ABC/XYZ-анализ: зачем и как его проводить

Товары делятся на три группы: 

1. Приносят основную выручку. 
2. Продаются, но нестабильно. 
3. Занимают место на складе. 

Чтобы понять, что к какой группе относится, проводят ABC/XYZ-анализ. В статье разбираем, как это сделать.  

Что такое ABC/XYZ-анализ и зачем он нужен

ABC/XYZ-анализ состоит из двух компонентов: 

Эти два вида анализа можно проводить и по отдельности, но вместе они дают более полную картину. ABC/XYZ-анализ проводят раз в полгода-год, чтобы управлять ассортиментом, планировать закупки и маркетинг.

Какие данные нужно подготовить для анализа

Перед началом ABC/XYZ-анализа нужно подготовить исходные данные. Без этого расчеты будут некорректными или неполными.

Объекты для анализа. Соберите перечень позиций, которые будете анализировать. Чаще всего это товары, услуги или категории ассортимента. Но метод также применяют к клиентам, торговым точкам, поставщикам или сотрудникам, если по ним есть количественные показатели.

Период анализа. Определите, за какой срок будете считать данные, и на какие интервалы его делить. Обычно берут год с разбивкой по месяцам. В нишах с быстрым оборотом можно использовать недели или дни.  

Показатель для ABC-анализа. Выберите метрику, по которой будете оценивать вклад позиций. Это может быть:

• выручка;
• прибыль;
• объем продаж.

Важно использовать один показатель в рамках одного анализа, чтобы результаты были сопоставимы.

Данные по периодам для XYZ-анализа. Соберите продажи по каждому выбранному промежутку времени. Например, выручку или количество продаж по месяцам для каждой позиции. Эти данные нужны для расчета колебаний спроса.

Как проводить ABC-анализ

ABC-анализ удобно делать в Excel или Google Sheets. Смысл метода в том, чтобы ранжировать позиции по вкладу в общий результат и разделить их на группы A, B и C.

Шаг 1. Занесите данные в таблицу

Соберите список позиций и значение показателя за выбранный период. Показатель выберите заранее: это может быть выручка, прибыль или объем продаж. 

Попробуем построить свою таблицу с ABC-анализом на примере маленького магазина косметики.

Шаг 2. Посчитайте долю каждой позиции в общем итоге

Для каждой строки рассчитайте долю позиции в общем объеме показателя.

Принцип расчета:

Доля, % = (Показатель позиции / Общий показатель) × 100%

То есть, в нашем примере доля, например, тональных кремов в выручке считается вот так:

Доля, % = (485000 / 2149000) × 100%

Где 485000 — это выручка, которую принесли только крема, а 2149000 — общая выручка магазина за квартал.

Шаг 3. Отсортируйте позиции по убыванию доли

Отсортируйте таблицу так, чтобы позиции шли по убыванию долей. Это обязательный шаг: от него зависит корректность группировки.

Шаг 4. Посчитайте накопленную долю

Накопленная доля нужна, чтобы понять, какую часть выручки дают позиции в сумме, если считать их последовательно сверху вниз. По ней определяют границы групп A, B и C (но об этом чуть позже).

Как ее считают:

• Накопленная доля первой строки равна общей доле этой позиции. То есть, в нашем случае, у тональных кремов доля в общем итоге и накопленная доля будут 22,57%. Именно поэтому важно сортировать позиции по убыванию.
• Для каждой следующей строки справедлива такая формула: Накопленная доля = Доля текущей позиции + Накопленная доля предыдущей позиции.

Если накопленная доля увеличивается к концу таблицы, а в последней строке — 100%, то все посчитано корректно.

Шаг 5. Присвойте группы A, B и C

Когда накопленная доля посчитана, можно делить позиции на три группы. В основе ABC-анализа лежит принцип Парето: небольшая часть объектов (около 20%) дает основную часть результата (около 80%). Именно поэтому общепринято группы A, B и C делятся по доле выручки именно так: 

Для распределения по группам тоже можно использовать формулу:

=ЕСЛИ(D2<=0,8;"A";ЕСЛИ(D2<=0,95;"B";"C"))

Как проводить XYZ-анализ

XYZ-анализ показывает, насколько стабилен спрос на позиции. В отличие от ABC, здесь оценивают не вклад в выручку, а колебания продаж за период.

