Как делать рассылки для мероприятий: от анонса до пострассылки

Рассылки — ключевой канал коммуникации для организаторов мероприятий. Именно через email и мессенджеры удобно напоминать, подогревать интерес, делиться ссылкой на трансляцию или презентациями спикеров. 

В этой статье разберем, как выстроить рассылки для событий, чтобы они не уходили в спам, не раздражали подписчиков и работали на результат: приводили людей в зал, на конференцию в Zoom или на прямой эфир в соцсетях.

1. Возьмите согласие на рассылку

Первая ошибка, которую часто совершают организаторы, — начинают слать письма участникам, даже не уточнив, согласны ли они их получать. Это может привести к жалобам на спам, проблемам с доставляемостью и главное — это незаконно.

Рассылка спама в России — прямое нарушение ФЗ «О рекламе» и ФЗ «О персональных данных». Штрафы за спам-рассылки для физлиц составляют 10-20 тыс. руб., для должностных лиц — 20-100 тыс. руб., а для юрлиц варьируются от 300 тыс. до 1 млн руб. А за отсутствие согласия пользователя на обработку данных — ещё больше.

Если пользователь оставляет email при регистрации на событие, это не означает, что он согласен получать письма кроме транзакционных (чеков, и, например, билетов — для них согласие не требуется). В форме регистрации должен быть пустой чекбокс, поставив в котором галочку, человек даст согласие на получение рассылки и обработку своих персональных данных (электронная почта к ним тоже относится). Подробнее обо всех нюансах согласия на рассылку и о том, как его правильно взять, можно почитать в статье «Конверта».

2. Сделайте анонс по уже имеющейся базе подписчиков

Если у вас есть база контактов с прошлых мероприятий, вебинаров или других активностей, которые дали согласие на рассылку ранее, начинайте анонс именно с нее. Это самый простой способ рассказать о событии тем, кто уже знаком с вами и потенциально заинтересован. 

Первое письмо может быть коротким: дата, формат, тема, ссылка на страницу для регистрации или форму, где можно оставить почту, чтобы получить уведомление, когда откроется регистрация. Главное в таком письме — понятный и цепляющий заголовок и описание события.

После первой рассылки важно не забыть про тех, кто письмо не открыл. Запустите повторную отправку с другим заголовком через несколько дней. 

Отдельное внимание стоит уделить сегментации базы. Если человек уже ходил на ваши мероприятия, скорее всего, у вас есть данные о его интересах. Не отправляйте одно и то же всем. Кому-то подойдет мероприятие про технологии, кому-то — про маркетинг. Если мероприятие предполагает участие сразу нескольких целевых аудиторий (например, масштабная IT-конференция, где будут продакт-менеджеры, маркетологи и аналитики), лучше подготовить разные версии писем.

3. Создайте цепочку писем, а не одно или два письма

Ошибка — слать только одно письмо: «Спасибо, вы зарегистрированы». Но событие — это путь. Участник должен быть вовлечен в него заранее. Особенно это касается бесплатных мероприятий: даже если человек зарегистрировался, не факт, что он придёт. Его нужно постоянно мотивировать.

Структура цепочки писем для ивента может быть такой:

4. Добавьте ссылку на календарь

Если человек добавил событие в календарь, то вероятность, что он не забудет про мероприятие, повышается.

Ссылка на календарь создается в формате .ics. Он работает в большинстве систем: Google Calendar, Outlook, Apple Calendar.

Как это сделать:

• Сформируйте .ics-файл (можно с помощью генератора или вручную).
• Прикрепите его к письму или дайте кнопку «Добавить в календарь».
• Лучше давать сразу несколько вариантов: кнопки для Google и Outlook.

При нажатии на кнопку открывается страница, где можно выбрать удобный календарь.

