Многие пользователи для планирования задач используют сервисы календарей: Google Календарь, Outlook, iCloud. Чтобы участники не забыли о вашем мероприятии и включили его в свои планы, дайте им возможность добавить событие в свой календарь прямо из письма.
italki предлагает добавить напоминание об уроке в iCal или в Google Календарь
Рассмотрим подробно, как получить ссылку на мероприятие из календаря в разных сервисах и как добавить её в email-рассылку.
Как поделиться календарём
Есть два основных способа, как можно добавить событие себе в календарь, — открыть файл ICS или открыть прямую ссылку на календарь.
Файл ICS
ICS — это общепринятый формат файла для календарей. Большинство сервисов и приложений для календарей поддерживают его. Чтобы добавить мероприятие в свой календарь, подписчику нужно скачать файл и открыть его.
Плюс:
Универсальность. Подписчики смогут открыть файл на любом устройстве.
Минус:
Файл нужно будет разместить в файловом хранилище. Это не так удобно, как просто скопировать ссылку.
Ссылка
Здесь всё просто — календарь генерирует ссылку, вы копируете её и вставляете в письмо. Подписчик кликает по ссылке и добавляет мероприятие в свой календарь.
Плюс:
Удобство. Не нужно размещать файлы в облаке, а получателям не придется ничего скачивать.
Минус:
Разные календари генерируют ссылки в разных форматах, которые не всегда поддерживают другие сервисы. Если вы хотите охватить широкую аудиторию, придётся создавать ссылки в каждом календаре отдельно.
Какой способ выбрать
Если вы уверены, что все подписчики используют конкретный сервис для календарей, вы можете взять ссылку в этом сервисе и использовать её. Если такой информации нет, лучше вставить в письмо ссылку на файл ICS, этот вариант более универсален. Дополнительно вы можете сгенерировать ссылки в нескольких популярных сервисах и добавить их в письмо.
Также учитывайте, что в некоторых сервисах можно делиться только конкретным мероприятием из календаря, а в других — всем календарём.
В таблице ниже мы сравнили популярные сервисы календарей по их возможностям:
| Можно поделиться ссылкой | Можно поделиться файлом ICS | Публикуем одно событие или весь календарь | |
| + | + | Событие, если делимся ссылкой.
Календарь, если делимся файлом ICS |
|
| Outlook (веб-версия) | + | + | Календарь |
| Outlook (программа) | - | + | Событие |
| iCloud |
+ |
- | Календарь |
Что учесть при создании мероприятия
Называя календарь или событие, позаботьтесь о том, чтобы пользователь понял, о каком событии идет речь. Укажите полное название, краткое описание и ссылку на программу или дополнительную информацию.
В качестве цвета календаря и фона в рассылке используйте корпоративные цвета ваших мероприятий.
Теперь разберём, как расшарить календарь в каждом из этих сервисов.
Шаг 1. Создайте ссылку на календарь
Google Календарь
Откройте Google Календарь.
Чтобы поделиться мероприятием, сначала сделайте календарь общедоступным. Для этого кликните на шестерёнку в правом верхнем углу и выберите «Настройки».
На панели слева выберите календарь, которым вы будете делиться, далее выберите «Настройка календаря» и отметьте галочку «Сделать общедоступным».
Готово. Теперь вернитесь в календарь и создайте мероприятие. Если мероприятие уже создано, пропустите этот шаг.
Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу, введите название, дату, время и остальные параметры. Кликните «Сохранить».
Теперь кликните на созданное мероприятие, а во всплывающем окне нажмите на карандаш для редактирования.
Здесь выберите «Дополнительные действия» → «Опубликовать мероприятие».
Появится окно со ссылкой на мероприятие и HTML-кодом. Нажмите «Копировать» напротив ссылки.
Также в Google Календаре можно скачать календарь в виде ICS файла. Но в этом случае вы скачаете весь календарь, а не конкретное мероприятие.
Если вы хотите поделиться конкретным мероприятием с помощью файла ICS, создайте для него отдельный календарь.
Скачать файл можно в настройках. Кликните на шестерёнку, выберите «Настройки», далее выберите календарь, который нужно скачать, раздел «Настройки календаря» и кликните «Экспортировать календарь».
Файл скачивается в формате ZIP-архива, внутри файл с расширением .ics.
Outlook.com
Здесь мы описываем, как работать с веб-версией Outlook, которая входит в состав Microsoft 365. Если вы используете настольную программу Outlook, руководствуйтесь следующим разделом.
Откройте Outlook в браузере. Перейдите к календарю.
Сначала создайте календарь. Если вы уже создали его, пропустите этот шаг.
Для создания нажмите «Добавить календарь».
На панели слева выберите «Создать пустой календарь», введите название календаря, выберите цвет иконки и раздел, в котором он будет создан. Кликните «Сохранить».
