Рассказываем, как эффективно планировать личное время и организовать работу команды. Даем список сервисов, которые в этом помогут
В 2022 году из России ушли многие известные компании. Atlassian — разработчик Jira и Trello — стал отключать аккаунты пользователям из России и Беларуси. А Todoist и Asana теперь просто нельзя оплатить со счетов этих стран.
Мы подготовили обзор одних из лучших планировщиков на российском рынке — они подойдут для бизнеса и личного использования.
Планировщик задач — это программа, в которой можно контролировать выполнение личных и рабочих дел. Зачем она нужна?
Ученая Глория Марк узнала, что за 20 лет наша концентрация сократилась в 3 раза. Теперь людям тяжело фокусироваться на задаче более 10 минут. Отвлекают коллеги и уведомления в соцсетях → требуется еще 25 минут, чтобы просто вернуться к работе.
Эти данные критичны для бизнеса, ведь компании теряют деньги, и неприятны для личной эффективности, например, не можем сосредоточиться на книжке.
Приложения для задач позволяют это исправить. Они фиксируют список дел, помогают расставить приоритеты и записывают время, которое мы тратим на выполнение каждой задачи. Дальше разберемся, какой планировщик дел лучше скачать или использовать в онлайне, и сколько он стоит.
Ссылка: https://www.leadertask.ru/
Программа для планирования дел и управления проектами. Подойдет для личного использования и для совместной работы. Есть мобильное приложение, десктопная и веб-версия. На всех платформах отображается панель ежедневника и встроенный календарь. В ежедневнике можно составить расписание на день, а календарь позволяет просмотреть список дел на любую дату.
Для работы в команде есть канбан-доски и проекты. Проекты в ЛидерТаске —пространства для работы, в которое входят задачи, доски, календарь и участники. Проекты и задачи можно дробить на подпроекты и подзадачи, уровень вложенности не ограничен. К задачам можно добавить описание, чек-лист, напоминание и метки. В каждой задаче есть чат, чтобы обмениваться файлами и сообщениями.
Особенности сервиса. Повторяющиеся задачи для автоматизации рутины. Синхронизация на всех устройствах и возможность работать без интернета. Персональные поручения, которые будут видны только создателю и исполнителю. Наличие канбан-досок в мобильной версии. Есть расширение ЛидерТаск для браузеров Mozilla, Chrome, Yandex. Синхронизация между устройствами.
Стоимость платного тарифа. 3199 ₽ для личного использования. Тариф для команд обойдется 4999 ₽ за одного пользователя. Есть бесплатная версия с доступам к трем доскам, 10 проектам и 100 карточкам.
Есть приложение — для iOS, Android (недоступно с российских IP).
Ссылка: https://projecto.pro/
Система управления проектами и задачами. Обладает широким функционалом: ведение документооборота, составление оргструктуры и планирование дел с помощью календаря. Есть веб-версия, десктопная для macOS и мобильные приложения на Android и iOS.
Программа настраивается под пользователя с помощью 40 виджетов: на одной странице можно разместить все необходимое — календарь, задачи, события, проекты, документы, письма, заметки.
В программе работает гибкая модель доступа. Информация видна только её участникам. При необходимости задачи, события или документы можно сделать приватными. Руководители видят всю неприватную информацию своих подчинённых.
Встроенная система документооборота значительно упрощает процесс согласования, утверждения и хранения данных. Функция сравнения календарей сотрудников позволяет отслеживать рабочую нагрузку и согласовывать свободное время для встреч и совещаний. Календарь можно отображать в режиме дня, недели или месяца.
Особенности сервиса. Projecto способен подстроиться под любую методологию управления проектами, поскольку включает в себя наиболее востребованные способы отображения задач: Канбан-доска, диаграмма Ганта, календарный график и простой список.
Задачи и подзадачи можно делегировать, назначать им статусы и приоритеты, а также запрашивать отчёты по ним. Файловое хранилище сервиса не ограничено по объёму. Теги (личные и корпоративные) существенно упрощают сквозной поиск информации.
