Как организовать конференцию: руководство по проведению

Чтобы привлечь внимание к проекту, найти потенциальных клиентов, запартнериться с кем-то, можно организовать конференцию. 

Я участвовала в подготовке восьми научных офлайн-конференций и пяти бизнесовых онлайн-мероприятий. Расскажу по шагам, как организовать конференцию, которая понравится аудитории и поможет проекту выйти на новый уровень. Сначала назову общее для офлайн- и онлайн-форматов, а в конце статьи пройдусь по особенностям конференции, организованной вживую.

Выбрать тему, дату и время

Чтобы определиться с темой, нужно знать, что интересно потенциальной целевой аудитории мероприятия. 

Как понять, какая тема востребована?

• Провести опрос среди вашей ЦА (можно через соцсети и email-рассылку, если есть база).
• Посмотреть, на какие темы организовывали конференции конкуренты, и были ли эти мероприятия успешными.
• Промониторить запросы аудитории по вашей теме в социальных сетях конкурентов, на тематических форумах и сайтах.
• Посмотреть поисковые запросы в Яндекс Вордстат или Google Trends. 
• Изучить инфоповоды и тренды.

Например, в одном из проектов, с которым я сотрудничала, каждую зиму мы проводили онлайн-конференцию для собственников детских центров ― нашей ЦА. Тема звучала как «Колесо успеха детского центра». Участники обсуждали тренды в дополнительном образовании, инструменты, которые помогут детскому центру выйти на новый уровень дохода, обменивались опытом и фишками в ведении бизнеса. Мероприятие проводилось в новогодние каникулы, но участники всегда набирались, потому что тема была актуальной и востребованной. Более того, со временем начинать год с этой конференции стало традицией, и аудитория уже ее ждала. Проводя конференцию в новогодние каникулы, мы отстроились от конкурентов.

При выборе даты и времени ориентируйтесь на потенциальных участников и на даты похожих мероприятий в вашей нише. Например, не стоит ставить конференцию в будний день, если график работы основной части ЦА ― пятидневка. Или выбирать дату рядом с другой конференцией, особенно на смежную тему.

Распределить задачи

Тема выбрана ― пора составлять список дел. Кто-то для этого составляет диаграмму Ганта. Мы же использовали Trello ― сервис для совместного ведения проектов. Но разработчики сейчас отключают российские аккаунты, поэтому лучше воспользоваться отечественным аналогом, например, сервисом Kaiten.

Чем удобна такая программа?

• Можно прописать этапы подготовки и выделить мелкие задачи. Для каждой задачи проставить ответственных и сроки выполнения. Если выполнено ― внести соответствующую отметку.
• В любую карточку подгружаются файлы, картинки, переносятся текстовые описания. Информация по проекту находится в одном месте.
• Доступ к доске получает команда. Всем видно, на каком этапе находится подготовка.

Время начала подготовки зависит от масштаба и формата конференции. В среднем онлайн-мероприятия можно подготовить за два месяца. На офлайн лучше закладывать хотя бы на месяц больше, особенно если конференция крупная. В процессе могут возникнуть сложности с поиском помещения, оборудованием, подбором спикеров: тогда запас окажется кстати.

Найти спикеров и партнеров

Условно приглашаемых спикеров можно разделить на три категории.

Хедлайнеры ― известные специалисты в нише, которые помогут привлечь аудиторию на конференцию. Как правило, организаторы платят хедлайнерам за выступление.

Спикеры, которые платят за участие. Чаще всего это начинающие специалисты или эксперты со средним опытом, которые хотят стать известными.

Спикеры, с которыми вы работаете по взаимозачету. Они выступают на конференции и получают рекламу на ваших площадках, а взамен приводят потенциальных клиентов.

Целями конференций, в организации которых я участвовала, были PR проекта и обновление клиентской базы. Поэтому со спикерами мы работали по взаимозачету: ни выступающие, ни слушатели не платили за участие.

Где искать спикеров?

• Найти имена ключевых экспертов в нише. По опыту: эксперты чаще соглашаются участвовать в мероприятиях своих учеников. Поэтому, если это подходит под тему конференции, можно пригласить тех, у кого вы учились.
• Посмотреть, кто выступал на конференциях у конкурентов.
• Пройтись по специализированным чатам, социальным сетям.
• Обратиться к знакомым экспертам и партнерам.
• Если вы или ваши сотрудники ― эксперты в нише, выступите сами.
• Попросить свою ЦА порекомендовать спикера. Можно задать вопрос в соцсетях.
• Если конференция уже не первая, можно спросить участников, не хотят ли они поделиться опытом и выступить на следующем мероприятии.
• Спикерами могут быть клиенты, у которых есть интересный, необычный, результативный опыт в теме.

Например, на нашей онлайн-конференции для педагогов по подготовке к школе выступали:

• методист и педагоги из наших детских центров;
• знакомые эксперты и партнеры;
• создатели и разработчики пособий и методик по подготовке к школе, контакты которых мы нашли в соцсетях;
• ключевые эксперты.

Партнеры конференции обычно оказывают информационную поддержку, обеспечивают набор аудитории и дарят подарки. Взамен получают комиссионные или взаимопиар. На онлайн-конференциях мы сотрудничали по второму варианту: рассказывали о партнерах в социальных сетях и размещали информацию на лендинге.

Иногда спикер и партнер может быть в одном лице. Искать партнеров можно так же, как и спикеров. Кроме экспертов партнерами могут быть крупные организации, магазины, издательства.

Для удобства можно создать таблицу с контактами предполагаемых спикеров и партнеров. А дальше разослать каждому коммерческое предложение с приглашением поучаствовать в конференции. 

Коммерческое предложение включает в себя:

• основную информацию о мероприятии ― что, когда, где, во сколько, для кого;
• сильный оффер ― зачем принимать участие;
• детально прописанные выгоды от участия;
• условия ― что требуется, чтобы стать спикером/партнером конференции.

Утвердить темы докладов и обсудить участие

Когда нашли спикеров, утвердите темы докладов. Смотрите, чтобы у специалистов в смежных областях темы не повторялись.

Какие еще детали нужно обсудить до конференции?

• Попросить каждого спикера подготовить презентацию и обговорить условия составления (можно сделать инструкцию). Например, на онлайн-конференциях мы просили указывать ссылки на соцсети и проекты спикера только в конце презентации. 
• Обговорить тайминг. В среднем на выступление отводится 40 минут.
• Установить дедлайны, в которые выступающие пришлют необходимые материалы ― презентации, подарки участникам и др. ― и разместят у себя анонсы мероприятия. 
• Проговорить нюансы, важные для вашего проекта. Например, для нас было важно, чтобы спикер дал реальную пользу, а не лил воду и занимался самопиаром. Это обговаривалось при обсуждении темы и плана выступления. Также на это мы проверяли презентацию.
• Решить, что понадобится из техники для выступления (для офлайн-конференции), или забронировать время для контрольного подключения ― тестирования сервиса, где будет проходить мероприятие, с каждым спикером отдельно (для онлайн-конференции).

Составить программу

Дальше занимаемся подготовкой программы. Можно придерживаться принципов ниже.

1. Уточните у спикеров, кому в какое время удобно выступать. Лучше всего в формате: день конференции (если мероприятие идет несколько дней) и временной промежуток, чтобы в случае чего выступление можно было оперативно переставить. Сразу забронируйте слоты для тех, кто укажет определенный интервал. В первую очередь, сделайте это для ключевых спикеров.
2. При подготовке онлайн-конференции учитывайте разницу во времени. Например, у нас были спикеры с Дальнего Востока, из-за границы. Старались подстроиться под них по максимуму.
3. Оставьте 10–15 минут на речь ведущего в начале ― открытие конференции ― и 5–10 минут в конце.
4. Между выступлениями заложите перерывы 5–15 минут. Так участники смогут отдохнуть между докладами, а спикеры ― спокойно сменить друг друга.
5. Оставьте время на обед и кофе-брейки. Для обеда хватит одного часа, для кофе-брейков ― один или два раза по 15–20 минут. На онлайн-конференции кофе-брейки можно не планировать, обед ― по желанию.

Максимально за один день можно прослушать до восьми докладов. Но лучше, если это будут 6-7 выступлений: меньше вероятность, что аудитория устанет. 

Если конференция масштабная, сгруппируйте доклады по тематическим секциям. Обычно мы так делали на научных офлайн-конференциях: разные спикеры выступали в одно и то же время в нескольких аудиториях. Участники могли выбирать, какие доклады слушать, и перемещались между секциями в перерывах.

Создать брендовые материалы

Для повышения узнаваемости разработайте фирменный стиль конференции и сопоставьте его с фирменным стилем вашего проекта. Чтобы подобрать цвета, логотип, шрифты, можно нанять дизайнера.

Например, на наших онлайн-конференциях в фирменном стиле были дипломы участников и подложки для постов в социальных сетях.

Для офлайн-мероприятия к списку могут добавиться блокноты, бейджи, распечатанная программа конференции, пресс-волл. По желанию ― значки, наклейки и другие приятные мелочи для участников. Например, на конференции «Суровый питерский SMM», где я была в 2019 году, выдавали даже фирменные шоперы.  

Заняться продвижением

Запускать продвижение можно за 1,5-2 месяца до мероприятия. Если конференция масштабная ― раньше.

Первым делом надо подготовить лендинг с информацией о мероприятии. 

• Указать дату, время, место проведения конференции.
• Назвать спикеров и темы докладов.
• Обозначить цену за участие или указать, что бесплатное. Все конференции, которые я проводила, были бесплатными участников и спикеров. Если будете устанавливать цену на билеты, ориентируйтесь на себестоимость мероприятия (сколько денег потратите на рекламу, привлечение спикеров и партнеров и т. д.).
• Добавить форму для регистрации.

Прогрев к конференции лучше вписать в контент-план проекта. Для привлечения участников можно использовать платные и бесплатные способы. Что делали мы:

• настраивали таргетированную рекламу;
• рассказывали о конференции в своих соцсетях;
• отправляли email-рассылку по собственной базе;
• готовили тексты анонсов конференции, которые спикеры и партнеры размещали у себя в соцсетях и рассылках;
• делали партнерские публикации и рассылки.

Какие еще инструменты можно использовать для продвижения мероприятия?

Чат-боты. Цепочка сообщений, которая придет каждому участнику в личку, увеличит доходимость до конференции. И вовлечение тоже ― особенно, если подключить геймификацию.

Реклама у блогеров и в Telegram-каналах. Да, придется потратиться. Но если с нее придет живая платежеспособная аудитория, реклама окупится в первые же месяцы после конференции.

Лид-магниты. Помогут увеличить количество регистраций на конференцию.   

Контролировать ход конференции после старта и проанализировать, насколько успешным получилось мероприятие

В день конференции держите на контроле эти моменты.

1. Следите, чтобы спикеры не выбивались из временных рамок. Обычно это делает ведущий, который объявляет доклады. Кроме того, на наших онлайн-конференциях ведущий полностью следил за ходом мероприятия. Например, если во время выступления спикер уходил от темы, отвлекаясь на вопрос участника, ведущий мог включиться и пояснить, что время на вопросы оставлено в конце доклада. Если вопросов много, чтобы сэкономить время, ведущий мог выбрать самые интересные и в конце озвучить их, вместо того, чтобы спикер тратил время на просмотр чата. 
2. Рассказывайте в соцсетях, как проходит конференция. Например, мы делали посты и сторис по каждому спикеру, где собирали вопросы, просили участников отмечать нас в своем контенте и делали репосты. 
3. Если конференция проходит онлайн, модерируйте чат: удаляйте спам и неуместные комментарии, вовремя справляйтесь с техническими неполадками (лучше подключить технического специалиста). Может случиться так, что контрольное подключение прошло хорошо, а в момент выступления спикер не может подключиться. Лучше, если спикеры будут наготове хотя бы за час до своего доклада: в случае неполадок можно переставить выступления местами. Паузы заполняет ведущий.
4. Если у вас офлайн-мероприятие, заранее проверьте технику и наличие материалов для выступления всех спикеров. Следите, чтобы конференция шла по запланированной программе и оперативно устраняйте форс-мажоры.

После конференции не забудьте:

Оценить эффективность мероприятия:

• Посчитайте, сколько людей зарегистрировалось и сколько дошло. 
• Активны ли были участники, задавали ли вопросы после выступления.
• Сколько подписчиков добавилось в ваших соцсетях, какое число новых контактов появилось в базе. 
• Спустя время после мероприятия ― увеличились ли продажи.

Проанализировать, как все прошло. Сделать выводы на будущее.

Обеспечить участникам информационную поддержку. Отправьте обещанную email-рассылку с подарками от спикеров или продолжайте вести закрытый чат, где участники смогут общаться и после мероприятия.

Особенности офлайн-мероприятия

Если организуете конференцию офлайн, к перечисленным выше шагам добавьте еще несколько. 

Найдите помещение. При поиске ориентируйтесь на:

• Наличие оборудования. Минимальный набор техники ― проектор, экран, микрофон, колонки. Еще потребуются доска и маркеры.
• Количество посадочных мест. Чем крупнее конференция, тем больше их нужно.
• Расположение здания. Лучше всего ― в месте с удобной инфраструктурой, просторной парковкой, кафе и ресторанами рядом.

Когда я проводила офлайн-конференции, искать помещение было не нужно: университет всегда предоставлял большой зал с полным комплектом оборудования. 

Назначьте ответственных на время мероприятия. Как минимум, потребуются: дежурные по гардеробу, администратор на регистрацию участников, технический специалист. 

Подготовьте организационные материалы. Составьте и распечатайте списки регистрации, расставьте таблички-указатели, которые помогут участникам пройти в зал.  

Продумайте кофе-брейки. Минимальный набор для кофе-брейков: термопоты, чай, кофе, сахар, одноразовые стаканчики, тарелки и маленькие ложки, печенье, конфеты. Себестоимость кофе-брейков зависит от количества участников конференции. Можно приплюсовать воду и одноразовые стаканчики для спикеров и участников.

Также решите, где будете проводить кофе-брейки: в том же зале, что и конференцию, или в отдельном помещении. По моему опыту, в отдельном удобнее, потому что участники смогут сменить обстановку между выступлениями.

Организуйте afterparty. Дайте возможность участникам познакомиться и пообщаться в неформальной обстановке. Часто именно там зарождаются самые интересные и перспективные коллаборации. 

Как правило, чем раньше начнете подготовку к конференции, тем меньше вероятность форс-мажоров и выше шансы на успех.