8 полезных сервисов для организации мероприятий — вебинаров, конференций, митапов и не только

Организация мероприятий — это сложный процесс, который требует учета множества деталей, от поиска площадки до управления регистрацией участников. Современные технологии помогают значительно упростить эту задачу. Собрала подборку сервисов, которые помогают эффективно планировать и проводить события любого масштаба. 

Week

Ссылка: https://weeek.net/ru/uses/project-management 

Назначение: управление проектами

Стоимость: от 199 ₽ за человека в месяц / есть бесплатная версия

Сервис Week пригодится на этапе разработки и планирования мероприятия. Здесь можно фиксировать все задачи, указывать дедлайны, отслеживать выполнение, назначать ответственных лиц. Всё это пригодиться при самостоятельной, так и при командной работе над мероприятием. 

Некоторые функции сервиса: 

• списки, канбан-доски, диаграмма Ганта для фиксирования задач; 
• настройка уведомлений в Telegram и ВКонтакте; 
• регулирование доступов и разрешений для пользователей; 
• интеграция с внешними календарями; 
• обсуждение идей и голосование; 
• публичные ссылки для приглашения внешних пользователей; 
• хранение документов, видео и изображений. 

У Week есть веб-версия, версии для Windows и macOS, приложения для Android и iOS. Благодаря этому можно заниматься планированием на любом устройстве и в любом месте. 

CRM от «Мегаплан»

Ссылка: https://megaplan.ru/crm-capabilities/contractor-performance/ 

Назначение: работа с подрядчиками   

Стоимость: от 992 ₽ за 3 сотрудников в месяц (облачная версия) 

Если при организации мероприятия необходимо работать с внешними исполнителями, пригодится CRM от «Мегаплан». В сервисе можно планировать все процессы, связанные с подрядчиками. 

В частности, здесь можно: 

• создать базу подрядчиков с отдельной карточкой-описанием для каждого; 
• ставить задачи, указывать сроки и планировать трудозатраты; 
• разбить задачи на шаги с созданием подробного чек-листа; 
• предоставить подрядчикам гостевой доступ и общаться внутри сервиса; 
• настроить напоминания по делам и задачам; 
• прикрепить все необходимые документы к карточке подрядчика. 

По мере необходимости можно использовать дополнительные продукты «Мегаплана» — видеосвязь, базу знаний, клиентскую базу, контроль поручений и прочее. 

Event Rocks

Ссылка: https://eventrocks.ru/ 

Назначение: мобильное приложение для цифрового сопровождения мероприятий

Стоимость: рассчитывается по запросу

Сервис Event Rocks позволяет создать комплексное приложение для любого онлайн-, офлайн- или гибридного мероприятия. Решение позволяет собрать все необходимые функции на одной платформе. В частности, в приложении можно: 

• отображать расписание мероприятия; 
• проводить опросы и голосования; 
• создавать чаты и комнаты; 
• запускать трансляции; 
• организовывать бронирование; 
• рассылать уведомления; 
• общаться с участниками; 
• принимать вопросы спикерам; 
• настраивать сбор контактов; 
• проводить обучение и прочее. 

По необходимости можно заказать внедрение нужных функций. Сборка и настройка приложения осуществляется индивидуально под конкретное мероприятие с использованием соответствующего брендирования. Приложение синхронизируется с сайтом события. 

CampuZ

Ссылка: https://campuz.org/ 

Назначение: создание сайта и мобильного приложения мероприятия

Стоимость: от 69 900 ₽ (+ дополнительные услуги за отдельную плату) 

CampuZ специализируется на создании приложений и сайтов для мероприятий. При этом доступны четыре варианта исполнения: 

Общее мобильное приложение. Использовать его могут несколько компаний одновременно. Но у каждой из них есть собственное цифровое пространство — общедоступное, закрытое или со входом по паролю. 

Стандарт. Индивидуальное приложение мероприятия с размещением в App Store и Play Market. 

Корпоративное. Брендированное приложение для регулярного проведения мероприятий. 

Мультиивент. Приложение для разных мероприятий, в том числе и партнёрских. Доступ в каждое пространство регулируется отдельно. 

Сайт мероприятия можно создать на специальной платформе сервиса. В приложении можно размещать описания мероприятий, уведомлять об изменениях, использовать электронную билетную систему, организовывать чаты для участников, проводить голосования, собирать обратную связь, отслеживать перемещения гостей и прочее.

Qtickets

Ссылка: https://qtickets.ru/ 

Назначение: продажа билетов 

Стоимость: комиссия с продажи от 4% до 8% / Бесплатно для бесплатных мероприятий 

Qtickets автоматизирует продажу билетов на различные мероприятия. Сервис можно использовать как интеграцию в сайт, соцсети и приложения. Можно настроить интеграции с различными сервисами — Tilda, Wix, amoCRM, Битрикс24, Roistat, Яндекс Метрика, Google Analytics. 

