Собрали самые важные советы и инструменты
PDF везде открывается одинаково, подходит для печати и подписи. Но поменять в нем пару слов или цифр без специального софта непросто.
В этой статье разберем, как редактировать PDF-файлы на компьютере без лишних действий, и покажем подходящие программы.
Чтобы уменьшить количество рутины, достаточно освоить несколько функций в PDF-редакторе.
Всё, что отправляете регулярно, — коммерческие предложения, брифы, договоры — переведите в шаблоны.
Создайте типовые макеты под разные задачи и оставьте пустые поля. Когда понадобится подготовить документ, достаточно будет сделать копию шаблона, заполнить пропуски, поменять реквизиты и добавить дополнительные условия.
Тот же подход работает и для личных задач. Например, можно создать шаблон для учета ежемесячных расходов: подписок на сервисы, абонементов.
Не нужно каждый раз думать, как исправить PDF-файл на компьютере: достаточно отметить нужные пункты и при необходимости добавить несколько позиций.
Анкеты, заявки или внутренние опросники удобно создавать как PDF-формы. Это документ с пустыми полями, которые пользователь заполняет прямо в файле: вводит имя, телефон, должность или другие данные.
PDF-редакторы позволяют сделать часть элементов интерактивными. Так, вы можете вместо текстового поля добавить:
Такие элементы помогают заполнять документ быстрее. Также будет проще обработать ответы: данные приходят в единообразном виде, меньше случайных ошибок и опечаток.
В некоторых редакторах (например, в PDFelement) есть встроенный ИИ-ассистент. Умный помощник может быстро найти нужный пункт в договоре, ответить на вопрос по содержимому, подготовить краткую выжимку из большого отчета, подсказать, как изменить PDF-файл.
При работе с объемными текстами легко пропустить ошибку. Популярные нейросети (ChatGPT, YandexGPT, GigaChat, Яндекс Нейроредактор) помогут найти опечатки, сделать проверку на грамматическую сочетаемость и не только.
Современные PDF-редакторы оснащены функцией оптического распознавания символов на изображениях (OCR). Эта технология позволяет сохранить данные со сканов и фотографий в отдельный файл или добавить на картинку как невидимый текстовой слой.
В чем плюс: не надо перепечатывать материалы вручную с риском пропустить что-то важное. После распознавания вы сможете найти нужную информацию по словам, копировать данные и переносить их в другой документ. Пригодится, чтобы извлекать и анализировать тексты из печатных брошюр конкурентов или с их сайтов.
Многие редакторы позволяют преобразовывать офисные форматы (DOCX, XLSX, PPTX) в PDF и обратно. При этом сохраняются верстка и шрифты.
Например, смету или отчет для клиентов лучше сделать в Excel, так как в табличном редакторе можно использовать формулы для автоматических расчетов. Но отправлять материалы на согласование лучше в PDF: такие файлы можно защитить от несанкционированных правок, установив ограничение на редактирование. Также можно быть уверенным, что макет не «поплывет» при отправке на печать.
Соберите все материалы, относящиеся к проекту (договоры, приложения, техзадания, брифы) в общий PDF-комплект. Это гарантирует, что важная информация не потеряется при пересылке, и вам не потребуется заново готовить документы.
А если нужно согласовать или распечатать только часть материалов, вы всегда можете разбить большой файл на части или извлечь нужные страницы для клиента или коллеги.
Нет смысла искать универсальный инструмент — подбирать программу нужно исходя из собственных задач. Разберем пять программ для разных сценариев использования.
Ссылка: https://pdf-editor.su/
Российский редактор ориентирован на повседневную работу с документами. В нем можно создавать PDF-файлы с нуля и преобразовывать их из офисных форматов, редактировать текст, добавлять и удалять изображения. Также в программе вы найдете коллекцию шаблонов: договоры, резюме, объявления, расписания задач. Все PDF-макеты легко адаптировать.
