Как пользоваться Гугл Календарем
Инструкции

Как пользоваться Google Calendar

Советы и лайфхаки для работы и отдыха

Google Calendar — сервис для планирования дел, событий и встреч. Сюда можно вносить грядущие мероприятия и настроить напоминания о них. Сервис поддерживает совместную работу — это удобно для команд.

Разбираемся, как работать с Google Календарём, чтобы использовать функционал сервиса по максимуму.

Вход в Google Calendar
Главная страница Google Calendar

Начать работу с Google Calendar

Google Календарь работает в большинстве браузеров — Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari. Для работы с сервисом в браузере должны быть включены JavaScript и файлы cookie. Чтобы начать пользоваться на компьютере:

  1. Откройте Google Календарь.
  2. Войдите в свой аккаунт Google (или создайте новый аккаунт, если вы ещё не зарегистрировались). 
  3. После авторизации откроется ваш календарь Google. 
  4. Для изменения настроек перейдите в раздел «Настройки», кликнув на соответствующий значок. 

Также перейти в Календарь можно из Gmail, Google Диск, Google Документы. На боковой панели сервисов Google есть значок, клик по которому откроет Календарь. 

Для использования Google Календаря на мобильном устройстве скачайте приложение в Google Play или App Store, установите его и после открытия войдите в свой гугл-аккаунт.

Изменять режим отображения

Сразу после входа в сервис открывается календарь на неделю. Режим отображения можно изменить, например, на месяц или год — как вам удобнее. Можно открыть один день или расписание.

Меню настройки режима находится в верхнем правом углу.

Изменение режима отображения
Смену режима можно персонализировать в настройках и указать нужный период

Создавать календари под разные задачи

По умолчанию у вас есть только один календарь. Он обозначен вашим именем на левой боковой панели. Если будете использовать Google Calendar для разных целей — например, для личных дел и работы — то все задачи станут отображаться в одной вкладке. Это не очень удобно. В таких случаях вы можете создать новый календарь.

В левой части страницы найдите раздел «Другие календари» и кликните на знак плюса. В появившемся меню выберите «Создать календарь».

Создание нового календаря
При создании нового календаря можно использовать добавление по URL

Откроется форма, где можно указать название и описание нового календаря, часовой пояс и владельца.

Настройка нового Google Calendar
Выбор часового пояса позволит синхронизировать Google Calendar с вашим текущим временем

Таким способом можно создать столько календарей, сколько требуется. Меняйте цвета, чтобы календари было удобно отслеживать. Для этого кликните на троеточие возле нужного календаря и выберите цвет в открывшемся меню.

Смена цвета
При необходимости можно добавить свой собственный цвет

По умолчанию сервис отображает на главной странице общий календарь, в который входят все остальные. Чтобы отключить видимость неактуальных календарей, просто снимите галочку в перечне.

Подписываться на интересные календари

С помощью Google Календаря можно отслеживать праздники в разных странах, фазы луны и спортивные события. Для этого кликните на «Добавить календарь», а затем на «Интересные календари».

Интересные календари

Выберите интересную вам тему и поставьте галочку — календарь добавится в ваш список.

Дни рождения в Google Calendar
С помощью календаря можно отслеживать дни рождения своих контактов

Добавлять карточки с заданиями

Вы можете создавать карточки с описанием запланированного события и прикреплять их к нужному дню. Для этого есть три способа. 

Способ 1. Кликните на кнопку «Создать» на левой панели и выберите пункт «Задача».

Создание карточки через команду
Кнопка «Создать» открывает карточку задания

В открывшемся окошке можно задать параметры карточки: выбрать мероприятие, задачу или напоминание, указать дату и время, добавить описание.

Создание карточки в Google Calendar

Способ 2. Кликните на нужную дату в календаре — откроется день с почасовым расписанием. Выберите время, в открывшемся окошке укажите характеристики задачи и сохраните карточку.

Назначение задачи с выбором времени
Задачи можно создавать и внутри дня

Способ 3. На правой боковой панели найдите значок задач и кликните по нему. 

