Советы и лайфхаки для работы и отдыха
Google Calendar — сервис для планирования дел, событий и встреч. Сюда можно вносить грядущие мероприятия и настроить напоминания о них. Сервис поддерживает совместную работу — это удобно для команд.
Разбираемся, как работать с Google Календарём, чтобы использовать функционал сервиса по максимуму.
Google Календарь работает в большинстве браузеров — Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari. Для работы с сервисом в браузере должны быть включены JavaScript и файлы cookie. Чтобы начать пользоваться на компьютере:
Также перейти в Календарь можно из Gmail, Google Диск, Google Документы. На боковой панели сервисов Google есть значок, клик по которому откроет Календарь.
Для использования Google Календаря на мобильном устройстве скачайте приложение в Google Play или App Store, установите его и после открытия войдите в свой гугл-аккаунт.
Сразу после входа в сервис открывается календарь на неделю. Режим отображения можно изменить, например, на месяц или год — как вам удобнее. Можно открыть один день или расписание.
Меню настройки режима находится в верхнем правом углу.
По умолчанию у вас есть только один календарь. Он обозначен вашим именем на левой боковой панели. Если будете использовать Google Calendar для разных целей — например, для личных дел и работы — то все задачи станут отображаться в одной вкладке. Это не очень удобно. В таких случаях вы можете создать новый календарь.
В левой части страницы найдите раздел «Другие календари» и кликните на знак плюса. В появившемся меню выберите «Создать календарь».
Откроется форма, где можно указать название и описание нового календаря, часовой пояс и владельца.
Таким способом можно создать столько календарей, сколько требуется. Меняйте цвета, чтобы календари было удобно отслеживать. Для этого кликните на троеточие возле нужного календаря и выберите цвет в открывшемся меню.
По умолчанию сервис отображает на главной странице общий календарь, в который входят все остальные. Чтобы отключить видимость неактуальных календарей, просто снимите галочку в перечне.
С помощью Google Календаря можно отслеживать праздники в разных странах, фазы луны и спортивные события. Для этого кликните на «Добавить календарь», а затем на «Интересные календари».
Выберите интересную вам тему и поставьте галочку — календарь добавится в ваш список.
Вы можете создавать карточки с описанием запланированного события и прикреплять их к нужному дню. Для этого есть три способа.
Способ 1. Кликните на кнопку «Создать» на левой панели и выберите пункт «Задача».
В открывшемся окошке можно задать параметры карточки: выбрать мероприятие, задачу или напоминание, указать дату и время, добавить описание.
Способ 2. Кликните на нужную дату в календаре — откроется день с почасовым расписанием. Выберите время, в открывшемся окошке укажите характеристики задачи и сохраните карточку.
Способ 3. На правой боковой панели найдите значок задач и кликните по нему.
На открывшейся панели вы можете добавить задачу с описанием и подзадачами.
Первые два способа синхронизируются с календарями на мобильных устройствах. Список задач отображается только в веб-версии сервиса.
Все созданные карточки отображаются в календаре. Поэтому можно легко отслеживать свободные дни.
По мере необходимости карточки можно редактировать или удалять выполненные задачи. Также карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием.
По принципу создания задач планируются и мероприятия. В этом случае доступно больше настроек:
На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Достаточно указать их email-адреса в другом почтовом сервисе. В полученном приглашении гости могут сразу дать ответ о своём присутствии: да, нет или может быть. Статусы ответов приходят на почту организатору и отображаются в карточке мероприятия.
Как сделать мероприятие ещё удобнее:
На одно мероприятие можно пригласить максимум 200 человек. Если нужно больше участников, используйте Google Группы, позволяющие приглашать до 100 000 человек.
Кликнув на название календаря, вы можете указать параметры доступа — общедоступное (описание видно всем пользователям) или личное (видите только вы) . Также можно настроить напоминание о встрече.
