Благодарственное письмо

Одобренно экспертом
Мария Гудкова
Эксперт раздела
Мария Гудкова
Автор статьи
Марина Ибушева

Благодарственное письмо — это сообщение, в котором выражают признательность компании, коллективу или отдельному человеку за проделанную работу, успешное сотрудничество или помощь.

Такое письмо — не просто текстовый документ со словами благодарности, а элемент корпоративной культуры и инструмент маркетинга.

Благодарственные письма отправляют как в бумажном виде, так и в электронном по email.

Пример благодарственного письма

Пример благодарственного письма партнерам за качественно проделанную работу

Зачем и кому пишут благодарственные письма

Цель письма с благодарностью — укрепить деловые отношения, расположить к себе сотрудников, партнеров и клиентов. Кроме того, с помощью такого сообщения компания может:

  • напомнить о себе;
  • выделиться на фоне конкурентов;
  • порадовать получателя и тем самым повысить его лояльность;
  • прорекламировать свои товары и услуги.
пример благодарственной email-рассылки

VK Combo благодарит пользователей за продление подписки и рассказывает, какие опции доступны подписчикам

Адресатами благодарственных писем могут быть:

  • отдельные люди — сотрудники компании, клиенты, партнеры;
  • отдел или команда проекта в организации;
  • вся компания.
пример благодарности сотруднику

В примере компания благодарит за сотрудничество и качественную работу конкретного специалиста

Виды благодарственных писем

Благодарственные письма условно можно разделить на три вида:

  • письма сотрудникам;
  • клиентам;
  • партнерам.

Благодарственные письма сотрудникам отправляют, чтобы подчеркнуть заслуги человека, его вклад в развитие бизнеса. Цель такого документа — дать сотруднику почувствовать свою значимость, удержать ценного специалиста в компании, мотивировать его на еще более продуктивную работу.

Пример благодарственного письма сотруднику

Компании, которые рассылают благодарственные письма клиентам, как правило, хотят выделиться среди конкурентов, повысить лояльность получателей и превратить их в постоянных заказчиков.

Поводы для благодарности могут быть самые разные:

  • удачное закрытие сделки;
  • совершение покупки;
  • подписка на рассылку;
  • хорошие результаты по проекту;
  • регистрация на сайте и т.д.
Пример благодарственного письма клиентам от директора SPLAT

Бренд SPLAT покупатели любят ещё и за письма от генерального директора, которые вкладываются в каждую упаковку с зубной пастой

Пример рассылки с благодарностью от РЖД

«РЖД Бонус» при регистрации в программе присылает рассылку с балгодарностью и дарит пользователям 500 бонусных баллов

Главная цель благодарственных писем, которые отправляют партнерам, — укрепить отношения. Такие документы получатели могут использовать в качестве социального доказательства — размещать их на сайте, чтобы повышать доверие к бренду и привлекать новых клиентов.

Пример благодарственных писем от партнеров

IT-компания «СофтЭксперт» размещает благодарственные письма от своих партнеров на сайте в разделе отзывов, чтобы продемонстрировать экспертизу и опыт

Как написать благодарственное письмо

Хотя благодарственное письмо относят к деловым документам, строгих требований к оформлению, структуре и содержанию такого сообщения нет. Однако существуют определенные правила, которых принято придерживаться.

Правила оформления

Для благодарственных писем часто используют официальный бланк организации или готовый художественно оформленный шаблон. Такие бумажные бланки-шаблоны можно приобрести в магазине канцелярии.

Бумажное благодарственное письмо можно напечатать и на обычном листе формата А4, однако нужно учитывать, что адресат может захотеть продемонстрировать ваше сообщение другим — повесить в рамке на стену или сфотографировать и выложить на сайт. Благодарственное письмо на специальном бланке, напечатанное крупным шрифтом, будет лучше бросаться в глаза, а значит, и лучше справится с задачей презентации вашей компании.

Примеры оформления благодарственных писем

Компания «РОСАНГАР» выкладывает благодарственные письма клиентов на сайт. Сообщение слева сразу бросается в глаза за счет фона и крупного шрифта. Подпись отправителя легко читается

Письма благодарности, которые отправляются клиентам по email, могут иметь практически любой дизайн. Здесь допустимы и декоративные шрифты, и яркий фон, и даже фото и видео.

Пример благодарственной email-рассылки

Рассылка клиентам от «Сбера» с поздравлением и благодарностью — повод напомнить о себе и прорекламировать подписку «СберПрайм»

Структура

Обязательный элемент благодарственного письма — текст с выражением признательности. Помимо этого, благодарственное письмо может включать заголовок документа, название компании, обращение к адресату, подпись руководителя и печать компании-отправителя. Рассмотрим подробнее, что писать в каждом разделе.