Список задач
Список задач полезен при работе над большими проектами с подзадачами

На открывшейся панели вы можете добавить задачу с описанием и подзадачами. 

Добавление задачи через боковую панель

Первые два способа синхронизируются с календарями на мобильных устройствах. Список задач отображается только в веб-версии сервиса.

Все созданные карточки отображаются в календаре. Поэтому можно легко отслеживать свободные дни.

Отображение задач
Все карточки отображаются в Google Calendar

По мере необходимости карточки можно редактировать или удалять выполненные задачи. Также карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием. 

Создавать мероприятия и приглашать гостей

По принципу создания задач планируются и мероприятия. В этом случае доступно больше настроек:

  • добавление названия, даты и времени;
  • добавление гостей через адрес электронной почты участника;
  • настройки параметров доступа — можно выбрать, смогут ли гости изменять мероприятие, приглашать других гостей, видеть список всех участников;
  • отправка приглашения на мероприятие по email;
  • выбор нужного календаря и изменение цвета карточки. 

На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Достаточно указать их email-адреса в другом почтовом сервисе. В полученном приглашении гости могут сразу дать ответ о своём присутствии: да, нет или может быть. Статусы ответов приходят на почту организатору и отображаются в карточке мероприятия.

Создание мероприятия
Планирование мероприятия открывает расширенные настройки карточки

Как сделать мероприятие ещё удобнее:

  • укажите конкретное место встречи с адресом — участники смогут найти его при помощи Google Карт;
  • добавьте видеоконференцию Google Meet — это бесплатный сервис видеозвонков, хорошая альтернатива Zoom;
  • добавьте описание или прикрепите необходимые файлы, чтобы все гости смогли подготовиться ко встрече.

На одно мероприятие можно пригласить максимум 200 человек. Если нужно больше участников, используйте Google Группы, позволяющие приглашать до 100 000 человек.

Настройка мероприятия
Файлы для мероприятия легко прикрепить к карточке

Кликнув на название календаря, вы можете указать параметры доступа — общедоступное (описание видно всем пользователям) или личное (видите только вы) . Также можно настроить напоминание о встрече. 

Настройка уведомления
Уведомления помогут не забыть о важной встрече

Если кликнуть в карточке на «Другие параметры», откроются дополнительные настройки. Обратите внимание на пункт «Найдите время». Если у добавленных участников есть общедоступные расписания, при выборе этой опции откроются календари гостей. Можно выбрать время, которое будет удобно для всех. 

Поиск удобного времени
При добавлении гостей полезно свериться с их расписанием

Просматривать чужие расписания и предлагать время встречи

Если работаете в команде и вам доступны расписания коллег, вы можете просматривать график конкретного человека и предлагать удобное время встречи. 

На левой панели найдите строку «Поиск людей». Укажите email нужного человека — откроется его расписание. Важно, чтобы владелец расписания сделал его доступным для вас.

Просмотр расписаний
Можно просматривать доступные календари других людей

Настроить опцию «Повестка дня»

При включении этой опции вы сможете ежедневно получать список задач на день. Вот как это сделать:

  • перейдите в общие настройки;
  • в левой части страницы найдите раздел «Настройки моих календарей» и выберите нужный календарь;
  • зайдите в подраздел «Другие уведомления»;
  • в пункте «Повестка дня» измените «Нет» на «Эл. почта».

Теперь уведомления о задачах будут приходить вам в письме.

Повестка дня
Ежедневное получение повестки дня упростит планирование времени

Просматривать расписание дня

Если в режиме отображения календаря выбрать «Расписание», вы увидите все запланированные события в виде списка. Клик по отдельной задаче откроет карточку с её описанием.

Расписание
Удобно следить за своими задачами

Менять владельца мероприятия

По умолчанию вы становитесь владельцем всех карточек в календаре, которые создали. Но когда речь идёт о мероприятии, вы можете сменить владельца — или организатора — и предоставить ему полный контроль. Для этого откройте карточку и кликните на троеточие в правом верхнем углу. Выберите пункт «Сменить владельца» и укажите email нового организатора. Новый владелец получит уведомление о том, что ему передали права на мероприятие. Текст сообщения можно предварительно отредактировать. 

