Как нанимать фрилансеров и самозанятых

Всё больше людей выбирают работу на себя. Согласно статистике, число фрилансеров в России к концу 2023 года достигло 19 млн человек, а 10 млн зарегистрированы как самозанятые по данным на апрель 2024 года.

Компаниям выгодно сотрудничать с фрилансерами и самозанятыми. Их не нужно оформлять в штат, значит, можно сэкономить на страховых взносах и налогах. Но чтобы такое сотрудничество стало успешным, нужно понимать, как и где искать внештатников, как оценивать их навыки и оформлять сотрудничество по закону. Разобрались в вопросе с коллегами из «Моей удалёнки» (сайт, Telegram).

Где искать удалённых исполнителей

Фрилансеров можно находить на специальных сайтах и биржах, в соцсетях и Telegram-каналах, а также с помощью сарафанного радио. Ниже подробно рассмотрели самые популярные варианты.

Агрегаторы вакансий. На агрегаторах в основном ищут сотрудников для долгосрочной работы, но здесь также можно найти фрилансеров и самозанятых.

Самый популярный агрегатор последних лет — HH.ru. Здесь есть из кого выбрать: на октябрь 2024 года резюме на платформе разместили 50 млн соискателей. Есть два способа найти нужного специалиста:

• Создать объявление. В разделе «Занятость» добавить объявление, описать условия работы и требования к кандидату.
• Искать по базе резюме и писать кандидатам напрямую. Лучше проставить фильтры по ключевым словам и типу занятости.

Биржи. Биржи специально придумали для краткосрочных проектов и удалённой работы. Там легко найти исполнителя для конкретной задачи под любой бюджет.

Например, можно искать исполнителей на «Яндекс Услугах». В каталоге много специалистов из самых разных сфер: бытовые услуги, красота, IT, дизайн и мультимедиа, юридические и бухгалтерские услуги, маркетинг. Чтобы подобрать подходящего сотрудника, можно:

• Просматривать профили исполнителей, фильтровать их по рейтингу, оценкам, стоимости и местоположению. В профиле есть информация о специализации, примеры работ и отзывы клиентов.
• Разместить заявку: описать в ней задачу, требования и бюджет. Исполнители откликнутся сами, а работодателю останется выбрать специалиста.

Telegram-каналы. В Telegram множество каналов и чатов для поиска фрилансеров. Например, канал «Норм работа» создан для тех, кто работает в диджитале. Обычно тут ищут маркетологов, копирайтеров, дизайнеров, разработчиков. Чтобы найти специалистов, нужно отправить вакансию редактору канала и оплатить размещение.

Соцсети. В соцсетях легко найти исполнителей в сообществах и пабликах, через строку поиска и по хештегам. Например, во «ВКонтакте» есть группа «Ищу Фрилансера», которая объединяет специалистов и работодателей в сфере digital. Здесь больше всего специалистов по SMM, маркетингу, таргетингу, SEO, дизайну, копирайтингу. Подобрать исполнителя можно одним из двух способов:

• Разместить вакансию через кнопку «Предложить новость».
• Найти нужных людей через поиск — специалисты тоже публикуют свои объявления на стене сообщества.

Доски объявлений. На досках объявлений оставляют контакты исполнители из самых разных сфер — от сантехников до репетиторов.

Например, «Авито» регулярно пользуется 53 млн человек в месяц. Здесь не только покупают недвижимость и машины, мебель и одежду, а ещё находят исполнителей на разные задачи. Для этого нужно:

• Выбрать специалиста в каталоге в категориях «Услуги» и «Работа» или через поиск по ключевым словам. На страницах исполнителей указаны тип работы, цены и контактные данные. Есть фильтры по цене, образованию, графику, городу и другим параметрам.
• Составить бизнес-объявление: потребуется пройти проверку компании по реквизитам или документам и добавить описание вакансии.

Как оценить адекватность потенциального сотрудника

Рекрутер разместил объявление, на него откликнулось много человек, а нужен всего один. Как не ошибиться и выбрать того, кто подойдёт компании? Вот несколько советов, которые помогут это понять.

Спросите, есть ли рекомендации предыдущих работодателей. Если да, лучше связаться с руководителем и спросить, чем понравился фрилансер, над какими проектами работал, почему собеседник рекомендует исполнителя другим, а не сотрудничает с ним сам.

Изучите соцсети кандидата. Они расскажут о личностных качествах, ценностях и интересах человека. Если он делает публикации о путешествиях или спорте — скорее всего, у соискателя активная жизненная позиция. Если выкладывает ролики, связанные с музыкой или дизайном, — он креативный. А по добродушной реакции на критику можно понять, что человек эмоционально устойчивый.

Проведите интервью по видеосвязи. Так можно оценить профессиональные навыки человека и посмотреть, развиты ли у него софт-скилы. Например, обратите внимание, как соискатель излагает мысли и реагирует на стрессовые вопросы.

Обсудите будущую работу. Стоит проговорить, как быстро и какие объёмы готов выдавать сотрудник, когда он на связи, может ли оперативно вносить правки и принимать задачи. Работал ли раньше в этой нише, а если нет — почему считает, что справится.

Во время такой проверки важно обратить внимание на «красные флаги». Стоит задуматься, когда кандидат:

• Большинство вопросов задаёт насчёт оплаты, его не интересуют процессы и коммуникации в команде.
• Требует предоплату за несколько проектов.
• Отказывается работать официально: не оформляет самозанятость, не готов подписывать договоры и присылать чеки.
• Не задаёт вопросы. Это может говорить о том, что ему не интересна вакансия, он в принципе всегда занимает пассивную позицию, неуверен в себе или просто неопытный. Есть риск, что такой сотрудник сорвëт проект.

