Онлайн-касса: как выбрать, подключить и зарегистрировать в налоговой

Через онлайн-кассу предприниматель формирует чек для покупателя и передает данные о платежах в налоговую. Расскажу, какому бизнесу нужно ее устанавливать и как это сделать правильно.

Кому нужна онлайн-касса

Согласно ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ)» использовать онлайн-кассу для расчетов обязаны все ИП и юридические лица в стране. 

Из правила есть исключения ― они прописаны в ст. 2 того же закона. Например, без онлайн-кассы могут работать самозанятые, а также организации и ИП, которые:

• торгуют на рынках, ярмарках и выставках;
• продают мороженое в киосках или торгуют в розлив водой, безалкогольными напитками или молоком;
• ремонтируют обувь;
• сдают в аренду жилые помещения;
• находятся в отдаленных или труднодоступных местностях, где проблемы с интернетом, и др.

Какую онлайн-кассу выбрать

Онлайн-кассу стоит подбирать под формат бизнеса: оборудование отличается размерами и функционалом.

Автономная онлайн-касса. Устройство с фискальным накопителем, кнопками, небольшим экраном и принтером для печати чеков. Работает от встроенного аккумулятора или сети. 

Автономную кассу не надо подключать к компьютеру: данные в налоговую передаются через Wi-Fi или мобильный интернет. Чаще всего устройство компактное и легкое, поэтому его удобно брать с собой. Хранит в памяти небольшое количество товарных позиций (как правило, около 100). Чеки печатает медленно.

Подойдет малому бизнесу с небольшим клиентским потоком и ограниченным ассортиментом товаров. Будет удобна при торговле на выезде и курьерской доставке.

Смарт-терминал. Устройство с фискальным накопителем, сенсорным экраном и принтером для печати чеков. Работает от встроенного аккумулятора или сети. 

Смарт-терминал не надо подключать к компьютеру: данные в налоговую передаются через Wi-Fi или мобильный интернет. Функционал терминала шире, чем у автономной кассы ― есть встроенная память с необходимыми для работы программами (например, для оформления возвратов). Через некоторые модели смарт-терминалов можно оплачивать товары картой, потому что есть встроенный эквайринг. Если нет, можно подключить, как и дополнительное оборудование ― сканер штрихкодов и др.

Подойдет преимущественно малому и среднему бизнесу. Будет удобен ресторанам и курьерской доставке.

Фискальный регистратор. Устройство с фискальным накопителем и принтером для печати чеков. Не работает без компьютера: все торговые операции проводятся с использованием его памяти и программ. Печатает чеки быстрее, чем мобильные онлайн-кассы.

Подойдет преимущественно среднему и крупному бизнесу с большим ассортиментом товаров и потоком клиентов.

Облачная онлайн-касса. Подойдет только для дистанционной работы. Торговать офлайн с ее помощью нельзя. Облачную кассу ставят на сервер интернет-магазина, если берут в аренду ― на сервер арендодателя. Пример облачной кассы ― платежный сервис ЮКassa.

POS-система. Готовый комплект оборудования, в котором устройства интегрированы между собой: сканер штрихкодов, онлайн-касса, весы, денежный ящик и др. Подойдет среднему и крупному бизнесу с большим потоком клиентов: супермаркетам, столовым, ресторанам и т. д.

Что такое фискальный накопитель и как его подобрать

Онлайн-кассу нельзя использовать без фискального накопителя ― небольшой серой коробки, которую устанавливают внутри оборудования. Он записывает данные о платежах и передает оператору фискальных данных (ОФД), который отправляет сведения в налоговую.

У фискальных накопителей разный срок использования ― 15 (в некоторых случаях 13) или 36 месяцев. Его подбирают под систему налогообложения. Например, для ИП на патенте подойдет накопитель со сроком 36 месяцев, а для организации на общей системе налогообложения ― 15. Полный список ― в ч. 6 ст. 4.1 ФЗ «О применении ККТ».

Как установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Шаг 1. Подключить онлайн-кассу к интернету, чтобы она передавала данные в ОФД и налоговую инспекцию. 

Шаг 2. Заключить договор с ОФД. Выберите подходящего оператора из реестра на сайте налоговой. Подать заявление на подключение услуг можно через личный кабинет на сайте ОФД. Средняя стоимость ― 3000 ₽ в год.

Шаг 3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если она уже есть, заново оформлять не надо. Если нет ― КЭП бесплатно оформит налоговая. Для получения нужны паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-токен ― носитель ключевой информации, который должен иметь сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ России. 

