Что такое ван-ту-ван и как такие встречи помогают команде

На таких встречах руководитель и подчиненный дают обратную связь друг другу, строят планы по развитию, обсуждают проблемы, а иногда просто неформально болтают о личном.

Ван-ту-ван может проходить онлайн или офлайн. Обычно это созвон с видео, чтобы создать максимальный эффект присутствия. Если сотрудники живут в одном городе, они могут встретиться лично. Желательно не в офисе, а например в кафе за обедом.

One-to-one это не столько про рабочие задачи, сколько про формирование и укрепление отношений

Зачем проводят ван-ту-ваны

Регулярные one-to-one характерны для больших организаций, IT-компаний, удаленных команд. Они помогают коллегам оставаться на связи, поддерживать отношения, улучшают эффективность взаимодействия.

Разберем основные задачи, которые решают регулярные личные встречи:

Укрепляют отношения. Созвоны и встречи помогают узнать человека лучше, понять его интересы, проблемы, цели и стремления. Полученную информацию руководитель может рационально использовать, чтобы помочь подопечному и повысить его результативность.

Например, тимлид узнает, что у дизайнера постоянно виснет ноутбук, что очень мешает работе. Он обращается в HR-отдел с просьбой приобрести ноутбук для коллеги на следующей неделе. В итоге решается множество задач: сотрудник доволен, а рабочие процессы ускоряются с помощью новой техники.

А еще во время ван-ту-ванов можно просто поныть и пожаловаться: на сложного клиента, вредного коллегу или замедление YouTube.

Благодаря ван-ту-ванам у сотрудников появляются лица. Теперь они не просто винтики в системе, а живые люди со своими эмоциями и стремлениями😊

Повышают мотивацию и вовлеченность. На ван-ту-ванах обсуждают цели, интересы, желания сотрудника. Чего ему не хватает в работе, чем бы он хотел заниматься, в каких проектах поучаствовать. Часто после подобных встреч тимлид инициирует обучение или курсы по выбранному направлению.

Такие встречи способствуют горизонтальному и вертикальному росту сотрудников, усиливают лояльность к компании и руководителю, мотивируют к работе.

Предотвращают выгорание. У каждого сотрудника бывают периоды сомнений, падения интереса к работе, проявления синдрома самозванца.

Удаленщикам особенно сложно противостоять подобному стрессу. Они «варятся в собственном соку», так как постоянно работают из дома без коллег. А значит, им не с кем обсудить трудности в перерыве на обед.

Такие периоды легче заметить и предотвратить, если регулярно общаться один на один.

По результатам исследования НАФИ, почти половина работающих россиян сталкивались с профессиональным выгоранием. Источник

Регулируют загрузку команды. Ван-ту-ваны позволяют анализировать загрузку подчиненных, сравнивать объем задач у разных сотрудников и перераспределять ее. А еще вовремя принимать решение о поиске подрядчиков для рутинных задач, например дизайнера на отрисовку многочисленных карточек.

Действительно, ван-ту-ван помогает понять субъективное восприятие нагрузки: где сотруднику тяжело, а где есть ресурс для новых задач.

А вот полноценный анализ и балансировка загрузки требуют дополнительных инструментов — от трекеров до проектных метрик. Встреча здесь скорее даёт сигналы, а не цифры.

Анастасия Березницкая

Digital-директор и стратег агентства F P R, канал «Вижн Березницкой»

Как планировать и проводить встречи

Команда сама определяет периодичность ван-ту-ванов: кто-то делает это еженедельно, кому-то достаточно встречаться раз в квартал. Мы в Unisender проводим one-to-one раз в месяц.

Тимлид встречается с каждым членом команды, с которыми непосредственно взаимодействует по задачам проекта. Это примерно 3-5 человек. Руководитель направления тоже встречается, но уже с тимлидами. Такая иерархия помогает выстроить процесс грамотно и снизить нагрузку на руководителей высокого уровня.

Основная проблема любых синхронов (а ван-ту-ван — это именно синхрон) в том, что в условиях перегрузки ими проще всего пренебречь. Поставить встречу в календарь легко, но если за ней нет настоящей значимости, она быстро превращается в формальность. Ценность появляется только тогда, когда сотрудник уходит с ощущением, что его услышали и что-то изменилось в лучшую сторону.

Наши 1-1 встроены в более крупный процесс — индивидуальный план развития сотрудника (ИПР), который проходит раз в полгода. Сотрудник готовит рефлексию, оценивает свою деятельность по простым маркерам («зелёное — нравится и хочу этим заниматься», «жёлтое — могу делать, но без энтузиазма», «красное — не хочу», «фиолетовое — хочу попробовать»), заполняет мотивационную карту. Итог встречи по ИПР — оценка грейда, возможный пересмотр условий и, самое важное, новый план развития.

Соответственно, все последующие 1-1 становятся инструментом сопровождения этого плана: живыми, поэтапными разговорами, которые помогают корректировать курс в динамике.

Анастасия Березницкая

Digital-директор и стратег агентства F P R, канал «Вижн Березницкой»

Есть несколько правил, которые помогут руководителю сделать ван-ту-ван продуктивнее и приятнее для обеих сторон.

Планируйте время. Никто из участников не должен спешить на важный созвон, вечернюю тренировку или забирать ребенка из садика. Выберите максимально удобный слот для всех.

Пятница очень располагает к непринужденной беседе 😊

Подготовьтесь. Напишите список вопросов сотруднику, наметьте примерный план разговора. Призывайте к обратной связи, задавайте открытые вопросы: как дела, есть ли у тебя сложности с задачами, чего бы ты хотел изменить во взаимодействии со мной.

Хорошо, если сотрудник тоже подготовится. Например, он может заполнять в свободном режиме свою рефлексию перед встречей: в чем нужна поддержка, что тревожит, а что идет хорошо.

Не отменяйте встречу. Если произошел форс-мажор, и встретиться не получается, перенесите ван-ту-ван на несколько дней. Не нужно отменять его совсем и ждать следующего раза. Так коллега может подумать, что пообщаться с ним один на один для вас не так важно. Доверие пошатнется, а отношения испортятся.

Подстраивайтесь. Не нужно соблюдать строгий регламент, подходите к процессу индивидуально. Следите за настроением подчиненного, идите навстречу в обсуждении интересных и важных для него вопросов. Основная задача ван-ту-вана ― лучше понять сотрудника и укрепить с ним отношения.

Давайте позитивный фидбек. Найдите положительные моменты в работе сотрудника, поделитесь обратной связью. Если необходимо дать конструктивную критику, будьте максимально тактичны. Используйте технику гамбургера: хорошее-плохое-хорошее. Это поможет завершить диалог на позитивной ноте.

Давайте обратную связь искренне, а не по шаблону. Сотрудники быстро считывают «технику гамбургера» и воспринимают её как формальность.

Вместо этого используйте более живые подходы, например SBI (Ситуация – Поведение – Влияние).

Опишите, что именно произошло, какое было поведение и к чему это привело. Обсуждайте не ошибки, а как можно сделать лучше в следующий раз.

Главное — не «сбалансировать похвалу и критику», а показать, что вы реально видите вклад человека и помогаете ему развиваться.

Анастасия Березницкая

Digital-директор и стратег агентства F P R, канал «Вижн Березницкой»

Болтайте о личном. Необязательно говорить исключительно про работу. Текучку можно обсудить в чатах и на рабочих созвонах. Побеседуйте о планах, отпуске, хобби, любимых книгах.