Планируем задачи, грамотно распределяем рабочий график, управляем проектами и не только
В этой статье вы найдёте 16 сервисов для тайм-менеджмента, которые помогут вам в эффективном управлении временем.
Все сервисы я распределила по категориям с учётом их назначения. Кроме приложений для работы над задачами вы найдёте еще несколько полезных сервисов для эффективного использования времени.
Когда в работе одновременно находится 10–20 и более задач, сложно что-то не забыть. А цветные стикеры на стене или записи в ежедневнике подойдут не всем. Спланировать задачи можно в следующих сервисах.
Простой и доступный сервис от Google, который удобен для долгосрочного планирования. Вы можете расписать задачи на месяцы вперёд и для каждой установить напоминания. В назначенное вами время сервис пришлёт сообщение с названием задачи и уточнением сроков.
Google Календарь доступен и на мобильных устройствах, и в десктопной версии. Весомый плюс — синхронизация с любыми продуктами Google. Кроме того, здесь можно создавать совместные календари, что удобно при командной работе.
В Singularity есть все, что нужно для целеполагания и планирования. Можно строить сложную иерархию из проектов, подпроектов и задач; есть чек-листы, теги и цветовые метки; можно расставлять приоритеты и дедлайны, закреплять важные таски наверху.
Работает синхронизация с Google Calendar, импорт из Excel и других популярных планировщиков, а новые таски (на платном тарифе) добавляются по email, через Telegram-бота и даже голосом в мобильной версии.
Чтобы не отвлекаться, включайте режим фокуса, а чтобы сохранять максимальную продуктивность — таймер Помодоро.
Также есть функция проверки — можно отфильтровать все проекты и задачи по очереди, чтобы актуализировать их статусы и увидеть прогрессы.
Простой сервис от Google для личного использования. Здесь можно назначать задачи, указывать сроки, добавлять подзадачи, создавать списки. Минус — отсутствие интеграции со сторонними сервисами. Кроме того, к задаче нельзя добавить детальное описание, ссылки и вложения. Но если вам нужен инструмент лишь для учёта задач, данный сервис отлично с этим справится.
Доступ к веб-версии «Google Задач» возможен через Google Документы либо из почты Gmail. Для мобильных устройств предусмотрено отдельное приложение.
В Todoist легко указывать задачи и сортировать их с учётом приоритета, разбивать задачи на несколько подзадач. Сервис работает по принципу Kanban.
Можно настраивать напоминания и делегировать задачи другим пользователям, синхронизировать с календарем, добавлять файлы. Есть возможность добавления меток, чтобы выделить обособленные проекты. Присутствует интеграция с Gmail и другими сервисами. Можно создать собственную интеграцию по API.
Из интересных фишек — визуализация продуктивности, которая отображает на графике ваш прогресс в выполнении задач. Также можно посмотреть историю активности разных пользователей на одной доске.
В TickTick можно добавлять задачи голосом и превращать электронные письма в задачи. Сервис поддерживает Siri и Quick Ball. Также в задачи можно превращать электронные письма. Если указать информацию о сроках выполнения, TickTick напомнит вам о дедлайне. Можно сортировать задачи по папкам и проектам, выставлять приоритет, указывать теги для облегчения поиска.
В приложении присутствует таймер для работы по методу Помодоро и функция «Белый шум в фоновом режиме». Можно вести командный список задач, делиться списками с иными участниками, назначать исполнителей.
Приложение можно использовать на разных платформах: Windows, Android, iPhone и iPad, Apple Watch, Mac. Есть веб-версия и расширения для браузеров, дополнения к Outlook и Gmail.
Чтобы сохранять максимальную продуктивность, можно использовать технику Помодоро.
Спланировать задачи — только часть тайм-менеджмента. Не менее важно уложиться в сроки выполнения. А для этого нужно понимать, сколько времени уходит на решение той или иной задачи. Здесь помогут сервисы-трекеры.
Инструмент отслеживает время, которое в тратите на задачи и работу с различными приложениями. Можно настроить приложение для команды и следить за продуктивностью участников. Есть возможность формирования и автоматической отправки отчётов, что особенно ценно при повременной оплате. С помощью Toggl можно выявить неэффективный расход времени, чтобы исправить ситуацию.
Toggl позволяет запускать таймер в популярных онлайн-инструментах: Asana, Todoist, Trello. Есть расширение для Chrome и Firefox. Присутствует интеграция со 100+ сервисами и приложениями.
Timeneye позволяет отслеживать время с помощью автоматического таймера или ручного ввода. Можно считать, сколько времени уходит на выполнение определённой задачи или проекта. Инструмент доступен для применения в команде. Можно наблюдать прогресс проектов и создавать экспортируемые отчёты.
