Как использовать Unisender для внутренних задач бизнеса

Привет! Меня зовут Петр Глебов, я работаю в отделе по работе с сервисными партнерами ГК «Катюша». Мы предлагаем бизнесу ИТ-экосистему корпоративной печати, которая делает процесс печати быстрее, безопаснее и функциональнее.

Экосистема включает в себя линейку устройств печати, программное обеспечение, а также сервисные решения и полный аутсорсинг печатной инфраструктуры. Это готовые решения для любой сферы деятельности и организаций государственного и корпоративного сектора любого масштаба.

Мы регулярно обновляем перечень оборудования, дорабатываем существующие продукты, вводим новые услуги, программы и проводим обучения по ним.

Поэтому постоянно коммуницируем по разным каналам:

• С авторизованными сервисными центрами, обслуживающими заказчиков;
• Дистрибьюторами и партнерами, поставляющими наши продукты;
• Сотрудниками ГК «Катюша» ― отделами сервиса, поддержки, продаж и др.

Поделюсь, как платформа Unisender помогла нам автоматизировать и упростить работу.

Почему «Катюша» автоматизировала рассылки

В ГК «Катюша» сотни своих сотрудников и более пяти тысяч сервисных инженеров из более чем четырехсот организаций, партнеров. Всех мы должны вовремя оповещать о новых документах, условиях работы, программах обучения, а также держать в курсе наших новостей.

От скорости и точности передачи информации напрямую зависит качество сервиса и выполнение договорных обязательств. Например, если вовремя не предупредить об изменении процедуры гарантийного ремонта, возможны задержки, спорные ситуации и финансовые потери.

Основным инструментом системной и своевременной коммуникации для нас всегда были email-рассылки. Но раньше мы отправляли письма вручную через email-списки. Это было неудобно и плохо управляемо, осложняло обратную связь и не давало возможности проанализировать эффективность рассылок. Чтобы оптимизировать работу и ускорить процесс, мы перешли на Unisender.

Как устроена работа с рассылками в компании

С помощью встроенных инструментов Unisender мы сегментировали базу. Благодаря этому каждая группа пользователей получает только то, что нужно.

Основные сегменты такие:

• Техническая информация — инженеры и технические специалисты.
• Обновления регламентов и процедур — руководители отделов партнеров.
• Маркетинговые материалы — менеджеры, сопровождающие сеть дистрибьюторов и партнеров.
• Изменения и новости компании — сотрудники ГК «Катюша».

Дополнительно создаем спецсегменты под конкретные задачи, например, для участников пилотных проектов или региональных групп.

Посмотрим, что представляют собой письма для разных сегментов.

Основная задача ― добиться, чтобы каждое письмо действительно прочитали, особенно, если тема не выглядит срочной. Из-за этого стараемся быть краткими и в теме письма раскрываем суть.

Тексты и идеи писем готовит команда по работе с партнерами, и это не копирайтеры или маркетологи, а технические специалисты. Но оформление и верстка рассылок c Unisender стали простыми: достаточно однажды согласовать базовые шаблоны с дизайнерами компании и потом использовать типовые письма с минимальными правками буквально «в два клика».

Рассылки делаем регулярно, в среднем один–два раза в неделю. При необходимости — чаще. Весь процесс занимает от пары часов до половины дня:

• подготовка текста специалистом по направлению;
• внутренняя проверка через тестовую отправку;
• рассылка по нужным сегментам;
• отслеживание статистики;
• при необходимости — повторная отправка.

Из функций в Unisender чаще всего используем шаблоны, планирование отправки и аналитику. Благодаря последней сразу видно, кто открыл письмо, по каким ссылкам переходили, когда и на какие заголовки реагируют лучше.

Аналитика рассылок помогает увеличить процент открываемости. Если видим, что рассылку не читают, меняем тему на более конкретную или даже интригующую, меняем время отправки. А если кто-то стабильно не читает рассылки, дублируем ключевую информацию через мессенджеры или личные звонки.

Лучшие примеры

За время работы над внутренними рассылками лучший показатель открываемости составил 92%. Таких случаев было два.

Рассылка с информацией по инструменту для расчета себестоимости печати. Мы подготовили краткую инструкцию и дали в письме ссылку на инструмент. Благодаря полезной и актуальной теме для наших сотрудников и партнеров, в результате получили 92% открытий и 64% переходов по ссылке. В течение первой недели после отправки инструмент загрузили более 10% партнеров.

Рассылка про «Игры инженеров». Это мероприятие для технических специалистов, направленное на развитие мотивации и горизонтальных связей. Мы отправили по базе анонс. Отклик измеряли по двум параметрам — открываемости и активности записи на игры в первую неделю.

Результат:

• 92% открытий по адресам компаний-партнеров,
• 76% открытий по адресам инженеров,
• 40% переходов на портал с соревнованием,
• более 1000 участников.

Это показывает, что коллегам интересны не только рабочие новости, но и события, которые создают сообщества и дают почувствовать себя частью команды.

Что дает автоматизация внутренних рассылок через Unisender

Для ГК «Катюша» рассылки стали эффективным и удобным инструментом. С помощью Unisender у нас получилось легко структурировать коммуникации, сэкономить время коллег, устранить информационный хаос. Теперь это стабильный канал информирования сотрудников и партнеров, особенно в ситуациях, где важно не просто отправить письмо, но и увидеть, что прочли.

Сейчас средний процент открываемости наших рассылок достигает 85%.

Рассылки приносят пользу всем:

• для отдела по работе с партнерами это гарантия доставки информации;
• для партнеров — стабильный и не перегруженный канал информации;
• для отдела маркетинга — простой способ связи с партнерами;
• для бизнеса в целом — инструмент, обеспечивающий прозрачность и контроль
• коммуникаций.

Благодаря понятному интерфейсу и функциональности Unisender теперь любой сотрудник отдела может подготовить и отправить письмо, не обладая при этом специальными навыками. В будущем мы планируем добавить в рассылки мини-опросы, автоматизировать подписку новых партнеров и выделить в базе новые сегменты.