Автоматизация рабочих процессов через рассылки: как использует email-канал Всероссийский проект «Рисуй с нами»

Привет! Я Петр Исупов, сооснователь бренда «Рисуй с нами». Мы постоянно проводим всероссийские творческие конкурсы для детей и взрослых и поэтому отправляем участникам много информации об актуальных мероприятиях и их результатах.

Email-рассылки помогают делать это вовремя и с минимальными затратами ресурсов. Расскажу, как автоматизировали рабочие процессы через письма, чтобы позаботиться о клиентах и освободить время на другие задачи.

Через рассылки мотивируем участвовать в конкурсах и поддерживаем вовлеченность

«Рисуй с нами» ― Всероссийский проект с несколькими направлениями развития:

• Всероссийские творческие конкурсы для детей и взрослых.
• Художественные студии в Кирове, где проводятся занятия и мастер-классы.
• Магазин товаров для творчества, где можно купить краски, мольберты, пластилин и многое другое.

Первое направление ― конкурсы ― наиболее масштабное. В нем участвуют творческие люди со всей России. На портале Рисуйснами.рф они выбирают конкурсы из большого перечня и отправляют свои работы для оценивания жюри:

Именно по онлайн-направлению мы направляем email-рассылки. Они помогают привлечь участников, поддерживать вовлеченность и сообщать о результатах. Активностей много, поэтому приходится рассылать много шаблонных писем и отслеживать статистику, чтобы удостовериться, что информация дошла до всех.

Вручную эта работа занимает у команды много времени. Чтобы сэкономить ресурс на более важные задачи, мы автоматизировали часть отправок, а для другой части подготовили постоянные шаблоны.

Письма сопровождают участников от этапа выбора конкурса до итогов

Чтобы поучаствовать в творческом конкурсе, пользователю нужно:

• Зарегистрироваться на нашем официальном сайте.
• Выбрать конкурс на странице с конкурсами.
• Оформить заявку на участие и прикрепить свою работу.
• Узнать итоги конкурса.
• Заказать награду ― диплом, сертификат, благодарственное письмо.

На этом пути участника сопровождают письма: информации много, и если отслеживать всё самому, можно потеряться в ней или что-то забыть.

Так, общая база подписчиков получает информационные рассылки: об актуальных конкурсах или специальных предложениях, а также дайджесты с новостями и событиями.

Такие письма уходят раз в неделю. У каждого типа своя цель: например, напоминание о сроках подачи заявок или старте отборочного этапа. Ещё в эти рассылки включаем ссылки на регистрацию для тех, кто пока не присоединился к конкурсу. Информационные письма помогают участникам не тратить время на отбор активностей на сайте, а переходить к событиям прямо из email.

Рассылки шаблонные: это экономит время на подготовку письма, а также помогает  подписчикам быстро ориентироваться в содержании, потому что они привыкают к расположению элементов. Например, к тому, что главную информацию мы выделяем оранжевым, делаем картинки конкурсов кликабельными, а ссылки на соцсети публикуем в конце письма.

Отдельно существует автоматизированная цепочка писем с итогами конкурсов. Она отправляется два раза в месяц по тем, кто участвовал, ― сразу после подведения итогов по всем актуальным мероприятиям. Такое письмо, скорее, служит напоминанием, потому что ведет на страницу с результатами на сайте. Основная цель этих рассылок — забота об участниках. Для нас важно, чтобы они чувствовали поддержку и понимание со стороны организаторов, что формирует и репутацию проекта в целом.

Раньше мы отправляли такие письма вручную. Это было проблематично: в частности, потому что среди других дел мы нередко забывали о задаче, и участники получали письмо не вовремя. Также требовалось много времени на отбор адресов тех, кто уже посмотрел итоги, чтобы после направить новое письмо по непрочитанным и увеличить процент открываемости.

Сейчас для этих задач мы настроили цепочки писем в Unisender. Теперь рассылки с итогами уходят автоматически в нужное время ― проблемы, что что-то забудем отправить, больше нет. А если участник не открывает письмо, через небольшой интервал оно дублируется с другим заголовком.

Если же письмо открыли, автоматом отправляется рассылка с дополнительной информацией по другим похожим конкурсам. Кроме оповещения об итогах, цепочки писем помогают поддерживать интерес участников к проекту и вовлекать их в активности.

Автоматизация работы над рассылками повысила эффективность процессов и улучшила взаимодействие с аудиторией.

Что дает такая организация работы с рассылками проекту и бизнесу

Email-маркетинг для «Рисуй с нами» ― часть успешной стратегии взаимодействия с аудиторией. Она позволяет достигать бизнес-целей и поддерживать интерес участников к проекту.

Открываемость (OR) наших информационных рассылок составляет около 10%. Исходя из общего числа активных контактов в базе, получается, что письма стабильно читают около 4000 человек. Часть из них регулярно участвует в конкурсах проекта.

OR писем с итогами выше ― при первой отправке 20–30%, а когда цепочка отработает полностью, может достигать и 100%. Это значит, что мы закрываем главную цель: вовремя сообщаем людям о результатах. Забота о клиентах повышает лояльность и формирует репутацию проекта.

Кроме того, цепочки и шаблоны писем помогают сократить количество ручной работы, которая обычно отнимает много времени, и сэкономить ресурс на другие дела.