Что каждый заказчик должен знать о работе с самозанятыми

Мы продолжаем цикл статей о самозанятости. В первом материале мы рассказали, что исполнители должны знать о специальном режиме. Сегодня обсудим другую сторону вопроса — как бизнесу работать с самозанятыми. Разбираться с нюансами помогала Мария Татаринцева — основатель проекта про легальный микробизнес «Ипона мать!».

Плюсы работы с самозанятыми

Самозанятость — это перспективный формат работы, на который переходит все больше людей. В 2022 году число самозанятых в России выросло в 1,7 раза и достигло отметки в 6,5 млн человек. Главный драйвер такого роста — это бизнес. Люди активно переходят в формат работы на себя, чтобы увеличить заработок, а компании все чаще обращаются за услугами подрядчиков.

Вот основные причины, почему бизнес нанимает самозанятых.

Можно экономить на дополнительных затратах. Бизнесу выгодно работать с самозанятыми, ведь так он экономит на страховых взносах, а это — треть фонда оплаты труда. Компания просто платит самозанятому оговоренную сумму на руки, а он сам за себя оплачивает налоги и добровольные взносы. К тому же, не приходится удерживать и уплачивать НДФЛ — в итоге исполнитель получает больше денег.

Не нужно предоставлять трудовые и соцгарантии. Компания не обязана обеспечивать социальные гарантии самозанятым: выплачивать декретные, отпускные и больничные.

Можно снизить нагрузку на штатных сотрудников. Найм самозанятых избавляет от ведения кадрового учета, расчета зарплаты, работы с отчетностью. Нагрузка на бухгалтерию и на HR-службу снижается. Сотрудничать с самозанятым менее затратно, чем брать на работу сотрудника и соблюдать трудовое законодательство.

Можно сотрудничать дистанционно. Нанять самозанятого можно, даже если он находится в другом городе. Для этого сторонам не обязательно встречаться. Если у самозанятого есть электронная подпись, документы можно подписывать через ЭДО — никакой волокиты с бумажными копиями.

Кстати, мы публиковали исследование о том, как в компаниях построена работа удаленных сотрудников.

Легко разорвать отношения. Бизнес может разрывать отношения с самозанятыми мгновенно без компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия. Это позволяет гибко управлять исполнителями и привлекать их только тогда, когда они нужны, и также быстро отстранять от работы без каких-либо затрат.

Когда компании не могут работать с самозанятыми

Есть несколько ситуаций, в которых нанять самозанятого не получится:

• Сотрудничество с самозанятым подменяет трудовые отношения. Если налоговая узнает, что самозанятый работает с компании на условиях штатного сотрудника, придется заплатить штраф.

• Самозанятый работает по агентскому договору. Самозанятым запрещено представлять другой бизнес по договорам поручения, комиссии или агентирования.
• Самозанятый занимается деятельностью, которая подлежит лицензированию. Например, создает образовательные курсы вместе со штатной командой специалистов и выдает ученикам документы об образовании.
• Самозанятый занимается торговлей чужих товаров или продает подакцизную продукцию. Самозанятые могут продавать только товары собственного производства.
• Самозанятый имеет собственный штат сотрудников. Исполнитель имеет право привлекать других субподрядчиков. Например, копирайтер может привлечь дизайнера для верстки лендинга. Однако нанимать к себе сотрудников по трудовому договору он не имеет права.

Подводные камни при работе с самозанятым

Самозанятого посчитали вашим сотрудником. В ФНС могут заподозрить, что самозанятый на самом деле — это штатный сотрудник, но компания не оформляет его, чтобы не платить взносы. Если это действительно так, бизнесу грозит штраф — до 10 000 рублей для ИП и до 100 000 для юрлиц. Также компании придется выплатить все страховые взносы и НДФЛ с момента заключения договора.

Самозанятый оказался физлицом. Бывает так, что исполнитель не является самозанятым или лишается своего статуса, а заказчик не узнал об этом вовремя. Бизнес заключил сделку и перевел деньги, считая, что самозанятый сам заплатит за себя налоги. Но этого не произошло.

К тому же из-за «антиотмывочного» закона ФЗ-115 банки с подозрением относятся к платежам физлицам на карту — есть шанс нарваться на блокировку счета.

Вы не взяли у самозанятого чек. Чек для компании — это важно, он помогает подтвердить расходы на оплату самозанятому. Без чека бухгалтер просто не сможет отчитаться перед налоговой за такие траты. Если самозанятый не выдал чек или в нем есть ошибка, это грозит лишними расходами. Например, если вы платите налог на прибыль, то придется включить платеж в налоговую базу и перечислить в бюджет до 20% от суммы.

А еще самозанятый может аннулировать чек после сделки. Когда об этом узнают в налоговой в момент получения годовой отчетности, у инспекторов возникнет вопрос: почему компания перевела деньги физлицу, а с них никто не заплатил налоги.

Как оформить договор с самозанятым

С компаниями и ИП самозанятый может работать без договора, главное — выдать чек, чтобы подтвердить сделку. Но у каждого способа работы есть свои нюансы.

Без договора. Так удобно, если сделка разовая и на небольшую сумму. Например, самозанятый дизайнер за 5 000 рублей создал логотип для пекарни. А еще по закону договор не нужен, если сделка происходит сразу же, без долгих процессов — например, при продаже самозанятым готовой продукции. Компания просто оплачивает покупку и получает чек, другие документы при этом не оформляются.

С договором. Если же несколько самозанятых мастеров будут ремонтировать офис, то стоит все этапы их работы, распределение обязанностей и условия оплаты закрепить документально. Это сделка не мгновенная, поэтому и нужно зафиксировать ее в письменной форме.

В договоре с самозанятым нужно обязательно указать:

• Исполнитель применяет специальный режим «Налог на профессиональный доход» (НПД).
• Исполнитель обязан передать заказчику чек после получения каждой оплаты.
• Если чек не выдан, то самозанятый обязан покрыть расходы заказчика — на штрафы, налоги, взносы.
• Если исполнитель перестал быть самозанятым, он должен вовремя предупредить об этом заказчика.

После выполнения работ самозанятый предоставляет заказчику акт — он подтверждает, что работа принята и оплачена заказчиком.

Как платить самозанятому

Самозанятому можно платить любым удобным способом, ограничений по форме оплаты нет. Самые популярные варианты:

• безналичным переводом на карту;
• через платежный сервис на сайте;
• на электронный кошелек;
• через сервис для работы с самозанятыми;
• наличными.

После оплаты нужно запросить у самозанятого чек из личного кабинета налоговой. Чек является подтверждением сделки и нужен для учета расходов в бухгалтерии заказчика. Чтобы самозанятый смог оформить чек, ему нужны данные компании-плательщика: название, ИНН.

Банковская комиссия за перевод ложится на заказчика. Исполнитель должен получить оплату в сумме из договора, вычитать комиссию за оплату нельзя.