Стоимость платного тарифа. От 288 до 400 ₽ в месяц за сотрудника в зависимости от количества пользователей и периода предоплаты. Стоимость рассчитывается не по стандартным пакетам, а строго по числу рабочих мест. Несмотря на то, что бесплатного тарифа у сервиса нет, предусмотрены демо-версия и триал-период на 30 дней с бесшовным переходом к подписке.
Приложения на iOS и Android, также можно скачать через APK-файл.
Ссылка: https://kaiten.ru/
Платформа, которая подходит для команд и компаний любого масштаба — от небольших отделов до предприятий с тысячами сотрудников.. Есть мобильное приложение и десктоп-версия. В основе сервиса канбан-доски с задачами, в которых можно отслеживать их статус. Функционал широкий даже в бесплатной версии. Например, можно настроить уведомления в Slack и Telegram, завести несколько досок в одном рабочем пространстве и создавать регулярные задачи по расписанию.
Еще есть чек-листы в карточках, облачное хранилище для документов и текстовый редактор. Многих из этих функций в Trello нет совсем, либо они доступны только платном тарифе — который сейчас нельзя оформить с помощью российской карты.
Сервис входит в Реестр российского ПО и поддерживает автоматический перенос данных из популярных систем: Jira, Trello, Notion, Asana, ClickUp.
Особенности сервиса. Поддержка Канбан и Scrum (спринты, стори-поинты, ретроспективы). Есть модуль «ГАНТ и Ресурсное планирование» для полного цикла управления проектами: постановка целей, планирование сроков на диаграмме Ганта, распределение нагрузки по команде. Есть готовые шаблоны и решения для IT, маркетинга, HR, продаж, поддержки, производства, строительства, госучреждений, банков и других сфер.
Стоимость платного тарифа. От 180 ₽ в месяц за пользователя по тарифу «Старт» для небольших команд до 15 человек. В тариф «Стандарт» можно добавлять до 250 пользователей и пользовать безграничным количеством досок, пространств, гостей, цена ― 430 ₽ в месяц за пользователя. В тарифе «Бизнес» не ограничено число пользователей, досок, пространств, цена ― 580 ₽ в месяц за пользователя.
Есть приложение — для iOS, Android (недоступно с российских IP).
Ссылка: https://360.yandex.ru/business/tracker/
Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Позволяет объединить работу разных команд в общем пространстве. Tracker подходит как для управления процессами, так и проектами. В проектном управлении поддерживается классический Waterfall-подход и гибкие Agile-методологии — Scrum и Kanban.
Можно создать и автоматизировать процесс с нуля либо использовать один из готовых шаблонов, например, для маркетинга, дизайна и согласования договоров. Также использовать API для обмена информацией между Tracker и сторонними системами.
Особенность сервиса. Tracker подходит для организации работы команд разработки и ее взаимодействия с бизнес-подразделениями. Вы можете создать «Проект» (набор задач, которые направлены на достижение общего результата), анализировать работу команды с помощью дашбордов, использовать диаграмму Ганта для структурирования задач. Доски помогут отследить статус задач и загрузку исполнителей, приоритизировать задачи в бэклоге и планировать их выполнение с помощью спринтов. А также оценить сложность задачи с помощью покера планирования.
Стоимость платного тарифа. 569 ₽ в месяц за пользователя для команды до 2–10 человек. 779 ₽ в месяц за пользователя для команды до 10–50 человек. 1539 ₽ в месяц за пользователя для команды до 50–250 человек.
Ссылка: https://www.todoist.com/ru
Todoist — приложение для управления задачами и проектами. В основе сервиса лежат несколько ключевых модулей: личных задач и проектов, для командной работы и шаблонов проектов. Есть мобильные приложения и веб-версия.
В модуле личных задач и проектов можно быстро создавать задачи и организовывать их в проекты с разделами. Задачам можно назначать сроки выполнения, в том числе повторяющиеся, приоритеты. В модуле для командной работы задачи сотрудников выполняются параллельно с личными, но в отдельной, организованной среде. Модуль шаблонов позволяет не создавать проекты с нуля, а использовать более 50 готовых решений для работы, личных целей, управления.