Функционал Qtickets включает следующие возможности: 

• создание каталога событий; 
• добавление схем площадок и арен; 
• настройка акций и промокодов для стимулирования продаж; 
• продажа билетов и абонементов; 
• ручные и автоматические возвраты; 
• регистрация и печать списка гостей; 
• сканирование билетов с помощью мобильного приложения; 
• статистика пришедших участников. 

Покупатели могут оплачивать билеты с помощью банковских карт, СБП, рассрочки, Yandex Pay, Халва, в кассе организатора или на расчётный счёт. Чтобы сэкономить на оплате комиссии можно установить наценку на билет в виде сервисного сбора, который передаётся организатору.

Nethouse.События

Ссылка: https://events.nethouse.ru/ 

Назначение: создание страницы события, продажа билетов и видеозаписей

Стоимость: комиссия с продаж — от 4,9% до 24,6% (при рассрочке) 

Nethouse.События — это конструктор посадочной страницы для мероприятия с функционалом продажи билетов. Здесь можно быстро собрать лендинг по шаблону и настроить приём оплаты за билеты на онлайн- и офлайн-мероприятия. Также можно продавать записи прошедших событий. 

Возможности сервиса: 

• сбор регистраций на мероприятия; 
• продажа билетов на онлайн- и офлайн-события; 
• приём оплаты банковскими картами любых стран, безналичным расчетом, СБП, ЮMoney, SberPay, в кредит и рассрочку; 
• формирование чеков за оплату; 
• создание схемы зала для офлайн-событий; 
• готовые формы продаж для интеграции на сайты и страницы ВКонтакте; 
• формирование закрывающих документов (ЭДО); 
• отправка email-уведомлений и рассылок. 

Сервис работает с физическими и юридическими лицами, ИП и самозанятыми. Вывод средств осуществляется по заявке за 1–3 дня. При желании можно делегировать создание и настройку лендинга специалистам сервиса (18 000 ₽/месяц). 

WhenSpeak

Ссылка: https://whenspeak.ru/ 

Назначение: сервис для вебинаров и видеоконференций

Стоимость: от 9900 ₽ в месяц 

Платформа WhenSpeak предоставляет пространство для онлайн-мероприятий со всеми необходимыми функциями. Использовать сервис можно как на десктопе, так и на мобильных устройствах. Здесь можно: 

• публиковать описание мероприятия, информацию о команде и спикерах; 
• проводить прямые трансляции с участием до 15 спикеров и подключением из любой точки мира; 
• размещать интерактивное расписание и уведомлять о событиях всех пользователей одновременно; 
• собирать вопросы спикерам и обратную связь; 
• проводить голосования и различные игры; 
• загружать необходимые материалы в библиотеку; 
• использовать чат для общения с участниками. 

WhenSpeak предлагает три базовых продукта с учётом масштаба мероприятия. В зависимости от потребностей можно выбрать вариант только для взаимодействия с аудиторией, для комплексного проведения любого онлайн-мероприятия либо версию для гибридных мероприятий с возможностями онлайн-обучения и тестирования.

МТС Линк

Ссылка: https://mts-link.ru/products/meetings/ 

Назначение: проведение видеовстреч в браузере

Стоимость: от 999 ₽ в месяц / есть бесплатный тариф 

Сервис «МТС Линк» позволяет проводить видеовстречи прямо в браузере без установки дополнительного ПО. На бесплатном тарифе доступны встречи длительностью до 60 минут с количеством участников до 30 человек. На платных тарифах длительность встреч не ограничена, а число участников может достигать 5000 участников. 

При проведении встреч доступны такие функции, как: 

• интерактивная доска для совместной работы; 
• автозапись мероприятий с возможностью скачивания; 
• полная текстовая расшифровка встречи; 
• планирование встреч в личном кабинете или календаре; 
• демонстрация экрана и показ презентаций; 
• настройка разрешений для участников; 
• общий чат для участников; 
• интеграция со сторонними сервисами. 

На всех тарифах доступно мобильное приложение. В платных версиях есть круглосуточная поддержка и доступно брендирование. Можно настроить интеграцию с CRM-системой для автоматического импортирования лидов с вебинара и передачи их в работу отделу продаж.

Какие ещё сервисы будут полезны для организации мероприятий

• Таск-трекеры. 16 лучших сервисов для тайм-менеджмента и оптимизации работы
• Конструкторы лендингов. 10 лучших конструкторов для создания лендингов
• Сервисы для хранения данных. 10 лучших облачных хранилищ для бизнеса
• Сервисы email- и SMS-рассылок. 7 лучших сервисов для email-рассылок в 2024 году
• Сервисы для мозгового штурма. Mindmap: 10 инструментов для создания ментальных карт
• Сервисы для управления проектами. 10 российских систем управления проектами