Часто фрилансеры пользуются дурной славой: срывают сроки, не отвечают на сообщения, не предупреждают о проблемах. Но так ведут себя не все, хотя некоторые особенности работы с этими исполнителями правда есть. В статье разберём 5 шагов, которые помогут выстроить с ними взаимодействие. Разобрались в вопросе с коллегами из «Моей удалёнки» (сайт, Telegram).
Важно. Далее мы будем говорить «фрилансеры», «самозанятые», «внештатники» и просто «исполнители». Но подразумевать будем одних и тех же людей: внештатных сотрудников, которые работают по договору ГПХ, подряда или оказания услуг.
Для слаженной работы важно, чтобы сотрудники, в том числе внештатные, понимали, за что они отвечают. Помогают в этом платформы для управления проектами, мессенджеры, общие таблицы и другие сервисы. Рассмотрим основные.
Канбан-доски и таск-трекеры. Наиболее популярные: «Яндекс Трекер», Bitrix24, Kaiten. В них можно создавать задачи и подзадачи, добавлять исполнителей, наблюдателей, отмечать в комментариях нужных людей, отслеживать прогресс команды. В них работа становится прозрачнее и для сотрудников, и для руководителей.
Многие такие сервисы основаны на системе канбан — когда этапы работы представлены на виртуальной доске с колонками. Самые базовые колонки: «Очередь», «В работе» и «Сделано». Но их можно подстраивать под специфику проекта. Например, разработчикам удобно добавлять на доску бэклог — список задач, которые расположены по приоритетности.
Главред «Моей удалëнки»
Внутри карточек с задачами мы обсуждаем все вопросы. Например, к какому эксперту стоит обратиться за комментариями для статьи. Также с помощью канбан-досок можно определить «узкое горлышко» в рабочем процессе: если много карточек скопилось у меня на проверке, значит, я не справляюсь и пора нанимать редактора в помощь.
Общие таблицы. Их можно использовать для таких задач:
Мессенджеры. Это основной способ общения на удалёнке. Если бизнес небольшой, можно выстроить коммуникацию в Telegram. Если же бизнес крупный — есть смысл перейти в корпоративный мессенджер, например, в «Пачку» или Compass. Собрали в таблицу их самые полезные функции при работе с внештатниками.
| Функция | В чём суть |
| Чат-группы для проектов | Можно создавать группы для отдельных проектов, чтобы координировать работу всех участников и оперативно обмениваться информацией. |
| Закреплённые сообщения | Можно закреплять важную информацию — ссылки, дедлайны, контакты — на видном месте, чтобы все участники проекта могли быстро её найти. |
| Файловое хранилище и доступ к документам | Возможность отправлять и хранить документы прямо в чате. Это удобно — можно оперативно обмениваться файлами и в любой момент иметь доступ к документации. |
| Интеграция с другими сервисами | Можно отправлять уведомления о задачах, дедлайнах и изменениях в проекте напрямую в мессенджер, а также обмениваться данными с Google Таблицами, таск-менеджерами и другими приложениями. |
| Голосовые и видеозвонки | Особенно полезно, когда есть сложные обсуждения или нужно созваниваться с несколькими сотрудниками. |
| Опросы и голосования | Ускоряют принятие групповых решений — когда нужно расставить задачи по приоритетам или запланировать встречу. |
| Автоматизация через ботов | В Telegram можно автоматизировать рутинные процессы — например, использовать ботов для напоминаний о задачах. |
В офисе всю нужную информацию можно узнать у кого-то из коллег. На удалёнке это сделать сложнее — писать в общий чат не всегда удобно, кому написать в личные сообщения, тоже не всегда понятно. Поэтому следует позаботиться, чтобы все необходимые документы были у сотрудника в доступе.
Вот что должно быть в базе знаний:
Разместить базу знаний можно в мессенджере, в Google Документах, в специализированных сервисах или на корпоративном портале.
Конечный результат зависит не только от внештатника, но и от грамотного ТЗ. Оно помогает сэкономить время и ресурсы на выполнение задачи, сократить количество правок и получить нужный результат.
Разберём, что нужно учесть в ТЗ на примере разработки сайта на «Тильде».
Обозначьте дедлайн и суть задачи. Например: до 20 ноября создать лендинг на Tilda для продвижения нового продукта компании. Если проект должен быть готов через месяц, поставьте фрилансеру срок на неделю раньше. Так вы получите запас времени на доработки, если что-то пойдёт не так.
Объясните, какую проблему решаете. Например: мы запускаем новый продукт, но на текущем сайте нет раздела, который бы полноценно его представлял. Из-за этого потенциальные клиенты не понимают его преимущества, и мы теряем заявки. Нам нужен лендинг, который будет чётко доносить ценность продукта и мотивировать пользователей оставлять контакты для обратной связи.
Уточните технические детали. Например:
Чем точнее описана задача, тем меньше шансов, что внештатник поймёт её по-своему и сделает нечто далёкое от ожиданий. А конкретные требования помогут установить критерии, по которым будет приниматься работа — за счёт этого будет проще её оценивать.
Используйте шаблон ТЗ от «Моей удалёнки» — его можно скачать и адаптировать под свои задачи.
Работу внештатного исполнителя нужно контролировать, особенно если проект длительный или проходит в несколько этапов. Это позволит вовремя заметить проблемы. Однако степень контроля зависит от сложности задачи, объёма работы и надёжности исполнителя.
Когда отслеживание точно необходимо. Например, в таких ситуациях:
Главред «Моей удалëнки»
Чтобы отслеживать работу фрилансера, разделите проект на логические этапы с точками контроля. Например, по завершении первого экрана сайта можно запросить черновик, чтобы проверить, в нужном ли направлении движется работа. Или попросите внештатника отправлять короткие отчёты о прогрессе раз в несколько дней или по завершении этапов.
Когда можно обойтись договорённостью о сроках. Если задача простая, а у исполнителя достаточно опыта. Например, если нужно создать одностраничный лендинг по чёткому шаблону. А также когда вы уверены, что внештатник — добросовестный профессионал.
Общение на отвлечённые темы помогает построить долгосрочные отношения и создать располагающую рабочую атмосферу. Внештатные сотрудники, особенно те, которые работают на проекте длительное время, ценят, когда к ним относятся как к членам команды, а не просто исполнителям.
Разберём, в каких ситуациях это уместно и какие методы подойдут.
Неформальное общение. Лёгкое приветствие перед началом делового разговора или вопросы вроде «Как дела?» или «Как прошли выходные?» показывают внештатнику, что его личное время ценят и его уважают как личность.
Поздравления. На день рождения, праздник или после завершения важного проекта — такие знаки внимания делают общение тёплым и показывают, что компании небезразличны успехи даже тех сотрудников, которые не состоят в штате.
Околопрофессиональные беседы. Можно ненавязчиво обсудить темы, связанные с работой, или то, что может быть интересно исполнителю — новости индустрии, использование инструментов, интересные кейсы. Так получится больше узнать о человеке и выстроить диалог на доверительной основе. При этом важно не перегружать разговоры слишком личными или отвлечёнными темами, чтобы общение оставалось профессиональным.
Внештатный исполнитель чаще всего понимает, что если на встрече будут обсуждать дальнейшие проекты или более долгосрочное сотрудничество — у него есть в этом личная выгода. Кроме того, фрилансерам часто важно понимать, насколько их работа соответствует ожиданиям клиента. Обратная связь на таких встречах помогает понять стандарты компании, снизить количество правок и повысить шансы на повторные заказы.
Читайте только в Конверте
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Проверяйте почту — письмо придет в течение 5 минут (обычно мгновенно)