• Задаёт много вопросов про руководство, делает акцент на личных границах.

• Жалуется на здоровье или тяжёлую жизненную ситуацию.

Что такое методика STAR в собеседованиях

На что обратить внимание в портфолио исполнителя

Если соискатель заинтересовал рекрутера, нужно попросить прислать портфолио, чтобы оценить его опыт, стиль работы и мотивацию. Когда человек не может назвать, с кем и сколько работал или у него нет проектов — возможно, он новичок, часто меняет места или не заинтересован в вакансии.

В портфолио посмотрите:

• Как организованы материалы: рассортированы ли кейсы по тематикам, жанрам или датам.

• Есть ли описание проектов: цель, инструменты для реализации, процесс, итоги.

Иногда фрилансер не может показать работы, потому что работает не так давно или потому что подписал договор о неразглашении. В этом случае оценить хард-скилы исполнителя поможет тестовое задание.

Как правильно составить тестовое задание

В случае с фрилансерами тестовое — самый достоверный и чуть ли не единственный способ понять, потянет ли человек работу.

Чтобы составить ТЗ, нужно:

1. Выделить основные задачи, которые будет решать человек. Например, копирайтер обычно пишет материалы для сайтов, блогов, соцсетей.
2. Определить перечень технических навыков или специфических компетенций, которые нужно проверить на старте. Так, копирайтера можно попросить написать пост или поставить ТЗ дизайнеру.
3. Составить критерии оценки тестового. Например, копирайтер должен написать продающий текст. Тогда при проверке мы смотрим, как он умеет доносить информацию, соблюдает ли правила грамматики и орфографии, какой призыв к действию использует.

У кандидата должно быть время выполнить задание, обычно на это даётся неделя. Помните, что большое ТЗ снизит мотивацию, особенно если компания малоизвестная, а тестовое не оплачивается.

Как по закону оформить сотрудничество с внештатным исполнителем

Бизнесу выгодно сотрудничать с самозанятыми — не нужно платить налоги и страховые взносы. Но важно грамотно оформить договор и соблюдать нюансы при расчётах, иначе налоговая может посчитать, что отношения с исполнителем — трудовые. А это уже чревато штрафами. Вот что нужно сделать на этом этапе.

Составляем договор. С самозанятыми оформляют договоры подряда и возмездного оказания услуг.

• Договор подряда подойдёт, если исполнитель делает то, что можно увидеть и потрогать. Например, монтирует пластиковые окна, шьëт платья или изготавливает вывеску. Скачать шаблон договора →
• Договор возмездного оказания услуг подойдёт, если исполнитель выполняет действия, результат которых увидеть невозможно. Например, управляет соцсетями, проводит вебинары или составляет бухгалтерскую отчётность. Скачать шаблон договора →

В таблице ниже перечислили, что обязательно должно быть в договоре.

Риски работы с самозанятыми с 1 марта 2024 года

Оформляем акт. Акт по результатам работ или услуг защищает заказчика и исполнителя. Если они его подписали, значит, работа и оплата устроили обоих. Акт может составлять любая сторона, но обычно это поручают исполнителю. Если работодатель хочет, чтобы фрилансер заполнял его бланк, лучше оформить его приложением к договору.

Можно использовать шаблон акта от «Моей удалёнки», в нём есть все обязательные реквизиты.

В акте нужно указать:

• номер и дату договора, к которому составлен акт;
• дату и номер акта;
• заказчика — название компании или ФИО ИП;
• ФИО исполнителя;
• вид и количество работ или услуг;
• единицы измерения;
• цену за единицу работы или услуги;
• общую стоимость;
• реквизиты сторон;
• должность того, кто подпишет акт со стороны заказчика.

Если во время приёмки работы обнаружили недочёты, их можно указать в акте рядом с подписями или предусмотреть для этого отдельные строки.

Расплачиваемся с исполнителем. Есть три варианта оплатить работу самозанятого.

При расчётах с самозанятым исполнителем важно учесть несколько моментов:

• Проверять статус самозанятого перед каждой выплатой. Это можно сделать на сайте налоговой. Если статус изменится, а заказчик продолжит проводить платежи как с самозанятым — налоговая доначислит работодателю НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
• Чек — главный документ при расчёте с самозанятым. Без него заказчик не сможет подтвердить расходы и уменьшить налоги на сумму услуг, работ или товаров, которые получил от самозанятого.
• Чек понадобится и тогда, когда заказчику придётся доказывать, что между ним и самозанятым нет скрытых трудовых отношений. Поэтому после каждой оплаты нужно запрашивать его у исполнителя. При расчёте наличными он должен сформировать и выдать чек в этот же день. При банковском переводе — до девятого числа следующего месяца.
• В чеке нужно избегать размытых формулировок: не «Услуги дизайнера», а «Разработка макета упаковки для продуктовой линейки».

Нанимаем фрилансеров: главное

Где искать фрилансеров: на специальных сайтах, биржах и досках объявлений, в Telegram-каналах и группах в соцсетях.

Как выбрать исполнителя: изучить рекомендации и соцсети соискателя, провести собеседование и узнать, над какими проектами кандидат уже работал и как он видит свою роль в компании.

Как оформить самозанятого: заключить договор подряда или оказания услуг, обозначить в нём задачи и условия оплаты.

Как расплатиться за услуги или работы: это можно сделать наличными или банковским переводом.

Что важно учитывать при расчётах: нужно просить исполнителя предоставить акт сдачи-приёмки работ и чек, чтобы избежать проблем с налоговой.