Запустить email-рассылку Создайте письмо за 15 мин
Идеи

Как запустить корпоративную email-рассылку для сотрудников

Классные примеры и инструкция

Корпоративная рассылка — один из способов коммуникации компании с работниками, который помогает сплотить людей в единую команду и направить на достижение бизнес-целей.

Письма не способны полностью заменить другие способы общения: личные беседы, собрания, мессенджеры или корпоративный портал. Они лишь помогают сделать коммуникацию более удобной.

Рассылка подходит, чтобы:

  • Делиться новостями. Важно рассказывать сотрудникам о жизни компании и её планах. Открытость и прозрачность повышают мотивацию.
  • Собирать обратную связь. Онлайн-опрос через рассылку — самый удобный и быстрый способ узнать мнение сотрудников по любому вопросу.
  • Организовать повторяющиеся коммуникации. С помощью рассылки удобно поздравлять сотрудников с праздниками, помогать новичкам адаптироваться на новом месте, напоминать о подготовке отчётов. Все эти коммуникации легко автоматизировать и сэкономить время на рутине.

Корпоративная рассылка особенно полезна для компаний, сотрудники которой живут в разных городах (работают удалённо или в филиалах). Для начала я расскажу, когда такая рассылка нужна, а потом объясню, как её запустить.

8 ситуаций, в которых пригодится рассылка

Разберём на примерах, когда полезно и удобно использовать рассылку для общения с сотрудниками.

1. Сообщить новости

На своём опыте убедилась: даже в небольшом бизнесе не все сотрудники знают, что происходит в компании. Большинство сосредоточены на своем участке работы и не видят всей картины. Поэтому полезно делиться новостями с каждым членом команды.

О чём писать:

  • о новых сотрудниках (разместите фото, кратко опишите, по каким вопросом обращаться к этому человеку, добавьте контакты);
  • о новых проектах, версиях продукта и других изменениях в работе;
  • о планах на ближайшее будущее;
  • о корпоративных мероприятиях;
  • об отзывах клиентов;
  • о достигнутых целях и значимых победах;
  • о том, чем занимаются другие отделы;
  • о забавных случаях из жизни офиса;
  • о публикациях в СМИ, посвящённых компании;
  • о саморазвитии (дайте рекомендации или ссылки на полезные материалы).
Хороший вариант показать, как быстро растёт и развивается компания, — выслать общую фотку новых сотрудников
Хороший вариант показать, как быстро растёт и развивается компания, — выслать общую фотку новых сотрудников

Удобнее всего оформлять новости в виде регулярного дайджеста, или информационного бюллетеня. Кто-то рассылает дайджесты еженедельно, а кто-то только раз в месяц. Периодичность зависит от количества новостей. Каждая компания подбирает подходящий для себя вариант.

Пример, как можно оформить новости в рассылку. В блоге Bananatag можно подсмотреть ещё несколько вариантов

Пример, как можно оформить новости в рассылку. В блоге Bananatag можно подсмотреть ещё несколько вариантов

2. Помочь новичкам

Чтобы новый сотрудник быстрее погрузился в работу и стал чувствовать себя частью коллектива, ему нужно помочь: рассказать об особенностях работы в компании, о негласных правилах и главных ценностях. 

Конечно, менеджер по персоналу в состоянии сообщить всё необходимое лично, но он может забыть что-нибудь важное, да и новый сотрудник не сразу всё запомнит.

Поэтому неплохо, чтобы у новичка всегда была под рукой следующая информация:

  • распорядок рабочего дня (когда обед, когда перерывы, во сколько начинается и заканчивается рабочий день);
  • основные правила (как вести себя на кухне, что бывает за опоздания);
  • ценности компании;
  • сведения, которые вытекают из специфики бизнеса (например, информация по командировкам, если сотрудники часто бывают в разъездах);
  • ключевые сотрудники (контакты с фотографиями, по каким вопросам обращаться).

Когда я работала в ИТ-компании ещё в 2010-х, мы придумали «Памятку новичка». Директор накидал нужную информацию, а я оформила её в Corel Draw. Получилась брошюра из 10 страниц, которую мы потом распечатывали на цветном принтере и выдавали каждому новому сотруднику.