Особенность сервиса — добавление задач голосом Ramble. Функция на основе ИИ: она слушает, расшифровывает и создает задачи в реальном времени. Добавлять задачи быстро и легко, даже если мысли не организованы ― Ramble их структурирует, учитывает контекст, например, если что-то решили убрать из речи.
Стоимость платного тарифа — есть бесплатный тариф, который включает 5 личных проектов, быстрое добавление задач с помощью функции Ramble, 3 фильтра. Pro стоит €5 за пользователя в месяц и включает 300 личных проектов, 150 фильтров, неограниченная история активности. Business стоит €8 за пользователя в месяц, доступно общее пространство команды, 500 проектов, 1000 участников и гостей, 1000 папок. Больше о возможностях на разных тарифах.
Ссылка: https://asproagile.ru/
Сервис для командной работы над проектами. Внутри доска с задачами, полноценный мессенджер для общения, таск-трекер и база знаний — в нее можно загружать статьи и документы, которые нужны сотрудникам для работы.
Особенность сервиса — в нем удобно работать, следуя Agile-манифесту. Можно создавать интеллект-карты, чтобы фиксировать и обрабатывать идеи. Еще есть конструктор ретроспектив — командных встреч, на которых оценивают рабочий процесс, ищут причины и способы решения проблем.
Стоимость платного тарифа — от 1990 ₽ до 5090₽ в месяц при оплате на год, количество участников от 10 до 30 соответственно. Сервис бесплатный для команды до трех человек. Для команд с количеством участников более 50 цену указывают по запросу.
Ссылка: https://compot.app/
Мобильное приложение для работы в команде. В нем есть таск-менеджер, планировщик дел, календарь и чат. Можно проводить видеоконференции и обмениваться файлами в облачном хранилище.
Особенность сервиса — единственная платформа подборки, которая сделана исключительно для мобильных устройств. Можно добавить в приложении логотип компании и разработать собственный интерфейс в ее корпоративном стиле. Знание кода для этого не потребуется.
Стоимость платного тарифа — 75 000 ₽ в год без ограничения по количеству участников, подходит для проектных команд с небольшим бюджетом. Тариф 250 000 ₽ в год с брендированных приложением, без ограничения по количеству страниц и участников, подходит для бизнес-проектов и мероприятий.
Есть приложение — для iOS, Android (недоступно с российских IP).
Ссылка: https://moo.team/
Сервис, в котором особенно удобно работать с клиентскими проектами. К проектам можно привязать конкретные услуги компании, есть счетчик затраченного на задачи времени. Можно автоматически рассчитывать зарплату сотрудников и определять стоимость услуг для клиентов.
Особенность сервиса. Moo.Team — не просто планировщик с календарем и доской задач. Это полноценная система управления командой, проектами и задачами. В ней можно вести график отпусков и учет денежных трат. Удобно приглашать клиентов на платформу и вести с ними переписку внутри проекта. Интересен раздел «Доступы». Это хранилище паролей — их не придется хранить в открытом виде или использовать сторонний платный сервис. Также доступы можно привязывать к конкретным проектам.
Стоимость платного тарифа — от 990 ₽ в месяц для команды из 10 человек. Цена влияет только на количество подключенных пользователей, проектов и объем облачного хранилища. Команды до 3 человек получают бесплатный доступ к сервису навсегда — без ограничения функционала. Более крупному бизнесу дают бесплатный тестовый период на месяц.
Ссылка: https://singularity-app.ru/
Программа подходит и для планирования личного времени, и для работы в команде. Внутри календарь, списки дел, задачи и чек-листы, канбан-доска и диаграмма Ганта. В Singularity можно добавлять задачи, отправив email или сообщение Telegram-боту — это удобно, если не хочется создавать карточки вручную. В приложении это можно сделать еще и голосом.
Особенность сервиса — AI-ассистент, он позволяет через обычный чат управлять задачами, проектами и привычками, а также вести диалоги на любые темы. Этот инструмент доступен в бета-режиме на русском языке для веб-версии и десктопных приложений (Windows, macOS, Linux). Голосовой ввод поддерживается только в веб-версии, а подключение моделей Yandex GPT и ГигаЧат возможно исключительно в десктоп-приложении из-за политик безопасности этих сервисов.
