Как грамотно оформить сотрудничество с самозанятым

Компаниям и ИП выгодно работать с самозанятыми: налогов никаких платить не нужно, отчётность подавать тоже. И всё же, если неправильно работать с самозанятыми, можно нарваться на проверку налоговой и трудовой инспекции и получить штраф. 

Рассказываем, с чего начать сотрудничество, с помощью какого договора оформить отношения с самозанятым, как составить и подписать договор, что должен прислать самозанятый по результатам работы и чего нужно избегать при работе с ним.

Кто считается самозанятым

Самозанятый — физлицо или ИП, который работает на себя и сам платит налог на профессиональный доход (НПД). По закону самозанятых называют налогоплательщиками НПД.

Кто может быть самозанятым. Например, самозанятыми могут быть мастера крафтовых изделий, сантехники, психотерапевты, репетиторы, дизайнеры, копирайтеры, флористы, юристы. Но есть и ряд ограничений. 

Не все могут стать самозанятыми по ч. 2 ст. 4 закона N 422-ФЗ. Например, налогоплательщики не могут применять НПД, если: 

• продают подакцизный товар или товары, подлежащие маркировке;
• перепродают товары, сдают нежилое имущество; 
• занимаются добычей, продажей полезных ископаемых;
• нанимают сотрудников сотрудников и работают с ними по трудовым договорам;
• ведут предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров;
• их доходы превысили в текущем календарном году 2,4 миллиона рублей. 

Какие налоги платит. Самозанятые платят только налог на профессиональный доход. Он может быть 4% — если доход поступил от физлица, и 6% — если от ИП или юридических лиц.

Компании и ИП не платят НДФЛ, страховые взносы за самозанятых, не отчитываются перед налоговой и Социальным фондом России. То есть бизнесу выгодно работать с самозанятыми, так как не нужно платить 30% ФОТ (Фонд оплаты труда) и 13% НДФЛ, а еще заморачиваться с отчетностью.

Что сделать перед сотрудничеством

Прежде чем заключить договор и начать работу с самозанятым, нужно проверить его статус и запросить справку о постановке на учет как самозанятого. Проверьте, что самозанятый раньше не был вашим сотрудником либо был уволен больше 2 лет назад. Иначе придётся заплатить страховые взносы и удержать из вознаграждения 13% НДФЛ (при доходе не более 5 млн ₽ в год) или 15% НДФЛ (с дохода свыше 5 млн ₽ в год).

Проверить статус самозанятого. Это можно сделать в сервисе налоговой. Чтобы проверить статус, нужно запросить у самозанятого ИНН, ввести ИНН в первое поле и выбрать актуальную дату.

Если всё в порядке, должно высветиться плашка с подписью, что самозанятый — плательщик налога на профессиональный доход.

Запросить справку о постановке на учёт. Самозанятый может сформировать справку в приложении «Мой налог», в разделе «Прочее» → «Справки» → «Справка о постановке на учёт». Выглядит она так:

Какой договор подойдёт

Для работы с самозанятым подойдет договор гражданско-правового характера (ГПХ). По этому договору физлица выполняют разовые услуги или работы, а результаты прописываются в акте. 

У таких договоров нет конкретных форм, закрепленных законом. Главное, чтобы договор не противоречил закону. 

Договоры ГПХ бывают разных видов, например: 

• подряда;
• авторского заказа;
• возмездного оказания услуг;
• агентский;
• перевозки. 

Не каждый вид договора ГПХ подходит под ситуацию. Поэтому можно заключить смешанный договор — он сочетает в себе несколько видов договора ГПХ. Например, IT-специалист разработал собственное ПО (договор подряда) и затем оказывает услуги по его внедрению и техподдержке (договор возмездного оказания услуг).

Разберем три распространённых вида договоров ГПХ и в каких случаях они подходят. 

Как составить договор

После того, как вы проверили статус исполнителя и убедились, что он самозанятый, запросите у него данные для заполнения договора:

• паспортные данные;
• адрес регистрации;
• ИНН;
• банковские реквизиты; 
• наименование налоговой инспекции, где зарегистрировано физлицо как самозанятый;
• электронную почту и телефон.

Разберем, какие пункты стоит прописывать в договоре и что там нужно указать.

Шапка договора. Пропишите стороны договора: кто и с кем заключает договор и добавьте налоговый статус физлица: «Иванова Анна Ивановна, зарегистрированная в качестве плательщика налога на профессиональный доход, в соответствии с Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ».

