Как создать мероприятие в Google Calendar?

Одна из самых сложных задач при организации разных мероприятий — это собрать всех участников в нужное время в нужном месте. Именно поэтому организаторы неоднократно напоминают о событии, запускают серии писем, пишут в мессенджеры. И всё равно кто-то забудет о дате и времени, кто-то пропустит встречу из-за других планов. Вероятность посещения увеличится, если участник добавит событие в личное расписание. Рассказываю, как создать ссылку на мероприятие в Google Calendar и как ей поделиться.

Зачем нужны ссылки на мероприятия в Google Calendar

Использование ссылок на мероприятия в Google Календаре поможет увеличить посещаемость мероприятий. Когда потенциальный участник получает письмо со ссылкой, то он может открыть его в браузере и просмотреть планируемое событие. Здесь же пользователь может нажать кнопку «Присоединиться» и подтвердить своё участие. 

Также приглашённый человек может кликнуть на «Сохранить», чтобы добавить событие в свой личный календарь. Это позволит ему вовремя получить напоминание. Кроме того, при составлении своего расписания пользователь видит, что на определённую дату и время у него уже есть планы. 

Ещё применение ссылок в Google Calendar помогает делиться дополнительной информацией о событии. Можно рассказать подробнее о теме и месте встрече, количестве участников, иных важных деталях. Это сделает приглашение более профессиональным и участники получат достаточно информации, чтобы принять решение о посещении. 

Чтобы получить линк для рассылки участникам, нужно сначала создать карточку в Google Calendar.

Как создать мероприятие в Google Calendar

Прежде всего, войдите в свой аккаунт Google на устройстве. Затем:

Шаг 1. Откройте Google Calendar. Сделать это можно по прямой ссылке либо через интерфейс Gmail, выбрав иконку календаря на панели справа.

Шаг 2. Кликните на кнопку «Создать» в левой части и выберите «Мероприятие». Также можно нажать на ячейку с соответствующей датой. 

Шаг 3. В появившемся окошке укажите все необходимые данные: название, время, местоположение, описание, время уведомления о начале. Можно прикрепить различные типы файлов. Здесь же можно добавить гостей, чтобы пригласить их автоматически. Для этого нужно через запятую указать email-адреса участников. 

Шаг 4. Нажмите на «Другие параметры». Здесь вы можете выбрать способ приглашения — почтой или уведомлением. Также организатор вправе настроить уровень доступа для гостей — изменять мероприятие, приглашать других, видеть список приглашённых. Не забудьте в настройках доступа выбрать статус «Общедоступное», если хотите чтобы любой пользователь мог просмотреть подробные сведения. 

Шаг 5. Теперь кликайте на «Сохранить», чтобы добавить событие в свой календарь.

Всё. Мероприятие создано и отображается в ячейке календаря с соответствующей датой. 

Как поделиться ссылкой с другими участниками

Все пользователи, чьи адреса были указаны в карточке мероприятия, получат приглашения. Но также можно приглашать и других участников. Для этого есть несколько вариантов. 

Разошлите email-приглашения из карточки события

Откройте карточку мероприятия, просто кликнув по ней. Среди иконок в верхней части нажмите на изображение письма.

В верхнем поле окошка укажите адреса электронной почты, а в нижнем — напишите сообщение для приглашаемых людей. Сведения из карточки будут добавлены в письмо автоматически. Нажмите «Отправить» после добавления всех нужных данных. 

Поделитесь ссылкой-приглашением

После открытия карточки мероприятия нажмите на троеточие для раскрытия меню и выберите «Опубликовать мероприятие». 

Откроется окно, в котором можно скопировать ссылку для участников. Здесь же можно получить HTML-код для размещения приглашения на своём сайте. 

Добавьте событие в общий календарь

Если мероприятие предназначено для группы людей, которые ведут совместный календарь — например, команда или сообщество — скопируйте карточку в общее расписание. Для этого кликните на троеточие в меню и выберите функцию «Копировать в …». 

Как добавить ссылку на мероприятие в email-рассылку

О предстоящем событии можно рассказать в email-рассылке. Это позволит пригласить сразу всех подписчиков. Пользователи смогут подтвердить участие и сохранить мероприятие в своём расписании. Поделиться ссылкой можно двумя способами. 

Создайте гиперссылку

Гиперссылка — элемент контента, клик по которому перенаправит пользователя к другому контенту, на другой сайт или страницу. Например, можно оформить гиперссылку в виде надписи, изображения, анимации. То есть ссылка встроена в обычный текст или картинку, но по ней можно кликнуть. Такое оформление выглядит более профессионально. 

При отправке индивидуальных писем с приглашением непосредственно из почтового ящика можно использовать встроенную функцию форматирования. Для этого: 

1. В письме выделите текст, который станет гиперссылкой. Например, «Добавить в Календарь» или «Сохранить в Google Calendar». 
2. На панели функций нажмите на иконку добавления линка. 
3. В открывшемся окошке в поле для URL вставьте ссылку, скопированную из карточки мероприятия в Google Calendar.

Если вы отправляете массовую рассылку и создаёте письма в сервисе email-рассылок, то гиперссылкой можно сделать как обычный текст, так и кнопку. Для этого нужно на кнопку добавить подходящую надпись и в настройках свойств блока добавить URL  для перехода к карточке мероприятия в Google Calendar. 

Используйте обычную ссылку

Если не хотите создавать гиперссылку, то можете оставить линк как есть. При этом желательно сопроводить её описанием, чтобы пользователь понимал, куда попадёт после клика. Например:

Но в этом случае учитывайте особенности создания активных линков. Если просто скопировать ссылку и вставить её в текст письма, то она будет некликабельной. Пользователю придётся её самостоятельно скопировать в поисковую строку браузера. 

Чтобы ссылка была кликабельной добавляйте её через функцию вставки. При создании письма в почтовом ящике: 

1. Кликните на ту часть письма, куда хотите добавить ссылку. 
2. Нажмите на иконку ссылки на панели функций. 
3. Вставьте в поле для URL нужный линк. 
4. Ссылка автоматически добавится в поле для отображаемого текста. 
5. Нажмите на «ОК». 

Аналогично работает функция вставки кликабельных ссылок в сервисе email-рассылок: кликните по месту расположения в тексте, нажмите на добавление ссылки в панели функций и в открывшемся окошке укажите нужный линк в поле для URL. 

Как ещё можно использовать ссылки на мероприятие в Google Calendar

Поделиться ссылкой на мероприятие в Google Calendar можно любым удобным способом. Например: 

• Отправить SMS. 
• Поделиться в мессенджере. 
• Разместить на лендинге. 
• Указать в статье блога. 
• Добавить в пост в соцсетях. 

Можно предложить добавить событие в календарь на странице «Спасибо» после регистрации на мероприятие.

А можно превратить ссылку в QR-код с помощью специальных сервисов. Готовое изображение легко скачать и распечатать. В этом случае можно приглашать людей на мероприятие в офлайне: QR-код удобно размещать на плакатах, баннерах, листовках. 

Использование ссылок на Google Calendar — один из наиболее простых и удобных способов для уведомления о предстоящем мероприятии. Создать и поделиться событием можно всего за несколько минут. Если приглашённый человек добавит мероприятие в личное расписание, то вероятность его посещения сильно увеличится.