Как запустить корпоративную email-рассылку

Письма не способны полностью заменить другие способы общения: личные беседы, собрания, мессенджеры или корпоративный портал. Они лишь помогают сделать коммуникацию более удобной. Вот несколько примеров, для чего можно использовать рассылку по сотрудникам.

• Делиться новостями. Важно рассказывать сотрудникам о жизни компании и её планах. Открытость и прозрачность повышают мотивацию.
• Собирать обратную связь. Онлайн-опрос через рассылку — самый удобный и быстрый способ узнать мнение сотрудников по любому вопросу.
• Организовать повторяющиеся коммуникации. С помощью рассылки удобно поздравлять сотрудников с праздниками, помогать новичкам адаптироваться на новом месте, напоминать о подготовке отчётов. Все эти коммуникации легко автоматизировать и сэкономить время на рутине.

Корпоративная рассылка особенно полезна для компаний, сотрудники которой живут в разных городах или работают удаленно / гибридно. Для начала я расскажу, когда такая рассылка нужна, а потом объясню, как её запустить.

8 ситуаций, в которых пригодится корпоративная рассылка

Разберём на примерах, когда полезно и удобно использовать рассылку для общения с сотрудниками.

Сообщить новости

На своём опыте убедилась: даже в небольшом бизнесе не все сотрудники знают, что происходит в компании. Большинство сосредоточены на своем участке работы и не видят всей картины. Поэтому полезно делиться новостями с каждым членом команды.

О чём писать:

• о новых сотрудниках (разместите фото, кратко опишите, по каким вопросом обращаться к этому человеку, добавьте контакты);
• о новых проектах, версиях продукта и других изменениях в работе;
• о планах на ближайшее будущее;
• о корпоративных мероприятиях;
• об отзывах клиентов;
• о достигнутых целях и значимых победах;
• о том, чем занимаются другие отделы;
• о забавных случаях из жизни офиса;
• о публикациях в СМИ, посвящённых компании;
• о саморазвитии (дайте рекомендации или ссылки на полезные материалы).

Удобнее всего оформлять новости в виде регулярного дайджеста или информационного бюллетеня. Кто-то рассылает дайджесты еженедельно, а кто-то только раз в месяц. Периодичность зависит от количества новостей. Каждая компания подбирает подходящий для себя вариант.

Помочь новичкам

Чтобы новый сотрудник быстрее погрузился в работу и стал чувствовать себя частью коллектива, ему нужно помочь: рассказать об особенностях работы в компании, о негласных правилах и главных ценностях. 

Конечно, менеджер по персоналу в состоянии сообщить всё необходимое лично, но он может забыть что-нибудь важное, да и новый сотрудник не сразу всё запомнит.

Поэтому неплохо, чтобы у новичка всегда была под рукой следующая информация:

• распорядок рабочего дня (когда обед, когда перерывы, во сколько начинается и заканчивается рабочий день);
• основные правила (как вести себя на кухне, что бывает за опоздания);
• ценности компании;
• сведения, которые вытекают из специфики бизнеса (например, информация по командировкам, если сотрудники часто бывают в разъездах);
• ключевые сотрудники (контакты с фотографиями, по каким вопросам обращаться).

Агентство HeadSpace, например, сделало серию онбординг-писем для новых сотрудников «Газпром Нефти». В них — перечень полезных сервисов, структура компании и другие полезные материалы для знакомства с компанией.

К таким письмам можно приложить важную документацию, например, о внутренних регламентах, механиках премирования и других нюансах.

Поздравить с праздниками

Если подойти к вопросу творчески, такие письма поднимут настроение получателям и станут дополнительным знаком внимания со стороны работодателя.

Приятнее всего получать поздравления с днём рождения. Особенно, если это не просто отписка, а искренние пожелания.

Накануне очередного Дня рождения важно подумать не только об имениннике, но и об остальных. Напомните о празднике всем сотрудникам, чтобы они успели подготовиться.

Найти новых сотрудников

Если хотите быстрее закрывать вакансии, регулярно рассказывайте о новых позициях сотрудникам. Попросите коллег посоветовать знакомых на конкретную должность или предложите попробовать себя в новом качестве. Покажите, что приветствуете развитие сотрудников внутри компании. Даже если никто не откликнется, это добавит несколько очков в вашу карму работодателя. А в передовых компаниях за новичка, пришедшего по рекомендации работника, выдают бонус — если вы тоже так делаете, не забудьте рассказать об этом в письме.

