переживать, что вы будете за ними следить, ведь вместе с планировщиком появляется какой-то счетчик времени. Многим будет привычнее работать в обычном мессенджере (ведь жили как-то и без этих программ!). А кто-то решит, что заполнение непонятных карточек только занимает рабочее время.

Люди не любят перемены — это давно известно. Задача руководителя показать, что разобраться в инструменте несложно. А главное, доказать, что такая программа сэкономит их время и поможет держать всю информацию в одном месте.

Как подружить сотрудников с планировщиком:

Объясните причины внедрения. Честно расскажите, почему возникли перемены. Возможно, в компании просели показатели эффективности или просто стало сложнее управлять командой, ведь выросло число сотрудников. Важно сказать людям, зачем в их жизни появляется новый сервис.

Покажите выгоду. Расскажите, что получат сотрудники от внедрения программы. Идея для мотивации — выдать премию самым продуктивным. Тем, кто лучше всего справится с проектами на дистанции нескольких месяцев. Если мотивировать деньгами не вариант — расскажите, что уйдет путанница в списке задач и возникнет четкая структура. И сообщения в нерабочие часы от вас коллеги больше не получат.

Внедряйте планер «добровольно-принудительно». Принято, что первыми его используют руководители. Именно их примером заражаются подчиненные. Да и есть ли другие варианты, если босс отправил туда новое задание, а в Telegram не продублировал?

Ведите работу только в планировщике. Не дублируйте информацию на почту и мессенджеры, чтобы сформировать привычку быстрее. В хороших программах есть чат для задач, а в некоторых и полноценный мессенджер. Там же вы сможете прикреплять документы, писать тексты и даже строить таблицы.

Проведите обучение. Не рассказывайте, а покажите на практике, как работать в планировщике. Для этого нужен ответственный сотрудник, который первым разберется в инструменте и будет отвечать за его внедрение. Он, в свою очередь, может получить знания от службы поддержки системы.

Планируйте внедрение планировщика заранее. Тогда у вас будет время отработать возражения, которые мы описали выше.