Гид по Trello: как держать все проекты под контролем

Trello — это сервис для управления командными и персональными проектами по методологии канбан. Продукт принадлежит компании Atlassian (той же, что разработала инструменты Jira и Confluence). Главное назначение Trello — визуализировать задачи в едином пространстве и тем самым упрощать рабочие процессы.

Несмотря на внешнюю простоту, сервис обладает широкими возможностями, поэтому в нём можно вести даже сложные проекты. В статье подробно расскажу про особенности инструмента и дам полезные советы, как работать в Trello.

Внешний вид Trello. Источник

Интерфейс Trello

В основе интерфейса Trello — четыре элемента, при помощи которых организовано представление проектов и управление задачами. 

Доски

Доска Trello — это электронный аналог информационного стенда, на котором представлена вся информация по проекту. Именно здесь управляют задачами. На платных тарифах можно разрабатывать неограниченное количество досок, в бесплатной версии общее количество не должно превышать десяти. 

Колонки (списки)

Колонки или списки — это области доски, в которые добавляют карточки с задачами. По умолчанию на каждой созданной доске есть три списка: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Добавленные карточки можно перемещать по разделам, постепенно продвигая задачу от начала до конца. 

При необходимости можно добавлять дополнительные колонки — ограничений по количеству нет. Названия списков задаёт автор проекта. 

Карточки

Карточка — хранилище всей информации по конкретной задаче. Чтобы работать с карточками, достаточно выбрать «Добавить карточку» в списке и указать заголовок. Затем нужно кликнуть по созданной карточке, развернуть её (открыть обратную сторону) и заполнить. Есть такие поля: 

Описание задачи. Текстовое описание любого объёма. 

Участники. Выбрать ответственных за задачу лиц можно из тех, кто приглашён на доску по ссылке или через email (кнопка «Поделиться» в правой верхней части доски). 

Метки. Разными цветами удобно выделять задачи разных категорий или указывать текущий статус.

Чек-лист. Для многоэтапных задач можно использовать настраиваемый чек-лист, чтобы отслеживать готовность. 

Дата выполнения. Дедлайн с напоминанием, чтобы не пропустить сроки. 

Вложения. Ссылки на нужные документы или файлы из облачных хранилищ. 

Обложка. Для лучшей визуализации можно добавлять обложки — в виде сплошного цвета или загруженные изображения.

На обратной стороне карточки любой участник может оставить комментарий, добавить вложение, тегнуть другого участника или прикрепить ссылку на другую задачу. Также здесь можно посмотреть все действия пользователей карточки в хронологическом порядке. 

Справа есть меню для выбора действий, добавления улучшений и автоматизации. Сейчас все пользователи Trello могут добавлять улучшения без ограничений. Раньше функция зависела от выбранного тарифа.

Меню доски

Чтобы открыть меню доски, надо кликнуть на троеточие в правом верхнем углу. Здесь можно управлять всей доской: добавлять описание, настраивать автоматизацию и улучшения, делиться ссылкой на доску, добавлять метки, создавать коллекции досок, разграничивать права доступа. 

Регистрация в Trello

Для регистрации в Trello потребуется указать адрес электронной почты. Используйте Gmail или почту другого иностранного оператора, поскольку регистрация российских аккаунтов приостановлена. Также можно войти с учётной записью Google, Microsoft, Apple, Slack. При регистрации будет создана учётная запись Atlassian. Аккаунт Atlassian можно использовать в любых продуктах компании: Jira Software, Jira Align, Jira Service Management, Confluence, Trello, Bitbucket и прочие. 

Гид по основному функционалу Trello

Основное преимущество сервиса — простота использования. Даже если вы впервые в нём работаете, базовый функционал можно освоить очень быстро. Рассмотрим пошаговое руководство по Trello. 

1. Создайте рабочее пространство или доску

После первого входа в аккаунт Trello откроется главная страница. В меню с левой стороны найдите пункт «Создайте рабочее пространство». По клику на него откроется окно, в котором можно указать название пространства (проекта), тип (маркетинг, малый бизнес и пр.), описание. 

Созданное пространство отобразится в меню. В раскрывающемся списке можно выбрать необходимые действия: создать доску, добавить участников, выбрать представление, изменить настройки — например, сделать пространство приватным или публичным, привязать к Slack. В расширенных настройках можно задать ограничения на действия и доступ.

Теперь можно перейти к созданию доски. Кстати, если на главной странице вы начали сразу с создания доски, то рабочее пространство будет создано автоматически — с настройками по умолчанию, которые позже можно поменять.

Кликните «Создать первую доску», укажите название, выберите фон и параметры видимости. Нажмите «Создать» — и ваша доска готова к использованию. 

