Советы

СЭД: что это такое, как выбирать и внедрять в бизнес

Зачем нужна система электронного документооборота и как с ее помощью освободиться от бумажной рутины
Что такое СЭД

СЭД (система электронного документооборота) — это платформа, которая отвечает за делопроизводство компании. Она позволяет создавать, согласовывать и подписывать документы в электронном виде. В ней можно вести электронный архив, учет входящих и исходящих документов.

В этой статье мы подробно расскажем, как выбрать СЭД для организации и как ее правильно внедрять. А также поговорим о 7 российских системах, которые подойдут для импортозамещения.

Что умеет современная СЭД

У современной системы несколько признаков. Вот основные: 

Автоматизация работы с документами — пожалуй, это главная функция новых СЭД. Программа сокращает время сотрудников на рутину: умеет считывать данные с бумаги и заводит их в систему, определяет тип задачи и исходя из этого отдает ее нужному сотруднику. Еще СЭД автоматизирует процесс согласования документов — чтобы не назначать каждый раз одних и тех же ответственных в ручном режиме.

В СЭД можно работать с электронной подписью, есть интеграция с сервисами внешнего ЭДО для работы с контрагентами. Через интерфейс системы можно контролировать весь документооборот компании.

Дорабатывается под нужды бизнеса — большинство современных систем можно масштабировать по low-code и no-code модели. То есть без программного кода вообще или c его минимальным использованием. Это помогает решать специфические задачи, связанные с документами, и интегрировать СЭД с другими инструментами компании. 

Поддерживает гибкие методологии — в системе можно работать по Agile. У некоторых систем есть дополнительный модуль для проджект-менеджмента. Там можно работать с канбан-доской, строить диаграмму Ганта и дашборды, чтобы отслеживать эффективность работы. А также смотреть, сколько времени тратится на работу над проектом.

Как найти подходящую систему

СЭД используют в госорганах, корпорациях, компаниях малого и среднего бизнеса. Для каждого из типов предприятий на рынке есть свои решения. Ниже мы собрали список критериев, которые помогут определиться с выбором — исходя из специфики вашей организации.

Модель поставки. Система может быть установлена на собственные сервера компании (on-premise), работать на общем или выделенном облаке. Первый вариант подойдет компаниям с собственной серверной архитектурой. Например, корпорациям и госпредприятиям — как правило, у них есть собственные мощности, чтобы хранить данные.

Вариант на облаке всем, кто не хочет тратиться на развитие собственной инфраструктуры. С облаком проще работать на удаленке — в систему можно зайти по логину и паролю с любого устройства. Не нужно просить айтишников выдать удаленный доступ, как в случае с on-premise.

Многие современные СЭД работают по HTTP-протоколу в HTML-интерфейсе. Это позволяет запускать их с любого устройства без инсталляции на ПК. Вне зависимости — речь об on-premise или об облачном решении.

Возможность интеграции с другими приложениями. Важно, чтобы она была, если программу документооборота придется связывать, например, c CRM и BPM-системой. Как правило, у многих СЭД есть готовые библиотеки интеграций с популярными ERP-системами и фреймворки для самостоятельной настройки остальных связок.

Возможность импортозамещения. Чтобы не было проблем с оплатой с российских расчетных счетов и карт, стоит выбирать систему из РФ. Если разворачиваете решение на облаке вендора, можно уточнить, где находятся сервера. Многие СЭД можно развернуть в приватном облаке — в этом случае вы самостоятельно выбираете облачного провайдера и арендуете место в его хранилище.

Обзор СЭД для бизнеса и государственных структур

Разберем 7 российских сервисов.

Comindware ЭДО

Система для управления корпоративным документооборотом. В ней можно создавать и подписывать документы с помощью ЭЦП. А также работать с ними совестно, назначать поручения и контролировать сроки их исполнения. Еще можно автоматически распределять задачи между сотрудниками и обсуждать их в чате в едином окне. По оценкам самой компании, документооборот в их СЭД в три раза быстрее бумажного.

Особенности системы. ПО относится к классу low-code и легко масштабируется. Здесь можно быстро собирать IT-решения из готовых блоков — кроме СЭД доступно более 10 готовых бизнес-приложений. И до 90-95% функционала в них настраивается обычной мышкой — без использования кода. Это российское ПО, которое подходит для импортозамещения.

