Business Intelligence (BI) — это набор инструментов и технологий для сбора, анализа и обработки данных. Например, в компании для приёма заявок используют несколько каналов и нужно собрать единую статистику продаж. Или рекламные кампании охватывают несколько площадок и необходимо сравнить их эффективность. Все эти процессы можно настроить через BI-систему.
Необработанную информацию из разных источников посредством BI преобразуют в удобную и понятную аналитику. BI-системы (Microsoft Power BI, Tableau, Qlik) можно применять в любой отрасли или сфере деятельности — как на уровне компании в целом, так и для подразделений или отдельных продуктов.
Как работают BI-системы
Для обычного пользователя принцип действия BI-системы выглядит просто: к системе подключают источники данных, далее информация направляется в единое хранилище и обрабатывается, а затем показывается в виде готовых отчётов. Источниками данных выступают различные системы — облачные (Oracle Cloud, Google BigQuery, Microsoft Azure и другие веб-подключения), файловые (Excel, XML, PDF и иные табличные файлы), реляционные (SQL Server, MySQL, Oracle).
Пример отчета о глобальных продажах магазина в Power BI
Чтобы использовать BI-систему пользователю не нужно обладать специальными IT-познаниями. С помощью понятного интерфейса можно запросить нужный отчёт и получить доступ к аналитике. Система сформирует удобный дашборд — информационную панель, на которой визуально представленные данные сгруппированы по смыслу.
Все данные на дашборде — интерактивные. Графики можно увеличивать и перестраивать. Можно просматривать источники информации и детально изучать показатели аналитики. Для отображения доступны разные форматы — отчёты, таблицы, графики, диаграммы.
За простым использованием системы скрываются сложные процессы обработки данных и формирования расширенной аналитики. В состав BI-решения входят:
- Инструменты интеграции и очистки данных (ETL). ETL извлекают информацию из внешних систем-источников, трансформируют её, очищают и загружают в единое хранилище.
- Аналитическое хранилище данных. Это информационная база, которая умеет структурировать и анализировать данные.
- Средства Data Mining. Эти инструменты обрабатывают данные и анализируют их по различным срезам. Система выявляет зависимости и тренды. При этом могут использоваться самые разные методы обработки информации: от статистики и прогнозирования до семантического анализа.
- Инструменты визуализации данных. Это отчёты, с которыми работают пользователи. В зависимости от задач отчёты могут строиться по утверждённому формату или быть аналитическими. При построении аналитических отчётов пользователи самостоятельно устанавливают перечень отображаемых показателей, сортируют данные и выстраивают фильтры.
BI-системы поддерживают множество бизнес-решений — от операционных до стратегических. С помощью технологий анализируют огромные объёмы информации. Но внимание пользователя акцентируется только на ключевых факторах аналитики, которые позволяют смоделировать варианты последующих действий и бизнес-решений.
Принцип работы BI-системы на примере Power BI
Важно, что любая компания может адаптировать BI-систему под свои потребности. Например, выбрать источники данных, задать принцип обработки информации, определить формат отчётности.
BI-системы особенно полезны, если объединяют сведения с рынка и информацию из финансовых и производственных источников компании. Совокупность внешних и внутренних данных даёт полное представление о ситуации в бизнесе. Такую картину невозможно получить при анализе одного источника и ограниченной аналитике.
Зачем внедрять BI-системы в бизнесе
Компании оперируют огромными объемами данных. Например, считают расходы и выручку, определяют чистую прибыль, анализируют трафик и количество заявок, отслеживают выпуск продукции. Все данные для аналитики хранятся в разных форматах и различных системах.
Чтобы обработать информацию, аналитики сначала собирают все данные в одну таблицу, затем сортируют и оставляют только нужные показатели, а потом сравнивают показатели с прошлыми отчётами. Такая работа отнимает десятки часов еженедельно. При этом в процессе формирования отчёта показатели могут утратить актуальность. К тому же аналитики могут ошибиться или собрать неполные данные. Итоговый отчёт может оказаться бесполезным.
Вручную собрать и обработать все данные компании невозможно. Часть информации так и остаётся необработанной. Компания может случайно пропустить заявки клиентов, своевременно не узнать о сбоях производства, потерять деньги из-за игнорирования проблем.
Основные задачи, которые помогает решить система BI:
- Сбор данных из разных источников, их структурирование и хранение в единой системе.
- Анализ больших объёмов данных для формирования и подтверждения гипотез или для разработки бизнес-решений с учётом аналитики.
- Моделирование возможных решений для оценки их влияния на итоговые показатели деятельности и прогнозирование последующего развития на основе имеющихся данных.
- Формирование оперативной и стратегической отчётности, в том числе оповещение об отклонении показателей от допустимых норм.
- Сохранение и систематизация знаний с целью последующей передачи новым сотрудникам, чтобы опыт сохранялся и качество работы стабильно повышалось.
Общая цель Business Intelligence — предоставить бизнесу возможность принимать обоснованные решения с учётом полной аналитики. У компании, внедрившей BI, будут полные, точные и организованные данные.
Панель анализа клиентов в Microsoft Power BI
Благодаря BI-системам компаниям не нужно нанимать специалистов по data science (наука о данных) — система соберет все «сырые» данные, самостоятельно обработает их и автоматически покажет информацию, с которой можно работать.