2. Настройте доску

После того как доска создана, подготовьте её к работе. Определите ключевые этапы и разработайте отдельную колонку под каждый, задайте колонкам понятные названия. 

Чтобы улучшить визуальное восприятие и сделать каждую доску уникальной, можно настроить фон: указать сплошной цвет в настройках, загрузить своё изображение или выбрать фотографию из библиотеки Unsplash. 

Также для создания досок удобно использовать готовые шаблоны. Они разделены по категориям. Можно выбрать подходящий вариант и не тратить время на оформление. 

Чтобы упростить рабочий процесс для участников команды, укажите в описании доски основные сведения. Например, можно добавить такие разделы: 

Общее описание. Расскажите о предназначении доски, последовательно перечислите все этапы работ и их особенности, пропишите рекомендации по выполнению задач, создайте чек-листы для проверки. 

Участники. Перечислите всех, кто добавлен на доску. Укажите функции и обязанности каждого участника. Напишите, кто за что несёт ответственность и к кому по каким вопросам обращаться. 

Действия. Создайте руководство пользователей. Поясните, какие действия могут совершать участники. Например, кто из команды может комментировать, кто вправе редактировать карточки и т.д. 

3. Пригласите участников

Если доска предназначена для командной работы, вам нужно добавить участников. Сделать это можно через меню доски, отправив коллегам ссылку или QR-код. Нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу, укажите email пользователя или скопируйте ссылку-приглашение. 

Добавить пользователя в пространство можно через меню проекта (указатель в левом верхнем углу доски). Здесь также доступно приглашение по email или по прямой ссылке. 

В бесплатной версии сервиса все приглашённые участники становятся администраторами и могут совершать любые действия с досками: менять настройки, добавлять или удалять информацию. В платной версии права доступа можно разграничить по таким статусам: 

Обычный пользователь. Может смотреть и редактировать карточки, настраивать права доступа к доскам. Подходит для сотрудников, задействованных в работе. 

Администратор. Может смотреть и редактировать карточки, менять настройки доски, исключать пользователей. Подходит для руководителей и менеджеров задачи. 

Наблюдатель. Может просматривать карточки без возможности редактирования. По разрешению в настройках может оставлять комментарии или выполнять другие действия, на которые ему выданы права. Подходит для клиентов, менеджеров и других лиц. 

4. Добавьте карточки задач

Составьте список текущих задач. Для каждой создайте свою карточку и внесите в неё всю необходимую информацию. Разместите карточки по соответствующим колонкам, к каждой из них добавьте пользователей, ответственных за выполнение конкретных задач. 

По мере выполнения двигайте задачи в нужные колонки. Это можно делать простым перетаскиванием или через раздел «Действия» на обратной стороне карточки.

Управление проектами в Trello

Функционал Trello позволяет собрать всю информацию по задаче в едином окне. Удобное представление задач и интуитивно понятный интерфейс помогают упростить рабочие процессы. Но чтобы использовать сервис с максимальной пользой, важно правильно организовать работу. Вот несколько рекомендаций, которые улучшат управление проектами в Trello: 

Разработайте инструкции и правила для каждой доски. Разъясните всем участникам, как работать в Trello. Расскажите, когда и куда перемещать готовые карточки, какие цветовые метки можно использовать, кто утверждает готовую задачу. Все важные нюансы лучше оформить в отдельное руководство.

Правильно оценивайте объём задач. Ставьте задачи с учётом реальных возможностей команды. Например, если сотрудник может закончить за неделю только три карточки, не нужно закреплять за ним пару десятков задач. Лучше, если сотруднки видят свой прогресс. Чрезмерная загрузка чревата выгоранием и игнорированием заданий меньшей важности. 

Устанавливайте сроки выполнения и настраивайте напоминания. Для каждой карточки указывайте дедлайн. Чтобы настроить напоминание, в карточке проставьте галочку возле даты и выберите период уведомления. Такой подход поможет не пропустить сроки. 

Обсуждайте задание внутри карточки. В комментариях можно задавать вопросы, получать ответы, приглашать отдельных пользователей к обсуждению, делиться полезными сведениями и т.д. Переписка внутри карточки удобна — в случае чего, не придётся искать важную информацию в почте или мессенджерах. 

Регулярно отслеживайте актуальность и статусы задач. Возьмите за правило раз в неделю/месяц проверять состояние карточек. Смотрите, нет ли зависших заданий в колонке «В работе». Убеждайтесь в актуальности карточек — неактуальные лучше удалить или заархивировать. Проверяйте, соответствует ли выполнение задач назначенным срокам.

Настройка Trello под свои задачи

Trello — это хороший инструмент, который помогает работать с проектами. Но есть способы сделать его ещё удобнее. 

