Советы

Почему ЭДО — это удобно, и как организовать его в компании

Как внедрить внешний электронный документооборот и прекратить обмениваться бумажными документами с контрагентами
Что такое ЭДО

Как показывает статистика Контура, рынок ЭДО продолжает расти. В первые три месяца 2023 года компании передали на 35% больше документов через сервисы ЭДО,  чем в прошлом году. 

Электронный документооборот удобен: не нужно распечатывать документы, передавать их на подпись и отправлять по почте. Всё можно сделать в программе за 10 минут. При этом документы будут иметь такую же юридическую силу, как и бумажные. 

Вместе с экспертами операторов ЭДО разобрались, как организовать электронный документооборот в компании. А предприниматель Клим Голондарёв рассказал, как ЭДО с контрагентами работает в его фирме.

За помощь в подготовке материала благодарим специалистов сервиса Контур.Диадок и экосистемы «Такском».

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.

Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.

Также документы можно архивировать, защищать, согласовывать — т.е. делать всё то же, что и с бумажными версиями. Доступ к таким системам дают операторы ЭДО — компании, которые разработали программу и организовали её работу. Все электронные документы подписываются электронной подписью. 

Процесс электронного документооборота с контрагентами выглядит примерно так: 

1. Сначала нужно убедиться, что нужный контрагент работает с ЭДО, и установить с ним «дружбу». Для этого отправьте запрос другой компании по ИНН на обмен документом. По сути, на этом этапе нужно получить согласие другой стороны на обмен электронными документами.

Контур Диадок лого
Кирилл Ефимов

Системный аналитик в Контур.Диадоке

Проверить, сколько контрагентов уже работает через ЭДО, можно в самом начале — когда компания только задумалась об электронном обмене. Например, в Диадоке достаточно ввести ИНН партнера в поиске или выгрузить сразу целый список для проверки.

2. Вторая сторона подтверждает своё согласие.

3. Вы создаёте документ в любом формате, например, Word или PDF. Можно также загружать сканы документов в формате JPEG или PNG.

Артур Загитов
Артур Загитов

Руководитель департамента развития продуктов и услуг «Такском»

Документы могут быть как формализованные, так и неформализованные. Формализованные создаются чаще всего в сервисе ЭДО или в информационных системах клиента, если обмен идёт через интеграцию с оператором.

4. Вы находите нужную компанию по ИНН из списка контрагентов, загружаете документ в сервис. 

5. Выбираете тип документа, который загружаете. Например, это может быть счёт или акт. В зависимости от документа программа попросит ввести данные. Например, дату и номер счёта. 

Артур Загитов
Артур Загитов

Руководитель департамента развития продуктов и услуг «Такском»

Документ может загружаться, если он неформализованный. К таким документам относятся, например, договоры, спецификации, приложения.

Также документ может загружаться, если он подготовлен по формату и в формате XML. Например, счёт-фактура, счёт на оплату, документ об отгрузке товаров. То есть это формализованные документы, которые надо использовать в формате, который диктует законодательство. В таком формате документы можно готовить, например, в 1С или в другой учётной системе организации.

В случае формализованных документов, все популярные сервисы позволяют создавать такие документы непосредственно в сервисе, то есть не нужна какая-то учётная система.

6. Дальше документ должен быть подписан электронной подписью — отправителем и получателем при отправке и при получении. Можно отклонить документ, если, например, получатель не согласен с какими-то данными. В этом случае отправляется подписанный корректировочный документ, а сам документ с ошибкой не подписывать не нужно. 

7. После подписи контрагента документооборот завершается.

Согласие на обмен документами с контрагентом можно получить один раз — постоянно его запрашивать не нужно. Таким образом, вы довольно быстро сможете обмениваться документами: вся процедура подготовки и отправки документа занимает не больше двух минут.

Чем ЭДО с юридическим лицом отличается от ЭДО с самозанятыми

По большому счёту, разницы в ведении электронного документооборота в обоих случаях нет. Чтобы подписывать акты, договоры, накладные, самозанятые могут оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) или использовать неквалифицированную — она стоит дешевле.