Если кликнуть в карточке на «Другие параметры», откроются дополнительные настройки. Обратите внимание на пункт «Найдите время». Если у добавленных участников есть общедоступные расписания, при выборе этой опции откроются календари гостей. Можно выбрать время, которое будет удобно для всех.
Если работаете в команде и вам доступны расписания коллег, вы можете просматривать график конкретного человека и предлагать удобное время встречи.
На левой панели найдите строку «Поиск людей». Укажите email нужного человека — откроется его расписание. Важно, чтобы владелец расписания сделал его доступным для вас.
При включении этой опции вы сможете ежедневно получать список задач на день. Вот как это сделать:
Теперь уведомления о задачах будут приходить вам в письме.
Если в режиме отображения календаря выбрать «Расписание», вы увидите все запланированные события в виде списка. Клик по отдельной задаче откроет карточку с её описанием.
По умолчанию вы становитесь владельцем всех карточек в календаре, которые создали. Но когда речь идёт о мероприятии, вы можете сменить владельца — или организатора — и предоставить ему полный контроль. Для этого откройте карточку и кликните на троеточие в правом верхнем углу. Выберите пункт «Сменить владельца» и укажите email нового организатора. Новый владелец получит уведомление о том, что ему передали права на мероприятие. Текст сообщения можно предварительно отредактировать.
При командной работе удобно использовать совместный календарь, в котором отмечены все задачи по проекту. Вы можете открыть доступ к расписанию только для просмотра или позволить вносить правки.
Чтобы открыть доступ для других пользователей, перейдите в общие настройки и выберите нужный календарь. После перехода к частным настройкам выберите «Доступ для отдельных пользователей». В пункте «Добавить пользователей» укажите email участников.
Для каждого отдельного пользователя можно настроить уровень доступа.
Также вы можете настроить доступ по ссылке к мероприятию или сделать календарь общедоступным в разделе «Разрешения на доступ к мероприятиям».
Выбранные настройки сохраняются автоматически и действуют до тех пор, пока вы их не отмените.
Google Календарь можно синхронизировать с другими сервисами. В первую очередь это касается приложений Google. Например, заметки Google Keep встроены в сервис — оранжевый значок на правой панели.
Дополнительные сервисы можно добавить через функцию «Установить дополнения» — знак плюса на правой панели. Клик по значку откроет Google Workspace Marketplace. Здесь можно выбрать нужный сервис среди 100 различных приложений. Например, найти CRM, Zoom, облачные хранилища и другие полезные сервисы.
Также синхронизировать Календарь можно с теми сервисами, которых нет в Workspace Marketplace. К примеру, можно настроить интеграцию с Trello.
Любой созданный календарь можно распечатать. Это удобно, когда вы офлайн — наглядное расписание будет рядом, на рабочем месте.
Перейдите в настройки и выберите пункт «Распечатать».
Можно отправить в печать отдельную карточку с мероприятием. Вызовите меню через троеточие в карточке и кликните на «Распечатать».
С помощью Calendar можно «запоминать» определённые даты — дни рождения, памятные события. Настроив регулярные напоминания, вы не забудете о важном дне.
Откройте календарь на год. Начните создавать карточку с задачей, выбрав нужный день и время. В графе с выбором даты по умолчанию стоит отметка «Не повторять». Вы можете настроить свой режим напоминаний: просто кликните на надпись и выберите желаемый вариант. Например, можно настроить ежегодное напоминание в конкретный день.
Таким же способом можно настраивать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания про любые важные задачи.
С помощью быстрых клавиш можно упростить работу с Google Календарём. Например, клавиша «T» перенаправит к текущему дню, а клик на «S» откроет настройки.
Для включения быстрых клавиш откройте настройки сервиса и поставьте галочку в соответствующем разделе.
Полный список быстрых клавиш можно просмотреть, кликнув на «?» после включения функции. Также подробное описание доступно в Справке.
Читайте только в Конверте
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
