Как уменьшить размер PDF-файла: разбор 8 инструментов

Тяжелый документ проблематично отправить по электронной почте или загрузить на сайт. В статье разберем, как уменьшить размер PDF-файла с минимальным снижением качества. Покажем, когда удобнее использовать программу на ПК, а когда — онлайн-сервис или приложение для телефона. И дадим инструкции для каждого способа.

а что обратить внимание перед сжатием документа 

Чаще всего PDF-файл утяжеляют фотографии, иллюстрации и сканы. Дополнительный объем занимают встроенные шрифты, особенно если используется несколько гарнитур. 

Посмотрите, можно ли снизить разрешение картинок или изменить оформление текста. И определите, для какой задачи нужно уменьшить файл:

• Для отправки по почте и в мессенджере важно уложиться в ограничение по размеру. В этом случае можно применять более сильное сжатие, если текст и изображения остаются читаемыми.
• Для хранения в архиве лучше сохранять баланс между размером и качеством, чтобы документ можно было без проблем открыть и использовать спустя время.
• Для публикации или печати стоит выбирать щадящие режимы компрессии. Это особенно важно для документов с фотографиями, схемами, печатями, подписями и QR-кодами.

3 программы, которые помогут уменьшить размер PDF на компьютере

Если PDF-документ содержит конфиденциальную информацию (персональные данные, банковские реквизиты, коммерческую тайну), загружать его на сторонние сервисы нежелательно. В этом случае лучше использовать десктопные программы: данные обрабатываются локально и не передается на внешний сервер. Кроме сжатия, такие решения часто предлагают дополнительные инструменты для работы с файлами PDF-формата.

PDF Commander

PDF Commander — редактор документов для Windows и Linux, который позволяет их документы с чистого листа или с помощью сканирования. Далее файлы можно редактировать, сохранять и сжимать.

Инструкция, как уменьшить вес файла без потери качества в PDF Commander:

1. На панели с быстрыми операциями выберите нужную команду.

2. Воспользуйтесь подсказками программы, чтобы определиться со значениями. Установите количество точек на дюйм (dpi) под свою задачу или задайте собственные параметры.

3. Выберите место сохранения и введите имя нового PDF-файла.

Плюсы:

• предлагает выбрать готовый профиль сжатия или вручную настроить разрешение;
• PDF не нужно предварительно конвертировать в другой формат — сохраняется верстка;
• перед сжатием можно удалить неинформативную графику и страницы с необязательными разделами (содержание, источники), чтобы еще больше облегчить PDF-файл.

Минусы:

• нет версии для macOS;
• нельзя задать конкретный объем файла на выходе.

Microsoft Word

Известный текстовый редактор также умеет открывать PDF-файлы и позволяет вносить в них изменения.

Как сжать документ PDF в Word, чтобы меньше весил:

1. Откройте документ в Word. Появится предупреждение, что программа создаст его копию и преобразует в редактируемый формат — нажмите «ОК».

2. Выделите изображение, перейдите во вкладку «Формат рисунка» → «Сжать рисунки» и выберите подходящее разрешение. Если нужно уменьшить все картинки, снимите галочку рядом с «Применить только к этому рисунку».

3. Откройте «Файл» → «Сохранить как», укажите формат и установите галочку рядом с нужным вариантом оптимизации. Для значительного уменьшения выбирайте «Минимальный размер». Стандартный режим подходит для печати.

Плюсы:

• уменьшает только картинки, не влияя на качество текстового слоя;
• позволяет выбирать разрешение картинок;
• можно сжимать изображения выборочно.

Минусы:

• при преобразовании сложного макета могут поплыть колонки или строки в таблицах;
• не всегда подходит для сканированных документов: если страница распознана как единое изображение, отдельно изменить текст и графику не получится, мелкий шрифт может размыться.

«Просмотр» в macOS

Приложение работает не только с фото: позволяет читать и редактировать документы PDF.

Пошаговый алгоритм, как уменьшить PDF-файл в размере для отправки в macOS:

1. Откройте документ в приложении «Просмотр». Нажмите «Файл» → «Экспортировать».

2. Установите формат, а в строке «Фильтр Quartz» выберите «Уменьшить размер файла» (Reduce File Size).

3. Задайте имя и папку экспорта, затем нажмите «Сохранить».

Плюсы:

• приложение уже входит в macOS, устанавливать дополнительный софт не нужно;
• сжатие выполняется автоматически;
• можно сохранять уменьшенную копию, не изменяя исходник.

Минусы:

• нет настроек силы сжатия;
• не позволяет проверить качество иллюстраций и фото перед сохранением.

3 сервиса для сжатия PDF онлайн

Онлайн-сервисы выручают, когда под рукой нет компьютера с установленной программой, а PDF-файл нужно отправить срочно. Но прежде чем загружать ПДФ-документ, хорошо проверить, нет ли в нем конфиденциальных данных, и уточнить, как сервис хранит и удаляет материалы.

PDF Maestro

Бесплатный онлайн-редактор с инструментами для изменения содержимого, организации страниц, конвертации и распознавания текста.

Инструкция, как на компьютере уменьшить размер PDF-файла для публикации или отправки с помощью PDF Maestro:

1. Выберите опцию на верхней панели. Нажмите «Начать редактирование» для загрузки исходника.

2. Установите с помощью ползунка уровень сжатия или воспользуйтесь авторежимом. Кликните «Продолжить».

