Как получить электронную подпись

Электронные подписи всё чаще используются и в бизнесе, и в личных целях. В статье рассказываем, зачем нужны электронные подписи, какие они бывают и как их оформить.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись — это набор знаков и паролей, который прилагается к электронному документу. В неё зашиты данные о владельце: кто подписал электронный документ, когда он это сделал. Электронная подпись приравнивается к обычной подписи на бумаге.

Электронная подпись нужна физическим и юридическим лицам, чтобы выполнять и рядовые задачи, и подписывать документы госорганам. Вот что можно подписать электронной подписью:

• налоговую декларацию;
• все закрывающие документы, контракты, заявки при участии в тендерах;
• договор, акт, накладные, универсальные передаточные документы при работе с контрагентами;
• служебные документы внутри компании;
• трудовой договор или договор подряда между удалённым сотрудником и работодателем;
• банковские документы;
• заявки на патенты;
• судебные документы: иск, ходатайство, жалобу.

Виды электронных подписей

По закону №63-ФЗ есть два вида электронных подписей: простая и усиленная. У последней есть два подвида: неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись. Посмотрим на отличия каждой.

Простая электронная подпись (ПЭП). Это, например, коды доступа из SMS, push-уведомлений. Чаще всего ее используют, когда совершают банковские операции, регистрируются на Госуслугах.

Получить её легко и бесплатно: нужно ввести номер телефона при регистрации на сайте или в приложении. Получить ПЭП можно у программы или сайта, с которыми вы работаете. Действует такая подпись несколько минут.

Для работы с внешним и внутренним ЭДО в бизнесе ПЭП плохо подходит, поскольку не имеет юридической силы. К примеру, её нельзя применять для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. А чтобы подписывать ею обычные документы, сначала понадобится соглашение о простой электронной подписи.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она генерируется с помощью программ криптографического преобразования информации. Хранится такая подпись на флешке либо в облаке.

С НЭП можно определить человека, который подписал документ. А также выявить, вносились изменения в документ после отправки или нет.

НЭП подходит для работы со внутренним ЭДО: можно подписывать заявления, приказы, распоряжения. А также для работы с контрагентами: подписывать договоры, товарные накладные. Но чтобы подпись была легальной, нужно подписать согласие сторон на бумаге об использовании НЭП.

Получить подпись можно в любом удостоверяющем центре. Действует в течение 1 года.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Как и НЭП, генерируется с помощью программ криптографического шифрования. Отличается от НЭП тем, что КЭП регламентируется государством. КЭП могут выдавать только удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.

У КЭП есть квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, его структура описана в приказе ФСБ России № 795 от 27.12.2011. А программное обеспечение, в котором можно работать с КЭП, сертифицировано ФСБ России.

КЭП можно использовать как для внутреннего, так и для внешнего документооборота. Можно сдавать отчётность в контролирующие органы, участвовать в госзакупках, обмениваться документами с ФНС. Для этого не нужны никакие дополнительные соглашения.

Если оформляете КЭП для сотрудника, можно сделать ее в удостоверяющих центрах. Руководителям или индивидуальным предпринимателям можно оформить подпись в ФНС России. Работает такая подпись в среднем от года до 15 месяцев.

Как получить квалифицированную электронную подпись

Это можно сделать в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС.

Кто может обратиться за получением КЭП. Руководитель юридического лица — лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности. Им может быть даже иностранный гражданин. Индивидуальный предприниматель.

Куда обращаться за КЭП. Получить КЭП можно в любом месте выдачи Удостоверяющего центра ФНС России или у доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС России. Полный список удостоверяющих центров можно посмотреть здесь. А список доверенных лиц УЦ ФНС можно посмотреть на сайте налоговой.

Что нужно, чтобы получить КЭП. Подать заявление в налоговую на выдачу электронной подписи, для этого нужно предоставить:

— документ, удостоверяющий личность;

— номер СНИЛС;

— ИНН физического лица и (или) юридического лица;

— сертифицированный носитель ключевой информации — специальная флешка.

Алгоритм получения подписи:

1. Выберите любое удобное для вас отделение ФНС. Полный список — на сайте налоговой.

2. Запишитесь на приём в ФНС. Записаться можно онлайн на сайте налоговой.

3. Подготовьте все документы.

4. Подготовьте токен.

5. В отделении налоговой попросите бланк на выпуск электронной подписи и заполните его.

6. Пройдите идентификацию в отделении ФНС России и получите сертификат.

Как получить электронную подпись сотруднику

С 1 января 2023 года сотрудники обязаны подписывать электронные документы личной электронной подписью физического лица.

Подпись пригодится бухгалтеру для подачи отчетности, кадровику для подписания электронных трудовых книжек, юристу для работы с контролирующими органами, сотруднику по тендерам для участия в госзакупках.

Где получить. В аккредитованном Удостоверяющем центре. Можно выбрать из списка на сайте министерства цифрового развития.

Какие документы предоставить. Паспорт, СНИЛС, ИНН, машиночитаемая доверенность (МЧД) и токен (специальная флешка).

Стоимость. Зависит от аккредитованного центра. В среднем 1000—3000 рублей.

Как подписывать документы

Допустим, вы хотите подписать документ электронной подписью в ЭДО и отправить его, порядок будет такой.

Заходим в личный кабинет оператора ЭДО, нажимаем кнопку «Новый документ», загружаем документ.

Заполняем все поля: ИНН получателя, тип, номер и дату документа. И кликаем «Подписать и отправить».

Дальше вводим постоянный пароль для подписания документа. Всё — документ подписан, документооборот завершён.

Как продлить электронную подпись

Когда срок электронной подписи заканчивается, нужно ее продлить. Процесс будет выглядеть так:

1. Сначала продлить договор и тариф со своим оператором ЭДО.
2. Взять флешку и пойти в ближайшую к вам налоговую.
3. Взять талон в нужное окно.
4. Назвать свой ИНН сотруднику, отдать ему флешку и сказать, что хотите продлить электронную подпись.
5. Сотрудник выдаст несколько заявлений о продлении, которые нужно будет подписать.
6. В программе сотрудник налоговой продлевает действие электронной подписи.
7. Затем выдает флешку с продленным сроком действия.

Флешка с подписью будет действовать ещё год, а потом ее снова нужно будет продлить.

Что делать, если электронная подпись утеряна

Если вдруг вы потеряли электронную подпись или её украли — сразу обратитесь в удостоверяющий центр, налоговую или МФЦ, которые выдавали вам электронную подпись.

Налоговая отзовёт подпись, чтобы никто не мог ею воспользоваться. Желательно предупредить контрагентов о потере флешки, чтобы они знали, что в теории ею могут воспользоваться мошенники.

Восстановить потерянный или украденный ключ нельзя. Его можно только перевыпустить: собрать все необходимые документы, подать их в налоговую или удостоверяющий центр и выпустить новую флешку с электронной подписью.