Обложка и первая страница справочника для новичка в ИТ-компании. Шуточное фото директора в роли крёстного отца подтверждает главную ценность компании — позитивный настрой
Обложка и первая страница справочника для новичка в ИТ-компании. Шуточное фото директора в роли крёстного отца подтверждает главную ценность компании — позитивный настрой

Обложка и первая страница справочника для новичка в ИТ-компании. Шуточное фото директора в роли крёстного отца подтверждает главную ценность компании — позитивный настрой

Было удобно, что в такую шпаргалку можно заглянуть в любое время. И всё же, сколько чернил мы бы сэкономили, если бы оформили «Памятку» в виде рассылки. Например, вот такой:

Далее в этом длинном письме указана важная информация, которую должен знать каждый новичок о распорядке дня и правилах работы в компании. Также перечислены полезные службы и есть ссылки на сервисы, которыми пользуются сотрудники
Далее в этом длинном письме указана важная информация, которую должен знать каждый новичок о распорядке дня и правилах работы в компании. Также перечислены полезные службы и есть ссылки на сервисы, которыми пользуются сотрудники

3. Поздравить с праздниками

Если подойти к вопросу творчески, такие письма поднимут настроение получателям и станут дополнительным знаком внимания со стороны работодателя.

Поздравление с Днем разработчика для фантастических программистов
Поздравление с Днем разработчика для фантастических программистов

Приятнее всего получать поздравления с днём рождения. Особенно, если это не просто отписка, а искренние пожелания.

В одной компании каждый сотрудник пишет личное поздравление имениннику, а потом всё это оформляется в большое красивое письмо. Письма получаются очень тёплыми и душевными. Они помогают объединить в команду людей из разных городов, которые работают удалённо.

Накануне очередного Дня рождения важно подумать не только об имениннике, но и об остальных. Напомните о празднике всем сотрудникам, чтобы они успели подготовиться, как это делают ребята из компании eSputnik:

компании eSputnik

4. Найти новых сотрудников

Если хотите быстрее закрывать вакансии, регулярно рассказывайте о новых позициях сотрудникам. Попросите коллег посоветовать знакомых на конкретную должность или предложите попробовать себя в новом качестве. Покажите, что приветствуете развитие сотрудников внутри компании. Даже если никто не откликнется, это добавит несколько очков в вашу карму работодателя.

Письмо начинается фразой из популярной песни: «ю лайк ту мувит мувит». Компания Ueno ищет среди сотрудников будущего моушн-дизайнера
Письмо начинается фразой из популярной песни: «ю лайк ту мувит мувит». Компания Ueno ищет среди сотрудников будущего моушн-дизайнера

5. Укрепить командный дух 

Рассылка — эффективный канал, чтобы побудить сотрудников участвовать в корпоративных мероприятиях. Отправляйте анонсы и напоминалки, а также не забывайте делиться впечатлениями по итогам события. И чем больше в таких рассылках будет эмоциональных фотографий, тем больше участников вы соберёте.

Coca-Cola приглашает сотрудников компании поддержать участников акции «Бегущие сердца»
Coca-Cola приглашает сотрудников компании поддержать участников акции «Бегущие сердца»

Ещё один способ сплотить сотрудников через рассылку — регулярно поздравлять их с достижениями компании. Все мы охотно присоединяемся к группе победителей. Вспомните, как обычно говорят о футболистах: ОНИ проиграли, но МЫ выиграли. Так дайте сотрудникам дополнительный повод гордиться компанией и ощутить себя частью успешной команды.

дайте сотрудникам дополнительный повод гордиться компанией и ощутить себя частью успешной команды

6. Организовать общение с главой компании

Важно, чтобы руководитель компании время от времени обращался к сотрудникам лично. Это укрепляет отношения и повышает мотивацию. Одно дело работать на бездушную корпорацию и совсем другое — помогать Иван Иванычу. Это особенно актуально для крупных компаний, где многие видели директора только на фотографии. 

Пишите о ближайших планах, результатах работы или об изменениях в компании. Главное, не отправляйте такие письма на эмоциях. Хорошо взвесьте каждое слово, чтобы не получилось, как у известного банка в 2017 году.

Письмо Тинькова сотрудникам попало в сеть и больно ударило по репутации банка и самого руководителя
Письмо Тинькова сотрудникам попало в сеть и больно ударило по репутации банка и самого руководителя

7. Повысить мотивацию

Бонусы и премии — это хорошо. Но лучше всего мотивирует на новые свершения, когда компания публично признает твои заслуги.

Это легко сделать, отправив письмо по всем сотрудникам компании со словами благодарности в адрес тех, кто это заслужил. Скажите спасибо за работу и подарите что-нибудь ценное. Такая рассылка убивает двух зайцев. Компания признает заслуги одних сотрудников и стимулирует остальных работать эффективнее.

Сотрудник месяца получает в награду Макбук. Хороший стимул для остальных работать ещё лучше, чтобы победить в следующий раз
Сотрудник месяца получает в награду Макбук. Хороший стимул для остальных работать ещё лучше, чтобы победить в следующий раз

8. Провести опрос

Рассылка — самый удобный способ собрать обратную связь и получить новые идеи для развития бизнеса. Напишите в письме  что именно вы хотите узнать, для чего и дайте ссылку на опрос. Сам опрос легче всего создать с помощью Google Форм или SurveyMonkey.