Приложение интегрируется с почтой, таск-менеджерами, Google Документами и Таблицами. Можно создавать собственные интеграции с более чем 2000 приложениями. Есть браузерные расширения.
Приложение помогает организовать работу по методу Помодоро, когда задачи выполняют строго по времени с короткими «переменками» по 5-10 минут. Всплывающие уведомления или звуковые сообщения напомнят об окончании периода отдыха или работы. При этом Focus Booster формирует подробные отчёты и можно на графике проследить расход времени.
Приложение доступно в веб-версии, на мобильных и десктопных устройствах. Отслеживать сеансы можно даже в офлайн-режиме.
Приложения-планировщики удобно использовать для простых задач. Если же процесс предполагает несколько подзадач, поэтапное выполнение и неоднократную смену исполнителей, целесообразнее использовать сервисы, помогающие управлять проектами. Такие решения особенно удобны при работе в команде, поскольку любой участник может отследить текущий статус задачи.
Стоимость: от 280 руб. в месяц в зависимости от количества пользователей и периода предоплаты. Есть бесплатная демо-версия и триал-период на 30 дней с бесшовным переходом к подписке.
У Projecto интуитивно понятный и простой интерфейс. Платформа позволяет наглядно организовывать проекты, цели, задачи и подзадачи, а система меток, тегов и приоритетов упрощает процесс управления. Для удобства работы предусмотрены различные варианты отображения: канбан-доска с настраиваемыми столбцами, диаграмма Ганта, календарный график и простой список. Задачи могут быть как одноразовыми, так и повторяющимися; можно установить дедлайн, назначить ответственных, добавить описание и чек-лист. Задачи и расписания можно создавать прямо из календаря.
Сервис подходит и для корпоративного использования. Он позволяет выстраивать структуру компании, делегировать задачи, отслеживать их выполнение и запрашивать отчеты, публиковать объявления и получать уведомления в формате push или email. Команда может совместно работать над заметками и задачами, обмениваться сообщениями и файлами в чатах, прикрепленных к каждой сущности. Настройки приватности позволяют гибко регулировать видимость контента для каждого сотрудника или отдела.
Сервис доступен как в веб-версии, так и в полнофункциональных мобильных приложениях для iOS, Android и macOS.
Стоимость: Бесплатно для личного использования и небольших команд до 10 человек. Платная подписка стоит от $10,99 за каждого пользователя в год плюс $13,49 в месяц. Есть 30 дней бесплатного периода.
Сервис удобен как для личного применения, так и для организации командной работы. Внутри одной платформы объединены множество инструментов: канбан-доски, личные календари и календари проектов, списки задач, диаграммы. Участники проекта могут обмениваться файлами, передавать задачи друг другу, добавлять комментарии к задачам. В сервисе есть интеграция со многими популярными инструментами. При отсутствии нужного решения можно использовать API для создания собственной интеграции.
Использовать Asana можно в десктопной версии и на мобильных устройствах в виде приложений. Для более быстрого освоения сервиса можно применять готовые шаблоны для планирования проектов.
Также в сервис встроен ИИ-помощник, с которым можно общаться. просить его планировать задачи и т. д.
Стоимость: Бесплатно для индивидуального использования и маленьких команд до 5 пользователей. За команду на 100 пользователей — 440 руб/мес. за каждого человека.
Сервис для совместной работы и организации процессов в компании. Фишка Yandex.Tracker — вся информация хранится на территории России. А сам сервис спроектирован для работы с большими объемами информации, чтобы даже команды вроде Яндекса могли в нем работать.
В Tracker под каждую задачу отводится отдельная страница, которая содержит описание, чек-листы, ответственных, сроки выполнения, ссылки на связанные задачи и другую важную информацию.
В карточках можно общаться с исполнителями и согласовывать результаты. Все, кто подключен к карточке, будут автоматически получать уведомления о новых комментариях.
Управление проектами работает по принципу Agile, также можно строить диаграммы Ганта и планировать этапы работы. Затем ключевую информацию можно визуализировать в графики, тепловые карты, диаграммы и т. д.
Яндекс.Трекер интегрируется с Yandex.Wiki и Yandex.Forms. Также у трекера есть API, с помощью которого его можно интегрировать с другими системами.
Трекер работает только в браузере.
