Как использовать ChatGPT в работе с Google Docs и Spreadsheets

С помощью ChatGPT можно не только создавать тексты и писать код, но и автоматизировать рутинные задачи, ускорять обработку данных и структурировать информацию.

В статье разбираемся, как применять ChatGPT для работы с текстами и таблицами и как нейросеть помогает в работе с большим количеством информации.

Для всех этих действий не нужен платный тариф, достаточно иметь зарегистрированный бесплатный аккаунт. Но с платным тарифом количество запросов и объём анализируемых данных будет гораздо выше.

Как загрузить в ChatGPT документ Google Docs и Spreadsheets

Самый простой вариант — скопировать нужные разделы текста из Google Docs или Google Spreadsheets и показать их нейронке. Но если нужно проанализировать документ на десятки страниц или сразу несколько документов, нейросеть не справится. Утонет в количестве информации и не выдаст качественный ответ. 

С мая 2024 года компания Open AI упростила работу с документами — теперь можно загрузить файлы из Google Disk и Microsoft OneDrive напрямую в ChatGPT. 

Для интеграции ChatGPT и Google Drive нужно зайти на официальный сайт ChatGPT через зарегистрированный Google-аккаунт. Без регистрации на сайте нельзя прикреплять документы и настраивать интеграцию. 

После авторизации в сервисе нажимаем на значок скрепки.

Откроется меню, выбираем «Подключиться к Google Drive».

Выбираем Google-аккаунт, к которому будет открыт доступ.

Подтверждаем доступ к данным, нажимая «Продолжить».

Готово. Теперь снова нажимаем на значок скрепки, выбираем «Добавить из Google Drive».

Откроется меню Google Диска с вашими файлами. 

Выбранные документы загружаются в окно запросов ChatGPT. Осталось написать чат-боту, что с этим делать.

Допустим, нам нужно объединить несколько таблиц с разными показателями Telegram-канала (просмотры, реакции, комментарии, пересылки, репосты) в одну сводную таблицу. 

Для этого выбираем документы, загружаем их в ChatGPT и пишем запрос: «Объедини все эти таблицы в одну, но на разных листах. Готовая таблица должна выглядеть так: 1 лист — просмотры, 2 лист — реакции, 3 лист — комментарии, 4 лист — пересылки, 5 лист — репосты».  

После скачивания можно открыть готовую Excel-таблицу с упорядоченными данными. Теперь в одной таблице объединены данные пяти документов.

Это один из наиболее простых вариантов использования ChatGPT и Google-таблиц. При желании можно попросить нейросеть по-другому обработать данные. Например, составить на отдельном листе ТОП-публикаций с максимальными просмотрами, реакциями и т.д.

Тот же принцип работы и с Google Docs. Можно сгенерировать с помощью нейросети краткое содержание документа, проанализировать текст и доработать его: изменить структуру, стиль или форматирование. 

Минус — ChatGPT не может вносить изменения в конкретный файлы Google-таблиц или Google Docs. Он может только просматривать документы и создавать новые.

Порядок настройки интеграции ChatGPT с Microsoft OneDrive такой же, как с Google Drive.

Как интегрировать ChatGPT в Google Spreadsheets

Интеграция ChatGPT в Google-таблицы поможет выполнить несколько десятков запросов одновременно. Допустим, нам нужно создать 10 описаний товара с разными ключами. В ChatGPT можно отправить разово только один запрос. А значит, для генерации описаний нужно будет по очереди отправлять 10 разных запросов. 

В Google Spreadsheets можно прописать нужные ключи, и дать команду встроенному ChatGPT сгенерировать описания. 10 описаний товара будут готовы в течение одной минуты. 

Таким способом можно автоматизировать разные действия:

• генерировать формулы для работы с таблицами;
• создавать макросы — короткие программы для выполнения действий в таблице;
• генерировать или улучшать текст прямо в таблице;
• переводить тексты;
• категоризировать данные;
• собирать информацию из отзывов клиентов;
• генерировать контент-план.

Если обычно нужно вводить каждый запрос в ChatGPT, то в таблице можно проделать десятки и сотни запросов — это гораздо быстрее и удобнее. 

Как интегрировать ChatGPT в таблицы через Apps Script

В Google Docs и Spreadsheets есть раздел Apps Script — платформа для запуска скриптов. С помощью скрипта — программы, которая выполняет определенную задачу по заданному сценарию — можно автоматизировать работу с документами. Например, заполнить таблицу из данных другого файла, настроить обновление информации в документе и т.д. 

Для интеграции ChatGPT нужно будет добавить соответствующий скрипт в раздел Apps Script. Для этого нужно открыть или создать таблицу.  Выбрать в меню раздел «Расширение» и нажать Apps Script.

Откроется окно с кодом. 

Нужно удалить все строки, скопировать скрипт с этого сайта и вставить его в первую строку. Выбрать «Сохранить проект на Диск» и «Начать развертывание». После этого нужно подтвердить разрешения на доступ к данным.