Укрепить командный дух 

Рассылка — эффективный канал, чтобы побудить сотрудников участвовать в корпоративных мероприятиях. Отправляйте анонсы и напоминалки, а также не забывайте делиться впечатлениями по итогам события. И чем больше в таких рассылках будет эмоциональных фотографий, тем больше участников вы соберёте.

Ещё один способ сплотить сотрудников через рассылку — регулярно поздравлять их с достижениями компании. Все мы охотно присоединяемся к группе победителей. Вспомните, как обычно говорят о футболистах: ОНИ проиграли, но МЫ выиграли. Так дайте сотрудникам дополнительный повод гордиться компанией и ощутить себя частью успешной команды.

Организовать общение с руководителями компании

Важно, чтобы руководитель компании время от времени обращался к сотрудникам лично. Это укрепляет отношения и повышает мотивацию. Одно дело — работать на бездушную корпорацию и совсем другое — помогать Иван Иванычу. Это особенно актуально для крупных компаний, где многие видели директора только на фотографии. 

Пишите о ближайших планах, результатах работы или об изменениях в компании. Но никогда не забывайте, что такое письмо может стать публичным — тщательно взвешивайте тон сообщения, слова и формулировки.

Повысить мотивацию

Бонусы и премии — это хорошо. Но также на новые свершения мотивирует, когда компания публично признает твои заслуги.

Это легко сделать, отправив письмо по всем сотрудникам компании со словами благодарности в адрес тех, кто это заслужил. Такая рассылка убивает двух зайцев. Компания признает заслуги одних сотрудников и стимулирует остальных работать эффективнее.

Если вы решите подарить сотруднику месяца что-то ценное, мотивация будет ещё сильнее. Главное, чтобы все понимали, по каким критериям выбирают лучшего сотрудника — в противном случае можно добиться обратного эффекта.

Провести опрос

Рассылка — самый удобный способ собрать обратную связь и получить новые идеи для развития бизнеса. Напишите в письме  что именно вы хотите узнать, для чего и дайте ссылку на опрос. Сам опрос легче всего создать с помощью Google Форм, Яндекс Форм или SurveyMonkey.

6 шагов, чтобы запустить рассылку для сотрудников

Предлагаю небольшой алгоритм, который поможет настроить корпоративную рассылку в компании.

1. Определите инфоповоды

Не пытайтесь запустить все рассылки сразу. Подумайте, какие письма будут особенно полезны в вашей компании и выберите пару вариантов. Например, начните с дайджеста и рассылки для новичков.

Всегда начинайте с определения проблемы, которую планируете решить рассылкой: сотрудники не в курсе, что происходит в других отделах? Или, может быть, постоянно задают одни и те же вопросы бухгалтерии / руководству / соседним отделам? Отталкивайтесь от этого при выборе формата и тематики писем.

50 идей для контента рассылки

2. Назначьте ответственного

Определите, кто будет отвечать за конечный результат. Менеджер по персоналу, маркетолог или кто-то ещё. Будет ли это один человек или у каждой рассылки будет свой ответственный. Если ресурсов мало — воспользуйтесь нашими советами для такого случая.

Где искать маркетологов: 15 лучших сайтов, чатов и каналов

3. Соберите информацию

Для письма новичкам достаточно подготовить контент один раз и потом обновлять по мере необходимости. А вот подбор новостей для дайджеста — это уже регулярная задача. Здесь важно определить, какие сотрудники будут предоставлять исполнителю материалы и сведения и к какому сроку.

4. Подготовьте шаблоны писем

Найдите верстальщика или соберите письма в одном из многочисленных конструкторов. Если вы уже отправляете дайджест по клиентам, адаптируйте его под внутрикорпоративные нужды, чтобы сэкономить время. Или можно найти и использовать готовый шаблон.

Как создавать красивые письма. Дизайн и верстка

5. Настройте отправку

Определитесь, будете ли вы использовать сервис для рассылки или ограничитесь обычным почтовым клиентом.