Кому и зачем нужен ЭДО

ЭДО пригодится всем компаниям: от малого до крупного бизнеса. Также он понадобится организациям, работающим на маркетплейсах. Электронный документооборот сильно сокращает расходы на обмен документами и ускоряет этот процесс.

Клим Голондарёв
Клим Голондарёв

Предприниматель

У меня небольшая компания, и чтобы оптимизировать издержки, я подключился к ЭДО. Раньше на отправку документов всем контрагентам тратил в среднем не меньше часа на подготовку к отправке: распечатку, проставление подписи и печати. Плюс нужно время, чтобы отстоять очередь на почте. По деньгам выходило в среднем по 100 рублей за каждое письмо, а таких могло быть по 20 штук в месяц, плюс расходы на покупку конвертов. На ЭДО трачу 1900 рублей в год и могу отправлять до 250 документов в год. То есть раньше бумажные я отправлял бумажные документы за 24 000 рублей в год, а с ЭДО трачу 1900 рублей за тот же период.

Если вдруг в документе есть ошибка, с ЭДО её легко исправить и отправить документ заново. А с бумажными документами придётся заново распечатывать, подписывать, ставить печать, упаковывать в конверт и нести на почту.

Есть категории организаций, которые обязаны использовать ЭДО. Это компании, которые:  

Занимаются продажей товаров с маркировкой. Согласно Постановлениям Правительства №64 и №2464 все документы по товарам, которые должны маркироваться в системе «Честный знак», нужно передавать через операторов ЭДО. Раньше они передавались в личном кабинете «Честного знака».  

В категорию товаров, которые нужно маркировать, входят: обувь, шины и покрышки, бутилированная вода, молочная продукция, постельное и столовое бельё, велосипеды. Полный список можно посмотреть в этом перечне

Поставляют импортные товары, которые проходят через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Система действует с 8 июля 2021 года и нужна, чтобы отслеживать товарооборот, уйти от нелегального импорта и увеличить таможенные и налоговые платежи. В эту категорию товаров входят промышленное оборудование, техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и сиденья. Полный список утверждён в Постановлении Правительства №1110

Участники системы НСП работают только через систему ЭДО: оформляют продажу и покупку товара, создают и отправляют отчёты об операциях, подают уведомления в ФНС.

Сдают отчётность в госорганы. В 2023 году бухгалтерскую отчётность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучёт. Режим налогообложения и правовой статус не имеют значения. Но важно помнить, что ЭДО в B2B и B2G-сегментах отличаются — во втором много своей специфики.

В электронном виде должны сдавать:

  • отчётность по всем налогам — организации с количеством работников более 100 человек;
  • 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников более 10 человек.

Участвуют в госзакупках. С января 2022 года ЭДО обязателен, чтобы участвовать в госзакупках. Это позволяет удостовериться в предоставленных данных, дать гарантию на исполнение госконтракта. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем возможно только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок.

Плюсы ЭДО

Ускоряет бизнес-процессы. Согласовать, подписать и отправить документы можно за пару минут. Можно оказывать услуги или отгружать товар за день.

Сокращает расходы и время. Например, не нужно тратиться на канцелярию, отправку писем. Стоять в очереди на почте и готовить кипу документов на отправку.

Оптимизирует пространство. Не нужен архив с распечатанными документами и отдельное место для него. 

Обеспечивает юридическую силу документа. Контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, по значимости она равняется ручной подписи.

Делает документооборот прозрачным. Можно отследить статус исходящего документа и узнать, получен документ и подписан ли он.

Упрощает работу с госорганами. Электронные документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая инспекция принимает декларации с электронной подписью.

Упрощает поиск документов. Можно быстро найти документ по названию контрагента. А сам документ нельзя потерять.

Минимизирует ошибки. Например, система ЭДО не даст указать неверную дату документа.

Минусы ЭДО

Может сбоить сервис. Например, может отключиться интернет либо сама система выдаст ошибку.

Нужно платить за сервис. У разных операторов ЭДО свои тарифы. Не у всех они выгодные для конкретного бизнеса. Но если использовать ЭДО только для входящего документооборота, например, в небольшой рознице, то достаточно подключить ЭДО с тарифом только на входящие документы. Сервисы обычно оказывают такую услугу бесплатно.

