Внутри конструктора Unisender — ИИ-ассистент. Поможет составить тему, проверить ошибки в тексте, нарисовать картинку. И даст рекомендации как маркетолог или психолог.
1. Отправляйте меньше писем
Джефф Вейнер — генеральный директор LinkedIn.
Джефф Вейнер — генеральный директор LinkedIn.
Этот совет кажется слишком простым, и трудно поверить в его эффективность. Однако Джефф уверяет, что проверил эту нехитрую методику на себе.
Когда вы отвечаете на письмо, ответ генерирует новые вопросы и новые письма — и так до бесконечности. Чтобы разорвать порочный круг, достаточно самому писать реже. «Когда я стал отправлять меньше писем, я и получать стал меньше», — рассказывает Вейнер в интервью для CNBC.
Вместо бесконечных переписок Джефф нередко использует телефон, а в сложных ситуациях предпочитает встречаться и обсуждать проблемы офлайн.
Эштон Кутчер — популярный актер, основатель венчурной фирмы Sound Ventures.
Эштон Кутчер известен по фильмам «Эффект бабочки», «Однажды в Вегасе» и «Больше чем секс». Однако мало кто знает, что Эштон ещё и успешный предприниматель, который увеличил первоначальные вложения в компанию в 8,5 раз.
Чтобы достигать поставленных целей и не погрязнуть в электронной почте, Эштон следует простому правилу. Утро он посвящает продумыванию задач на день и раздаёт связанные с ними поручения. Только после этого Кутчер приступает к проверке почты.
Эштон считает, что отвечая на письма, ты реагируешь на происходящее. Если это делать с самого утра, сложно оставаться проактивным и строить день, исходя из своих приоритетов. Раньше «я делал работу за других людей и так и не добирался до собственных задач», — признаётся Эштон.
Шерил Сэндберг — исполнительный директор Facebook*.
Шерил управляет компанией с 30 тыс. сотрудников. Она не представляет свою жизнь без электронной почты и делится секретом, который помогает ей не утонуть во входящих.
Сэндберг предпочитает отвечать сразу, как только увидит новое письмо. Чаще всего это короткие и не всегда полные ответы. Но, по словам Шерил, «сделанное лучше идеального». И трудно с ней не согласиться. При большом объёме входящих руки до подготовки полноценного ответа могут так и не дойти.
Кроме того, отвечая сразу, Сэндберг экономит немало времени, которое обычно тратится на перечитывание писем. Если входящих больше 50, она получает как минимум час для более важных занятий.
Райан Сикрест — телеведущий, продюсер, ведущий популярного радиошоу «В эфире с Райаном Сикрестом».
Райан Сикрест — популярный человек в США, поэтому весь его день расписан по минутам. Райан просыпается в 7 утра и с головой окунается в насыщенный событиями день. «Думаю, чем сильнее я занят, тем больше удовольствия получаю», — признается Райан в интервью для Business Insider.
Каждый день Сикрест уделяет время разбору электронной почты. Однако чтобы успеть выполнить и другие запланированные задачи, Райан старается отвечать на любые входящие как можно короче. «Две строки для меня оптимально, люблю очень-очень короткие письма», — поясняет Сикрест.
Если ответ не укладывается в две строки, Райан предпочитает сэкономить время на переписке и решить все вопросы по телефону.
Ричард Брэнсон — основатель корпорации Virgin Group, которая включает 400 компаний.
Ричард — приверженец активного образа жизни и современных технологий. «Благодаря технологиям мы получили свободу работать в любом месте и в любое время», – пишет он в своём блоге. Однако даже Брэнсон понимает, что невозможно трудиться 24 на 7 — это грозит выгоранием.
Чтобы оставаться в тонусе, Ричард устраивает небольшие перерывы в течение дня. Он отдыхает от работы, мессенджеров и электронной почты: пьёт чай, общается и гуляет. «Даже если у вас реально напряженный день, вы всегда сможете найти 5 минут на чтение книги, чашку чая или ничегонеделанье», — утверждает Брэнсон.
Ричард учит отдыхать и своих сотрудников. Каждую среду в Virgin Management устраивают диджитал-детокс. Все сотрудники компании отключают почту и проводят день вдали от экранов.
Билл Гейтс — предприниматель, филантроп, один из основателей Microsoft.
Во время работы в Microsoft Билл Гейтс стремился держать под контролем не только сотрудников компании, но и свой инбокс. Он следил, чтобы писем в ящике не скапливалось больше 100 за день.
Ограничить поток сообщений Биллу помогали специально настроенные фильтры. Они пропускали только письма от сотрудников Microsoft, компаний-партнёров и людей, с которыми миллиардер переписывался до этого. Такие фильтры можно настроить в любом почтовом сервисе.
Письма, попавшие в инбокс, Гейтс группировал по папкам в зависимости от их важности и содержания. Так он мог «сосредоточиться на письмах, которые отметил, и проверять папки по конкретным проектам».
Я на себе убедилась, как это удобно. Ранее я уже рассказывала, как создавать такие папки и с их помощью навести порядок в электронном ящике.
Тони Шей — основатель и генеральный директор Zappos.
Когда Тони Шей стал известным предпринимателем, его ящик завалило письмами. Тони получал от 1000 до 2000 входящих в день — и это его нервировало. Чтобы справиться с проблемой, Тони разработал собственную систему управления почтой Yesterbox, которой пользуется последние 6 лет.
Главный принцип Yesterbox — разбирать только вчерашние письма. В крайнем случае разрешается отвечать на срочные входящие, которые не могут подождать 48 часов. О них Тони сообщают по телефону или в мессенджере.
Подход Yesterbox помог Тони избавиться от стресса. Он перестал переживать, что есть «бесконечный поток входящих, который никогда не осилишь».
Количество вчерашних сообщений известно и уже не изменится. Эти письма реально разобрать и ощутить удовлетворение от выполненной задачи.
Илон Маск — инженер и изобретатель, основатель и генеральный директор SpaceX, генеральный директор Tesla.
Илон Маск любит писать письма, и это у него хорошо получается. Как он однажды пошутил: «Я пишу много писем, я очень хорош в этом. Это моя ключевая компетенция».
Электронная почта позволяет Маску общаться на собственных условиях. С помощью email предприниматель может разом охватить всех сотрудников компании: рассказать об изменениях в работе, дать советы о повышении продуктивности, поделиться видением будущего.
Чтобы не тратить часы на разбор «Входящих» и избежать ненужных писем от незнакомых людей, Маск использует скрытый email-адрес. К сожалению, из статьи непонятно, как именно он это делает. Вот несколько способов сохранить email в тайне:
Джейк Кнапп и Джон Зерацки — бывшие сотрудники Google, создатели методики тестирования новых идей «Спринт», авторы нескольких популярных бизнес-книг.
Джейк Кнапп и Джон Зерацки в 2018 году выпустили очередную книгу «Найди время. Как фокусироваться на главном». В ней они дают несколько советов и о работе с электронной почтой. Вот самые интересные из них.
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.