Плюсы сервиса:

• Сегментация. В сервисе удобно делить получателей на группы. Например, по отделам, чтобы отправлять сотрудникам только ту информацию, которая им интересна.
• Автоматизация. Через почтовик рассылку для новичков придётся отправлять каждому новому члену команды вручную. То же касается поздравлений. В сервисе же всё это можно настроить один раз, и в нужное время письма будут уходить автоматически.
• Аналитика. Сервис для рассылок поможет понять, сколько человек читает вашу рассылку и какие материалы пользуются большей популярностью (если в письме есть ссылки).

Понятно, что чем крупнее бизнес, тем более ощутимы преимущества сервиса. Зато небольшим компаниям не придётся за них платить. Так компания до 100 человек сможет отправить 1500 писем через сервис UniSender бесплатно.

Как выбрать сервис рассылок для малого бизнеса

6. Соберите обратную связь

Один из самых простых и эффективных способов улучшить рассылку —  спросить у читателей, что они хотят в ней изменить. Какие материалы им особенно интересны, а какая информация кажется лишней. Удобно, что провести такой опрос можно также с помощью рассылки.

Правила создания корпоративных рассылок

Напомню о важных правилах, которые лежат в основе хорошей корпоративной рассылки.

Пишите по делу. Почта ваших коллег и так ломится от входящих. Поэтому ваша задача — не забивать её ещё сильнее. Мне нравится правило, которые используют сотрудники издательства МИФ — «если не очевидно, что да, то нет». Если не очевидно, что надо отправить эту информацию коллегам, не отправляйте.

Укажите пользу в теме письма. Наверняка вы понимаете, зачем рассылка нужна компании. Теперь подумайте, а для чего она вашим сотрудникам.

Пишите только на корпоративные адреса. Правило может показаться очевидным, но, как показывает практика, очевидно оно не для всех.

Как завести корпоративную почту на своём домене

Обозначьте правила обращения с такой рассылкой. Например, можно ли пересылать письма другим сотрудникам внутри компании и за её пределами. А лучше включите эти пункты во внутренний регламент. И даже после этого старайтесь не включать в корпоративную рассылку чувствительную для компании информацию.

Позаботьтесь об удобстве чтения. Уважайте время других людей. Хорошо, если у вас подготовлен шаблон письма. Если шаблона нет, поработайте над текстом. Обязательно добавьте отступы между абзацами, подзаголовки, изображения (если есть). Внутри блоков постарайтесь разбить все длинные предложения на несколько коротких (по 7-10 слов). В общем, сделайте всё, чтобы письмо было приятно читать и коллеги могли быстро уловить суть сообщения, даже не вчитываясь в подробности. 

Не отправляйте рассылку слишком часто. Большинство новостей могут подождать несколько дней. Объединяйте такие материалы в одно письмо. Если новостей много, удобно использовать регулярный дайджест.

Экспериментируйте и меняйте письма. Если вы видите, что сотрудники редко читают письма — это не обязательно значит, что они вовсе не нужны. Возможно, им просто не подходит формат. Попробуйте поменять вёрстку, tone of voice или тему — и последите за открываемостью.

Как сделать так, чтобы корпоративную рассылку читали

Прежде чем разобраться с важнейшим вопросом о том, как сделать рассылку для сотрудников работающим инструментом внутренней коммуникации, важно понять, как вообще замерять эффективность таких писем. У корпоративной рассылки есть несколько потенциальных показателей эффективности.

Как определить эффективность корпоративной рассылки

Основной показатель эффективности корпоративной рассылки — это открытия (open rate) и прочтения. В некоторых случаях стоит смотреть и на кликабельность (click rate) — то, как читатели переходят по ссылкам из письма, на что чаще кликают, а к чему не проявляют интерес. 

Ключевые метрики определяются в зависимости от цели письма. Например, если это объявление — о сокращённом рабочем дне или «просим ознакомиться с документами, которые лежат на КПП у охраны», следить за открываемостью будет достаточно. Если это дайджест новостей компании за месяц, стоит смотреть на переходы по ссылкам. Это поможет понять, что сотрудников больше интересует — формальные новости (компания завоевала какую-то награду) или что-то более личное (коллега женился и выложил в сторис привет коллегам из отпуска). Исходя из полученной информации о кликах можно корректировать содержимое рассылки.