Могут возникнуть сложности с настройкой сервиса. Иногда, чтобы работать с программой, сначала нужно её изучить и правильно настроить на работу. На это нужно время и иногда даже помощь операторов ЭДО.

Артур Загитов
Артур Загитов

Руководитель департамента развития продуктов и услуг «Такском»

В коробочных решениях обычно ничего настраивать не надо. Основная сложность — это сам переход на ЭДО, так как это изменение внешних и внутренних бизнес-процессов. В небольших компаниях одно лицо может администрировать весь документооборот с контрагентами. А вот в крупных компаниях может разделяться документооборот и работа с контрагентами в зависимости от специфики или зоны ответственности. При этом сервис ЭДО один, и это тянет за собой необходимость разграничения прав, настройки маршрутов согласования, создания дополнительных кабинетов.

Нужно переводить контрагентов на ЭДО. Для обмена документами нужно, чтобы обе стороны были подключены к системе электронного документооборота.

Контур Диадок лого
Кирилл Ефимов

Системный аналитик в Контур.Диадоке

Оператор электронного документооборота может помочь с подключением контрагентов. Например, в Контуре с этим работает отдел активации. Сотрудники помогают клиентам вести переговоры с партнерами, готовят и проводят презентации, создают посадочные страницы с понятными инструкциями. Компания может уточнить о наличии такой возможности у своего оператора.

Клим Голондарёв
Клим Голондарёв

Предприниматель

Для меня главный плюс — это экономия времени и денег. Мне не нужно ходить на почту или платить курьерам за отправку документов. Не нужно хранить и плодить много бумажек. Плюс можно за секунду отправить документ из Москвы во Владивосток. А минус — надо идти и продлевать в налоговой электронную подпись.

Может потребоваться настройка роуминга. Если компания и ее контрагент работают в разных сервисах ЭДО, то для обмена электронными документами нужно настроить роуминг.

Контур Диадок лого
Кирилл Ефимов

Системный аналитик в Контур.Диадоке

Крупные операторы электронного документооборота поддерживают автоматический роуминг с другими операторами. Это значит, что компаниям ничего не нужно настраивать для обмена документами — достаточно принять приглашение, как при работе внутри одной системы.

Виды электронного документооборота

При переводе компании на ЭДО важно решить — будете ли обмениваться электронными документами только внутри организации или хотите настроить ЭДО в том числе для работы с контрагентами.

Это два разных вида ЭДО: внутренний и внешний. Условно к внешнему относятся ЭДО в сегментах B2B и B2G, а к внутреннему — СЭД (подробнее о нём читайте в отдельной статье) и КЭДО. 

Внутренний электронный документооборот. В нём участвуют только сотрудники и руководители компании. Все работники могут обмениваться любыми внутренними документами, например, трудовыми договорами, отчётами, графиком отпусков, должностными инструкциями, любыми бухгалтерскими документами.

Как будет происходить обмен электронными документами между сотрудниками и отделами компании, нужно прописать в локальных нормативных актах. 

Внутренний ЭДО особенно пригодится крупным компаниям с большим количеством сотрудников и филиалов. Например, в сфере торговли, строительства и производства. ЭДО оптимизирует работу внутри компании, упрощает и ускоряет передачу документов между отделами и филиалами.

Внешний электронный документооборот. В нём могут участвовать контрагенты, клиенты, поставщики. С помощью ЭДО компании могут обмениваться между собой счетами, универсальными передаточными документами, товарными накладными, актами, договорами, информационными письмами. 

При использовании электронной подписи документы получают такую же юридическую силу, как и бумажные с подписью от руки и печатью. Поэтому стороны могут оформить сделку полностью в электронном виде: от подписания договора до оплаты. 

Чтобы перейти на ЭДО, контрагенты должны договориться устно либо составить допсоглашение к договору. В соглашении нужно определить, какие документы будут передаваться через систему ЭДО. 

Внешний ЭДО пригодится компаниям, которые хотят ускорить расчёты, снизить налоговые риски и упростить обмен документами с контрагентами. ЭДО подойдёт компаниям, индивидуальным предпринимателям, бюджетным организациям, самозанятым, физлицам.

