Как редактировать PDF-файлы на компьютере, чтобы не пришлось переделывать

PDF везде открывается одинаково, подходит для печати и подписи. Но поменять в нем пару слов или цифр без специального софта непросто. 

В этой статье разберем, как редактировать PDF-файлы на компьютере без лишних действий, и покажем подходящие программы.

Как упростить свою жизнь за счет грамотной работы с документами PDF

Чтобы уменьшить количество рутины, достаточно освоить несколько функций в PDF-редакторе.

Храните часто используемые документы в виде шаблонов

Всё, что отправляете регулярно, — коммерческие предложения, брифы, договоры — переведите в шаблоны. 

Создайте типовые макеты под разные задачи и оставьте пустые поля. Когда понадобится подготовить документ, достаточно будет сделать копию шаблона, заполнить пропуски, поменять реквизиты и добавить дополнительные условия. 

Тот же подход работает и для личных задач. Например, можно создать шаблон для учета ежемесячных расходов: подписок на сервисы, абонементов.

Не нужно каждый раз думать, как исправить PDF-файл на компьютере: достаточно отметить нужные пункты и при необходимости добавить несколько позиций.

Работайте с формами вместо ручного заполнения

Анкеты, заявки или внутренние опросники удобно создавать как PDF-формы. Это документ с пустыми полями, которые пользователь заполняет прямо в файле: вводит имя, телефон, должность или другие данные.

PDF-редакторы позволяют сделать часть элементов интерактивными. Так, вы можете вместо текстового поля добавить:

• флажки (чекбоксы) — пользователь просто ставит галочку в квадратик, рядом с одним из предложенных вариантов;
• выпадающие списки — меню, из которого заполняющий анкету выбирает нужный пункт;
• переключатели — элемент управления, позволяющий выбрать только один ответ из предложенных.

Такие элементы помогают заполнять документ быстрее. Также будет проще обработать ответы: данные приходят в единообразном виде, меньше случайных ошибок и опечаток.

Возьмите на помощь искусственный интеллект

В некоторых редакторах (например, в PDFelement) есть встроенный ИИ-ассистент. Умный помощник может быстро найти нужный пункт в договоре, ответить на вопрос по содержимому, подготовить краткую выжимку из большого отчета, подсказать, как изменить PDF-файл.

При работе с объемными текстами легко пропустить ошибку. Популярные нейросети (ChatGPT, YandexGPT, GigaChat, Яндекс Нейроредактор) помогут найти опечатки, сделать проверку на грамматическую сочетаемость и не только.

Преобразуйте сканы в редактируемый формат

Современные PDF-редакторы оснащены функцией оптического распознавания символов на изображениях (OCR). Эта технология позволяет сохранить данные со сканов и фотографий в отдельный файл или добавить на картинку как невидимый текстовой слой.

В чем плюс: не надо перепечатывать материалы вручную с риском пропустить что-то важное. После распознавания вы сможете найти нужную информацию по словам, копировать данные и переносить их в другой документ. Пригодится, чтобы извлекать и анализировать тексты из печатных брошюр конкурентов или с их сайтов.

Конвертируйте файлы вместо перепечатки вручную

Многие редакторы позволяют преобразовывать офисные форматы (DOCX, XLSX, PPTX) в PDF и обратно. При этом сохраняются верстка и шрифты. 

Например, смету или отчет для клиентов лучше сделать в Excel, так как в табличном редакторе можно использовать формулы для автоматических расчетов. Но отправлять материалы на согласование лучше в PDF: такие файлы можно защитить от несанкционированных правок, установив ограничение на редактирование. Также можно быть уверенным, что макет не «поплывет» при отправке на печать.

Объединяйте и разделяйте файлы

Соберите все материалы, относящиеся к проекту (договоры, приложения, техзадания, брифы) в общий PDF-комплект. Это гарантирует, что важная информация не потеряется при пересылке, и вам не потребуется заново готовить документы.

А если нужно согласовать или распечатать только часть материалов, вы всегда можете разбить большой файл на части или извлечь нужные страницы для клиента или коллеги.

Подборка программ под различные задачи бизнеса

Нет смысла искать универсальный инструмент — подбирать программу нужно исходя из собственных задач. Разберем пять программ для разных сценариев использования.