5. Персонализируйте письма

При заполнении формы регистрации человек указывает как минимум свое имя. Чем ближе письмо к конкретному человеку — тем выше открываемость. Даже простое обращение по имени может добавить проценты к открываемости. Так, open rate персонализированных писем составляет 20,9%, тогда как средняя открываемость неперсонализированных писем — 9,68%

Что можно персонализировать:

• имя в приветствии;
• формулировку темы (например, «Ирина, ждем вас на вебинаре»);
• блоки в письме (например, программа для определенной роли: «Для маркетологов» или «Для HR»)

Ещё один способ сделать коммуникацию более личной — выбрать в качестве отправителя реального сотрудника. Вместо названия компании укажите имя и должность конкретного человека — например, директора отдела, который будет выступать на конференции. Ещё лучше — добавьте его фотографию в подпись письма. Это простой, но действенный прием: письмо начинает восприниматься как личное приглашение.

6. Учитывайте особенности разных типов событий

Одно и то же письмо не подойдет для вебинара, масштабной конференции и гибридного форума, поэтому стоит адаптировать каждый текст под формат участия. 

Письма для онлайн-событий (вебинар, прямая трансляция) 

Здесь технические детали и ссылка на событие — одни из главных составляющих. Размещайте ссылку для входа в самом начале письма (после приветствия) и дублируйте ближе к концу. Используйте крупную, контрастную кнопку с понятным текстом: «Присоединиться к вебинару», «Смотреть трансляцию».

Какие технические моменты стоит проверить:

• Нужно ли участнику заранее регистрироваться на платформе или можно присоединиться сразу?
• Нужна ли предварительная установка ПО?
• Кликните на каждую ссылку сами. Проверьте, открывается ли платформа, на которой будет событие на разных устройствах (десктоп, мобильные устройства, планшет) и в разных браузерах. 

В письмо можно добавить чек-лист: 

• Минимальные системные требования (браузер, скорость интернета).
• Нужно ли установить приложение (Zoom, Teams), а также ссылка на скачивание.
• Рекомендации (использовать наушники, проверить микрофон и камеру, закрыть лишние вкладки).
• Где искать кнопку включения чата/вопросов.
• Что делать, если не получается подключиться (например, контакт техподдержки, ссылка на резервный канал, если он будет).

Рассылка для офлайн-мероприятия (конференция, форум, мастер-класс, бизнес-завтрак)

Здесь важна информация о месте проведения и тайминг. Укажите не только улицу и дом, но и вход (если их несколько), этаж, зал / аудиторию. Добавьте скриншот из ГИС-сервиса (Google Maps, Яндекс Карты) прямо в письмо или дайте четкую ссылку. Можно добавить схему маршрута от метро или остановки. Важный момент — парковка (есть ли она, бесплатная или платная, как заехать).

Расскажите в организационном письме о правилах прохода:

• Что нужно иметь при себе (например, паспорт, билет в формате QR-кода).
• Где это будет проверяться (сразу на входе или на специальном стенде).
• Время регистрации (начало и конец).

Программу события удобно будет написать не только в письме или дать ссылку, но и подготовить в формате PDF структурированный документ с таймингом, темами, спикерами, локациями (если несколько залов). Это удобно для сохранения на телефон или распечатки. Лучше загрузить PDF-документ в облачное хранилище и добавить в письмо ссылку на него, а не отправлять файл объемом в несколько мегабайт в виде вложения.

Письма для событий гибридного формата

Если событие можно посетить и онлайн, и офлайн, сработает сегментация аудитории. Проще всего разделять базу сразу при регистрации по ответу на вопрос «В каком формате вы будете участвовать». Создайте отдельные сегменты: участники онлайн и участники офлайн.

Для онлайн-участников:

• Акцент на ссылку для подключения.
• Инструкция по использованию онлайн-платформы (чат, вопросы, переключение сессий).
• Возможно, отдельный онлайн-чат или канал связи для виртуальных гостей.

Для офлайн-участников:

• Акцент на адрес, карту, парковку, правила прохода
• Инфраструктура места: где кофе, фотозона, зона нетворкинга.
• Дополнительные мероприятия (например, розыгрыши, лотереи, интересные партнерские стенды с активностями)

Общее для всех:

• Основная программа (с пометками, что доступно онлайн/офлайн).
• Общие спикеры и темы.
• Пост-ивентные материалы (но можно адаптировать: онлайн-участникам — запись, офлайн — фотоотчет).