Comindware

Меню создания приказов в Comindware ЭДО

Стоимость зависит от числа сотрудников и функциональных модулей, которые придется подключать. Лицензия на одного человека стоит от 3 800 рублей за год. СЭД можно разместить на собственном сервере, в частном или публичном облаке и по комбинированной схеме.

ELMA365 ECM

Платформа позволяет создавать, редактировать, согласовывать и подписывать документы. Здесь можно выстроить всю систему документооборота компании — вести первичную документацию, кадровый документооборот, создать электронный архив и автоматизировать работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). А также наладить ЮЗДО с контрагентами — для этого есть интеграция с Диадок, СФЕРА Курьер и другими операторами ЭДО. Система работает в формате SaaS и On-premise.

Особенности платформы. Магазин ELMA365 Store — в нем можно выбрать готовые приложения для организации ЭДО. Сервис легко масштабируется на базе Kubernetes, поэтому можно строить и собственные специфические решения. Облегчить рутину поможет ELMA AI. Искусственный интеллект научен разделять документы по штрих-кодам, находит в них нужные объекты, а также занимается потоковым сканированием и сравнивает версии документов.

ELMA365 ECM
Подписание документа в ELMA365 ECM

Стоимость — от 500 рублей в месяц за именную пользовательскую лицензию в облаке. Лицензия на собственный сервер стоит от 12 000 рублей. Для крупных компаний есть свои варианты решений, стоимость рассчитывается по запросу.

EnDocs

Система, с помощью которой легко автоматизировать делопроизводство. Структурирует работу, борется с путанницей в документах и информационным хаосом. Подходит для компаний разной специфики и размеров. Работает в облаке, в том числе выделенном, и на локальном оборудовании. Масштабируется под нужды бизнеса.

В EnDocs можно вести все делопроизводство: создавать и согласовывать документы договоры, счета, приказы и распоряжения. А также подписывать кадровые документы, организовать электронный архив. Система интегрируется с Контур.Диадок и 1С, поддерживает работу с электронной подписью. Есть мобильное приложение. 

СЭД EnDocs
Интерфейс СЭД EnDocs

Особенности — скорость запуска и простота. Облачная версия EnDocs подключается за несколько часов. За это время система уже полностью готова к работе. Большинство процессов можно автоматизировать без кода. Большой бюджет на внедрение и покупку оборудования не нужен.

Стоимость — от 5 000 в месяц за версию в облаке для 10 пользователей. Цена on-premise рассчитывается по запросу.

TESSA

Классическая СЭД, которая работает в формате on-premise — устанавливается на сервера компании. Подходит среднему и крупному бизнесу. Внутри платформы — конструктор карточек, процессов, интерфейса рабочих мест и прав доступа. Есть поддержка КЭП.

Два решения на базе платформы закрывают все основные потребности при работе с документами:

«Типовой документооборот» — в него входит автоматизация внутренних процессов. Среди них переписка, договоры, первичная документация, ОРД (организационно-распорядительная документация), ВНД (внутренние нормативные документы), есть интеграция с ЮЗДО. Этот модуль поставляется с платформой бесплатно. 

«Т-КЭДО» — система кадрового электронного документооборота на базе TESSA. В ней можно заключать трудовые договоры, подписывать приказы о командировках и отпусках, получать справки, ознакамливать сотрудников с ЛНА — локально-нормативными актами.

TESSA

Интерфейс СЭД TESSA

Особенность системы — с помощью TESSA можно создавать специфические отраслевые решения. Например, строительные компании автоматизируют процессы, связанные с рабочими и исполнительными документами, документами проектного управления и поставок. Также на базе TESSA подключают ЮЗДО для закрывающих документов и автоматизируют согласование проектной рабочей документации.

Стоимость внедрения зависит от размера компании и количества подключаемых опций. Рассчитывается индивидуально.

«1С: Документооборот»

Платформа, на которой можно создавать, подписывать и хранить документы, а также обмениваться ими с контрагентами и госорганами. Также можно вести учет корреспонденции и внутреннего документооборота, делегировать задачи и контролировать их выполнение.

Маршрутизация документов автоматизирована — речь об их перемещении на рабочее место исполнителя. Ее можно задать в настройках. Есть учет времени, потраченного сотрудниками на обработку материалов. Можно работать с разными версиями документов, выстраивать иерархию поручений.

