Фасилитация

Термин пришел из социальной психологии, где есть понитие «социальной фасилитации». Это эффект, который показывает, что человек лучше выполняет поставленные задачи в присутствии других людей, чем в одиночку.

Один из первых экспериментов в этой области провел Норман Триплетт. Он обнаружил, что велосипедисты едут быстрее, если находятся рядом с другими спортсменами, чем в одиночку. Макс Рингельман доказал, что дети лучше выполняют физические упражнения вместе с другими детьми. Подобный эффект иногда используют в коммерческих целях как манипуляцию, например искусственно создают активность на аукционах, что помогает мотивировать участников. 

Фасилитация в менеджменте и маркетинге позволяет повысить эффективность групповой работы, поэтому ее часто применяют в продуктовых компаниях, при планировании проектов и запуске новых фич.

Фасилитатор организует и направляет дискуссию. В результате каждый член команды может свободно высказаться и поделиться своими идеями. 

Существует даже отдельный вид мероприятий — фасилитационная сессия. Ее проводят, если нужно обсудить важный вопрос, найти решение внутри команды. Например, как выстраивать внутреннюю коммуникацию сотрудников, какое позиционирование для нового продукта выбрать. 

Это кадр с фасилитационной сессии по методу Lego Serious Play. Команды совместно выстраивают модели-фигуры с помощью деталей конструктора. Источник

Зачем нужна фасилитация

Фасилитация преследует главную цель — повысить эффективность работы в группе. 

Любую встречу проводят, чтобы решить конкретную проблему: обсудить результаты проекта, найти идеи для рекламной кампании, придумать нейминг для нового продукта. Фасилитатор мягко направляет дискуссию в нужное русло, чтобы успешно завершить работу. 

Фасилитация помогает решить следующие задачи: 

• Улучшить коммуникацию. Фасилитатор помогает участникам лучше взаимодействовать, высказывать мнения и продуктивно общаться. Он следит за порядком и соблюдением правил, например отсутствием критики.
• Раскрыть каждого участника. Фасилитатор должен быть хорошим психологом. Он наблюдает за членами команды, мягко мотивирует участников, которые стесняются высказаться.
• Создать комфортную обстановку. Любую встречу фасилитатор начинает с подготовки. Интерьер, освещение, дополнительные материалы — все имеет значение. Фасилитатор лидирует процесс: находит помещение и готовит пространство к встрече. 

Чем фасилитация отличается от модерации

Фасилитация и модерация преследуют общую цель — успешно организовать групповую работу. 

При этом модерация нужна, чтобы следить за соблюдением правил, за тем, чтобы участники не отвелкались от поставленной цели и придерживались тайминга. По сути модератором может стать любой внимательный человек. Фасилитация же подразумевает работу с членами группы, помогает раскрыть ее потенциал. Поэтому фасилитатор должен владеть определенными техниками.

Если мoдерацию часто используют на тренингах и конференциях, то фасилитацию —  для творческих форм командной работы, например в рамках мозгового штурма.

Тренингом для сотрудников Unisender управляет модератор: он организует мероприятие, следит за таймингом, озвучивает задачи. При этом внутри каждой команды за столиком появляется негласный лидер-фасилитатор. Он координирует работу группы

Техники фасилитации

Руководить процессом и направлять дискуссию в нужное русло помогают специальные техники. Фасилитатор изначально выбирает определенный метод, исходя из цели, либо может изменить намеченный план уже в процессе работы. 

Перечислим наиболее известные техники: 

Мозговой штурм. Участники предлагают идеи. Все они фиксируются на доске. Принимаются даже самые бредовые и сумасшедшие мысли. Критиковать и оценивать других нельзя. Технику используют для нейминга, рекламных кампаний и других творческих задач. 

Метод шести шляп. Участники оценивают одно и то же событие или разыгрывают ситуацию в зависимости от того, какую шляпу они «примерили». Белая — оперируют фактами, красная —  руководствуются эмоциями, черная — критикуют все и вся, желтая — фокусируются на плюсах, зеленая —  креативят, синяя —  пытаются управлять процессом. Работу ведут в группах. 

«МнеМыНам» (MeWeUs). Цель метода — помочь каждому человеку в отдельности сформулировать личное мнение, а затем обсудить его в группах и прийти к общему решению по тому или иному вопросу. 

Сначала каждый участник в отдельности пишет свое суждение на листочках. Далее фасилитатор формирует группы, где люди обсуждают свои мысли. Затем группы объединяются и решают проблему коллективно. 

Этапов может быть несколько: сначала участники объединяются в пары, потом обсуждают проблему в тройках и постепенно формируют большую группу.

 

Техника позволяет участникам преодолеть психологические барьеры. В ходе обычной дискуссии более скромные люди отмалчиваются в стороне и тянутся за лидером. Здесь же все получают возможность сформировать личное мнение наедине с собой, а затем представить его в мини-команде.

Мировое кафе. Участники делятся на небольшие группы и рассаживаются за столики. У каждого столика есть хозяин. Каждая группа решает конкретную задачу за своим столом. По команде ведущего группы меняются столиками, при этом хозяин всегда остается на месте. Затем участники объединяются для общей дискуссии. Эту технику можно использовать для восстановления истории компании и хронологии событий, формулировки корпоративных ценностей, онбординга сотрудников. 