Редактор пригодится не только для решения задачи по редактированию PDF-файла. Одна из сильных сторон программы — модуль распознавания текста. OCR-инструмент на базе ИИ считывает со сканов нечеткий мелкий текст, сохраняет структуру таблиц и колонок.
Софт работает на Windows и Linux, в том числе поддерживает российские дистрибутивы. Однако дизайнеры и другие представители творческих профессий часто работают на macOS. В таком случае стоит присмотреться к другим решениям.
Ссылка: https://pdf.wondershare.com.ru/
Ранее мы упоминали, как вносить изменения в документы с помощью нейросети. ИИ-ассистент PDFelement поможет найти ошибки и опечатки в тексте, сделать перевод на 30+ языков, проанализировать содержимое. Эти функции оплачиваются сверх основной подписки (для небольших компаний и фрилансеров цена может оказаться слишком высокой).
Также PDFelement будет удобен тем, кому приходится ежедневно сталкиваться с большим объемом материалов. Предусмотрен пакетный режим обработки файлов: вы можете конвертировать или запускать OCR-распознавание нескольких документов.
Ссылка: https://pdf-maestro.ru/
Если вы ищете способ, как бесплатно отредактировать файл PDF онлайн, обратите внимание на этот сервис. Он работает в любом браузере и позволяет объединять, разделять, сжимать, конвертировать документы.
Дополнительный плюс — возможность восстановить поврежденный PDF, который перестал открываться в других программах. Также на сайте есть функция сравнения версий: можно проверить, не вносились ли без вашего ведома правки в договор или техническое задание.
Однако в PDF Maestro нельзя корректировать текст. Если нужно поправить содержимое, потребуется другая программа.
Ссылка: https://www.sejda.com/ru/pdf-editor
Если нужно найти способ, как изменить ПДФ-файл для редактирования, выручит этот сайт.
Sejda поможет быстро заполнить заявку или исправить замеченные опечатки. Также сервис располагает инструментами для конвертации, слияния и разделения файлов, добавления и извлечения страниц. Есть OCR-модуль, правда, он лучше работает с англоязычными текстами, а при распознавании материалов на русском может допускать ошибки.
Сервис удобен сотрудникам, которые постоянно работают вне офиса. Благодаря интеграции с облачными хранилищами Google Диск и Dropbox можно быстро получить доступ к любому документу.
Для постоянной работы Sejda не подходит: в бесплатной версии разрешается выполнять только 3 операции в час. Подписка стоит от $5 в неделю.
Ссылка: https://www.foxit.com/ru/pdf-reader/
Foxit Reader часто выбирают руководители небольших организаций, редакторы и менеджеры проектов, которые сами не готовят материалы, но регулярно согласовывают документы с коллегами или клиентами. Кроме просмотра, софт позволяет добавлять комментарии и закладки, выделять фрагменты текста. А благодаря инструменту «Пишущая машинка» можно заполнять пустые поля форм.
Если вам нужно не только согласовать содержимое, но и найти способ, как отредактировать PDF файл, возможностей бесплатного просмотрщика будет недостаточно. Полный функционал доступен только в программе Foxit PDF Editor, однако софт сейчас официально не поставляется в Россию — можно скачать только пробную версию.
Правильная организация работы с PDF-документами позволяет минимизировать ошибки. Так, готовые шаблоны сокращают количество однотипных правок, инструменты распознавания помогают избежать ручной перепечатки данных со сканов, а конвертация упрощает перенос цифр из исходных таблиц.
А чтобы вам было проще выбрать способ, как редактировать документ в ПДФ формате на компьютере, мы собрали основные характеристики рассмотренных программ.
Прямо сейчас мы тестируем новую услугу для компаний — ведение брендового блога в этом журнале.
Интересно? Напишите нам письмо на konvert@unisender.com с темой «Блог компании», чтобы обсудить подробности.
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