Стоимость платного тарифа — версия PRO ― 249 ₽ в месяц с доступом к проекту до 5 человек, или Elite за 299 ₽ в месяц и до 10 пользователей к проекту. Есть бесплатная версия: в ней можно вести до 10 проектов, правда, без синхронизации между устройствами и совместного доступа к проектам.
Советы для личного использования:
Приучить отмечать статус задач. Когда начнете ставить галочки в списке дел или передвигать карточки к заветному «выполнено» — увидите, что мозгу это нравится и ощутите выброс эндорфинов. Это поможет сформировать привычку работать в планировщике.
Проставлять дедлайны. Если у задачи нет лимита по времени, ее можно делать бесконечно. К тому же дедлайны помогут распределить рабочую нагрузку и спланировать личное время. Рекомендуем настроить уведомления, которые напомнят о сроках задач.
Использовать функцию повторяющихся дел. Отправляете письмо партнерам каждый вторник или пьете лекарство по часам? Можно автоматизировать рутину и не создавать новые карточки каждый раз. Укажите, что задача должна регулярно появляться в плане. Это поможет быстрее привыкнуть к приложению, ведь вы сразу заметите его удобство.
Пользоваться чек-листами. Если задачу можно разбить на несколько мелких, создайте чек-лист внутри ее карточки. Отмечайте галочки шаг за шагом, и скоро заметите, как большая страшная задача будет готова уже наполовину.
Устанавливать приоритет для задач. Так вы почувствуете, что важные дела начинают делаться быстрее, и у вас остается больше времени на себя.
Записать дела в календарь и установить слоты для каждой задачи. Актуально, если вы опаздываете и ничего не успеваете. Спойлер: возможно, сначала вы будете переоценивать свои возможности и не успеете все реализовать. Но навык придет — вскоре вы научитесь грамотно определять, сколько примерно времени нужно для той или иной задачи.
Это не всегда легко. Сотрудники могут переживать, что вы будете за ними следить, ведь вместе с планировщиком появляется какой-то счетчик времени. Многим будет привычнее работать в обычном мессенджере (ведь жили как-то и без этих программ!). А кто-то решит, что заполнение непонятных карточек только занимает рабочее время.
Люди не любят перемены — это давно известно. Задача руководителя показать, что разобраться в инструменте несложно. А главное, доказать, что такая программа сэкономит их время и поможет держать всю информацию в одном месте.
Как подружить сотрудников с планировщиком:
Объясните причины внедрения. Честно расскажите, почему возникли перемены. Возможно, в компании просели показатели эффективности или просто стало сложнее управлять командой, ведь выросло число сотрудников. Важно сказать людям, зачем в их жизни появляется новый сервис.
Покажите выгоду. Расскажите, что получат сотрудники от внедрения программы. Идея для мотивации — выдать премию самым продуктивным. Тем, кто лучше всего справится с проектами на дистанции нескольких месяцев. Если мотивировать деньгами не вариант — расскажите, что уйдет путанница в списке задач и возникнет четкая структура. И сообщения в нерабочие часы от вас коллеги больше не получат.
Внедряйте планер «добровольно-принудительно». Принято, что первыми его используют руководители. Именно их примером заражаются подчиненные. Да и есть ли другие варианты, если босс отправил туда новое задание, а в Telegram не продублировал?
Ведите работу только в планировщике. Не дублируйте информацию на почту и мессенджеры, чтобы сформировать привычку быстрее. В хороших программах есть чат для задач, а в некоторых и полноценный мессенджер. Там же вы сможете прикреплять документы, писать тексты и даже строить таблицы.
Проведите обучение. Не рассказывайте, а покажите на практике, как работать в планировщике. Для этого нужен ответственный сотрудник, который первым разберется в инструменте и будет отвечать за его внедрение. Он, в свою очередь, может получить знания от службы поддержки системы.
Планируйте внедрение планировщика заранее. Тогда у вас будет время отработать возражения, которые мы описали выше.
Читайте только в Конверте
LMS iSpring Learn — это мощный конструктор курсов и диалоговых тренажеров, оценка 360 и пульс-опросы, удобная статистика и учебный портал. Без ограничений по объему и количеству сотрудников.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