Добавление улучшений

Повысить эффективность использования Trello можно с помощью улучшений. В соответствующем разделе в меню доски есть много полезных инструментов.

Например, можно:

• добавить в карточки дополнительные поля;
• настроить отображение в виде таблицы или календаря;
• установить ограничения для колонок;
• добавить на доску общий чат команды;
• превратить доску в Вики;
• установить обратный отсчёт;
• добавить возможность голосования;
• подключить видеовстречи и т.д. 

Вы можете использовать Trello практически для любых поэтапных задач. К примеру, при создании email-рассылок можно планировать в сервисе контент-план и отслеживать выполнение, как это делают сами сотрудники Trello. 

Приоритизация задач

Чтобы не запутаться в карточках и не пропустить дедлайны, настройте приоритизацию. Есть разные способы: 

Расстановка карточек по приоритету. Располагайте задания сверху вниз с учётом снижения их срочности. При необходимости можно перетаскивать более важные карточки в начало списка. 

Проставление меток. Можно выбрать метку определённого цвета для маркировки самых важных задач. 

Улучшения. Среди улучшений есть такие решения, как «Значок приоритета карты», «Звёздчатые карты», «Приоритет карты по экрану», «Звёзды». Все эти приложения позволяют помечать карточки специальными значками, указывающими на срочность. 

Благодаря приоритизации члены команды увидят, над какими задачами следует работать в первую очередь.

Дополнительные возможности в Trello

Помимо настроек и улучшений сервис предлагает дополнительные полезные фичи. 

Горячие клавиши в Trello

Используйте горячие клавиши, чтобы экономить время:

• «C» — архивирует карточку; 
• «D» — назначает карточке дедлайн; 
• «esc» — закроет диалоговое или всплывающее окно и отменит внесённые изменения и комментарии; 
• «enter» — откроет текущую карточку; 
• клавиши от 0 до 9 — добавят цветные метки; 
• «M» — откроет меню добавления/удаления сотрудников; 
• «S» — позволит подписаться на карточку или отменит подписку; 
• «?» — откроет страницу с горячими клавишами. 

Полный список горячих клавиш можно найти в меню профиля. Кликните на аватар владельца доски в правом верхнем углу и в открывшемся списке выберите соответствующий пункт. 

Интеграция Trello с другими приложениями

Настраивайте интеграцию с инструментами, которые команда использует для работы. В списке готовых интеграций есть как продукты Atlassian, так и другие сервисы: Slack, Dropbox, Confluence, Google Диск, Jira, электронная почта и пр. Всего больше 100 доступных интеграций. При этом по API разработчики могут подключать сторонние приложения, которых нет в перечне. Искать доступные интеграции нужно в разделе улучшений. 

Для подключения какого-то сервиса или приложения по API кликните на значок с вопросительным знаком — он расположен в правом верхнем углу возле аватара. В открывшемся окошке нажмите «Подробнее» и выберите раздел «Разработчики». После этого в новом окне откроется страница помощи. Выберите пункт «REST API TRELLO» и узнайте, как подключить сторонние инструменты. 

Автоматизация любых действий в Trello

В Trello можно быстро автоматизировать рутинные действия с помощью встроенного инструмента Butler. Например, вы можете: 

• Установить правила автоматического выполнения действий в зависимости от расписания или срока выполнения карточки.
• Добавить в верхней части доски или с обратной стороны карточек полезные кнопки для действий в один клик. 
• Настроить получение отчётов по email. Можно получать еженедельную сводку, отчёт по истекающим карточкам, список просроченных карточек, перечень карточек с вашим участием. 

Настройка автоматизации занимает несколько секунд. Подробнее об автоматизации можно узнать в руководстве сервиса.

Тарифные планы Trello

В Trello три основных тарифа. При этом бесплатной версией можно пользоваться всегда — ограничений по срокам нет. Платные тарифы помогают расширить функционал и получить дополнительные возможности.

Потестировать Trello Premium можно бесплатно в течение 14 дней. При этом не нужно указывать данные карты и подключать подписку. По окончании демо-доступа вы можете оплатить тариф или вернуться на Trello Free. 

Также в сервисе есть дополнительный тариф Trello Enterprise. Он предусмотрен для команд от 50 сотрудников. Стоимость за пользователя в месяц начинается с $17,50 и уменьшается в зависимости от увеличения пользователей. Минимальная сумма годовой оплаты на тарифе Enterprise не должна быть меньше $10 000.

Ещё один важный плюс Trello — наличие мобильной версии. Каждый участник команды получает доступ к рабочему пространству в любом месте и в любое время, вне зависимости от тарифа.