Шапка

Это область письма, где обычно размещают информацию об отправителе. Она может содержать логотип компании, краткое и/или полное название организации, адрес, телефон, ссылки на соцсети.

Не все шаблоны благодарственных писем включают блок с шапкой. Как правило, шапки нет в бумажных художественно оформленных бланках, которые можно купить в магазине или скачать в интернете. Узнать, кто отправил такое сообщение, можно только из подписи.

Пример благодарственного письма с шапкой

Чаще всего шапка встречается в бумажных письмах, адресованных партнерам и клиентам. В шапке представлена подробная информация о компании-отправителе

Пример благодарственного письма с шапкой

В шапках писем благодарности, которые рассылают клиентам и партнерам по электронной почте, обычно размещают логотип компании. Также там могут быть ссылки на сайт и аккаунты в соцсетях

Заголовок документа

В бумажных письмах благодарности возможно два варианта заголовков: «Благодарственное письмо» или «Благодарность».

Пример благодарственного письма с заголовком

Чаще всего заголовки можно увидеть в бумажных письмах, которые пишутся на специальных бланках и шаблонах

В электронных вариантах писем благодарности заголовок часто опускают или выносят его в тему рассылки.

 Пример темы благодарственной рассылки

По данным исследования Remarkety,сообщения с темой «Спасибо» пользователи открывают и читают чаще других

Обращение

Иногда отправители опускают обращения, особенно если пишут письмо на специальном бланке и адресуют благодарность всей организации. Это допустимо, хотя и нежелательно, ведь обращение — не просто «глупая формальность», а проявление вежливости и уважения к адресату.

Если письмо адресовано конкретному человеку, то рекомендуется обращаться к нему по имени или имени-отчеству. Если имя неизвестно отправителю, по правилам делового этикета допускается обращение по должности («Уважаемый господин профессор», «Уважаемый господин генеральный директор»), хотя вариант имя+отчество является наиболее предпочтительным.

В письмах клиентам или сотрудникам можно использовать нейтральное «Уважаемый клиент/покупатель» или «Уважаемые коллеги», хотя и здесь следует стремиться к максимальной персонализации. Обращение «Уважаемые сотрудники компании “Лето”» является более предпочтительным, чем сухое и официальное обращение «Коллеги».

пример рассылки с обращением

«ЛитРес» в рассылках использует нейтральное обращение «Уважаемый пользователь»

Основное содержание

Саму благодарность пишут в свободной форме. В основной части указывают конкретные действия, заслуги, достижения, за которые человек или компания выражают адресату признательность.

Помимо самой благодарности, в письме компания может выразить надежду на дальнейшее сотрудничество, пожелать успехов.

пример благодарственного письма

Универсам «Верный» заканчивает благодарность стандартной для таких писем фразой

Кроме того, в благодарственных письмах можно поздравлять клиентов с праздниками, размещать промокоды, дарить скидки, добавлять ссылки на товары, чтобы стимулировать клиентов на новые покупки.

пример благодарственной рассылки с промокодом

Издательство CLEVER в благодарственном email поздравляет клиентов с наступающим Новым годом и дарит скидку на книги

Подпись

В конце письма указывают автора — конкретного человека, отдел компании или организацию. При желании можно добавить дату. В бумажном варианте также допускается подпись отправителя и печать.

Несколько советов по написанию электронных писем благодарности

Хотя электронные благодарственные письма схожи по содержанию и смыслу с бумажными, у них есть свои особенности, которые следует учитывать.

  • Письма благодарности — важная часть email-маркетинга. Их отправляют автоматически в ответ на оплату заказа, подписку на рассылку, запись на вебинар, регистрацию, добавление отзыва. Для каждой такой ситуации заранее создают шаблоны в фирменном стиле, которые работают на запоминание бренда.
  • Обязательно продумывайте тему писем с благодарностью. От нее зависит, откроет адресат рассылку или нет.
  • Используйте имя в обращении. В сервисах рассылок есть специальный функционал для реализации этой возможности.
  • В email-рассылках принят более неформальный стиль общения. Здесь не допустим канцеляризм, длинные водянистые абзацы. Зато можно использовать изображения, видео, эмоджи.
  • Электронные письма благодарности — идеальный инструмент, чтобы ненавязчиво продать дополнительные товары или услуги. Размещенные в конце благодарности ссылка на каталог или промокод могут помочь компании увеличить продажи.
пример рассылки с благодарностью и промокодом

Интернет-магазин Shein в благодарность за подписку дарит купон на скидку и размещает ссылку на каталог товаров

Главные мысли

Что такое благодарственное письмо

Вы нашли ответ?

12
0
Запустите email-маркетинг на раз, два, три!

Раз — загрузите базу в Unisender.
Два — подготовьте макет письма в конструкторе.
Три — отправьте рассылку.

Попробовать бесплатно
Первое письмо будет готово уже через 15 минут.
Unisender