7. Организуйте комьюнити

Создание сообщества вокруг мероприятия — один из самых эффективных способов повысить вовлеченность и ценность события для участников. Все больше организаторов конференций, форумов и вебинаров используют этот прием: они создают чаты в Telegram, где собираются участники до, во время и после события. Такие комьюнити становятся не просто местом для обмена впечатлениями, а полноценной площадкой для нетворкинга, обсуждения тем, вопросов к спикерам и даже поиска партнеров или вакансий.

Идеально, если вы запускаете чат сразу после регистрации, прикладывая ссылку в письме-подтверждении. Уже на этапе подготовки в группе можно делиться полезными материалами, обсуждать повестку и готовить аудиторию к мероприятию. 

15+ полезных ботов для ведения каналов и чатов в Telegram

Во время ивента чат превращается в дополнительный канал: там обсуждают выступления, делятся инсайтами, задают вопросы в реальном времени. После события комьюнити может стать основой для будущих мероприятий, прогрева базы и удержания интереса.

Важно помнить, что чат не работает сам по себе. Его нужно модерировать, стимулировать обсуждение, задавать вопросы, проводить опросы и вовлекать участников. Поддержание живого диалога делает ваше мероприятие не одноразовой точкой контакта, а входом в долгосрочные отношения с аудиторией. В итоге у вас формируется активное ядро, которое с высокой вероятностью придет на следующие события и будет рекомендовать вас другим.

8. Не забудьте про пострассылку

Завершение ивента — не конец коммуникации с участниками события. Это шанс поблагодарить, направить на дополнительные продукты компании (например, на курс, подходящие услуги или другие мероприятия) и привлечь нового лояльного клиента, получить обратную связь от участников, чтобы в будущем учесть организационные моменты.

Что отправить после события:

• письмо с благодарностью;
• ссылку на запись мероприятия, презентации;
• анкету с вопросами для обратной связи;
• подарок или бонус за участие;
• фото с мероприятия.

Пострассылка — это также хорошая возможность рассказать о своих продуктах. Участникам мероприятия можно подарить промокоды или предложить скидку на покупку. Такой подход хорошо работает, если предложение связано с темой события: например, после вебинара по дизайну — скидка на курс.

9. Используйте подходящие инструменты

Если вы пользуетесь платформами для регистрации на мероприятия (например, Timepad или другие сервисы), то обратите внимание: многие из них позволяют не только собирать контакты участников, но и делать рассылки прямо внутри сервиса. Это удобно для базовых задач, например, отправить подтверждение регистрации, напоминание за день до события, короткую пострассылку или приглашение на новое мероприятие по уже имеющейся базе.

Но если вы хотите больше контроля над коммуникацией (персонализировать письма, сегментировать аудиторию, тестировать темы, делать рассылки до и после события), то без полноценного сервиса email-рассылок не обойтись. Здесь пригодятся инструменты вроде Unisender. 

Особенно это важно, если у вас своя форма регистрации, встроенная на сайте, или если вы планируете поддерживать контакт с аудиторией после мероприятия. Рассылочные сервисы дают гибкость, автоматизацию и аналитику, которые сильно упрощают работу и повышают качество взаимодействия с подписчиками.

7 лучших сервисов для email-рассылок

Подводим итоги

В рассылках для мероприятий в первую очередь нельзя забывать про базовые принципы email-маркетинга вроде сегментации и персонализации. Но есть у них и свои особенности: от технических, вроде добавления события в календарь, до коммуникационных (построение правильной цепочки, объединение участников в сообщество и продуманная пострассылка).

Хорошая рассылка — это не просто напоминание, это часть самого ивента. Чем проще, дружелюбнее и полезнее она будет, тем выше шанс, что пользователь не только откроет письмо, но и действительно придет на мероприятие.