3. В окне предпросмотра убедитесь, что четкость текста и иллюстраций визуально не ухудшились, и скачайте оптимизированный PDF-файл.

Плюсы:

• все функции доступны без регистрации, ограничений по количеству операций нет;
• можно конвертировать PDF из DOCX, XLSX, JPG, PNG и других форматов;
• есть инструменты для удаления лишних страниц и кадрирование.

Минусы:

• максимальный размер загружаемого PDF-файла — 30 МБ;
• нельзя точно указывать объем на выходе.

CloudConvert

Простой онлайн-конвертер и компрессор для PDF-документов, изображений, видео и других форматов. 

Рассказываем, как уменьшить объем файла PDF в CloudConvert:

1. Откройте на сайте конвертера нужный инструмент.

 2. Загрузите свой документ.

3. В разделе «Опции» (Options) выберите уровень качества (Quality). Предлагаются режимы для загрузки на веб-сайты, печати, архивирования и отдельный вариант для сканов с разнородным содержимым. После этого запустите процесс и дождитесь окончания обработки.

4. Чтобы увидеть результат, кликните на «Предпросмотр» (Preview).

5. Если результат устроил, скачайте документ.

Плюсы:

• можно загрузить файлы с жесткого диска и облачных хранилищ;
• если вес на выходе остается слишком большим, можно запаковать PDF-файл в архив ZIP, RAR или 7Z с помощью специального сервиса;
• на сайте есть функция для объединения нескольких PDF-документов в один.

Минусы:

• нет русской локализации в интерфейсе;
• бесплатный тариф ограничен 10 кредитами в сутки (на одну операцию тратится 1–3 кредита) и временем обработки одной задачи — до 5 минут.

DocsBolt

Сервис позволяет уменьшать PDF-документы с указанием предельного объема — это удобно, если нужно соблюдать лимит сайта или сервиса.

Инструкция по онлайн-оптимизации ПДФ-документа в DocsBolt:

1. На левой панели разверните вкладку с PDF-инструментами и найдите «Оптимизация» (Optimize).

2. Импортируйте PDF-документ и настройте выходные параметры. В поле «Целевой размер файла» (Target file size) укажите значение и выберите единицу измерения. Запустите оптимизацию.

3. Укажите, под каким именем сохранить полученный файл, и скачайте его.

Плюсы:

• уменьшает только растровые изображения, которые больше всего влияют на вес, а остальные элементы сохраняет без изменений;
• можно обрабатывать защищенные PDF-файлы, если известен пароль;
• регистрация не требуется, водяные знаки не добавляются.

Минусы:

• интерфейс только на английском языке;
• ограничивает вес загрузки 25 МБ;
• нет предпросмотра для проверки результата.

2 приложения, чтобы уменьшить размер PDF на телефоне

Иногда бывает удобно отсканировать договор, заявление или квитанцию камерой смартфона. Но такой PDF-файл может получиться слишком объемным. Для его сжатия не потребуется переносить документ на компьютер — достаточно выбрать подходящее мобильное приложение.

PDF Lab

Приложение для iPhone и iPad предназначено для просмотра, конвертирования и редактирования PDF-документов.

Инструкция, как сжать файл до нужного размера в PDF Lab:

1. Откройте файл, сохраненный на устройстве, или загрузите его по ссылке.
2. Во вкладке «Обработка» найдите требующийся инструмент.
3. Дождитесь результата.

Плюсы:

• есть русскоязычный интерфейс;
• можно устанавливать и удалять пароль;
• позволяет сразу поделиться PDF-документом через AirDrop или загрузить в облако.

Минусы:

• нужна iOS 15 или более новая версия;
• не позволяет настраивать объем или разрешение.

PDF Compressor-Reduce PDF Size

Приложение для Android объединяет инструменты для сканирования, сжатия, конвертирования и базового редактирования PDF-документов. 

Руководство, как сжать файл (например, для отправки по электронной почте) в PDF Compressor-Reduce PDF Size:

1. Выберите PDF-файл на устройстве.
2. Задайте качество и нажмите «Хорошо» для запуска процесса.
3. Просмотрите результат или сразу поделитесь с друзьями или партнерами.

Плюсы:

• есть инструменты, позволяющие предварительно собрать один PDF-файл из нескольких, исправить ориентацию страниц и др.;
• поддерживает шифрование и снятие защиты;
• сохраняет в «Истории» последние документы для быстрого поиска.

Минусы:

• приложение содержит рекламу;
• без оформления подписки недоступен выбор качества.

Как выбрать способ в зависимости от задач 

Универсального варианта нет: на выбор влияют тип документа, сопутствующие задачи, требуемый размер и устройство, с которого вы работаете.

Что проверить после сжатия файла

Откройте итоговый PDF-документ и убедитесь, что изменение размера не повлияло на содержимое и оформление:

• Документ открывается без ошибок. Проверьте файл не только в той программе, где его уменьшали, но и в других инструментах для просмотра PDF.
• Форматирование сохранилось. Колонки, графы таблиц не сужены, отступы не сдвинулись, шрифты остались неизменными.
• Качество визуально не изменилось. Увеличьте масштаб страницы и убедитесь, что мелкий текст и детали остались четкими.
• Файл подходит для дальнейшей задачи. Отдельно проверьте надписи на печатях, реквизиты и читаемость QR-кодов. Это особенно важно, если документ предназначен для печати, отправки в организацию или дальнейшего редактирования.