«Президентская академия»: создали виртуального помощника для абитуриентов, который упрощает поступление

Привет! Меня зовут Артём Челпанов, я менеджер Центра цифрового маркетинга Управления внешних коммуникаций и маркетинга РАНХиГС Санкт-Петербург. Наш вуз ― крупнейший филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации. В 2025 году на 45 программах высшего образования обучаются 16 000 студентов и слушателей.

В основном через email-рассылки мы оповещаем абитуриентов, студентов и преподавателей о мероприятиях и важных изменениях. Но в 2023 году дополнительно создали виртуального помощника для поступающих, чтобы разгрузить приемную комиссию и помочь будущим студентам разобраться с дедлайнами и нюансами приема.

Виртуальный помощник объединил рассылки и чат-бота. Объясню, как он работает, и почему мы используем его уже три года и не планируем отключать.

Система рассылок в Академии: от абитуриентов до преподавателей

В нашей базе адресов три крупных сегмента: студенты, сотрудники и преподаватели, абитуриенты. Каждый получает свои письма. Иногда выделяем подсегменты ― например, можем сделать рассылку только для студентов конкретного факультета, направления, курса и группы. Еще рассылаем письма по запросу других управлений Академии по их базе адресов, но такое бывает нечасто.

Рассылки для студентов, сотрудников и преподавателей обычно информируют о внутренних мероприятиях и изменениях. Например, об индексации стоимости обучения или «Фиаско Фесте» с участием предпринимателей.

Рассылки для абитуриентов также рассказывают об онлайн и офлайн-мероприятиях, цель которых ― сбор новых контактов. Еще в письмах для этой группы говорим о нюансах поступления. Они помогают ориентироваться на сайте организации, который новичкам может показаться сложным.

Акцент в рассылках делаем на абитуриентов, так как основные задачи нашего Управления связаны с набором новых контактов поступающих и доведения их до подачи документов.

Как устроены общие рассылки для абитуриентов

Контакты абитуриентов собираем:

• На внутренних и внешних очных мероприятиях ― на выставках и научных конференциях аудитория заполняет бумажные / электронные бланки или заранее записывается онлайн.
• На онлайн-мероприятиях ― регистрируется на сайте.
• На выездах приемной комиссии в школы или через студентов-амбассадоров Академии, которые проводят встречи с выпускниками в своих бывших школах  ― проходит электронный тест или заполняет бумажную анкету.
• Через порталы для поступающих ― например, «Поступи Онлайн» или «Учёба.ру», где оставляет контакт для связи.
• Через официальный сайт ― кнопка «Хочу поступить».
• Через социальные сети ― виджет в группе ВКонтакте.

На момент регистрации стараемся узнать об абитуриенте больше подробностей, чтобы отправлять только целевые рассылки. Так, просим указать направления, статус, год поступления.

Например, если абитуриент — ученик 11 класса и планирует поступать в 2026 году, ему нужно больше рассылок с информацией о поступлении.

Контент-план рассылок для абитуриентов выстраиваем под мероприятия. Обычно письмо с общей информацией и ссылкой на регистрацию уходит раз в неделю, а накануне встречи отправляем напоминания. Для крупных офлайн-мероприятий начинаем продвижение за месяц до события. Если мероприятие онлайн, сроки меньше ― примерно за неделю–две. Исключения тоже есть. Например, на премию «Лидер поколения» набор участников идет с конца октября до января. Информацию о ней рассылаем каждые три–четыре недели весь период.

Рассылки с нюансами поступления и дедлайнами отправляем отдельно через виртуального помощника. К нему подключаются горячие контакты ― абитуриенты, которые решили поступать в нашу Академию или считают её одним из фаворитов.

Виртуальный помощник: новый уровень взаимодействия с абитуриентами

Виртуальный помощник работает уже третий год. Обычно запускаем его в период приемной кампании ― с мая по конец августа. Он:

• делает поступление прозрачным для абитуриента, помогает справиться со стрессом, связанным с экзаменами и новым этапом в жизни;
• разгружает приемную комиссию и обеспечивает набор новых групп в Академии.

У виртуального помощника есть имя ― Настя. Она общается с поступающими на «ты» и предоставляет информацию о подаче документов, дедлайнах и других важных моментах. Благодаря помощнику абитуриенту не надо искать это самому: всё оказывается под рукой в нужный момент.