1C

Меню создания внутреннего документа в «1С Документооборот». Видео: «Программы 93»

Особенности системы. Платформа работает по локальной сети и через «клиент-сервер». СЭД легко интегрировать с другими решениями 1С.

Выпускается в четырех конфигурациях: 

«ПРОФ» — для небольших и средних компаний с простой системой управления и документооборота.

«КОРП» — для малых, средних и крупных предприятий со сложной организационной структурой. В поставке есть инструменты проджект-менеджмента и модули для корпоративной коммуникации.

«Государственное учреждение» — для ведения делопроизводства по ГОСТ, нормативным актам, обмена документами с помощью межведомственной системы МЭДО. Подходит для госсектора. 

«Государственное учреждение КОРП» — для муниципальных и государственных учреждений со сложной организационной структурой. Позволяет подключить неограниченное число организаций в пределах региона.

Варианты поставки — есть электронная и коробочная. Первый вариант позволяет загрузить программу онлайн — удобно для подключения организаций из регионов. Лицензия «ПРОФ» стоит 42 500 рублей. «КОРП» обойдется в 220 700. Конфигурации для госорганизаций стоят от 138 800 рублей. По умолчанию к каждой лицензии идет доступ на 1 рабочее место. Пакет из 10 рабочих мест можно докупить для любой поставки. Цена фиксированная — 45 600 рублей.

Directum RX

Российская СЭД, в которой можно создавать договоры и вести делопроизводство внутри компании. Есть интеграция с сервисами ЭДО — она позволяет организовать обмен документами так, чтобы первичные поступали в бухгалтерию, а договорные — напрямую к юристам.

За кадровый документооборот отвечает модуль HR Pro. Его можно подключить дополнительно. А для организации работы в команде есть система Projects. В ней удобно создавать Agile-доски, ставить задачи, контролировать их исполнение и строить диаграмму Ганта. Directum поставляется и в формате облака, и on-premise. Есть no-code и low-code среды для доработки системы под нужды компании.

Особенность — развитый искусственный интеллект. Он помогает с рутинными задачами: классифицирует документы, когда их заносят в систему, и извлекает реквизиты. Еще он умеет сравнивать разные версии документов и создавать поручения на основе протокола совещаний и приказов. Сотруднику остается лишь проверить, все ли данные заполнены верно.

Directum RX
Пример карточки, заполненной компьютером. Система подсвечивает поля, которые стоит проверить. Скриншот: Directum RX

«Процесс»

Решение для организации ЮЗДО с контрагентами. Также в нем можно редактировать, хранить, подписывать и согласСтоимость внедрения Directum RX рассчитывается индивидуально — исходя из размера бизнеса и количества внедряемых модулей. Есть версия в облаке и on-premise.

овывать документы. Есть функция их массового создания, автоматической отправки контрагентам и подписи бланков.

Доступна интеграция с КриптоПро — для подписания документов в системе. Можно настроить интеграцию с операторами ЭДО. В системе есть конструктор для построения схем движения документов и выбора шаблонов маршрутов — исходя из типа организаций, которые участвуют в документообороте.

«Процесс»
Загрузка документа и запуск согласования. Скриншот: «Процесс»

Особенности системы. Легко интегрируется с другими продуктами разработчика вместе они создают полноценный цифровой офис. Есть «База знаний», «Платформа отчетов», система проджект-менеджмента «Цифровой проект» и решение для управления строительством LIPRO.

Стоимость рассчитывается индивидуально. Решение работает в формате on-premise поставляется на собственные сервера клиента.

Что нужно знать при внедрении СЭД

Дисклеймер: советы ниже будут актуальны для крупных компаний. Если в вашей организации нет системы регламентов — внедрять сложную инфраструктуру нет смысла. Можно взять готовое типовое решение из подборки выше и подстроить бизнес-процессы под его функционал. Это позволит быстро активировать базовые функции СЭД и начать работу с документами.

Если же у вас сотни и тысячи сотрудников, множество департаментов и IT-инфраструктура, которую нужно будет связывать с СЭД рекомендуем ознакомиться с советами президента компании Docsvision Владимира Андреева.

Шаг 1 — создание команды

Сначала собираем костяк специалистов, которые будут работать над СЭД. Это могут быть как сотрудники компании, в которой происходит внедрение, так и внешние консультанты — со стороны вендора или интегратора системы. Они помогут запустить процесс внедрения. По ходу можно перенимать их опыт и обучать сотрудников собственной компании.