PDF Commander

Ссылка: https://pdf-editor.su/

Российский редактор ориентирован на повседневную работу с документами. В нем можно создавать PDF-файлы с нуля и преобразовывать их из офисных форматов, редактировать текст, добавлять и удалять изображения. Также в программе вы найдете коллекцию шаблонов: договоры, резюме, объявления, расписания задач. Все PDF-макеты легко адаптировать.

Редактор пригодится не только для решения задачи по редактированию PDF-файла. Одна из сильных сторон программы — модуль распознавания текста. OCR-инструмент на базе ИИ считывает со сканов нечеткий мелкий текст, сохраняет структуру таблиц и колонок.

Софт работает на Windows и Linux, в том числе поддерживает российские дистрибутивы. Однако дизайнеры и другие представители творческих профессий часто работают на macOS. В таком случае стоит присмотреться к другим решениям.

PDFelement

Ссылка: https://pdf.wondershare.com.ru/

Ранее мы упоминали, как вносить изменения в документы с помощью нейросети. ИИ-ассистент PDFelement поможет найти ошибки и опечатки в тексте, сделать перевод на 30+ языков, проанализировать содержимое. Эти функции оплачиваются сверх основной подписки (для небольших компаний и фрилансеров цена может оказаться слишком высокой).

Также PDFelement будет удобен тем, кому приходится ежедневно сталкиваться с большим объемом материалов. Предусмотрен пакетный режим обработки файлов: вы можете конвертировать или запускать OCR-распознавание нескольких документов.

PDF Maestro

Ссылка: https://pdf-maestro.ru/

Если вы ищете способ, как бесплатно отредактировать файл PDF онлайн, обратите внимание на этот сервис. Он работает в любом браузере и позволяет объединять, разделять, сжимать, конвертировать документы.

Дополнительный плюс — возможность восстановить поврежденный PDF, который перестал открываться в других программах. Также на сайте есть функция сравнения версий: можно проверить, не вносились ли без вашего ведома правки в договор или техническое задание. 

Однако в PDF Maestro нельзя корректировать текст. Если нужно поправить содержимое, потребуется другая программа.

Sejda PDF Online

Ссылка: https://www.sejda.com/ru/pdf-editor

Если нужно найти способ, как изменить ПДФ-файл для редактирования, выручит этот сайт. 

Sejda поможет быстро заполнить заявку или исправить замеченные опечатки. Также сервис располагает инструментами для конвертации, слияния и разделения файлов, добавления и извлечения страниц. Есть OCR-модуль, правда, он лучше работает с англоязычными текстами, а при распознавании материалов на русском может допускать ошибки. 

Сервис удобен сотрудникам, которые постоянно работают вне офиса. Благодаря интеграции с облачными хранилищами Google Диск и Dropbox можно быстро получить доступ к любому документу. 

Для постоянной работы Sejda не подходит: в бесплатной версии разрешается выполнять только 3 операции в час. Подписка стоит от $5 в неделю.

Foxit Reader

Ссылка: https://www.foxit.com/ru/pdf-reader/

Foxit Reader часто выбирают руководители небольших организаций, редакторы и менеджеры проектов, которые сами не готовят материалы, но регулярно согласовывают документы с коллегами или клиентами. Кроме просмотра, софт позволяет добавлять комментарии и закладки, выделять фрагменты текста. А благодаря инструменту «Пишущая машинка» можно заполнять пустые поля форм.

Если вам нужно не только согласовать содержимое, но и найти способ, как отредактировать PDF файл, возможностей бесплатного просмотрщика будет недостаточно. Полный функционал доступен только в программе Foxit PDF Editor, однако софт сейчас официально не поставляется в Россию — можно скачать только пробную версию.

Коротко о главном

Правильная организация работы с PDF-документами позволяет минимизировать ошибки. Так, готовые шаблоны сокращают количество однотипных правок, инструменты распознавания помогают избежать ручной перепечатки данных со сканов, а конвертация упрощает перенос цифр из исходных таблиц. 

А чтобы вам было проще выбрать способ, как редактировать документ в ПДФ формате на компьютере, мы собрали основные характеристики рассмотренных программ.