Токен стоит приобрести заранее. Налоговая поддерживает ключевые носители формата USB Тип-А, например: «Рутокен ЭЦП 2.0», JaCarta LT, ESMART Token и др. Их можно купить у изготовителей или в специализированных интернет-магазинах.

Кроме того, чтобы подписывать документы КЭП от налоговой, нужно купить лицензию и установить на компьютер программу «КриптоПро CSP». 

Шаг 4. Отправить заявление на регистрацию кассы в ФНС. Это можно сделать лично в налоговой или онлайн через сайт ФНС. 

Порядок регистрации онлайн такой:

1. Войти в личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой. Выбрать раздел «Учет ККТ».

2. Выбрать «Зарегистрировать ККТ» ― «Заполнить параметры заявления вручную», чтобы сформировать заявление на регистрацию кассы. В заявлении нужно указать:

• Наименование места установки. Например, название торговой точки.
• Адрес места установки. Он должен присутствовать в справочнике Федеральной информационной справочной системы (ФИАС). Если адрес там есть, при вводе данных появится подсказка. 
• Чтобы не было проблем, лучше проверить наличие адреса торговой точки в справочнике ФИАС до регистрации. Если нужных данных нет, обратиться в местную администрацию с документами на торговую точку и заявлением на добавление.    
• Модели ККТ и фискального накопителя ― выбрать из списка. Заводской номер ККТ и фискального накопителя ― ввести вручную. Номера всех онлайн-касс и накопителей есть в базе налоговой, поэтому сразу после добавления данных запускается проверка оборудования.
• Особенности использования ККТ. Если они есть, нужно проставить галочки в списке. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров». 
• Сведения об ОФД ― выбрать из списка своего оператора.

3. Нажать на кнопку «Подписать и отправить». Заявление будет подписано КЭП и уйдет на рассмотрение в налоговую. 

Если заявление зарегистрируют, в таблице ККТ в личном кабинете появится регистрационный номер оборудования.

Шаг 5. Ввести номер регистрации в ККТ, чтобы завершить процесс. В течение суток после проверки в онлайн-кассу нужно ввести ИНН и регистрационный номер. Важно сделать это без ошибок: если неправильно ввести хотя бы пару цифр, фискальный накопитель перестанет быть действительным, придется покупать и регистрировать новый. Если все пройдет успешно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 6. Добавить данные из отчета о регистрации в личный кабинет ФНС. Во вкладке «Учет ККТ» нужно открыть «Отчет о регистрации» и ввести время печати чека, его номер и «Фискальный признак» (ФП или ФПД, 10 цифр). После нажатия на кнопку «Подписать и отправить» данные уйдут на проверку в налоговую. Если технику зарегистрируют, в личном кабинете появится оповещение «ККТ зарегистрирована».

Шаг 7. Получить карточку регистрации ККТ в электронном виде в личном кабинете на сайте налоговой. 

Шаг 8. Добавить данные о регистрации в личный кабинет ОФД. После этого шага можно начинать работать.

Какое еще оборудование может потребоваться для работы

Кроме онлайн-кассы для принятия платежей и работы с товаром может потребоваться дополнительное оборудование. Назову то, что докупают чаще всего.

Терминал эквайринга. Для приема оплаты банковскими картами. Кроме установки оборудования также необходимо заключить договор с банком. Сам терминал придется покупать, если у онлайн-кассы нет встроенного эквайринга.

Ящик для денег. Чтобы хранить наличные.

Сканер штрихкодов. Облегчает работу кассира: считывает штрихкод, и нужный товар появляется на экране кассы.

Что нужно запомнить

• Использовать онлайн-кассу для расчетов обязаны все ИП и юридические лица в стране за небольшими исключениями, которые прописаны в ст. 2 ФЗ «О применении ККТ».
• При выборе онлайн-кассы нужно ориентироваться на формат бизнеса, размер ассортимента и поток клиентов. Например, для интернет-магазинов подойдут только облачные онлайн-кассы, для торговли на выезде ― автономные.
• Онлайн-кассой нельзя пользоваться без фискального накопителя. Его покупают отдельно. Срок действия накопителя зависит от системы налогообложения бизнеса. 
• Перед тем, как регистрировать кассу в налоговой, нужно подключить ее к интернету, зарегистрировать договор с ОФД и выпустить КЭП.
• Регистрировать онлайн-кассу в ФНС нужно внимательно. Цена ошибки за неправильно введенные цифры ― испорченный фискальный накопитель.
• Работу с ККТ можно начинать только тогда, когда в личном кабинете ФНС появится карточка регистрации онлайн-кассы и когда данные о регистрации получит ОФД.