Предмет договора. Пропишите, какие задачи будет выполнять самозанятый. Важно прописать их в договоре так, чтобы было понятно — работа проектная. Например, пропишите, что самозанятый должен сделать одностраничный сайт до 15 мая 2024 года.

Порядок расчетов. Пропишите, как будете принимать работу, стоимость работ, как будете перечислять оплату — наличными или на расчётный счёт. 

Права и обязанности сторон. Важно указать, что работы самозанятый выполняет без привлечения третьих лиц, а после оплаты обязан предоставить чек. Добавьте ответственность, если самозанятый не пришлет чек. Например, можно назначить штраф 50% от каждой суммы чека.  

Ответственность сторон, форс-мажоры. Пропишите в договоре, что будет, если стороны не выполнят или некачественно выполняют свои обязанности. Например, если самозанятый нарушит сроки или порядок предоставления услуг, он должен будет оплатить штраф в размере 50% от стоимости услуг. 

Расторжение договора. Пропишите, в какой форме и за сколько дней самозанятый должен предупредить о расторжении договора.

Как подписать договор

Офлайн. Например, направить физический экземпляр договора по почте или отправить курьера с документами до адреса. Когда самозанятый подпишет договор, он должен отправить его вам либо по почте, либо отдать курьеру.

Онлайн. Можно обмениваться подписанными сканами документов по электронной почте. Для этого пропишите в договоре, что подписанный скан имеет такую же юридическую силу, как и физический договор.

Удобнее подписывать договор и обмениваться документами в сервисах для электронного документооборота. Там самозанятый и заказчик подписывают документы электронной подписью. 

Например, можно использовать Контур Сайн. Для этого самозанятый должен зарегистрироваться в сервисе и получить электронную подпись, чтобы подписывать документы. 

Как принимать работу

Есть два обязательных документа, чтобы принять выполненную работу самозанятого — акт выполненных работ или услуг и чек. Самозанятый может готовить и счёт на оплату — но это по желанию заказчика. 

Акт. Он подтверждает, что заказчик принял и оплатил работу или услугу. Акт понадобится для учета расходов и для решения споров.

В нем прописывают все оказанные услуги или выполненные работы, их количество и стоимость. Акт готовит самозанятый, но можно подготовить шаблон для компании с заполненными реквизитами, согласовать с исполнителем и приложить к договору.

Шаблон акта

Чек. После каждой оплаченной услуги или работы самозанятый обязан прислать чек. Для заказчика он нужен, чтобы подтвердить расходы и не перечислять с выплаченной суммы НДФЛ и страховые взносы. Чек для заказчика — основание не платить взносы и налоги как сотрудника, работающего по трудовому договору.

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог». Чек должен выглядеть так: 

Если самозанятый сформировал чек ошибочно, например, указал не ту дату, либо ошибся в сумме, он может аннулировать чек в приложении «Мой налог» и выдать новый. 

Счет. Самозанятый не обязан выставлять счёт. Но заказчику он может понадобится для бухгалтерии. По сути счёт — это основание для оплаты. 

Самозанятый может выставить счёт в приложении «Мой налог» и отправить заказчику. Когда придёт оплата, счёт можно отметить как оплаченный.

Чего делать нельзя

Чтобы не было проблем с налоговой, лучше не делать следующее:

Сотрудничать с уволенным сотрудником, который стал самозанятым. Это можно сделать только через 2 года после прекращения трудового договора с ним. Дело в том, что на таких сотрудников не распространяется режим НПД.

Работать с самозанятым как со штатным сотрудником. Например, самозанятый работает по графику компании, у него есть рабочее место, получает фиксированные суммы в одно и то же время.

Самозанятый может пожаловаться в Роструд или пойти в суд. Если докажут факт трудовых отношений, компанию заставят выплатить НДФЛ и страховые и пенсионные взносы за весь период работы с этим самозанятым, а также трудоустроить его в штат. 

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, юрлицам, должностным лицам и индивидуальным предпринимателями установлен штраф:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽; 
• для ИП — от 5000 до 10 000 ₽; 
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽.

Также придется заплатить штраф — 40% от неуплаченной суммы налогов, взносов и сборов.

Информация в статье актуальна на момент подготовки и выпуска материала — июнь 2024 г.