Как получить электронную подпись?

Электронные подписи всё чаще используются и в бизнесе, и в бытовых делах. В статье расскажу, зачем нужны электронные подписи, какие они бывают и как их оформить.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись — это набор знаков и паролей, который прилагается к электронному документу. Она несёт в себе данные о владельце подписи: кто конкретно подписал электронный документ, когда он это сделал. По сути электронная подпись приравнивается к обычной подписи на бумаге.

Электронная подпись нужна физическим и юридическим лицам, чтобы выполнять и рядовые задачи, и подписывать документы госорганам. Вот что можно подписать электронной подписью:

• налоговую декларацию (и передать документ налоговой);
• все закрывающие документы, контракты, заявки при участии в тендерах;
• договор, акт, накладные, универсальные передаточные документы при работе с контрагентами;
• служебные документы, которые используются внутри компании;
• трудовой договор или договор подряда между удалённым сотрудником и работодателем;
• банковские документы;
• заявки на патенты;
• судебные документы: иск, ходатайство, жалобу.

Какие бывают виды электронных подписей

По закону №63-ФЗ есть два вида электронных подписей: простая и усиленная. У последней есть ещё два подвида: неквалифицированная электронная подпись и квалифицированная электронная подпись. Посмотрим на отличия каждой.

Простая электронная подпись (ПЭП). Это, например, коды доступа из SMS, пуш-уведомлений. Чаще всего ее используют, когда совершают банковские операции, оформляют госуслуги. Получить её легко и бесплатно: нужно ввести номер телефона при регистрации на сайте или в приложении. Получить ПЭП можно у программы или сайта, с которыми вы работаете. Действует такая подпись несколько минут.

Для работы с внешним и внутренним ЭДО в бизнесе ПЭП плохо подходит, поскольку не имеет юридической силы. К примеру, её нельзя применять для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. А чтобы подписывать ею обычные документы, сначала понадобится соглашение о простой электронной подписи.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она генерируется с помощью программ криптографического преобразования информации. Хранится такая подпись на флешке либо в облаке.

С НЭП можно определить человека, который подписал документ. А также выявить, вносились изменения в документ после отправки или нет. НЭП пдходит для работы со внутренним ЭДО: ею можно подписывать заявления, приказы, распоряжения, договоры, товарные накладные. Но чтобы подпись была легальной, нужно подписать согласие сторон на бумаге об использовании НЭП.

Получить подпись можно в любом удостоверяющем центре. Действует она около года.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Как и НЭП, генерируется с помощью программ криптографического шифрования. Отличается от НЭП тем, что КЭП регламентируется государством. КЭП могут выдавать только удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.

У КЭП есть квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, его структура описана в приказе ФСБ России № 795 от 27.12.2011. А программное обеспечение, в котором можно работать с КЭП, сертифицировано ФСБ России.

КЭП можно использовать как для внутреннего, так и для внешнего документооборота. Можно сдавать отчётность в контролирующие органы, участвовать в госзакупках, обмениваться документами с ФНС. Для этого не нужны никакие дополнительные соглашения.

Если оформляете КЭП для сотрудника, можно сделать её в удостоверяющих центрах. Руководителям или индивидуальным предпринимателям можно оформить подпись в ФНС России. Работает такая подпись в среднем от года до 15 месяцев.

Как устроена электронная подпись

Чтобы создать усиленную электронную подпись, нужны два ключа: открытый и закрытый.

Открытый ключ делает владелец в удостоверяющем центре. Он записывает его на токен — носитель, который похож на флешку. Этот носитель, по сути, безопасно хранит информацию, записанную на токен. Открытый ключ нужен, чтобы расшифровать информацию, которая закодирована закрытым ключом. Открытый ключ доступен всем.

Закрытый ключ есть только у владельца подписи. С его помощью можно зашифровывать данные. Закрытый ключ так же, как и открытый, записывается на флешку.