Смена владельца
Передача карточки передаёт и все права на неё

Включать совместное использование

При командной работе удобно использовать совместный календарь, в котором отмечены все задачи по проекту. Вы можете открыть доступ к расписанию только для просмотра или позволить вносить правки.

Чтобы открыть доступ для других пользователей, перейдите в общие настройки и выберите нужный календарь. После перехода к частным настройкам выберите «Доступ для отдельных пользователей». В пункте «Добавить пользователей» укажите email участников.

Настройка совместного доступа
Принцип совместного доступа такой же, как в Google Документах

Для каждого отдельного пользователя можно настроить уровень доступа.

Доступ для пользователей

Также вы можете настроить доступ по ссылке к мероприятию или сделать календарь общедоступным в разделе «Разрешения на доступ к мероприятиям». 

Включение доступа по ссылке
Можно поделиться ссылкой на свой Google Calendar

Выбранные настройки сохраняются автоматически и действуют до тех пор, пока вы их не отмените. 

Настраивать синхронизацию с сервисами

Google Календарь можно синхронизировать с другими сервисами. В первую очередь это касается приложений Google. Например, заметки Google Keep встроены в сервис — оранжевый значок на правой панели.

Дополнительные сервисы можно добавить через функцию «Установить дополнения» — знак плюса на правой панели. Клик по значку откроет Google Workspace Marketplace. Здесь можно выбрать нужный сервис среди 100 различных приложений. Например, найти CRM, Zoom, облачные хранилища и другие полезные сервисы.

Google Workspace Marketplace
Google Workspace Marketplace

Также синхронизировать Календарь можно с теми сервисами, которых нет в Workspace Marketplace. К примеру, можно настроить интеграцию с Trello.

Распечатывать календари

Любой созданный календарь можно распечатать. Это удобно, когда вы офлайн — наглядное расписание будет рядом, на рабочем месте.

Перейдите в настройки и выберите пункт «Распечатать».

Печать Google Calendar

Можно отправить в печать отдельную карточку с мероприятием. Вызовите меню через троеточие в карточке и кликните на «Распечатать». 

Печать карточки

Настраивать повторяющиеся напоминания

С помощью Calendar можно «запоминать» определённые даты — дни рождения, памятные события. Настроив регулярные напоминания, вы не забудете о важном дне. 

Откройте календарь на год. Начните создавать карточку с задачей, выбрав нужный день и время. В графе с выбором даты по умолчанию стоит отметка «Не повторять». Вы можете настроить свой режим напоминаний: просто кликните на надпись и выберите желаемый вариант. Например, можно настроить ежегодное напоминание в конкретный день.

Настройка напоминаний
Напоминания не позволят забыть о важных датах

Таким же способом можно настраивать ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания про любые важные задачи.

Применять быстрые клавиши

С помощью быстрых клавиш можно упростить работу с Google Календарём. Например, клавиша «T» перенаправит к текущему дню, а клик на «S» откроет настройки. 

Для включения быстрых клавиш откройте настройки сервиса и поставьте галочку в соответствующем разделе. 

Быстрые клавиши
Быстрые клавиши сэкономят время при работе с Google Calendar

Полный список быстрых клавиш можно просмотреть, кликнув на «?» после включения функции. Также подробное описание доступно в Справке

Перечень быстрых клавиш
Список быстрых клавиш достаточно велик, советую его сохранить для себя

Коротко о главном: работа с Google Календарём

Google Календарь — удобный, надёжный и бесплатный планировщик. Сервис упрощает планирование задач, как личных, так и рабочих. Вы можете создавать: 

  • списки бытовых или рабочих задач; 
  • расписание рабочего дня;
  • график деловых встреч; 
  • список задач для сотрудников;
  • совместные расписания для команды;
  • напоминания о мероприятиях; 
  • напоминания о значимых датах. 

Любое важное событие или задачу можно внести в календарь, добавить для него описание и настроить напоминание. Интеграция со сторонними сервисами расширяет список возможностей и упрощает планирование.

Для каких задач будете использовать Google Календарь?

В комментарии
unisender
;

Комментарии