Как абитуриенты подписываются на рассылку помощника

Люди присоединяются через лендинг с главной информацией о виртуальном помощнике и том, что человек получит, если подключится к рассылке.

Рекламируем помощника бесплатными способами:

• Группы абитуриентов и Академии в социальных сетях. Иногда размещаем там посты о виртуальном помощнике ― например, в группах абитуриентов такая публикация выходит раз в полтора месяца.
• Чаты абитуриентов в социальных сетях, которые создаем, чтобы приемная комиссия могла в живом режиме отвечать на вопросы. В том числе там публикуем информацию о помощнике и мероприятиях.
• Сайт-визитка. О помощнике рассказали и на сайте-визитке с базовой информацией для абитуриентов ― социальные сети, мероприятия, контакты факультетов. Наблюдаем, что многие находят сайт и оттуда регистрируются самостоятельно.
• Презентации для офлайн и онлайн-мероприятий. Делаем отдельный слайд. Ведущий кратко рассказывает о помощнике и призывает регистрироваться.

Не продвигаем проект через контекстную и таргетированную рекламу, потому что для нас важно, чтобы к рассылкам виртуального помощника подключались только абитуриенты с высоким приоритетом поступления в Академию.

Какие рассылки отправляем и как часто

После регистрации в активный период работы помощника абитуриент получает на почту рассылки с информацией по поступлению раз в неделю. В начале кампании это информационные сообщения, ближе к дедлайнам — напоминания о сроках. Тон писем ― дружеский, неформальный.

Контент-план для таких рассылок готовим перед запуском помощника сразу на весь приемный период, потому что почти вся необходимая информация по поступлению в текущем году появляется к апрелю.

Бывает, что абитуриент подключается к помощнику в неактивный период ― с сентября по апрель. Тогда отправляем письмо, где сообщаем, когда он начнет работать в полную силу. Там же даем ссылку на Telegram-бота, который появился в 2025 году и стал частью нашего помощника. В боте можно получить ответы на вопросы о приеме в любое время, потому что я их отслеживаю.

Telegram-бот виртуального помощника

Бота мы нигде не рекламировали, но на октябрь 2025 года у него 702 подписчика. Они подключились самостоятельно с апреля этого же года через ссылки в описаниях Telegram-канала Академии и автоматической рассылки после регистрации в виртуальном помощнике.

Через бот абитуриент может узнать ответы на часто задаваемые вопросы о поступлении или написать свой. В начале работы бот уточняет информацию о человеке, а потом предлагает ознакомиться с базовыми вопросами: например, о стоимости обучения и проходном балле.

Если вопросы остаются, дальше консультирую я. Отвечаю в течение рабочего дня через личный кабинет в Unisender:

Чат-бот отработал кампанию в 2025 году и разгрузил приемную комиссию, потому что снизил поток вопросов. При этом абитуриенты продолжали быстро узнавать необходимую информацию.

В итоге в пределах виртуального помощника рассылки и чат-бот работают в тандеме. Через чат-бот люди узнают ответы на часто задаваемые вопросы и задают свои, а по email получают актуальную информацию по поступлению.

Что дает виртуальный помощник абитуриентам и Академии

Мы не можем точно отследить, сколько людей поступили к нам благодаря виртуальному помощнику, потому что их не выделить автоматически. Я могу лишь вручную сравнить email-адреса, чтобы понять примерное количество поступающих и поступивших. Исходя из этого, в 2025 году к нам зачислились около половины контактов из абитуриентов, которые подписались на рассылку. Этот результат доказывает, что email-канал в Академии работает эффективно.

Кроме этого, благодаря виртуальному помощнику:

• Отдел маркетинга напрямую взаимодействует с горячей аудиторией и получает обратную связь. Абитуриенты могут подсказать, какие разделы на сайте или в соцсетях доработать. Так собираем фидбэк и улучшаем ресурсы для остальных.
• Абитуриентам поддержка виртуального помощника помогает справиться со стрессом при поступлении и понять, что Академия заинтересована в них, готова сделать максимум для комфорта будущего студента уже сейчас. Это мягко намекает, что в студенческой жизни будет такое же свободное и простое взаимодействие.

Планируем и дальше развивать виртуального помощника, потому что видим, что абитуриенты в нем нуждаются. Для нас важно, чтобы они знали о всех возможностях поступления и сумели в них легко разобраться.