Как оформить электронную подпись

Получить квалифицированную электронную подпись можно в налоговой или у доверенных лиц УЦ ФНС. Вот как это сделать бизнесу.

Кто может обратиться за получением КЭП. Руководитель юридического лица — лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности. Им может быть даже иностранный гражданин. Индивидуальный предприниматель.

Куда обращаться за КЭП. Получить КЭП можно в любом месте выдачи Удостоверяющего центра ФНС России или у доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС России. Полный список удостоверяющих центров можно посмотреть здесь. А список доверенных лиц УЦ ФНС можно посмотреть на сайте налоговой.

Что нужно, чтобы получить КЭП. Чтобы подать заявление на выдачу электронной подписи, вам нужно предоставить:

• документ, удостоверяющий личность;
• номер СНИЛС;
• ИНН физического лица и (или) юридического лица;
• сертифицированный носитель ключевой информации — специальная флешка.

Алгоритм получения подписи будет такой:

1. Выберите любое удобное для вас отделение ФНС. Полный список можно посмотреть на сайте налоговой.
2. Запишитесь на приём в ФНС. Записаться можно онлайн на сайте налоговой.
3. Подготовьте все документы.
4. Подготовьте токен. Купить его можно в удостоверяющем центре.
5. Придите в отделение ФНС России. Попросите бланк на выпуск электронной подписи и заполните его.
6. Пройдите идентификацию в отделении ФНС России и получите сертификат.

Как подписывать документы с помощью электронной подписи

Электронная подпись формируется с помощью программы СКЗИ — средства криптографической защиты информации. Допустим, владелец хочет подписать документ электронной подписью, схема будет такой:

1. Специальная программа просматривает документ и генерирует строку символов из букв и цифр фиксированной длины с помощью специального математического алгоритма — хэш-функции.
2. Дальше закрытый ключ шифрует короткую строку символов — хэш-сумму. У владельца появится файл с электронной подписью, который прикладывается к документу, хранится в нём и передается получателю.
3. Когда получатель открывает документ, его программа СКЗИ создает хэш-сумму документа, расшифровывает подпись открытым ключом и сравнивает два результата. Если обе хэш-суммы совпадают, значит, документ не изменялся после того, как его подписали.

А так процесс подписания будет выглядеть для получателя документа:

1. Когда документ приходит, владелец нажимает кнопку «Подписать» в личном кабинете оператора ЭДО.
2. Если нужно, выбирает тип документа и его дату. Иногда программа сама определяет тип документа.
3. Дальше вводит постоянный пароль для подписания документа. Всё — документ подписан, документооборот завершён.

Как продлить электронную подпись

Когда срок электронной подписи заканчивается, её можно продлить. Вот как это сделать:

1. Сначала нужно продлить договор и тариф со своим оператором ЭДО.
2. Взять флешку и пойти в любую ближайшую к вам налоговую.
3. Взять талон в нужное окно.
4. Назвать свой ИНН сотруднику, отдать ему флешку и сказать, что хотите продлить электронную подпись.
5. Сотрудник выдаст несколько заявлений о продлении, которые нужно будет подписать.
6. В программе сотрудник налоговой продлевает действие электронной подписи.
7. Затем выдает флешку с продленным сроком действия.

Флешка с подписью будет действовать ещё год, а потом её снова нужно будет продлить.

Что делать, если электронная подпись утеряна

Если вдруг вы потеряли электронную подпись или её украли, необходимо сразу обратиться в удостоверяющий центр, налоговую или МФЦ, которые выдавали вам электронную подпись. Налоговая отзовёт подпись, чтобы никто не мог ею воспользоваться. Желательно предупредить контрагентов о потере флешки, чтобы они были знали, что в теории ею могут воспользоваться мошенники.

Восстановить потерянный или украденный ключ нельзя. Его можно только перевыпустить: собрать все необходимые документы, подать их в налоговую или удостоверяющий центр и выпустить новую флешку с электронной подписью.