Как понять, что компании нужно использовать Business Intelligence
Любая компания в любой отрасли может применять Business Intelligence. Особенно задуматься о внедрении BI-систем стоит, если:
- нужно интегрировать информацию из нескольких источников;
- необходимо обеспечить оперативный доступ к бизнес-данным;
- увеличилось число пользователей, которым нужен доступ к информации или аналитике;
- внедряются новые продукты;
- происходят обновления в IT-среде;
- не получается отследить деятельность компании в определённых областях;
- происходит быстрый рост компании.
BI-системы могут стать ценным инструментом для принятия решений и разработки стратегии. Полученные данные можно использовать в самых разных сферах: маркетинге, продажах, поставках, финансах. Например, можно:
- измерять результаты маркетинговых кампаний;
- анализировать движение денежных средств, операционные расходы и валовую прибыль;
- прогнозировать доходы и операции;
- получать информацию о кадровых процессах;
- визуализировать число посетителей сайта в динамике;
- отслеживать потенциальных клиентов через каналы продаж;
- сегментировать аудиторию по демографическим характеристикам;
- исследовать поведение покупателей и тенденции продаж;
- осуществлять финансовое планирование и прогнозирование;
- измерять и прогнозировать финансовые показатели.
Business Intelligence выводит работу компании на новый уровень. Постоянный мониторинг данных позволяет принимать более продуманные и своевременные решения. Доступность исторических и текущих данных помогает строить верные прогнозы для бизнеса. Оперативный доступ сотрудников к аналитике и операционным данным повышает качество работы и одновременно снижает трудовые и временные затраты.
Как выбрать программное обеспечение для внедрения BI
Существует много надёжных поставщиков BI-инструментов. Например, популярны платформы Microsoft, Tableau, Qlik. Также востребованы системы Zoomdata, Sisense, Information Builders.
Можно выделить несколько факторов, на которые стоит обратить внимание при выборе эффективной BI-системы:
- Единая платформа. Решение должно предполагать комплексный подход. Информация должна собираться, храниться, обрабатываться и анализироваться в одной системе. Компания откажется от дополнительных инструментов, сэкономит на обслуживании и сократит временные затраты на обработку данных.
- Облачное решение. Информацию из облака можно получить из любой точки. Желательно выбирать систему с возможностью масштабирования облачного хранилища, чтобы удовлетворить потребности растущего бизнеса.
- Готовые возможности интеграции. Лучше выбирать решения, в которых уже предусмотрены возможности соединения с самыми разными источниками. Благодаря этому можно быстро внедрить BI-систему, а не ждать когда IT-специалисты объединят ее с вашими сервисами.
- Наличие расширенной аналитики. Система должна уметь автоматизировать и упрощать задачи, предлагать новые наборы данных для получения более точных результатов. Умное решение со встроенным машинным обучением поможет быстро находить нужную информацию и изменять ее параметры.
- Визуализация данных. Графики, диаграммы, информационные панели помогут быстро понять закономерности или тенденции. При использовании только электронных таблиц можно упустить важные сведения.
- Самообслуживание. BI-система будет эффективна только в том случае, если все пользователи смогут в ней работать. Важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятен, содержал навигационные подсказки и встроенные функции, не требующие настройки.
- Мобильная версия. В бизнесе доступ к информации может потребоваться в любое время и независимо от места нахождения. При наличии мобильного решения можно просматривать данные, создавать отчёты и делиться ими моментально.
Нельзя сказать, какое BI-решение является самым лучшим. Компании выбирают платформу BI с учётом различных критериев и собственных возможностей.
Примеры BI-систем
Tableau
Система выполняет углубленный анализ информации и представляет результаты на информационной интерактивной панели в режиме реального времени. Источниками данных для аналитики могут быть любые источники с программным интерфейсом.
Над отчётом могут работать одновременно несколько пользователей. При этом пользователи могут самостоятельно создавать необходимые инструменты или использовать готовые решения. Результатом можно делиться через системный сервер, по ссылке или email.
Tableau работает в вебе, на десктопе и мобильных устройствах.
Пример дашборда по продажам в Tableau
Power BI
Сервис от Microsoft предназначен для анализа и визуальной демонстрации больших объёмов информации. Можно подключать разные источники данных, в том числе собственные приложения.
Система совместима с продуктами MIcrosoft (MS Excel, SQL Server, Azure Cloud Service). Интерфейс программы разработан по подобию Windows.
Сервис функционирует на любых платформах: в облаке, на десктопе и смартфонах. Интерактивные дашборды показывают данные в реальном времени и доступны на любом устройстве. Пользователи могут делиться отчётами несколькими способами.
Выбор диаграммы для представления результатов в Power BI
Qlik
BI-система предусматривает импорт информации из различных источников. Данные проходят обработку в оперативной памяти. Созданные визуализации можно корректировать, дополнять любыми фильтрами. В Qlik доступна совместная работа над отчётами.
Платформа доступна для корпоративного и персонального использования. При этом продукт работает на десктопе, в облачной версии и на любых устройствах с наличием браузера. Для всех версий предусмотрен одинаковый алгоритм аналитики.
Отчёт по анализу бюджета в Qlik
Business Intelligence превращает множественные разрозненные данные в полезную информацию для руководства и управления бизнесом, проверки гипотез и принятия решений. Компании, которые используют стратегии BI, располагают точными, полными и организованными данными. Это помогает оценить текущее состояние бизнеса, выявить проблемы и возможности, спланировать будущее развитие.
Главные мысли