Чтобы увеличить отклик, придумайте небольшое вознаграждение за участие в опросе. Например, бесплатный обед в столовой или дополнительный час к обеденному перерыву
Чтобы увеличить отклик, придумайте небольшое вознаграждение за участие в опросе. Например, бесплатный обед в столовой или дополнительный час к обеденному перерыву

6 шагов, чтобы запустить рассылку

Предлагаю небольшой алгоритм, который поможет настроить корпоративную рассылку в компании:

1. Определите инфоповоды

Не пытайтесь запустить все рассылки сразу. Подумайте, какие письма будут особенно полезны в вашей компании и выберите пару вариантов. Например, начните с дайджеста и рассылки для новичков.

50 идей для контента рассылки

2. Назначьте ответственного

Определите, кто будет отвечать за конечный результат. Менеджер по персоналу, маркетолог или кто-то ещё. Будет ли это один человек или у каждой рассылки будет свой ответственный.

Что делать, если в компании нет email-маркетолога

3. Соберите информацию

Для письма новичкам достаточно подготовить контент один раз и потом обновлять по мере необходимости. А вот подбор новостей для дайджеста — это уже регулярная задача. Здесь важно определить, какие сотрудники будут предоставлять исполнителю материалы и сведения и к какому сроку.

4. Подготовьте шаблоны писем

Найдите верстальщика или соберите письма в одном из многочисленных конструкторов. Если вы уже отправляете дайджест по клиентам, адаптируйте его под внутрикорпоративные нужды, чтобы сэкономить время.

Как создавать красивые письма. Дизайн и верстка

5. Настройте отправку

Определитесь, будете ли вы использовать сервис для рассылки или ограничитесь обычным почтовым клиентом.

Плюсы сервиса:

  • Сегментация. В сервисе удобно делить получателей на группы. Например, по отделам, чтобы отправлять сотрудникам только ту информацию, которая им интересна.
  • Автоматизация. Через почтовик рассылку для новичков придётся отправлять каждому новому члену команды вручную. То же касается поздравлений. В сервисе же всё это можно настроить один раз, и в нужное время письма будут уходить автоматически.
  • Аналитика. Сервис для рассылок поможет понять, сколько человек читает вашу рассылку и какие материалы пользуются большей популярностью (если в письме есть ссылки).

Понятно, что чем крупнее бизнес, тем более ощутимы преимущества сервиса. Зато небольшим компаниям не придётся за них платить. Так компания до 100 человек сможет отправить 1500 писем через сервис UniSender бесплатно.

Как выбрать сервис рассылок для малого бизнеса

6. Соберите обратную связь

Один из самых простых и эффективных способов улучшить рассылку —  спросить у читателей, что они хотят в ней изменить. Какие материалы им особенно интересны, а какая информация кажется лишней. Удобно, что провести такой опрос можно также с помощью рассылки.

Заключение

Напомню о важных правилах, которые лежат в основе любой хорошей рассылки, будь то письма для клиентов или коллег. Эти правила необходимо соблюдать, если хотите, чтобы вашей рассылке уделяли внимание:

  • Пишите по делу. Почта ваших коллег и так ломится от входящих. Поэтому ваша задача — не забивать её ещё сильнее. Мне нравится правило, которые используют сотрудники издательства МИФ — «если не очевидно, что да, то нет». Если не очевидно, что надо отправить эту информацию коллегам, не отправляйте.
  • Укажите пользу в теме письма. Наверняка вы понимаете, зачем рассылка нужна компании. Теперь подумайте, а для чего она вашим сотрудникам.
  • Позаботьтесь об удобстве чтения. Уважайте время других людей. Хорошо, если у вас подготовлен шаблон письма. Если шаблона нет, поработайте над текстом. Обязательно добавьте отступы между абзацами, подзаголовки, изображения (если есть). Внутри блоков постарайтесь разбить все длинные предложения на несколько коротких (по 7-10 слов). В общем, сделайте всё, чтобы письмо было приятно читать и коллеги могли быстро уловить суть сообщения, даже не вчитываясь в подробности. 
  • Не отправляйте рассылку слишком часто. Большинство новостей могут подождать несколько дней. Объединяйте такие материалы в одно письмо. Если новостей много, удобно использовать регулярный дайджест.

И пусть ваши рассылки помогут сотрудникам почувствовать, что они работают в успешной компании и дружном коллективе, даже если они трудятся дома один на один с ноутбуком.

Комментарии