Затем нажать «Проверить разрешения», выбрать свой Google-аккаунт.

Для работы скрипта потребуется дать разрешения на доступ к файлам. Для этого выберите «Дополнительные настройки», «Перейти на страницу “Проект без названия» (небезопасно)». Нажмите «Разрешить», после этого скрипт сработает.      

В журнале выполнения будет появится: «Выполнение начато» и «Выполнение завершено». После этого окно можно закрыть.

Теперь для вызова функций ChatGPT нужно ввести в любую ячейку: =freeGPT(“Ваш запрос”) и нажать «Enter». Например: =freeGPT(“Напиши три абзаца о столице Канады”). Через несколько секунд в ячейку загрузится ответ. 

Разработчик проекта GPT4Free под ником xtekky рекомендует использовать скрипт только в образовательных целях. Поэтому если вы планируете часто работать с задачами для ChatGPT, то лучше оплатить запросы и использовать способ, который описан ниже.

Для интеграции ChatGPT в Google Docs и Таблицы понадобится API-ключ. Создать его можно на сайте OpenAI через свой зарегистрированный аккаунт.

Затем нужно подтвердить номер телефона — он тоже должен быть не российским. Можно воспользоваться сервисом для покупки зарубежных номеров, сервис отправит на него проверочный код. Больше этот номер не понадобится.

После подтверждения номера, выберите Create new secret key.

Сервис сгенерирует ваш уникальный конфиденциальный API-ключ. Обязательно скопируйте его и сохраните в надежном месте. После закрытия окна его нельзя будет нигде посмотреть. Но если вы вдруг его потеряете, можно будет сгенерировать новый. 

За использование API-ключей нужно будет платить. Подписка GPT Plus здесь не распространяется. В случае с нашим скриптом затраты будут такие: $5 за 1M входящих токенов, $15 — за 1M исходящих.

Небольшое пояснение — 1 миллион токенов это около 300-400 тысяч слов.

После покупки добавьте API-ключ в этот код:

Сохраните проект в Apps Script и запустите его. После этого ChatGPT будет интегрирован в Google Таблицы. 

Через расширение «GPT for Sheets and Docs»

Для этого не понадобится ни API, ни платная подписка на ChatGPT. Расширение позволит работать с нейросетью бесплатно.

Но количество бесплатных запросов ограничено — можно заполнить около 50–100 ячеек — зависит от размера промптов и объема ответов нейронки. Если захотите продолжать пользоваться этим способом, нужно будет оплатить последующий пакет запросов. Минимальный стоит 29$.

Чтобы интегрировать ChatGPT через расширение, установите «GPT for Sheets and Docs». 

Откройте любую таблицу или создайте новую в Google Spreadsheets. Выберите в меню раздел «Расширение», GPT for Sheets and Docs и нажмите Open. 

После этого справа откроется меню для работы с ChatGPT. Если его закрыть, функции ChatGPT будут продолжать работать в этой таблице. 

В меню есть огромный выбор функций: от выбора модели нейросети до генерации формул для Google Таблиц. Чтобы получить ответ на вопрос или сгенерировать текст введите в ячейку: =GPT(“Ваш вопрос”) и нажмите «Enter». Например: =GPT(“Кто президент США”).

Чтобы отключить функции GPT для этой таблицы откройте в меню «Расширение» GPT for Sheets and Docs и нажмите Enable GPT functions.

Как интегрировать ChatGPT в Google Docs

Встроенный ChatGPT в Google Docs помогает быстрее сгенерировать текст и отредактировать большие объемы информации. 

Добавить функции ChatGPT можно с помощью расширения GPT for Sheets and Docs. Шаги по его установке такие же, как и в случае с Google Таблицами. Здесь также можно выбрать модель ИИ, переводить на несколько языков и генерировать SEO-описания.

Сначала нужно открыть в разделе расширений GPT for Sheets and Docs и ввести API-ключ. 

После этого для вызова ChatGPT в документе понадобится только запустить расширение. В правой части экрана появится меню расширения для работы с ChatGPT.

Для выполнения команды нужно ввести промпт в окно запроса. После этого нажать Submit, и нейросеть начнет выполнять команду: редактировать текст или генерировать новый на заданную тему.

Коротко о главном

Способы ускорить и оптимизировать работу ChatGPT с Google Docs и Spreadsheets:

• Загружать документы из Google Drive в ChatGPT. Упрощает обработку объемных данных, устраняя необходимость ручного копирования текста.
• Добавить скрипт в Apps Script. Один из способов интегрировать ChatGPT в работу с Google Таблицами.
• Установить расширение «GPT for Sheets and Docs». Дает удобный доступ к функциям ChatGPT без сложной настройки: можно задавать вопросы, генерировать формулы для работы с таблицей, создавать тексты, структурировать данные.