Шаг 1. Занесите продажи по периодам

Соберите данные по каждой позиции в разрезе выбранных промежутков времени. Чаще всего используют помесячную разбивку за год, но период зависит от ниши. 

Шаг 2. Посчитайте коэффициент вариации

Коэффициент вариации показывает, насколько сильно продажи отклоняются от среднего значения. 

Чтобы его рассчитать, сначала нужно подготовить два показателя:

• Среднее значение продаж. Показывает, сколько в среднем продается за период. В Excel есть специальная формула для расчета: «=СРЗНАЧ»
• Стандартное отклонение. Показывает, насколько фактические продажи отклоняются от этого среднего. Формула: «=СТАНДОТКЛОНП»

Для этого можно создать еще два столбца в табличке.

После этого коэффициент вариации считают по формуле:

Стандартное отклонение / Среднее значение продаж

Результат обычно переводят в проценты — так удобнее оценивать уровень колебаний спроса.

Шаг 3. Присвойте группы X, Y, Z

После сортировки разделите позиции по диапазонам:

Границы могут адаптироваться под специфику бизнеса, указанные в таблице обычно используют для ориентира.

Как объединить ABC и XYZ и что делать с результатом

После того как вы отдельно провели ABC- и XYZ-анализ, результаты можно объединить. Это позволит оценить позиции сразу по двум параметрам: вкладу в выручку и стабильности спроса.

Вот как это сделать: 

1. Возьмите те же позиции и тот же период, по которым считали оба анализа. 
2. Внесите в итоговую таблицу позиции, их группу из ABC и XYZ анализа. Если проводите весь анализ в одной таблице, но на разных листах, можно подтянуть информацию с помощью формул ВПР. 
3. Присвойте совмещенный индекс. Он выглядит так: 

A + X → AX
B + Y → BY
C + Z → CZ

Это тоже можно сделать с помощью формул. 

В нашем случае получилось распределить категории ассортимента магазина косметики на 5 групп. Но всего их 9.

Вы можете использовать таблицу, которая получилась в итоге гайда, как шаблон для ABC/XYZ-анализа. Она состоит из трех листов, которые связаны между собой формулами. 

Сделайте копию, замените показатели на свои, если надо — добавьте количество строк. Таблица посчитает все сама и выдаст итог на последней странице.  

Как анализировать новые и сезонные товары

ABC/XYZ-анализ корректно работает, когда по позициям накоплена достаточная история продаж и данные равномерно распределены по периодам. Есть две категории товаров, для которых стандартный метод не подходит.  

Новые товары

Позиции, которые стали продаваться недавно, почти всегда показывают более низкий вклад в выручку, чем товары, которые продаются весь год. Поэтому в ABC-анализе они часто попадают в группу C. 

А еще короткий период наблюдения увеличивает коэффициент вариации. Даже небольшие колебания спроса дают высокий процент отклонения от среднего. В XYZ-части такие позиции нередко попадают в группу Z.

В результате перспективные новинки формально оказываются в группе CZ, хотя вывод о низкой ценности делать рано.

Что можно сделать:

• Исключать из общего анализа позиции с историей продаж менее установленного порога, например 3–6 месяцев.
• Анализировать новые товары отдельно.
• Сравнивать новинки между собой в собственной ABC/XYZ-матрице.

Сезонные товары

У товаров, которые пользуются сезонным спросом, проблема возникает в XYZ-части анализа. Если считать коэффициент вариации за полный год, разница между сезонными пиками и периодами отсутствия спроса дает высокий уровень колебаний. В результате товар попадает в группу Z. При этом в сезон продажи могут быть стабильными, а вклад в выручку — высоким.

Чтобы избежать искажения, сезонные позиции анализируют отдельно:

• Проводят XYZ-анализ только по сезонным месяцам (к примеру, если товар летний, значит считаем только июнь, июль и август).
• Предварительно выделяют сезонные товары и считают их в отдельной группе.
• Исключают из расчета периоды, в которых товар заведомо не продаётся. Например, зимнюю обувь не учитывают в летние месяцы.

Как интерпретировать результаты ABC/XYZ-анализа

Собрали основные группы в одну таблицу и добавили базовые рекомендации, как интерпретировать результаты.