В процессе работы может накапливаться информация, которая не актуальна на текущий момент, но может понадобиться в будущем. Данные сохраняют на компьютере, в облаке, на флешке и даже на обычном бумажном листочке. А вот когда возникает потребность в сохранённой информации, начинаются её поиски: где записано, как помечено. Это отнимает уйму времени. Хорошо, что есть сервисы для сохранения и структуризации заметок.
Стоимость: от $10 для профессионального использования и бесплатно для личного применения
Notion — это сервис, в котором можно хранить буквально любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды, таблицы. Можно создавать и сохранять заметки. При этом данные можно структурировать. Работать с текстами возможно прямо в сервисе. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей. Кстати, Notion может заменить Trello благодаря канбан-шаблону. А таблицы удобно использовать как аналог Excel и Google Sheets.
А еще в Notion встроен ИИ-помощник: с ним можно писать тексты, планировать задачи и многое другое. На бесплатном плане дают 40 бесплатных запросов к нейросети.
Сервис доступен в веб-версии, в виде настольного или мобильного приложения для различных устройств.
Стоимость: от $0+ для личного использования до $14,99 за пользователя в месяц в командном тарифе
Сервис для хранения заметок с использованием разных форматов: картинки, тексты, ссылки, PDF, веб-страницы, письма. Есть сканер визиток и рукописных заметок. Можно фиксировать задачи и сортировать их по приоритету. Есть возможность настройки уведомлений. Можно подключить аккаунт Google Календаря, добавить интеграцию с разными сервисами.
Есть приложения для iOS, Android, браузеров, Windows, Mac и Linux. Имеется синхронизация между устройствами. Поделиться заметками можно даже с теми, у кого нет аккаунта Evernote.
Очень простой и удобный сервис от Google. Здесь можно создавать заметки в виде цветных стикеров, настраивать напоминания, присваивать ярлыки. Заметки можно сортировать по степени важности и самые значимые закреплять в верхней части экрана.
Приложение доступно в веб-версии и на мобильных устройствах. А можно просто перейти в Google Keep из Gmail, где заметки встроены по умолчанию. Все версии синхронизируются между собой и поэтому не важно, на каком устройстве вы создадите заметку.
Стоимость: от $0+ для личного использования до $14,99 за пользователя в месяц в командном тарифе
Сервис от команды Evernote предназначен для создания снимков, на которых можно писать или рисовать. Вы можете сохранять свои идеи в виде набросков, подписей к изображениям, рисунков. К сожалению, пока приложение существует только для Mac, iPad и iPhone.
С вами случалось такое, что решил сделать перерыв в работе, зашёл в соцсети на 5-10 минут и не заметил, как прошло пару часов? Такая ситуация — боль многих удалёнщиков и фрилансеров. Кажется, что времени валом и несколько минут на «отдых мозга» не повредит. Но в итоге теряются часы. Решение приносят сервисы-блокировщики. Они просто закрывают доступ к определённым сайтам в рабочее время.
Сервис блокирует ресурсы, которые отвлекают вас от работы. Причём вы сами выбираете, что нужно заблокировать: соцсети, веб-сайты или приложения. При необходимости можно и вовсе перекрыть доступ в интернет. Пользователь может выбрать время блокировки или настроить автоматические сеансы по расписанию. Если боитесь «сорваться» и открыть доступ, просто включайте заблокированный режим на заданный период.
Freedom поддерживает устройства на Mac, Windows, Android, iOS и Chrome. При использовании браузерных расширений можно просматривать статистику длительности посещений определённых сайтов и настраивать лимиты на посещение.
Стоимость: Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом. Платная подписка стартует от $10,99 в месяц. Есть демо-версия на 3 дня.
BlockSite — сервис, который позволяет блокировать сайты и устанавливать расписание работы. Когда придет время — ненужные сайты начнут открываться.
Блокировать сайты можно по категориям, ключевым словам и синхронизировать настройки на нескольких устройствах. Саму программу можно защитить паролем — если захотите изменить настройки, придется ввести секретный код.
Работает в браузерах Google Chrome, Micrisoft Edge, Mozilla Firefox, есть приложения на Android, iOS, Windows.
Есть синхронизация со смартфоном на Android.
Надеемся, что среди перечисленных сервисов и приложений вы найдёте инструмент, который поможет вам в управлении собственным временем. Вместо того чтобы пытаться запомнить все задачи и планировать оптимальный график, вы можете делегировать эти процессы программным решениям и погрузиться в работу непосредственно над задачами.
Читайте только в Конверте
YouTube, Instagram*, Facebook*, Tik-Tok…
Соцсети блокируются, а рассылки остаются эффективными. По данным Unisender 2019–2024, блогеры и бизнес стали в 2 раза чаще
отправлять электронные письма.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