Электронная подпись

Чтобы подписывать документы в ЭДО, нужно оформить электронную подпись. Электронная подпись — это виртуальный код, который подтверждает подлинность документа и всегда прилагается к документу.

Электронные подписи бывают нескольких видов: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП). 

Для внутреннего документооборота достаточно неквалифицированной электронной подписи. Но если хотите работать и с внешним ЭДО, потребуется квалифицированная электронная подпись. 

В отдельной статье мы подробно рассказываем про виды электронных подписей, как их оформить и как подписывать документы при помощи ЭП.

Артур Загитов
Артур Загитов

Руководитель департамента развития продуктов и услуг «Такском»

С 1 сентября 2023 года сотрудник организации может получить подпись только на физическое лицо. Раньше получали, как на сотрудника. В этом случае, в данных сертификата электронной подписи указывались в том числе реквизиты организации, от лица которой работал сотрудник. 

Используя электронную подпись на физическое лицо, сотрудник должен обязательно прикладывать доверенность. Для этого есть машиночитаемые доверенности (МЧД), которые создаются сразу в электронном виде, подписываются директором организации и регистрируются в информационных системах, таких как ЦПРР (ФНС). При этом зарегистрированная МЧД получает уникальный ID, по которому можно получить данные о доверителе, доверенном лице и его полномочиях. 

Это позволяет сотруднику при схеме работы B2B ЭДО ссылаться на эту доверенность: указать уникальный ID доверенности при формировании и подписании документа, или прикладывать её в формате .XML (+ откреплённая ЭП директора) и отправлять вместе с электронным документом.

Как выбрать аккредитованного оператора ЭДО для работы с контрагентами

На сайте налоговой есть перечень аккредитованных операторов ЭДО. Из этого списка можно подобрать компанию для работы с ЭДО. В списке указан рейтинг всех операторов, количество абонентов, поддержка форматов. Вот на что стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО. 

Возможности системы. Если вам важно, чтобы были длинные цепочки согласований документов, роуминг с другими операторами, интеграция ЭДО с другими системами, нужно искать подходящего под эти параметры оператора.

Техподдержка. Чтобы быстро настроить систему и решить проблемы, нужна оперативная или круглосуточная поддержка от оператора ЭДО. 

Безопасность. Документы должны быть в сохранности, поэтому перед работой с системой нужно заключить договор. Важно, чтобы оператор предоставлял такую возможность.

Тарифы. Хорошо, если у оператора есть несколько вариантов услуг. Например, разные размеры пакета исходящих документов. Так можно лучше оптимизировать затраты на ЭДО. 

Интерфейс. Посмотрите, насколько вам понятен интерфейс системы. Чем он проще, тем быстрее у вас получится настроить работу и обучить сотрудников. 

Пробный доступ. Используйте тестовый период, чтобы понять, подходит вам система или нет.

Коротко о главном: алгоритм перехода компании на внешний электронный документооборот

Резюмируем. Вы решили, что вашей организации пора внедрять внешний ЭДО — т.е. обмениваться электронными документами с контрагентами. Вот как это сделать.

Шаг 1. Подготовиться

  • Решить, кто будет подписывать документы, какие документы будут участвовать в ЭДО.
  • Выяснить, сколько контрагентов уже перешло на ЭДО.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО

  • Выбрать оператора и подходящий тариф.
  • Оформить заявку на подключение к оператору.
  • Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

Шаг 3. Внедрить ЭДО

  • Получить электронную подпись на руководителя организации (ИП), сотрудника или самозанятого.
  • Настроить доступ пользователей в систему ЭДО.
  • Настроить процессы подписания и согласования документов. 

Шаг 4. Обучить сотрудников и протестировать работу

  • Обучить сотрудников работе в программе.

Шаг 5. Начать обмениваться электронными документами

  • Сообщить контрагентам о переходе на ЭДО.
  • Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.
  • Пригласить контрагентов в системе ЭДО.
  • Опционально: оформить заявку на настройку роуминга, чтобы поддерживать документооборот с контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО.