Созвоны занимают много времени: что с этим делать?

Созвоны по рабочим вопросам — часто неотъемлемая часть бизнес-процессов. Но нередко разговоры отнимают слишком много времени. Это плохо сказывается на общей продуктивности. Из-за неожиданных звонков или слишком долгих обсуждений можно не успеть выполнить важные задачи. Вот несколько рекомендаций, как лучше работать с созвонами и эффективнее управлять своим временем.

Включайте созвоны в рабочее расписание

Первое, что нужно принять: созвоны по работе — полноценные рабочие задачи, а не дополнительная нагрузка. Они отнимают время. Поэтому при планировании расписания важно включить в него и все предстоящие разговоры. 

Когда вы договариваетесь с кем-то о созвоне, обязательно согласуйте точное время начала. Затем подумайте, сколько времени вам потребуется на обсуждение всех вопросов. Внесите созвон в список задач. 

Например, ваш клиент готов созвониться в 15.00. Вы предполагаете, что за час вы успеете всё обсудить. Значит, в календаре так и запланируйте: «с 15.00 до 16.00 — созвон/встреча…». Если вы не уверены в длительности разговора, посчитайте время с небольшим запасом.

Если вы регулярно проводите по несколько разговоров в течение рабочего дня, то по возможности лучше выбрать для этого определённый промежуток времени. К примеру, с 14.00 до 17.00 — время созвонов. Такой подход поможет настроиться на определённый рабочий ритм и вам будет проще сосредоточиться на конкретных задачах.

Правильно расставляйте приоритеты

Даже самое продуманное расписание будет бесполезным, если его не соблюдать. Проводите видеовстречи и телефонные созвоны только в запланированные часы. Когда кто-то неожиданно просит созвониться, уточните, насколько срочный вопрос и можно ли перенести звонок на другое время. Если собеседник настаивает на немедленном разговоре, сообщите, сколько времени можете ему уделить сейчас. Например: «Сейчас у меня есть 10 минут. Если вам хватит этого времени, давайте созвонимся». 

Если собеседник всё-таки хочет незамедлительно обсудить важный и долгий вопрос — не стесняйтесь отказывать, если заняты. Скажите, что сейчас у вас нет на это времени, но можно договориться о времени созвона. 

Не тратьте время на ненужные разговоры. Если кто-то звонит по телефону и с вопросом, на который вы не можете ответить, — завершите созвон как можно быстрее. Не стоит выслушивать собеседника из вежливости или из скромности.

Если вообще телефонные звонки для вас не редкость, то хорошим решением станет автоответчик — в определённые часы или постоянный. Запишите сообщение с основной информацией, которая может быть нужна звонящему. Например: 

«Здравствуйте. Я Александр Петров, event-маркетолог. К сожалению, сейчас не могу ответить на ваш звонок. Но вы можете оставить сообщение. Пожалуйста, укажите цель звонка и временной интервал, когда с вами удобно связаться. Также вы можете перезвонить мне в период с 17:00 до 18:00 ежедневно, чтобы задать вопрос или назначить время созвона».

Строгая дисциплина в управлении созвонами поможет не отвлекаться при выполнении других запланированных задач.

Планируйте свои разговоры

Чтобы созвоны проходили продуктивно, к ним нужно готовиться. Составьте план разговора. Подготовьте список вопросов, которые нужно обсудить. Это поможет не упустить важные детали и избавит от лишних встреч для уточнения сведений. 

Обязательно изучите всю информацию, которая может пригодиться в процессе беседы. К примеру, если тема звонка касается бизнеса собеседника, стоит заранее узнать все доступные данные или изучить заполненный клиентом бриф. Это позволит быстрее понять суть беседы и задавать более точные вопросы. Кроме того, хорошая информированность и тщательная подготовка покажут вас профессионалом своего дела. 

Также не забывайте о технической стороне созвона. Заранее убедитесь, что всё необходимое оборудование и программы настроены правильно. Потестируйте видео и микрофон. Проверьте работоспособность тех функций, которые могут понадобиться: к примеру, демонстрация экрана, запись разговора и т.д. Подготовьте всё, что может пригодиться в процессе беседы — блокнот, ручку, воду и пр. Так вам не придётся отвлекаться от беседы. 

Если вы звоните кому-то первым, то чётко сформулируйте своё слово в начале. Постарайтесь кратко рассказать о том, кто вы, какая цель разговора, что хотите узнать или обсудить. Этим вы сэкономите время не только другого человека, но и своё.

Придерживайтесь цели созвона

В процессе видеозвонка легко уклониться от основной цели, если не контролировать развитие беседы. Например, клиент вспомнил интересный случай из жизни. Вы задали пару вопросов из интереса или вежливости. И вот вы вместе уже обсуждаете что-то, что напрямую не относится к теме. Поэтому важно научиться возвращать разговор к запланированному плану. 

Если вы замечаете, что разговор зашёл не в ту сторону, вежливо скажите об этом собеседнику и напомните об ограниченности во времени. К примеру: «Очень интересная/познавательная история. Но, к сожалению, мы отклонились от основной темы и можем не успеть обсудить важные детали. Давайте вернёмся к нашим вопросам» или «У нас осталось немного времени. Хочу успеть вас обо всём расспросить. Итак, вы говорите, что…».

Также полезно в начале созвона оговорить, сколько времени у вас есть: «Здравствуйте… У меня есть полчаса/час свободного времени. Давайте постараемся успеть обсудить все важные вопросы».

Делайте заметки в процессе встречи

Приучите себя делать заметки во время созвона. К примеру, вы можете записывать важные детали, о которых рассказал собеседник, или те моменты, к обсуждению которых нужно вернуться. При ведении разговора по плану — помечайте вопросы, которые уже обсудили, и по каждому вопросу записывайте краткий вывод.

Вам не нужно дословно записывать речь собеседника. Как правило, заметки — это отдельные слова и фразы, которые помогают вспомнить суть разговора. К примеру, клиент рассказывает, что «…мы открылись в 2000 году. Изначально у нас был только один небольшой офис в Рязани. К 2020 году мы открыли 50 филиалов по всей стране. У нас есть офисы в …. Количество сотрудников выросло от 10 до 5 000 человек…». Ваши заметки могут выглядеть так: 

2000г. — 1 офис Рязань

2020г. — 50 офисов по стране

Сотрудники — от 10 до 5 000 человек

Такой подход повысит продуктивность созвона. Вы всегда можете задать уточняющие вопросы, исходя из предыдущих ответов. И вернуться к обсуждению деталей, если нужна дополнительная информация.

Ведите запись важных разговоров

По возможности старайтесь записывать созвоны в аудио- или видеоформате. Так вы сможете переслушать разговор при необходимости, вернуться к отдельным вопросам и вспомнить важные нюансы. Порой в записи можно найти ответы на дополнительно возникающие вопросы и, значит, вам не придётся проводить уточняющий созвон. 

Большинство популярных программ — Skype, Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост — имеют функцию записи разговора. При ведении беседы в программах без такой функции можно делать видеозапись экрана с захватом звука. Для этого используйте специальные приложения для ПК или встроенную функцию на смартфоне. 

Для записи телефонного звонка можно использовать специальные программы. А самый простой способ — включить громкую связь и использовать диктофон на другом устройстве. Также на некоторых смартфонах запись звонков можно включить в настройках приложения «Телефон». 

Если вы ведёте запись созвона, предупредите об этом собеседника. Хотя по закону вы вправе записывать свои разговоры, но вот использование полученных сведений требует согласия источника.

Подведите итог созвона

По окончании созвона обязательно подведите краткий итог. Проговорите, какие основные выводы вы сделали или о чём договорились. Например: «Итак, мы договорились о том, что… Я не упустил ничего важного?» или «Давайте, подведём итоги. Я узнала, что… Вы хотите что-то дополнить?». 

Подведение итогов поможет обеим сторонам убедиться, что они поняли друг друга правильно и не упустили важных деталей. Кстати, как раз на этом этапе большую пользу принесут ваши заметки. Они помогут быстро вспомнить весь разговор.

Также после созвона полезно делать фоллоу-ап: это краткие итоги встречи с основными тезисами, которые обсудили на звонке. Фоллоу-ап можно выслать собеседнику в мессенджер, по email или добавить к прошедшему мероприятию в Google календаре.

Учитывайте, что даже при тщательной подготовке, можно забыть или не учесть каких-то значимых нюансов. Поэтому всегда спрашивайте собеседника о возможности и способе дополнительной связи. К примеру: «Кажется, что мы обсудили все важные темы. Но если возникнут дополнительные вопросы, могу к вам обратиться? Как это лучше сделать — позвонить или написать?».

Краткий вывод

Чтобы эффективно управлять созвонами: 

• Включайте все запланированные разговоры в своё рабочее расписание. 
• Проводите созвоны только в назначенное для этого время. 
• Заранее составляйте план беседы и продумывайте список вопросов для обсуждения. 
• Не отклоняйтесь от цели созвона и избегайте разговоров на сторонние темы. 
• Делайте заметки в процессе беседы, чтобы зафиксировать все значимые детали. 
• Ведите аудио- или видеозапись разговора, чтобы переслушать её при необходимости. 
• В конце каждого созвона подводите краткий итог о результатах беседы.