Ключевая фигура внедрения — «‎чемпион проекта». Он всегда будет со стороны клиента. Чаще всего, это топ-менеджер, который больше всех заинтересован во внедрении. У него должны быть полномочия выделять финансы и людей. Еще он формирует к системе экономические KPI. «Чемпионом» может быть, например, гендиректор предприятия, коммерческий, финансовый директор, руководитель проектного офиса или главный юрист — зависит от департамента, с которого начинается внедрение.

Остальные роли могут быть как на стороне клиента, так и интегратора. Для каждой можно выделить отдельного сотрудника или поделить их между двумя людьми. Зависит от масштаба проекта и регламентов компании. Самое главное — чтобы все эти роли были распределены.

Вот как может выглядеть состав команды:

Функциональный заказчик человек, который ставит ТЗ на внедрение системы. Он формирует требования к ее функциям на первом этапе, ориентируется в сроках и последовательности задач. Это может быть, например, технический директор, руководитель делопроизводства или архива — зависит от целей проекта на этом этапе.

Менеджер продукта формулирует требования к интерфейсу системы, понимает ее устройство. Он получает ТЗ от функционального заказчика и формулирует задачи настройщику. Возможная должность — бизнес-аналитик. Если требуется работа с кодом, подключается системный аналитик. Он получает требования к системе от бизнес-аналитика и переводит их на язык разработки. Эти функции может взять как представитель самой системы, так и сотрудники компании, где происходит внедрение.

Консультант — занимается настройкой системы. Еще его называют настройщик. Делает все, что можно сделать без помощи кода. А разработчик пишет код для работы системы, если это нужно.

Поддержка — сопровождает проект на стадии внедрения, обслуживает СЭД по ходу эксплуатации. У поддержки есть три линии. Первая — техсаппорт, который работает с конечными пользователями. Как правило, это сотрудник IT-департамента клиента. Он знает, кому звонить, если будут сбои. Вторая линяя — те самые консультанты или настройщики. Могут быть как на стороне клиента, так и на стороне интегратора. За третью линию отвечает вендор. Устраняет ошибки, которые возникают именно у платформы.

Проджект-менеджер — роль, которая возникает на больших проектах. Этот сотрудник, который старается не допустить забуксовки проекта: устраивает стендапы, если команда работает по Agile, координирует работу исполнителей. Если отдельного человека нет, им может стать даже функциональный заказчик. Еще есть роль тренера — это человек, который обучает сотрудников пользоваться системой.

Шаг 2 — планирование и выбор задачи в работу

Рисуем карту процессов, которые хотим автоматизировать. Например, кадровый документооборот, финансовые, проектные документы и архив. Автоматизировать документы можно в разных департаментах. Но в начале стоит взять одну локальную задачу, желательно в рамках одного подразделения. И чем меньше конечных пользователей будет у пилотного проекта, тем лучше.

Все потому, что первый проект самый сложный: мы внедряем и саму платформу, и ее приложение с конкретными функциями. А после первого успеха СЭД уже можно масштабировать — и количественно, и функционально, подключая другие отделы. Еще одно важное правило: «чемпион» должен отвечать за работу подразделения, в котором внедряется проект.

Критерии задачи для старта:

Должна быть реальная боль и проблема, которую ощущают не только сотрудники, но и топ-менеджмент. И в частности «чемпион». Такая задача может быть с максимальным экономическим эффектом. Например, увеличить скорость согласования договоров и освободить время сотрудников на другие дела. 

Важно чтобы можно было измерить результат и им похвастаться. Здесь работает психологический эффект: люди должны получить не только удобство в работе, но и признание своих заслуг.

Эффект от внедрения + удовольствие команды и позитивное подкрепление = лояльная публика, которая поможет развивать проект дальше.

Еще раз напомним: чем меньше конечных пользователей для первого проекта, тем лучше. Так будет легче работать с сопротивлением со стороны сотрудников. Плюс с меньшим числом пользователей проще добиться эффективности.

Лучше не использовать традиционный Waterfall-подход, когда всю систему проектируют заранее. Стоит работать итерациями — по принципу Agile. Если планировать доработки по ходу внедрения СЭД, можно быстрее получать обратную связь от заказчика и пользователей. И сократить срок от постановки задач продакт-менеджером до ее реализации консультантом и разработчиком. Это поможет максимально быстро создать MVP, который соберет фидбэк внутри компании.