Теперь создайте событие с помощью кнопки «Новое событие» в левом верхнем углу.
Введите название, дату, время, местоположение, описание. Кликните «Сохранить».
Теперь нужно сделать календарь публичным. Кликните на шестерёнку в правом верхнем углу, внизу выберите «Просмотреть все параметры Outlook».
Выберите слева «Календарь», далее «Общие календари». В разделе «Публикация календаря» выберите в первом выпадающем списке календарь, а во втором — «Может просматривать все сведения». Кликните «Опубликовать».
Появится две ссылки. Первая — ссылка на мероприятие в календаре Outlook. Вторая — ссылка на файл ICS.
Чтобы скопировать первую ссылку, кликните на неё и выберите «Копировать».
Ссылку на файл можно также скопировать или сразу скачать файл.
Как и в Google Календаре, вы будете делиться не конкретным мероприятием, а календарём со всеми событиями. Если хотите дать доступ только к одному мероприятию, создайте для него отдельный календарь.
Outlook
В этом разделе мы описываем, как поделиться мероприятием в программе Outlook.
Чтобы перейти в календарь, кликните на его значок в левом нижнем углу.
Теперь создайте встречу. На панели инструментов сверху, во вкладке «Главная», кликните «Новые элементы» и выберите в меню «Встреча».
Заполните данные встречи, нажмите «Сохранить и закрыть».
Найдите созданную встречу в календаре и откройте её двойным кликом.
На панели вверху, во вкладке «Встреча», кликните на стрелочку возле «Переслать», затем в меню «Переслать как iCalendar».
Откроется новое окно.
Напротив вложения кликните на стрелку и выберите «Сохранить как».
Выберите местоположение на компьютере, куда вы хотите сохранить файл ICS.
iCloud Календарь
Откройте iCloud Календарь.
Начните с создания календаря. Если он уже создан, пропустите этот шаг.
В календаре кликните на шестерёнку в правом нижнем углу и выберите «Новый календарь».
Введите название календаря и нажмите Enter.
Теперь создайте событие. Ещё раз кликните на шестерёнку и выберите «Новое событие».
Заполните поля и нажмите «OK».
Чтобы поделиться календарём, нажмите на значок свойств общего доступа напротив него.
Здесь отметьте галочку «Открытый календарь» и кликните «Скопировать ссылку».
Обратите внимание, вы будете делиться календарём, включая все его события. Если вы хотите дать ссылку только на одно мероприятие, создайте для него отдельный календарь.
Шаг 2. Вставьте ссылку в письмо
Обратите внимание, в этом разделе описывается старый редактор писем.
В феврале 2024 года в Unisender появился новый редактор. Информацию о его основных функциях и преимуществах можно найти в разделе «Создание писем в новом конструкторе».
Если у вас нет точных данных, какие календари используют ваши подписчики, рекомендуем использовать файл ICS. Это универсальный способ, который будет работать у большинства адресатов. Дополнительно можно добавить ссылки на другие календари.
Для примера мы добавим четыре ссылки в письмо: основную ссылку для скачивания ICS файла и три дополнительные ссылки для календарей Google, Outlook.com, iCloud.
Разместите файл в облаке
После того, как вы создали файл в календаре, разместите его в любом облачном хранилище и откройте доступ по ссылке.
Как разместить файл на Google Диске
Добавьте ссылки в письмо
Рассмотрим, как добавить блок со ссылкой на календарь в конструкторе Unisender.
В личном кабинете Unisender нажмите «Создать рассылку» → «Email».
Выберите готовый шаблон или создайте письмо в конструкторе с нуля.
Для примера создадим в письме три строки, перетащив их с панели слева. На одной будет кнопка с основной ссылкой, в строке ниже — остальные три ссылки, а сверху для красоты добавим картинку с календарём.
Как собрать макет с помощью строк
Перетащите в верхнюю строку картинку, в строку ниже — кнопку, а в самую нижнюю — блок «Меню».
Так строки с блоками выглядят в письме.
Начнём с картинки. Вы можете нарисовать свою картинку, а мы сгенерируем её с помощью бесплатного сервиса Calendar Icons Generator.
Скачайте картинку и добавьте её в блок.
В свойствах блока «Кнопка» вставьте ссылку на файл и оформите кнопку.
Так выглядит кнопка после оформления
В свойствах меню в нижней строке добавьте три элемента, это будут три ссылки на календари.
В каждом элементе укажите название календаря и ссылку для него.
Меню с тремя пунктами. Между пунктами — разделитель
Добавляем оформление — меняем фон и цвет шрифта в меню. В итоге все три строки выглядят так:
Вы можете использовать этот пример или создать письмо в конструкторе по собственному дизайну, со своими кнопками, описанием мероприятия и любыми другими блоками.
Полезные ссылки:
Статьи по работе с конструктором
Как добавить вложение в письмо