Технику Мировое кафе использовали сотрудники «Яндекса» для стратегической сессии. В роли хозяинов столиков выступили руководители подразделений. В итоге команда сгенерировала 300 идей, среди которых отобрали 6 лучших. Источник

В то же время в следующем году. Команда представляет, что прошел уже год, и она успешно преодолела все проблемы. В этом ключе участники описывают решение задачи в виде кейса: как это получилось, благодаря каким инструментам удалось преодолеть кризис. Обязательное условия — использовать прошедшее время. Эта хитрость позволяет участникам придумать самые смелые решения и настроиться на позитивный исход. 

Техника из ТРИЗ. Похожий прием, только исход событий не положительный, а отрицательный. Команда придумывает варианты событий не чтобы решить проблему, а чтобы усугубить ситуацию еще сильнее. Ведущий задает вопросы в стиле: что мы можем сделать, чтобы компания разорилась? Как мы можем ухудшить продукт еще сильнее? Когда идеи собраны, команды анализируют собственные «вредные советы». Это помогает найти ошибки и исправить их. 

Какие инструменты использует фасилитатор

Неважно, какую технику для конкретной встречи выбрал фасилитатор. В рамках разных сессий он чаще всего использует определенный набор инструментов, которые позволяют визуализировать процесс, усилить вовлеченность участников и фиксировать прогресс.

Ментальные карты. Позволяют наглядно продемонстрировать мыслительный процесс, создавать схемы и иерархии. Их сложно рисовать офлайн, чаще всего используют онлайн-сервисы: Xmaind, Mapul, Google, MindMeister.

Готовый шаблон в MindMeister

Доски. В офлайн встречах это магнитные и пробковые доски, где работают участники. Они пишут, рисуют, клеят стикеры. В онлайн для этих целей используют специальные сервисы, где одновременно могут взаимодействовать много людей: Mirro, Ziteboard, VK Доска, Stormz.

Так выглядит онлайн-доска, где коллеги из Unisender подводили итоги года и оставляли друг другу благодарности

Модерационные карты. Это набор карточек, стикеров, наклеек для офлайн-встреч. Их используют, чтобы визуализировать процесс и сделать его интерактивным. Карточки клеят на доски, чтобы составить схемы, написать заметки, проголосовать за понравившееся решение. Они могут быть бумажными, картонными, магнитными. 

Существуют также электростатические карты. За счет статического электричества они крепятся на любую поверхность: дерево, пластик, стекло, кирпич и обои.  

Большой выбор модерационных карт предлагают специализированные магазины для тренеров и медиаторов

Вопросы. Фасилитатор всегда внимательно слушает участников и регулярно задает как уточняющие вопросы, так и вопросы, которые направляют дискуссию в нужное русло.

Вопросы для фасилитации. Источник

Как провести фасилитацию

Компания подбирает фасилитатора внутри команды или нанимает сторонних специалистов. Внутри команды в этой роли может выступить сотрудник, который умеет слушать, задавать правильные вопросы в нужный момент, а главное —отстраиваться от динамики группы, смотреть на ее взаимодействие со стороны.

Сторонних специалистов можно найти в специальном агентстве или обратиться к частным экспертам. Они проводят тренинги, стратегические и фасилитационные сессии на платной основе. 

Компания-организатор провела фасилитацию встречи, в ходе которой отделы снабжения угольных компаний обменивались лучшими практиками. Источник

Фасилитация состоит из нескольких последовательных этапов: 

Постановка цели. Необходимо понять, для чего компании нужна встреча; какую задачу нужно решить; кто будет участвовать: все сотрудники или только их часть. От этого зависит, какие техники лучше использовать и какое помещение подобрать. 

Проектирование сессии. На этом этапе важно собрать как можно больше информации об участниках сессии. На основе полученной информации и поставленной цели фасилитатор подбирает подходящие методы взаимодействия с группой и инструменты.

Подготовка. Сюда входит поиск подходящего пространства, оповещение участников, закупка необходимых материалов и оборудования: канцелярских товаров, сувениров, маркеров. Важно заблаговременно сообщить участникам о встрече, а затем еще раз напомнить им за пару дней. 

Сессия. Условно ее тоже можно разбить на несколько этапов: 

• Вводная часть. Фасилитатор приветствует участников, при необходимости знакомит их, формулирует цель встречи, озвучивает порядок работы.
• Основная часть. Команда делится идеями, обсуждает проблему, активно взаимодействует друг с другом. Ведущий направляет, задает вопросы, предлагает активности, создает обстановку. 
• Закрытие. Команда анализирует полученные решения, делится эмоциями. При необходимости планирует фокус работы на следующие встречи. 

Анализ. Его проводит фасилитатор для себя и заказчика. Отчет для заказчика включает полученные выводы, обратную связь от участников, фотографии и видеоматериалы. 

Для себя фасилитатор также подводит личные итоги: что получилось и не получилось, насколько подошла методика под конкретную задачу, удалось ли достичь цели. Такой самоанализ помогает улучшить результаты будущих сессий, найти новые решения, сделать выводы. 

Главные мысли