Если перед рассылкой ставится SMART-цель, то метрика эффективности будет зависеть от неё. К примеру, нам надо понять, сколько людей готовы поехать на корпоратив и какой формат хотят: эффективность такого письма будет зависеть от того, сколько людей заполнили форму опроса или дали ответ в свободной форме. 

Другой пример — у нас есть онбординговая цепочка: на протяжении 3 месяцев каждый новый сотрудник регулярно получает письма, в которых мы рассказываем ему о компании, как работаем, чем живём. А в последнем письме цепочки предлагаем пройти небольшой тест на знание компании и продукта, в основе которого — информация из писем. Тест не влияет на прохождение испытательного срока, но позволяет руководителю и HR понять, насколько человек вовлёкся, а нам, как авторам рассылки — насколько удачно она сработала. Для этого вопрос про рассылку включаем в тест: спрашиваем, что было непонятно, сложно или показалось лишним. На основании фидбэка регулярно корректируем контент и логику цепочки.

Как собирать фидбэк через email-рассылку

Казалось бы, все эти показатели — довольно понятные; кроме того, в первую очередь всё равно важна открываемость, так как рассылка, которая плохо открывается, не достигнет никаких других целей. Но взять и заставить сотрудников открывать письма — под страхом штрафов или чего-то ещё — не выйдет; чтение корпоративной рассылки нельзя превратить в «обязаловку». Но есть несколько приёмов, которые помогут сделать письма более интересными — такими, чтобы их не только с удовольствием открывали, но, может, и ждали.

Как сделать рассылку для сотрудников интересной (и читаемой)

Сегментация. Для удобства и актуализации рассылки лучше разделить базу на сегменты — по отделам или другим важным принципам.  Это связано с тем, что не все инфоповоды могут быть одинаково интересны всем сотрудникам, и каждый из них будет рад получать только актуальную именно для него информацию. Вот несколько идей, как можно разделить работников. 

• Удаленщики и офисные сотрудники. 
• Офисные и складские работники.
• Новенькие и старожилы. 
• Фронт- и бэк-офис.

Конечно, это не касается тех писем, которые отправляются на всю компанию — какие-то важные объявления, опросы, новости.

Разные форматы с разной частотой. Помимо объявлений, корпоративных новостей и сбора фидбэка можно добавить рассылки по интересам. Например, вы знаете, что кто-то играет по пятницам в футбол, кто-то из фанатов «Что? Где? Когда?» собрал команду и ходит на квизы, кто-то организовал книжный клуб. Для таких микрокомьюнити раз в месяц можно отправлять дайджесты с подборкой новостей по хобби.

Не будьте формальными. Смешные гифки, мемы и прочее обычно неплохо заходит. Ими можно разнообразить рутинные письма или даже сделать тематические — например, собрать предновогоднюю рассылку «Топ-10 мемов из рабочих чатов в уходящем году». Это не просто весело, но заодно и повод вспомнить, как прошёл рабочий год.

UGC. В вашей компании наверняка есть люди, которые хотят рассказать о себе. Цель может быть разной: у кого-то сайд-проект, кто-то новенький и вообще недавно переехал в город, но общительный и хочет подружиться, кто-то смешно зафакапился на последнем проекте и хочет всем рассказать, чтоб поржали. Для таких людей можно ввести рубрику в регулярной рассылке или добавить в неё формат «Письмо от коллеги». 

Но важно, чтобы это происходило исключительно по доброй воле. Варианты, когда эйчар или редактор по внутренним коммуникациям врываются в чат и пишут «Коллеги, кто следующий будет писать рассылку от себя?» обычно очень всех напрягают. И желающих нет.

Ответы на вопросы. Отличный способ сделать рассылку не односторонней, а двусторонней коммуникации — призвать коллег задавать вопросы. Вам, как автору рассылки, другим отделам, руководителю. А в письмах ввести рубрику формата «Вы спрашивали — мы отвечаем». Вопросы могут быть серьёзные, а могут быть — ироничные («Что почитать на ночь, чтобы перестали сниться планерки?»), как, впрочем, и ответы на них.